ERP系統(tǒng)升級應著重實用化

1、ERP系統(tǒng)升級應著重實用化【會計實務經(jīng)驗之談】有一家企業(yè)在04年就上了 ERP系統(tǒng)。經(jīng)過近5年時間的磨合，ERP系統(tǒng)的效益已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出來。在08年低，這家企業(yè)使用的ERP系統(tǒng)有了新的版本。企業(yè)管理人員就覺得應該對自己企業(yè)的ERP系統(tǒng)進行升級，以獲得更大的收益。在 09年3月份，就開始對現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)進行升級。結果事 與愿違。到現(xiàn)在已經(jīng)快過去7個月了，升級后的麻煩還沒有消除掉。雖然新版本的 ERP系統(tǒng)提供 了很多新的功能，但是這些功能對于企業(yè)來說基本上沒有多少的使用價值。而管理者卻硬要上這 些功能。對于終端用戶來說這個新版本的功能就有點像雞肋的感覺。食之無味，棄之可惜。而且 由于操作上也發(fā)生

2、了比較大的變化，所以用戶在使用上也碰到了許多新的問題，有些錯誤甚至給 企業(yè)造成了比較大的損失?，F(xiàn)在這家企業(yè)是騎虎難下。經(jīng)過5年的努力好不容易才讓ERP系統(tǒng)發(fā)揮了效益，現(xiàn)在又面臨著即將崩潰的命運。那么這家企業(yè)為什么會面臨如此難堪的境地呢 ？經(jīng)過筆者的了解，其主要問題在于如下幾個方面。 一、系統(tǒng)升級不應重于形式。的確ERP系統(tǒng)經(jīng)過版本的升級之后，會出現(xiàn)很多新的功能。但是這些新的功能企業(yè)是否用的著呢 ？ 或則說，這些新的功能所能夠帶來的價值，跟企業(yè)系統(tǒng)升級過程中所面臨的風險是否對稱呢 ？其實 ERP系統(tǒng)升級跟操作系統(tǒng)升級非常的類似。很多看起來非?；ㄉ诘墓δ?，在實際工作中很少用到。單從日常工作來說,W

3、indows98已經(jīng)可以滿足日常辦公的需要。所以沒有必要冒這么大的風險、 花這么大的精力去追求那些看起來比較時髦、但是沒有實際作用的功能。這家企業(yè)就犯了這個錯誤。在升級之前，沒有認真評估新版本的功能對于企業(yè)是否有用，就冒然 進行升級。在升級后才發(fā)現(xiàn)，新版本的功能并不能夠?qū)ζ髽I(yè)帶來多大的價值。也就是說，過去幾 個月在升級上所花的精力都浪費掉了，而且還帶來了一些不必要的風險。筆者認為，企業(yè)在升級之前，最好先了解新舊版本在功能上的差異，特別是要評估一下新版本的 功能能否為企業(yè)帶來一定的利益。如果能夠在很大程度上改善企業(yè)現(xiàn)有的管理，或者說某項新功 能剛好可以彌補當前的不足，那么就可以考慮升級。相反，如

4、果新版本的新增功能對于企業(yè)來說， 可用可不用的，那么就沒有必要對此進行升級。也就是說，筆者認為在升級的時候，要看中其實 際可能帶來的價值。而不應該看重形式。二、要評估新舊版本在操作上的差異。有些系統(tǒng)在升級之后，雖然其本質(zhì)的內(nèi)容沒有變化，但是在外觀界面和操作上會有很大的差異。這個差異可能導致用戶無所適從。拿一個簡單的操作系統(tǒng)的例子來說。 XP操作系統(tǒng)與Vista操作 系統(tǒng)，雖然同樣是微軟的產(chǎn)品，但是其在操作界面上有很大的變化。雖然微軟一向強調(diào)Vista的操作如何的直觀，但是仍然讓很多習慣XP系統(tǒng)操作的用戶，在Vista系統(tǒng)面前卻步。即使有了很 多年XP操作系統(tǒng)使用經(jīng)驗的用戶，仍然無法使用 Vis

5、ta操作系統(tǒng)。其實這種情況不僅在操作系統(tǒng)上可以碰到，在 ERP系統(tǒng)升級的時候會遇到。有些 ERP系在升級換 代的時候，可能在功能上沒有多大的改善，但是在界面與操作上卻會有天翻地覆的變化。特別是 在從C/S到B/S模式轉(zhuǎn)變的過程中，這個更加的明顯。遇到這種情況時，不少用戶就會感到迷茫。 對于舊版本操作很熟練的用戶，在遇到新版本時，也會不知道如何操作，從而導致工作效率降低， 甚至出現(xiàn)誤操作，從而給企業(yè)帶來不必要的損失。為此筆者認為，企業(yè)項目管理員在升級之前，需要先對新版本的操作層面進行評估?？纯葱屡f版 本的操作界面、操作方式上有沒有明顯的變化。然后根據(jù)變化的程度分別采取不同的培訓措施。 如果變化大

6、的話，那么就需要考慮到其可能會帶來的一系列風險。這個因素有時候也要加入到評 估是否需要升級的決定中去。在 ERP系統(tǒng)升級的時候，不變應萬變，還是蠻有道理的。當界面操 作出現(xiàn)比較大的變化時，一定要加強對用戶操作的培訓，特別是對于一些容易出現(xiàn)錯誤的地方。同時需要加強對系統(tǒng)的檢測，追蹤是否有錯誤的操作。三、選擇系統(tǒng)升級的時機。在系統(tǒng)升級的時候，即使準備工作做的最好，也往往會出現(xiàn)一些意外情況。為此筆者認為，不僅 要認真考慮是否需要對系統(tǒng)進行升級；同時也要考慮，如果需要升級的話，在什么時候?qū)ο到y(tǒng)進行 升級比較好。對于這個系統(tǒng)升級的時間，筆者有兩個建議。一是最好選擇企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務比較空的時候。不少的企業(yè)生

7、產(chǎn)經(jīng)營都會有一些周期性的變化。如 對于一些外貿(mào)五金工具企業(yè)來說，往往7-11月份是其生產(chǎn)銷售的旺季。那么此時最好不要將系統(tǒng) 升級的時間安排在這個時候。因為系統(tǒng)升級本身就是一件麻煩的時候， 不能夠再給企業(yè)忙中添亂。 而且當用戶一忙的時候，就必然會放松對數(shù)據(jù)的核對工作。此時如果萬一用戶的操作有什么不熟 練的地方，出現(xiàn)差錯用戶也難以發(fā)現(xiàn)。所以最好將系統(tǒng)升級的時間定在企業(yè)的生產(chǎn)淡季，避開企 業(yè)的高峰期。這也是為了保證新舊系統(tǒng)交替的穩(wěn)定性。二是需要考慮升級的內(nèi)容。如前段時間由于新企業(yè)會計制度的執(zhí)行，不少 ER啾件公司都對ERP系統(tǒng)的財務模塊進行了升級。由于其變動比較大，ER啾件公司不是將其當作補丁來處理

8、，而是當作一個新的版本。對于這種情況，什么時候升級比較好呢？由于財務模塊的內(nèi)容有其獨特的特點， 即往往強調(diào)一個會計年度政策的穩(wěn)定。為此對于業(yè)務性比較強的ERP軟件升級，有時候還需要考慮其業(yè)務的特殊性。像這種情況，最好能夠再年底完成系統(tǒng)的升級工作。然后在年初可以利用新 的財務核算流程來統(tǒng)計業(yè)務。這就可以免掉不少的麻煩，如后續(xù)政策變更的麻煩。同時，這也是 跟企業(yè)的實際業(yè)務操作流程相符的。因為大部分企業(yè)涉及到財務政策的變更，也往往選擇在下一 個會計年度實施。否則的話，需要增加許多額外的調(diào)整工作?？傊?，這個系統(tǒng)升級的時機也非常重要。除了以上兩點之外，還需要注意一點。即當舊版本的系 統(tǒng)還沒有穩(wěn)定，那么千

9、萬要注意不要急著升級系統(tǒng)。否則的話，那將是一件很糟糕的事情，很容 易導致ERP項目中途流產(chǎn)。四、不要急著升級。說句實在的話，新版本的ERP系統(tǒng)難免會存在一些漏洞。像微軟這么大的企業(yè)，具也需要不斷的 發(fā)補丁來彌補新版本系統(tǒng)的開發(fā)漏洞。所以 ERP企業(yè)開發(fā)的新版本中，也往往存在一系漏洞。這 些漏洞可能企業(yè)自己測試很難發(fā)現(xiàn)，只有企業(yè)用戶在使用的過程中逐漸發(fā)現(xiàn)并報告給軟件公司。 故那些第一批使用新功能的用戶，很可能成為了軟件公司的“小老鼠”，成為他們的試驗品。筆者在項目實施的過程中，從來不推薦用戶在 ER騎版本剛面世的時候就進行升級。一般來說， 如果企業(yè)有升級的需要，也推薦他們在第二個或者第三個版本出

10、現(xiàn)的時候再進行升級。企業(yè)沒有 必要為軟件公司去測試ERP系統(tǒng)是否存在漏洞。等到第二個或者第三個補丁出來之后，一些系統(tǒng) 新版本的漏洞也發(fā)現(xiàn)并彌補的差不多了， 此時再進行升級，就可以減少由此帶來的損失。要知道, 通常情況下ERP軟件公司是不會為此帶來的損失進行買單的?？傊?，筆者認為在ERP系統(tǒng)升級的時候，不要太過于注重形式?；蛘吆唵蔚恼J為，新版本肯定是 好的。其實對于企業(yè)來說，沒有最好的說法。只要適合企業(yè)的、能夠滿足企業(yè)當前需求的，都是 好的。等到企業(yè)發(fā)現(xiàn)ERP®有的功能無法滿足企業(yè)管理的需要了，再去考慮進行系統(tǒng)升級也來得 及。小編寄語：不要指望一張證書就能使你走向人生巔峰?？荚囍皇菣z測知識掌握的一個手段，不是 目的。千萬不要再考試通過之后，放松學習。財務人員需要