文秘知識基礎(chǔ)模擬試題及答案1

1、文秘知識基礎(chǔ)模擬試題及答案1 1、 什么是秘書？答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。2 2、 秘書部門的職能性和工作特點(diǎn)？答：（1 1）綜合性。（2 2）輔助性。（3 3）門面性。（4 4）機(jī)要性。3 3、 秘書工作的主要內(nèi)容？（風(fēng)險(xiǎn)題）答：（1 1）處理文電。（2 2）撰擬文稿。（3 3）辦理會務(wù)。（4 4）調(diào)查研究。（5 5）查辦、催辦。（6 6）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。（7 7）安排禮儀活動(dòng)。（8 8）處理來信來訪。（9 9）組織機(jī)要交通。（1010）檔案的管理。（1111 ）其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦

2、的任務(wù)。4 4、 秘書工作的作用：答：（1 1）樞紐作用。（2 2）助手作用。（3 3）參謀作用。（4 4）協(xié)調(diào)作用。（5 5）耳目乍用。5 5、 秘書工作的指導(dǎo)思想：答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù)；三是為廣大人民群眾服務(wù)。6 6、 秘書工作的原則：答：（1 1）準(zhǔn)確。（2 2）迅速。（3 3）求實(shí)。（4 4）保密。7 7、 秘書工作者的政治素質(zhì)：答：（1 1）具有較高的理論水平。（2 2）具有較強(qiáng)的法律意識和政策觀念。（3 3）具有全心全意為人民服務(wù)的思想。（4 4）嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。8 8、 秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識：答：（1 1）基礎(chǔ)知識。（2 2）社

3、會知識。（3 3）專業(yè)知識。（4 4）業(yè)務(wù)知識。（5 5）輔助知識。9 9、 秘書人員應(yīng)具備的能力：答：（1 1）調(diào)查研究能力。（2 2）收集資料的能力。（3 3）文字表達(dá)能力。（4 4）口頭表達(dá)能力。（5 5）組織協(xié)調(diào)能力。（6 6）辦事能力。（7 7）管理事務(wù)的能力。（8 8）文字書寫的能力。（9 9）操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。1010、 信息的作用？答：為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。1111、 現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則？全面服務(wù)。實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂。1212、 值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個(gè)要素？答：a a 來電時(shí)

4、間。b b 來電單位、姓名及職務(wù)、電話號碼等。c c 來電內(nèi)容。d d 領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。 e e 接電話記錄人。1313、 值班日記四要素：答：值班員、值班時(shí)間、記事內(nèi)容、辦理情況。1 4 4、打電話的一般程序是什么？答：（1）打電話就應(yīng)對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接 通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報(bào)自己單位名稱、職務(wù)、姓名，再問對方姓名、職 務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。（3）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對方復(fù)述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應(yīng)主動(dòng)復(fù)述。（4）要找的人不在

5、時(shí)，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。1515、 回電話接電話的一般程序是什么？答：（1）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。（2）問清對方單位、姓名、職務(wù)后，通報(bào)自己的單位、職務(wù)和姓名。（3）所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時(shí)使用錄音電話，并時(shí)常檢查自己對所接電話的處理情況。（4）來電話者要找的人不在時(shí)，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。1616、 電話記錄有哪五個(gè)部分？答：一是來電時(shí)間、包括年、月、日、時(shí)、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內(nèi)容；四是處理意見 和領(lǐng)導(dǎo)批示；五是接電話記錄人。1717、 什么是文書？答：指個(gè)人、社會組織、政黨集團(tuán)、國家政權(quán)在社會活動(dòng)

6、中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。1818、什么是文件?答：通常所說的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。1919、 什么是會簽？答：兩個(gè)及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽 本身也是一種會商，但大量的實(shí)質(zhì)性的會商工作應(yīng)在會簽之前進(jìn)行。2020、 什么是傳達(dá)范圍？答：指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達(dá)到哪個(gè)范圍，一般都是根據(jù)臨時(shí)情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng) 注示清楚。2222、 密級一般劃分為哪幾級答：一般劃分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級，2323、 會議報(bào)到有哪幾種方式？答：與會者本人持會

7、議通知或單位介紹信親自報(bào)到；委托他人代為報(bào)到；電話報(bào)到。2424、 內(nèi)賓接待工作原則是什么？答：1 1、熱情相待。2 2、按政策辦事。3 3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費(fèi)，盡可能少花錢多辦事。4 4、節(jié)省時(shí)間，努力提高辦事效率。2525、 握手的技巧是什么？答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方 產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與 領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)把手伸過去；如果他無 意握手，就不要勉強(qiáng)。2626、 為

8、別人作介紹時(shí)應(yīng)注意哪幾方面？答：如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把 男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的介紹給年長的；如果一 個(gè)人會見幾個(gè)人，應(yīng)當(dāng)先把一個(gè)人介紹給幾個(gè)人。在為別人介紹時(shí)，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便 介紹。2727、 聽講時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題？答：要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。 不要隨意打斷人家的話題。遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委

9、婉地說我們是不是長話短說？”或者說 對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談？ ”2828、 當(dāng)你有幾機(jī)說話時(shí)，應(yīng)注意哪幾點(diǎn)？要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮， 以免使人產(chǎn)生高壓感；切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其 談，更不能自吹自擂；吐音要準(zhǔn)確，語言要簡潔，表達(dá)要妥貼，以提高對方的接受效果。2929、 接電話時(shí)的注意事項(xiàng)？答：電話鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機(jī)，而不要讓人久等；拿起耳機(jī)之后，應(yīng)當(dāng)立即說您好！而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例規(guī)定現(xiàn)行的黨的機(jī)關(guān)公文種類為多少

10、種？答：共計(jì) 1515 種。決議；決定；（3 3）命令（令）；公報(bào)；（5 5）公告；（6 6）通告；（7 7）意見；（8 8）通知；（9 9）通報(bào)；（1010）報(bào)告；（1111）請示；（1212）批復(fù)；（1313）議案；（1414）函；（1515）會議紀(jì)要。2.2. 簡述公文的特點(diǎn)？答：公文是由法定的作者制成和發(fā)布的。法定的作者是公文與其它著作、文章等在來源上和出處上的不同。有法定的權(quán)威和效力。作為機(jī)關(guān)的喉舌，代表機(jī)關(guān)發(fā)言。公文有特定的體式并需經(jīng)過一定的處理程序。公文的制發(fā)和處理須經(jīng)過一定的程序，任何人不得擅自處理。公文有現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用。從一份文件來說，都有它的特定效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)賦予它的

11、具體使命。3.3. 簡述公文的作用？答：指導(dǎo)工作，傳達(dá)意圖 聯(lián)系工作，交流信息 總結(jié)工作，推廣經(jīng)驗(yàn) 請示工作，答復(fù)問題 記載工作， 積累史料4.4. 簡述企業(yè)信息的寫作特點(diǎn)？答：就寫作而言，其特點(diǎn)和要求集中起來8 8 個(gè)字：？簡練、具體、精確、明白。? ?簡練一一言簡意賅、開門見山、直截了當(dāng)；具體就是用事實(shí)說話；精確就是在撰寫信息中，對事實(shí)的性質(zhì)、程度、空間、時(shí)間及前因后果等敘述必須準(zhǔn)確無誤，不能含糊其詞，不能模棱兩可，不能夸大也不能縮??；明白一一通俗易懂，淺顯明白。5.5. 簡述會前準(zhǔn)備工作有哪些？答：（1 1）組織會務(wù)班子，明確工作職責(zé)。（2 2）發(fā)出會議通知。（3 3）印制會議日程，編排

12、好會議程序，制定注意事項(xiàng)。（4 4）大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。印制會議憑證。（5 5）會場布臵。（6 6）后勤服務(wù)工作。6.6. 公文標(biāo)題擬制混亂有各種表現(xiàn)？答：主要是：表意不清；隨意省略；題目過長；事由不當(dāng)。7.7.調(diào)查研究應(yīng)注意哪些事項(xiàng)?答：要有正確的指導(dǎo)思想；要強(qiáng)化實(shí)事求是、開拓創(chuàng)新的意識；要有滿腔熱忱、眼睛向下的決心；要堅(jiān)持正確的 組織原則，加強(qiáng)組織紀(jì)律性。8.8. 消息的寫作特點(diǎn)有哪些？答：內(nèi)容真實(shí)，事實(shí)準(zhǔn)確；內(nèi)容新鮮，有新聞價(jià)值；迅速及時(shí)，有時(shí)效性；簡明扼要，篇幅短??；基本表達(dá)方法 是敘述。9.9. 公文寫作的一般步驟和方法是什么? ?答：（1 1）明確發(fā)文主旨。任

13、何一份公文都是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要來撰寫的，一份公文的主旨體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和發(fā)文目的，它是公文的靈魂和統(tǒng)帥。主旨通常包括：公文的中心內(nèi)容是什么。根據(jù)公文的內(nèi)容，準(zhǔn)備采用 何種公文名稱。要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象。（2 2）收集有關(guān)材料。明確發(fā)文的主旨后，就可以圍繞發(fā)文主旨來收集有關(guān)材料，進(jìn)行一定的調(diào)查研究工作，這項(xiàng)工作的主要內(nèi)容有：收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料。 深入下去，收集有關(guān)的實(shí)際材料。收集材料和調(diào)查研究是一個(gè)充分醞釀和進(jìn)行構(gòu)思的過程。不僅可使基本觀點(diǎn)逐 步深化和成熟，而且還可以收集到一些典型材料及有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，為文件的撰寫打下一個(gè)比較堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 材料的收集必須做到：真實(shí)、典

14、型、適用、時(shí)效。真實(shí)是材料的生命；選取的材料如果不典型，就不具有代表性 和說服力；適用性和時(shí)效性則更是公文具有為反映和解決現(xiàn)實(shí)問題，指導(dǎo)工作的價(jià)值之所在。擬出寫作提綱。材料收集起來以后，對一些篇幅比較長的公文來說，還要擬寫出一個(gè)寫作提綱，對公文的結(jié)構(gòu)先有一個(gè)通盤考慮，全面安排，將公文的主要背景、輪廓勾畫出來，進(jìn)行具體的起草工作。（4 4）認(rèn)真起草正文。有一份好的寫作提綱，就可以進(jìn)行公文的起草工作了。首先是起草正文，正文的起草是公文撰寫的重要步驟，應(yīng)當(dāng)注意以下問題：把 握好公文主題，選好用好材料。觀點(diǎn)正確，情況確實(shí)。內(nèi)容診及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商，取得一致意見； 文字表述要簡練，交代問題要清楚。（

15、5 5）反復(fù)檢查修改。公文是指導(dǎo)性、規(guī)定性和實(shí)用性都很強(qiáng)的一種書面材料，它要求表述表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)密、行文流暢，更要不斷修改，才能寫出好的公文來。公文的修改，從主題思想到 標(biāo)點(diǎn)符號都要反復(fù)斟酌；主要有：關(guān)于主題的修改。關(guān)于觀點(diǎn)的修改。關(guān)于材料的修改。關(guān)于結(jié)構(gòu)的修 改。關(guān)于語官的修改。1010 .論點(diǎn), ,論據(jù), ,論證三者的關(guān)系? ?答：論點(diǎn)、論據(jù)、論證三者之間的關(guān)系可以這樣來表述：論點(diǎn)是統(tǒng)帥，回答？要證明什么? ?的問題，論據(jù)是基礎(chǔ)，回答? ?用什么證明? ?的問題；而論證則是溝通工者之間的橋梁，回答：? ?如何證明? ?的問題。在公文寫作中，只有把論證的橋梁鋪設(shè)得科學(xué)、嚴(yán)密，才能賦予論證以

16、強(qiáng)大的邏輯力量。1111、 公文的行文部分包括什么 ? ?答：公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、 機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項(xiàng)。12.12. 簡述公文的行文方向與關(guān)系 ? ?答：根據(jù)機(jī)關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機(jī)關(guān)的行文分為上行、下行和平行三個(gè)方向，并根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需 要分為三種行文方式：（1 1）下行文。下行文是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對所屬下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行 文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求，下行文可分為三種行文方式：逐級下行文。逐級下行文，就是指采取逐級下達(dá)或者只對直屬下級機(jī)關(guān)下達(dá)的一種行文方式。多

17、級下行文。多級下行文，就是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，同時(shí)下達(dá)幾級機(jī)關(guān)的一種行文方式。直達(dá)基層組織和群眾的下行文。這種下行文是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達(dá)到人民群眾的一種行文方式。（2 2）上行文。上行文是指下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行災(zāi)。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式。逐級上行文。逐級上行文就是指下級機(jī)關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。這是上行文中最基本、員常用的一種方式。多級上行文是指下級機(jī)關(guān)同時(shí)向自己的直屬上級機(jī)關(guān)和更高級的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。越級上行 文。越級上行文就是指在非常必要的時(shí)候，下級機(jī)

18、關(guān)可以越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，向更高一級的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 直至中央的一種行文方式。（3 3）平行文是指同級機(jī)關(guān)，或者不相隸屑的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門、單位之間的一種行文。13.13.領(lǐng)導(dǎo)講話稿應(yīng)忌戒什么？答：主要的可以概括這么三條：一是忌 ? ?平？。平？，即平淡，觀點(diǎn)平淡，語言平淡，通篇一般化，使人聽后感到 沒有解決什么問題。二是忌 ? ?空？。? ?空？，即空話、套話太多，或只有觀點(diǎn)，沒有論證；或只有原則要求，沒有具 體要求、具體措施，沒有可操作性。三是戒 ？長? ?。長？即動(dòng)輒洋洋萬言，啰里啰嗦，拖泥帶水，短話長說。1414.調(diào)查報(bào)告的前言主要介紹哪些內(nèi)容? ?答：前言是陳述調(diào)查

19、材料之前的說明，可以介紹調(diào)查對象，介紹調(diào)查的目的和過程，也可以闡述調(diào)查的意義，甚至可以點(diǎn)明調(diào)查的結(jié)論。具體寫什么，沒有一定的規(guī)定，視調(diào)查的性質(zhì)和報(bào)告的寫法而定。1515.調(diào)查報(bào)告的作用和特點(diǎn) ? ?答：調(diào)查報(bào)告的作用，主要是提供真實(shí)的社會情況，為制定政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題 服務(wù)。調(diào)查報(bào)告有兩個(gè)主要的特點(diǎn)：（1 1）針對性強(qiáng)：即調(diào)查報(bào)告寫作的目的很明確，都是針對一定的現(xiàn)實(shí)問題寫的，或者是回答社會普遍關(guān)注的某個(gè)問，或者是為制定法律法規(guī)提供社會情況，或者是為裁定某個(gè)案件的性質(zhì)提供事實(shí)根據(jù)，等等。凡是與要解決的問題有關(guān)的重要材料都要納入報(bào)告，凡是與該問題無關(guān)的材料都要擯棄。（2

20、 2）紀(jì)實(shí)性強(qiáng)：調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)是提供與要解決的問題有關(guān)的事實(shí)，是真實(shí)的、確鑿的材料。至于怎樣看待這些材料，從材料中可以得出什么結(jié)論，調(diào)查報(bào)告作者研以提出自己的看法，供有關(guān)人員參考，也可以完全不提看法，讓有 關(guān)人員自己根據(jù)事實(shí)去作結(jié)論。1616總結(jié)的主要作用和特點(diǎn) ? ?答：下情上達(dá)、提高自身。（1 1）下級機(jī)關(guān)做了哪些工作，取得了什么成績，還存在什么問題，有什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，總結(jié)之后及時(shí)報(bào)告上級，是上級掌握全局動(dòng)態(tài)的需要，也有利于加強(qiáng)上級對下級的指導(dǎo)。（2 2）機(jī)關(guān)團(tuán)體作了工作，領(lǐng)導(dǎo)層和群眾共同進(jìn)行總結(jié)，把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識，就能大力促進(jìn)自身素質(zhì)的提高。自身素質(zhì)提高了，工作質(zhì)量、工作效率就

21、隨之提高?？偨Y(jié)的特點(diǎn)：回顧性、經(jīng)驗(yàn)性。（1 1）總結(jié)的內(nèi)容是回顧已做過的工作。在總結(jié)的時(shí)間段內(nèi)，做了多少就寫多少，不能無中生有，不能夸張摻假。（2 2）總結(jié)的目的不僅僅在回顧已做過的工作，還在于感性認(rèn)識上升到理性的高度，從具體工作中引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；以便為以后的工作提供借鑒。17.17.公文的發(fā)文閉合程序? 答：主要程序依次為：擬稿 一核稿一簽發(fā)一印發(fā)一歸檔。1 1、擬稿。擬寫公文時(shí)，首先由礦分管領(lǐng)導(dǎo)指定主辦單 位（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)），按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求擬寫初稿；經(jīng)礦分管領(lǐng)導(dǎo)初審簽字后，交辦公室進(jìn)行核稿。未 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽的，辦公室不予核稿。擬稿必須做到實(shí)事求是、重點(diǎn)突出、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、

22、層次分明、表 達(dá)準(zhǔn)確、文種合理。2 2、核稿。初稿擬定后，應(yīng)交辦公室進(jìn)行核稿。主要審核內(nèi)容是否符合礦黨委、礦行政的要 求和上級有關(guān)指示精神，是否符合國家政策法規(guī)、上級部門和礦有關(guān)規(guī)章制度，語法文字是否規(guī)范，格式是否符 合要求，文種及標(biāo)題是否合適等。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符、不具備發(fā)文要求的文稿， 將退回主辦單位重新擬稿。3 3、簽發(fā)。凡涉及礦井重大事項(xiàng)、制度、規(guī)定、決定、請示、報(bào)告等需要會簽的公文，經(jīng)辦公室審查修改后，必須填寫發(fā)文稿紙，呈送礦分管領(lǐng)導(dǎo)審核會簽，最后經(jīng)礦長、黨委書記簽批后，方可印發(fā)。4 4、印發(fā)。打印文件時(shí)，應(yīng)先打出樣稿，經(jīng)與原稿校對，確認(rèn)無誤后，方可按要求的

23、份數(shù)打印。發(fā)出文件前，必須填寫發(fā)文登記表， 收件人必須簽字。5 5、歸檔。對打印下發(fā)的公文，辦公室要及時(shí)進(jìn)行歸檔，妥善保管，備案檢查。1818、常見文種的定義？答：（1 1）決定。用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。在寫作要求上，要莊重嚴(yán)謹(jǐn)，言簡意賅，格式規(guī)范；論述內(nèi)容上，要分析透徹，評價(jià)準(zhǔn)確，要求明確；措施要求上，要邏輯嚴(yán)密，具體實(shí)在，可操作性強(qiáng)。（2 2）通知。用于發(fā)布企業(yè)規(guī)章、人事任免、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文、發(fā)布要求下級機(jī)關(guān) 辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。要做到重點(diǎn)突出，說明情況，條理清晰，簡明扼要，通俗易懂，力求 簡短，力戒冗長。（3 3）通報(bào)。用于

24、表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。要做到樸實(shí)，簡潔明快，言之有據(jù)，切 忌夸張渲染，無論是表揚(yáng)還是批評，都要以嚴(yán)肅認(rèn)真、實(shí)事求是的態(tài)度核準(zhǔn)事實(shí)，觀點(diǎn)要鮮明，是非要分明，情 況要清晰，不能含糊其辭。（4 4）報(bào)告。用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議和答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 工作報(bào)告一般結(jié)構(gòu)是工作開展情況、主要做法或經(jīng)驗(yàn)、存在的問題和不足、今后工作的意見（打算）和措施。報(bào) 告應(yīng)以反映情況為主，反映情況要真實(shí)、不浮夸，分析問題要客觀、不片面，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)要有條理、實(shí)情準(zhǔn)確，措 施打算要具體、目標(biāo)明確。（5 5）請示。用于向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn)。一般結(jié)構(gòu)為說明請示的事由，以及事由的必要

25、性和可行性。需上 級解決的問題，事由要條理清晰，理由充分；請示事項(xiàng)要有明確意見，合情合理，不能含糊不清。但不得越級請 示、平級請示或多頭請示，嚴(yán)格做到? ?一事一請示? ?。（ 6 6）意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。起草意見必須具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性、針對性。對情況說明應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確、簡明扼要；對存在問題的表述要一語中的，抓住要 害，刪繁就簡；對解決的辦法和采取的措施要貼近實(shí)際，做到切實(shí)可行，具有可操作性。不能只提目的意義、方 向目標(biāo)或存在的問題，沒有具體的措施和解決的辦法。制定實(shí)施意見時(shí)，要做到主題明確，圍繞上級機(jī)關(guān)制定的某一重大問題、重大政策,必須結(jié)合本單位情況，提出貫徹落實(shí)的方法、步驟和

26、具體措施等。（7 7）規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。制訂規(guī)定不能與國家法規(guī)相抵觸，規(guī)定制訂的章節(jié)、條款、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限、獎(jiǎng)懲、處 臵等必須層次分明、明確具體、符合規(guī)范要求。（8 8）函。用于單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等。應(yīng)一文一事，不宜一文數(shù)事。內(nèi)容要簡短清楚，不可長篇大論，理由的闡述應(yīng) 直接表明態(tài)度，簡單明了，態(tài)度鮮明，申請什么，要求什么，都要開門見山。1919、 標(biāo)點(diǎn)符號是書面語言里的有機(jī)部分，每一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號有一個(gè)獨(dú)特的作用。標(biāo)點(diǎn)符號包括點(diǎn)號和標(biāo)號兩大類。點(diǎn)號-句號、逗號、頓號、分號、冒號、問號、感嘆號7 7 種。標(biāo)號-引

27、號、括號、省略號、破折號、連接號、書名號、間隔號和著重號8 8 種。2020、 公文要素公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印間、附注、主題詞、抄送（抄報(bào)）機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)等部分組成。2121、 公文正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的標(biāo)法第一層為? ?一、? ?第二層為? ? （一）？，第三層為?1.?1.?，第四層為? ?（ 1 1）? ?。如有需要一級標(biāo)題使用黑體，其它層次 字體不變。2222、 行政機(jī)關(guān)公文主題詞主題詞：用以揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。標(biāo)注主題詞有助于文書部門依據(jù)公文主題及時(shí)、快捷

28、的處理公文，同時(shí)便于按主題查找、檢索公文。主題詞的標(biāo)注順序是：全面審讀公文，確認(rèn)公文的主題內(nèi)容；認(rèn)真進(jìn)行主題分析，對關(guān)鍵性語句準(zhǔn)確精煉的進(jìn)行主題概括，形成主題概念；在公文主題詞表中選用最恰當(dāng)?shù)闹黝}詞語，詞表中沒有所需詞時(shí)，可選用相關(guān)或相鄰近的詞進(jìn)行組配，組配不合適或不能組配時(shí)，可選用最直接的上位詞。主題標(biāo)引時(shí)應(yīng)有效把握主題詞標(biāo)引的深度，除類別詞和類型詞外，一般標(biāo)注不超過5 5 個(gè)詞目。2323、 公文的密級分為哪幾級？答：公文的密級分為秘密、機(jī)密、絕密。2424、 公文按處理時(shí)限分為哪幾類？答：公文按處理時(shí)限分為平件、急件和特急件三類。如以電報(bào)方式傳送，則分為平急、加急、特急、特提四類。252

29、5、 公文由哪幾部分組成？答：公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。2626、 簡報(bào)的特點(diǎn)是什么？答：簡報(bào)的特點(diǎn)是？真、新、快、簡、密 ? ?。? ?真? ?即真實(shí)可靠；？新? ?即內(nèi)容新穎；? ?快？即迅速及時(shí)；？簡? ?即簡明 扼要；? ?密？即具有保密性。2727、 什么是上行文、下行文、平行文和泛行文？上行文。指下級機(jī)關(guān)向所屬上級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請示、報(bào)告。其行文方向有逐級行文、多級行文、越級行文三種。平行文。指平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，

30、如通知、函。平行文是相互沒有隸屬關(guān)系的同級機(jī)關(guān)或者不 屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之問的行文。這是不分系統(tǒng)、級別、地區(qū)、性質(zhì)的機(jī)關(guān)之間的行文。機(jī)關(guān)之間需要彼此聯(lián)系工 作、溝通情況時(shí)，可以使用函、知照性通知等文種。下行文。指上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、指令、決定、決議、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。下行文是上級機(jī)關(guān)向所屬的下級機(jī)關(guān)的行文。其行文方式有逐級行文、多級行文、直達(dá)基層行文三種。1 1.逐級行文：即采取逐級下達(dá)的方式或只對直屬的下一級機(jī)關(guān)行文。2 2.多級行文：即上級機(jī)關(guān)根據(jù)需要同時(shí)向所屬的幾級下級機(jī)關(guān)行文。3 3.直達(dá)基層行文：即上級機(jī)關(guān)直接向最基層機(jī)關(guān)行文.采用這種方式行文的多

31、是無須保密的普通文書。泛行文主要是指公文可以同時(shí)上行、下行或者平行，還向社會公布。行政公文中的公告、通告即屬于此類。2828、請示與報(bào)告的區(qū)別？答：一是行文目的不同。? ?報(bào)告并不要求上級機(jī)關(guān)批復(fù)。? ?請示？行文目的是要求審核、批準(zhǔn)事項(xiàng)，解決困難，答復(fù)問題，請求上級機(jī)關(guān)批復(fù)。二是行文時(shí)間有別。？報(bào)告? ?的行文時(shí)間大多在事后，也有在事前或在進(jìn)行中報(bào)告的。? ? 請示? ?要求事前行文，請示的是尚未進(jìn)行和尚待指示的事項(xiàng)。三是格式寫法各異。報(bào)告正文部分不得夾帶請示事 項(xiàng)。請示標(biāo)題文種明確為 ？請示？，正文部分提出請示事項(xiàng)，要求上級機(jī)關(guān)給予指示、批準(zhǔn)。2929、 簡述對文稿反復(fù)修改的必要性及修改應(yīng)

32、注意的問題? ?答：公文是指導(dǎo)性、規(guī)定性和實(shí)用性都很強(qiáng)的一種書面材料，它要求表述準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)密、行文流暢，更要不斷 修改，才能寫出好的公文來。公文的修改，從主題思想到標(biāo)點(diǎn)符號都要反復(fù)斟酌，主要有：（1 1）關(guān)于主題的修改?？粗黝}思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。（2 2）關(guān)于觀點(diǎn)的修改；修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。關(guān)于材料的修改。材料是公文的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。如果公文只有觀點(diǎn)而無材料，或者有了材料而不能說明觀點(diǎn)，或者材科過多而湮沒了觀點(diǎn)，都要對材料進(jìn) 行適當(dāng)?shù)男薷?。? 4）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修政公文的結(jié)構(gòu)，包括公文總體結(jié)構(gòu)修正，

33、起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位量的 改變以及詳略的更動(dòng)等。目的在于使公文更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。（5 5）關(guān)于語言的修改。主要是修改不通順字句、不規(guī)范的字以及修改標(biāo)點(diǎn)符號，以達(dá)到語言準(zhǔn)確、鮮明、精練、生動(dòng)的要求。3030、 公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手? ?答：（1 1）完善自我，勇于創(chuàng)新。公文寫作人員，要想具備基本的素質(zhì)，決非一朝一夕之功。這就要有一個(gè)不斷學(xué)習(xí)， 不斷實(shí)踐，不提高，不斷創(chuàng)新的過程。具體說來，公文寫作人員要成為新時(shí)期格的公文寫作人才，就應(yīng)當(dāng)不斷地 從思想政治上、業(yè)務(wù)水平上、學(xué)習(xí)上、生活上等各方面完善自我，要不斷地迎接挑戰(zhàn)，勇于創(chuàng)新，善于創(chuàng)新。在 當(dāng)前，我國正處在社會主義

34、建設(shè)從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型時(shí)期，不斷有新問題、新局面、新舉措、新成果出 現(xiàn)，需人們對它們不斷地進(jìn)行新的概括與總結(jié)。傳統(tǒng)的內(nèi)容雖然很有價(jià)值，但傳統(tǒng)的方法是不受歡迎的。公文寫 作人員應(yīng)該具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新精神，如果拿不出新內(nèi)容、新思路，找不出新角度，提不出新觀點(diǎn)，寫出來的公文自 然是不受歡迎的。（2 2）博覽群書，增長知識。公文寫作人員應(yīng)該具備較寬的知識面。這就要求博覽群書，不斷地增長知識，努力建構(gòu) 合理的知識結(jié)構(gòu)。所謂? ?開卷有益? ?，是說書本凝聚著前人和他人通過實(shí)踐積累起來的智慧。公文寫作人員要勘于、勇于、善于向書本學(xué)習(xí)，通過不斷地閱讀，不斷地增加知識的營養(yǎng)。讀書要傅，持之以恒，細(xì)水長流，

35、潛移默化。首先要克服急躁情緒，不要淺嘗規(guī)止，半途而廢；其次要圍繞公文寫作這個(gè)中心，不能隨心所欲，漫無邊際地泛泛而讀，否則，事倍功半。還要腳踏實(shí)地，才能水到渠成。（3 3）深入實(shí)際，勤學(xué)苦練。公文寫作不只是一項(xiàng)文字工作，它來源于實(shí)踐，又反過來指導(dǎo)實(shí)踐，正所謂? ?實(shí)踐出真知? ?。只有深入實(shí)踐，才能獲得豐富的第一手材料，才能獨(dú)具慧眼地挑選到內(nèi)容真實(shí)的第二手、第三手材料，才 能增長生活經(jīng)驗(yàn)和豐富社會閱歷，才不至于寫出俘光掠影、蜻蜓點(diǎn)水式的公文。勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒，是一切技藝進(jìn)入佳境的必由之路。公文寫作也不例外，只有付出艱辛的勞動(dòng)，才能寫出合格的公文。能否堅(jiān)持勤 學(xué)苦練，關(guān)鍵在于要樹立為人

36、民服務(wù)的祟高理想；只有這樣，才能激發(fā)出勤學(xué)苦練的動(dòng)力，才能在公文寫作這一 領(lǐng)域成就一番事業(yè)。3131、 公文的敘事與一般記敘文的不同之點(diǎn)在于什么? ?答：（1 1）公文的敘事不在于具體記敘事實(shí)；而是通過對基本情況或個(gè)別事實(shí)的敘述來說明一定的問題，以達(dá)到反映情況，交流思想、明觀點(diǎn)的目的。公文的敘事必須簡明、樸實(shí)，不作過多的描述。（2 2）公文中運(yùn)用敘述的方法主要是順敘。順敘就是按照事物的發(fā)生、發(fā)展的自然順序或時(shí)間順序進(jìn)行敘述。公文寫作中運(yùn)用順敘，容易做到線索清楚，層次分明，便于閱文者迅速掌握事情的發(fā)展變化和來龍去脈。公文中的敘述與小說中的敘述不同。（3 3）在公文寫作中運(yùn)用敘述這一表達(dá)方式的同時(shí)

37、，還可以根據(jù)需要，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用倒敘，插敘，分?jǐn)⒌确椒ā?232、 報(bào)告的寫作應(yīng)注意什么 ? ?答：報(bào)告的寫作：（1 1）陳述事實(shí)要清楚扼要，以匯報(bào)工作情況為主的報(bào)告，應(yīng)突出重點(diǎn)，把主要事實(shí)講清楚。但 講清事實(shí)不等于把具體達(dá)程寫得太瑣細(xì)，要加強(qiáng)文字的概括性。用簡明扼要的語方把事情的總體面貌反映出來。（2 2）表述觀點(diǎn)要精練清晰。報(bào)告中需要表達(dá)報(bào)告者觀點(diǎn)的地方也不少，匯報(bào)工作需要有自我評價(jià)，對今后工作操意見成建議，更是以闡述觀點(diǎn)為主。報(bào)告中凡涉及觀點(diǎn)的地方，一定要精練清晰，即文字要少，意見要很明確，切忌吞吞吐吐、含含糊糊，使人摸不清報(bào)告者的真實(shí)意圖。不要說空話、廢話，每一條意見都要切實(shí)可行。（3 3

38、）語言要簡潔樸實(shí)。報(bào)告是向上級匯報(bào)工作，因而一定要實(shí)事求是，不可夸大或縮小事實(shí)、不可報(bào)喜不報(bào)憂，。不可過 分強(qiáng)調(diào)困難。要老老實(shí)實(shí)，有一說一，有二說二，少用花哨的形容詞，少用含糊不清或過于靈活的概念。報(bào)告的 格式比較簡單。標(biāo)題多半用 ? ?事由加文種？的形式，即？關(guān)于的報(bào)告？。正文之前，寫受文單位；正文之后，署 發(fā)文單位和日期。3333、 總結(jié)的寫作應(yīng)注意的問題 ? ?答：總結(jié)的寫作應(yīng)注意以下三個(gè)方面：（1 1）回顧工作要實(shí)事求是。一般寫總結(jié)，大部分篇幅用于回顧工作情況：做過哪些工作，是怎樣做的，結(jié)果如何（即取得哪些成績和存在什么問題 ）?；仡櫣ぷ髑闆r的原則是要實(shí)事求是，要真實(shí)、準(zhǔn)確地反映實(shí)際情

39、況。（2 2）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來。在回顧工作的基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是總結(jié)的必要組成部分，除了少數(shù)事務(wù)性工作總結(jié)外，一般較重要的總結(jié)，都應(yīng)從做過的工作中歸納出成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)。因?yàn)楣ぷ魇沁B續(xù)不斷的，階段性的總結(jié)做得，對以后的工作就有指導(dǎo)或借鑒意義。正因?yàn)槿绱耍偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要 有重點(diǎn)，要把重點(diǎn)放在對未來工作有指導(dǎo)或借鑒意義的那些方面，而不應(yīng)不分主次、平均使用力量。（3 3）綱目要清晰，文風(fēng)要平實(shí)?？偨Y(jié)的標(biāo)題常見的有單行標(biāo)題和雙行標(biāo)題兩類。雙行標(biāo)題多見于經(jīng)驗(yàn)類專題總結(jié)，正標(biāo)題或概括主要做法，或突出主要經(jīng)驗(yàn)，副標(biāo)題則說明總結(jié)的內(nèi)容?？偨Y(jié)的正文常見的寫法有兩種，一是? ?分層展開式? ?，一是

40、? ?綱目帶動(dòng)式? ?。？分層展開式？是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概況、主要成績及做 法、存在問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、今后努力方向。？綱目帶動(dòng)式？是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目， 帶動(dòng)具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個(gè)層次之間是并列關(guān)系。資料三：秘書工作1 1、秘書在構(gòu)思當(dāng)日工作時(shí)，就正常情況而言，應(yīng)注意哪些問題？答：（1 1）對于尚未辦結(jié)的重要事項(xiàng)，要構(gòu)思如何承上啟下。（2 2）對于列入計(jì)劃的緊急事項(xiàng)，要構(gòu)思上班后如何實(shí)施。（3 3）對于重要而不緊急的事項(xiàng)，要構(gòu)思上班后如何順便處理。2 2、秘書修飾個(gè)人儀表有何意義？答：秘書修飾個(gè)人儀表的意義是：（1 1）秘書和秘書機(jī)

41、構(gòu)是機(jī)關(guān)的門面和窗口。（2 2 ）秘書的形象問題，直接關(guān)系到組織和領(lǐng)導(dǎo)者的信譽(yù)與權(quán)威（3 3 ）秘書在上班之前，應(yīng)注意個(gè)人儀表的修飾，以便給人以美好的印象。3 3、 為什么秘書應(yīng)先于他人上班？答：（1 1）可以隨時(shí)聽候領(lǐng)導(dǎo)者的調(diào)遣；（2 2）可以提前處理緊急事項(xiàng)；（3 3）可以接待急于辦事的外地客人。4 4、 秘書提前上班，旨在做好哪些準(zhǔn)備工作？答：秘書提前上班，旨在有充裕的時(shí)間做好如下事項(xiàng)準(zhǔn)備工作：（1 1 ）重新檢查送領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)天簽批的文件。（2 2）重新檢查當(dāng)天上午開會的各項(xiàng)會務(wù)工作。（3 3 ）重新檢查接待領(lǐng)導(dǎo)者上班車輛的運(yùn)行情況。（4 4）重新檢查對來訪客人的接待工作。（5 5 ）承接

42、領(lǐng)導(dǎo)者臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。5 5、 秘書在擬定日程表并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告當(dāng)天工作安排時(shí)，應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？答：應(yīng)注意的事項(xiàng)有：（1 1）擬定日程表一定要簡潔明了、切實(shí)可行，便于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作。（2 2）擬好的日程表除向領(lǐng)導(dǎo)口頭報(bào)告外，還必須請領(lǐng)導(dǎo)者過目，并充分聽取領(lǐng)導(dǎo)者的意見。（3 3）領(lǐng)導(dǎo)者首肯后，秘書要即刻將日程表印制出來，并呈送領(lǐng)導(dǎo)者一份，自己手執(zhí)一份，以便付諸實(shí)施。（4 4）日程表在實(shí)施過程中，如出現(xiàn)變故而難以按預(yù)定計(jì)劃行事時(shí)，秘書應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)溝通，由領(lǐng)導(dǎo)者決定是 否改動(dòng)。6 6、 秘書請求工作指示應(yīng)把握哪些要點(diǎn)？答：秘書在請求指示時(shí)，應(yīng)把握以下要點(diǎn)：（1 1）秘書請示的內(nèi)容一般為：事關(guān)大局而又無權(quán)

43、處理的問題，難度較大而又無力解決的問題，以及超出秘書職 責(zé)范圍的問題。而對于在常規(guī)性工作中出現(xiàn)的問題，秘書則不必事事請示。（2 2）秘書在請示工作時(shí)，要做到主旨明確，要言不煩，態(tài)度謙和。切忌面面俱到，語言冗長，恃才不恭。（3 3 ）秘書要注意請示方法的選擇，把握好請示的時(shí)機(jī)和分寸。（4 4）領(lǐng)導(dǎo)者在口頭指示時(shí)，秘書要凝神聆聽，必要時(shí)可做記錄，然后予以復(fù)述。如果沒有聽清，或者有不理解 之處，秘書應(yīng)當(dāng)面提出，請領(lǐng)導(dǎo)者予以解答。7 7、 秘書下班之前如何 ? ?突擊未了事宜? ? ？答：面對下班前的突擊事項(xiàng)，秘書應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1 1 ）秘書要以? ?正常上班？的心態(tài)應(yīng)對未了事宜，善始善終，一絲不

44、茍。不可因行將下班而心神不定，以至手忙 腳亂，失去條理，或草率處理，敷衍應(yīng)付。（2 2 ）秘書仍要本著急事先辦的原則，集中力量，加快速度，在有限的時(shí)間內(nèi)辦結(jié)必辦之事。（3 3）如果個(gè)人的力量不足，秘書們應(yīng)分工合作，協(xié)同突擊，以保證下班之前辦結(jié)必辦之事。8 8、 秘書在瀏覽當(dāng)日收文時(shí)必須把握哪些要領(lǐng)？答：（1 1）盡快從繁瑣事務(wù)中解脫出來，靜下心來認(rèn)真閱讀當(dāng)日來文，以及下級組織請求批準(zhǔn)的來文。（2 2）秘書在有限的時(shí)間內(nèi)閱讀大量來文，以采用泛讀、掃讀、跳讀等模糊閱讀方式為宜，旨在迅速獲取有價(jià)值 的信息，從中篩選出急需送領(lǐng)導(dǎo)者閱示的重要來文。（3 3）為方便領(lǐng)導(dǎo)者對重要來文的閱示，秘書可按照行文目

45、的，將來文分為辦件和閱件；分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或有關(guān) 部門機(jī)關(guān)。9 9、 秘書怎么樣整理當(dāng)日的文件資料？答：秘書整理文件資料的工作內(nèi)容有以下個(gè)方面：（1 1）秘書在瀏覽的基礎(chǔ)上，要對文件資料初步加以分類、排序和存放。凡需要領(lǐng)導(dǎo)者及有關(guān)部門當(dāng)天閱知或指 示的文件，秘書要及時(shí)分送。（2 2）凡暫緩辦理的文件及內(nèi)部交換資料，秘書要如數(shù)收藏在保密柜里，并注意上鎖，以防失泄密。（3 3）凡當(dāng)天收到的報(bào)紙、雜志，秘書要逐一歸類和擺放，使其各就各位。1010、 秘書記錄當(dāng)天大事時(shí)應(yīng)做到哪幾點(diǎn)？答：秘書記錄當(dāng)天大事時(shí)，應(yīng)做到：（1 1）及時(shí)。記錄大事，一定要當(dāng)日事當(dāng)日記，不可拖延，不能積壓。（2 2）客觀。所記大事

46、，一定要秘書逐項(xiàng)核查，使內(nèi)容與事實(shí)相符，不可靠想象、推測去做記錄。（3 3）全面。記錄當(dāng)天大事，一定要反映工作全貌，如實(shí)記錄有備查價(jià)值和認(rèn)識價(jià)值的重大事項(xiàng)，不可掛一漏萬, 也不可有聞必錄。（4 4 ）記錄大事還要簡明扼要，使人一目了然。1111、 秘書下班后繼續(xù)工作應(yīng)防止哪些不良情緒？（1 1）煩躁。秘書要自覺抵制由壓力而產(chǎn)生的煩躁情緒，心平氣和地繼續(xù)工作。文章來文秘基礎(chǔ)知識試題以及答案一、單項(xiàng)選擇題1. 秘書學(xué)，從學(xué)科大類來說，屬于范疇。A.社會科學(xué) B.人文科學(xué) C 管理科學(xué) D 綜合科學(xué)2. “秘書”的涵義，有一個(gè) 的演變過程。A.由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下3.

47、朝廷中岀現(xiàn)了最早的秘書機(jī)構(gòu)一一太史寮。A.東周 B 商末周初 C 秦末漢初 D 隋末唐初4. 虞舜時(shí)的史官稱為“ ”。A.納言 B 岀納 C 長史 D 記言5. 秘書，是一種職務(wù)名稱，指處于地位，主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。A.中心 B 樞紐 C 中樞 D 中介6.公文寫作必須以黨和國家的方針政策為指導(dǎo)，同時(shí)必須A. 反映作者的思維活動(dòng) B 在法律賦予的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行C 熟練掌握修辭技巧 D 有業(yè)務(wù)目的7. 秘書工作的輔助性主要體現(xiàn)在地位的 與工作的被動(dòng)性兩個(gè)方面。A. 被領(lǐng)導(dǎo)性 B 中介性 C 從屬性 D 隱秘性8. 智能結(jié)構(gòu)即 和能力的綜合反映。

48、A. 智力 B 智商 C 知力 D 知識9.協(xié)調(diào)是一門學(xué)問，要做好協(xié)調(diào)工作，必須藝術(shù)。一是要掌握好分寸 ; 二是要善于掌握有利時(shí)機(jī) 是要講究一定的。A. 技巧 B 技術(shù) C 藝術(shù) D 語言藝術(shù)10.是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的 心理 特征的總和。A. 性格 B 興趣 C 意志 D 毅力11.隨機(jī)抽樣，又叫機(jī)械隨機(jī)抽樣。A. 等距 B 純 C 標(biāo)準(zhǔn) D 簡單12. 信訪工作的特點(diǎn)，一是高度的 性; 二是廣泛的監(jiān)督性 ; 三是綜合的服務(wù)性。A. 時(shí)效 B 整體 C 政策 D 政治13. 按信息形式分，可分成 信息和物化信息。A. 內(nèi)化 B 內(nèi)儲 C 內(nèi)存 D 內(nèi)蓄14. 協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容主

49、要是 協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。A. 組織 B 領(lǐng)導(dǎo) C 政策 D 法律15. 從邏輯學(xué)的角度講，分類的第三條邏輯規(guī)則：分類應(yīng)該按一定的 逐級進(jìn)行。A. 層次 B 邏輯 C 子項(xiàng) D 母項(xiàng)16. 下列各組文種中，屬于行政公文的一組是 。A. 報(bào)告 命令 議案 B 條例 辦法 章程C 條例 章程 簡報(bào) C 報(bào)告 辦法 方案17. 按行文關(guān)系分，報(bào)告屬于 。A. 上行文 B 下行文 C 平行文 D 多行文18. 按性質(zhì)作用分， 會議紀(jì)要 屬于 公文。A. 公布性 B 報(bào)請性 C 指揮性 D 記錄性19. 某市工商局最近任免了一批干部， 需要制發(fā)公文， 將人事變動(dòng)情況告知全局干部職工， 該文 種應(yīng)選

50、用 。A. 通告 B 命令 C 決定 D 通報(bào)20. 下列各結(jié)束用語中， 適用于呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。A. 特此報(bào)告 B 妥否，請批復(fù) C 敬請函復(fù) D 如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門執(zhí)行21. “此件發(fā)至縣團(tuán)級”履行政公文 的內(nèi)容。A. 批示域 B 正文域 C 附件域 D 附注域22. 行政訴訟當(dāng)事人不服第一審人 民法 院的裁判或重新審理而提出的書狀叫。A. 上訴狀 B 復(fù)議 申請書 C 強(qiáng)制執(zhí)行申請書 D 申訴狀23. 新聞是新近發(fā)生的、群眾所關(guān)心的重要變遷事實(shí)的報(bào)道，包括 評論 。這個(gè)定義最重要的是新 聞的 。A. 收集 B 傳播 C 撰寫 D 評價(jià)24. 經(jīng)濟(jì) 文書 是一個(gè)大類，有各種差距極大的體裁，

51、廣告屬于類。A. 理論 B 報(bào)告 C 規(guī)約 D 文學(xué)25. 下列行政公文中，可以不寫主送機(jī)關(guān)的是 。A. 請示 B 通知 C 通告 D 批復(fù)26. 下列各組文種中， 組同屬于工作規(guī)約文書。A. 辦法 計(jì)劃 報(bào)告 B 條例 辦法 章程C. 條例 章程 報(bào)告 D 章程 報(bào)告 辦法27. 下列各組文種中， 組同屬于事務(wù)文書。A.合同簡報(bào)經(jīng)濟(jì)論文 B 簡報(bào)合同會議紀(jì)要C. 計(jì)劃 總結(jié) 調(diào)查報(bào)告 D 意見 總結(jié) 商業(yè)廣告28. 公文在閱辦階段的程序是： 。A.審批T傳閱T擬辦T擬辦T承辦B 傳閱T審批T批辦T擬辦T承辦C.擬辦T擬辦T承辦T審批T傳閱D 審批T擬辦T擬辦T傳閱T承辦29. 下列各類詞語中

52、， 類詞語不宜用于公文。A. 文言詞匯 B 能愿動(dòng)詞 C 方言俚語 D 公文慣用語30. 下列修辭方法中， 不宜用于公文。A. 對比 B 排比 C 夸張 D 對偶、多項(xiàng)選擇題31. 秘書學(xué)具有 特點(diǎn)。A. 政治性 B 綜合性 C 應(yīng)用性 D 穩(wěn)定性32. 以個(gè)性特征與能力劃分，秘書可分為 等多種類型。A. 參謀型秘書 B 秀才型秘書 C 公關(guān)型秘書 D 辦事型秘書33. 秘書工作的政治性體現(xiàn)在 等幾個(gè)方面。A. 階級性 B 政策性 C 思想性 D 機(jī)要性34. 秘書人員應(yīng)具有的職業(yè)道德有 等。A. 忠于職守 B 廉潔奉公 C 團(tuán)結(jié)合作 D 相關(guān)知識35. 秘書人員需有包括 等幾個(gè)面較合理的知識

53、結(jié)構(gòu)。A、基礎(chǔ)知識 B、綜合知識 C 專業(yè)知識 D 相關(guān)知識36. 人際關(guān)系一般具有這樣幾個(gè)特點(diǎn)，即 。A. 個(gè)體性 B 情感性 C 易變性 D 對應(yīng)性37. 寫作過程中的準(zhǔn)備階段包括 幾個(gè)方面。A. 明理 B 儲材 C 辨體 D 修改38. 雜文類是報(bào)刊上內(nèi)容廣泛、形式繁多、筆法靈活、風(fēng)格多樣、短小精悍，帶有文學(xué)色彩的、 戰(zhàn)斗性極強(qiáng)的社會論文。包括日記、 等各種短文。A. 通訊 B 書信 C 序跋 D 隨筆39. 傳播文體的一般特點(diǎn)可以概括為公開性、 、可讀性。A. 真實(shí)性 B 針對性 C 事宜性 D 說明性40. 通訊最常風(fēng)的是人物通訊、 。有時(shí)以“巡禮”、“側(cè)記”、“見聞”、“報(bào)告”等形

54、式寫的 報(bào)道也屬于通訊范圍。A.事件通訊 B 工作通訊 C 旅游通訊 D 小通訊41. 消息寫作要領(lǐng)有以下幾點(diǎn)： 、要有立場、要讓事實(shí)說話。A. 抒情 B 客觀 C 公正 D 全面42. 請示寫作應(yīng)注意： 、不要事無大小，樣樣都請示。A. 內(nèi)容要單一 B 以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)則C .避免多頭請示 D 夾敘夾議，敘議結(jié)合43. 批復(fù)寫作應(yīng)注意掌握 等要領(lǐng)A. 口氣婉轉(zhuǎn) B 態(tài)度明確 C 內(nèi)容簡短 D 緊扣請示44. 會議的作用，主要包括 。A.決策指揮作用 B 組織協(xié)調(diào)作用 C 動(dòng)員教育作用 D 信息交際作用45. 調(diào)查的方法，主要有文獻(xiàn)調(diào)查法 等。A. 問卷調(diào)查法 B 訪問調(diào)查法 C 實(shí)地

55、調(diào)查法 D 電話調(diào)查法三、判斷題1. 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工 作的部門，一般冠以“辦公”字樣。2. 秘書工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動(dòng)，即帶有領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)的管理。3. 道德是一種社會意識形態(tài)，是人們調(diào)整自身與社會之間關(guān)系的行為規(guī)范的總和。4. 演繹是從一般推到個(gè)別的方法，從一般性的結(jié)論推演到歸屬類事物的個(gè)別對象。5. 國家秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三個(gè)等級。保密期限絕密級事項(xiàng)不超過五 十年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過三十年，秘密級事項(xiàng)不超過十年。6. 典型調(diào)查，是指在一定的總體范圍內(nèi)，根據(jù)調(diào)查目的，選擇有代表性的單位

56、進(jìn)行調(diào)查，以推論 總體，是深入了解社會情況的重要方法。7. 按人對信息的感知方式分，信息可分成直接信息與間接信息。8. 文章的層次大于段落，即若干個(gè)段落連綴組合成一個(gè)層次。9. 所謂照應(yīng)，是指文章前后內(nèi)容上的照顧和呼應(yīng)。10. 新聞述評的標(biāo)題一般要求多樣化，不像消息的標(biāo)題那樣單一。11. 聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，聯(lián)合下發(fā)的文件，應(yīng)由主辦機(jī)關(guān)蓋章。12. 從表達(dá)方式上來說，消息和通訊一樣，除了概括敘述外，都要適當(dāng)運(yùn)用抒情、議論、描寫的 手法，不但要讓事實(shí)說話，而且要用形象感人。13. 雜文的事實(shí)材料和一般議論文中的事實(shí)材料一樣，都是作為證明 或駁論點(diǎn)的論據(jù)。14. 敘述以語言文字的詳

57、略程度而言，可以分為概括敘述和具體敘述兩種。15. 文藝文訴諸讀者的是情感和想象 ; 應(yīng)用文訴諸讀者的則是無可辨駁的事實(shí)和不可辨駁的真理。四、簡答題1. 簡述秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則。2. 簡述調(diào)查研究的基本原則。3. 構(gòu)思的任務(wù)。4. 標(biāo)題的種類及作用五、公文修改 （ 找出錯(cuò)誤并加以改正 ）商洽代培文秘人員的函X農(nóng)函字19996 號XX大學(xué)中文系：獲悉你系將于 99 年 9 月份開辦秘書業(yè)務(wù)進(jìn)修班，系統(tǒng)講授有關(guān)秘書業(yè)務(wù)以及公文寫作處理的基 本理論與方法。 1984 年機(jī)構(gòu)改革以來，不少新的文秘人員由于沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)，我廳所屬 各單位的文秘人員調(diào)整較大，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差?，F(xiàn)在你們開辦進(jìn)修班，為這

58、些同志提供了一個(gè)非常難得 的學(xué)習(xí)機(jī)會，我廳擬派 10名文秘人員隨班學(xué)習(xí)，委托你們代培。有關(guān)代培所需的一切 費(fèi)用，我廳將 如數(shù)撥付。以上各項(xiàng)望遵照執(zhí)行。XX省農(nóng)業(yè)廳人事教育處六、作文以車站偶記為標(biāo)題，寫一篇 800 以內(nèi)字的記敘文。文秘專業(yè)知識 試卷 參考答案一、單項(xiàng)選擇題1、A 2、C 3、B 4、A 5、B 6、B 7、C 8、D 9、D 10、A 11、A 12、D13、B 14、C 15、A 16、A 17、A 18、D 19、A 20、D 21、D 22、A 23、B24、D 25、C 26、B 27、C 28、D 29、C 30、C二、多項(xiàng)選擇題3 1 、 ABC32、ABCD 33

59、、ABD34、ABCD35、ACD36、ABD37、ABC38、BCD 39、ABC40、ABCD41、BCD 42、AC 43、BCD 44、 ABCD 45、ABC三、判斷題1、 2、X3、X4、“ 5、X6、“ 7、“ 8、“ 9、“ 10、X11、X12、X13、X14、V15、“四、簡答題1 、答：秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須遵循適應(yīng)性、精簡性、高效性的原則。即指秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要 ; 要盡可能少，秘書機(jī)構(gòu)的層次應(yīng)嚴(yán) 加控制，不能分層過多 ; 要力求高效，要重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能。2、答：在調(diào)查研究的具體實(shí)踐中，必須堅(jiān)持以科學(xué)的理論為

60、指導(dǎo)，遵循客觀性原則、實(shí)踐性原 則、群眾性原則和綜合性原則?？陀^性原則是指在調(diào)查研究中應(yīng)尊重客觀事實(shí)，一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，準(zhǔn)確地、真實(shí)地反 映客觀地社會現(xiàn)象、社會問題、社會事實(shí)實(shí)踐性原則是指要從實(shí)踐的需要出發(fā)確定調(diào)查研究課題， 回答實(shí)踐中提出的問題， 把調(diào)查研究的 成果用于指導(dǎo)實(shí)踐。群眾性原則是指調(diào)查研究，必須深入到廣大群眾中去，充分相信和依賴群眾，拜群眾為師，虛心 向群眾學(xué)習(xí)求教。綜合性原則是指調(diào)查研究應(yīng)多方位、多層次、多角度地綜合進(jìn)行。3. 答：1. 明確主題。首先要解決選題立意。選題有兩個(gè)意思，一是選擇研究和寫作的課題，二是 選擇、確定文章的主題。2. 理清思路。主題明確后，還必須