時間管理與溝通技巧

1、時間管理與溝通技巧 寇增偉 高級工程師在美資企業(yè)從事四年3D軟件開發(fā)，在中興網(wǎng)管二部GSM一科從事網(wǎng)管軟件研發(fā)信條： 想的到就能做的到！時間管理必要性時間管理基本法則提高工作效率溝通的概念溝通的障礙有效傾聽工作中的溝通時間管理的必要性(一) -白領(lǐng)的存狀態(tài)學(xué)歷貶值 經(jīng)驗飽和 錢途渺茫 精神壓抑 能力褪化 健康透支 時間管理的必要性(二) -10美元的小故事 注意事項注意事項工作繁忙的人工作繁忙的人與配偶或其他家人有意義的交流平均每天少于2分鐘，與孩子有意義的交流平均每天少于30秒鐘。 人們一般每8分鐘收到一次干擾，每小時約七次，即每天50-60次。每次打擾約5分鐘，每天約4小時，也就是占50%

2、 80%的打擾無意義或極少有價值。 在過去20年里，工作的時間增加了15%，娛樂閑暇時間減少了33%。統(tǒng)計數(shù)據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)重重點點一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)時間花哪了？7.5小時小時白日夢白日夢多一倍多一倍 一個人如果工作一個人如果工作桌亂七八糟，桌亂七八糟，他平均每天會他平均每天會為找東西多耗為找東西多耗費一個半小時費一個半小時， 每周每周7 7個半小時個半小時。 75% 75%的人都說自的人都說自己很累，己很累，1010個個人有人有9 9個會在會個會在會議開始的時候做議開始的時候做白日夢。白日夢。我們會記住我們會記住10%10%的閱讀信息，的閱讀信息，20%20%的聽覺信息，的聽覺信息，30%3

3、0%的視覺信息；的視覺信息；50%50%的的 視覺和聽覺信息，視覺和聽覺信息，70%70%的表達信息，的表達信息，90%90%的行為信息。的行為信息。 做一件事情實際做一件事情實際花費的時間往往花費的時間往往會比預(yù)期的時間會比預(yù)期的時間要多一倍。要多一倍。時間管理任務(wù)樹時間管理基本法則（一）帕金森法則 英國著名歷史學(xué)家，揭示機構(gòu)或公司管理人員持續(xù)膨脹的規(guī)律。 任務(wù)的重要性和復(fù)雜度與所分配的完成任務(wù)的時間密切相關(guān)，往往有不斷迫近最終時限的魔力。帕雷托法則 意大利經(jīng)濟學(xué)家帕雷托1897年提出，管理界熟知的“80/20原理”，又叫二八法則。 在投入與產(chǎn)出、努力與收獲、原因和結(jié)果之間，普遍存在著不平衡

4、關(guān)系。少的投入，可以得到多的；關(guān)鍵的少數(shù)，往往是決定整個組織的產(chǎn)出、盈虧和成敗的主要因素。時間管理基本法則80/2080/20法法則則帕金森帕金森法則法則確定幾件影響重大的確定幾件影響重大的重要事情，用非常短重要事情，用非常短和清楚的時限來計劃和清楚的時限來計劃并執(zhí)行他們。并執(zhí)行他們。 減少工作時間來做最重要的事情減少工作時間來做最重要的事情 只做重要事情以減少工作時間。只做重要事情以減少工作時間。時間管理基本法則(二)艾森豪法則 將事件按重要性依照A、B、C、D的優(yōu)先順序安排，把時間盡量用在B上，也就是作好計劃，這樣，A類所占用的時間縮短到最少（救火的工作）。C的部分可以授權(quán)，D的部分能不做

5、盡量不做。 時間管理基本法則 很重要很很重要很緊急緊急 -立刻立刻親自處理親自處理 很重要不很重要不緊急緊急 -計劃計劃性處理性處理 不重要很不重要很緊急緊急 - - 授權(quán)授權(quán) 委任委任 不重要不不重要不緊急緊急 -當(dāng)作當(dāng)作沒看見沒看見核心依據(jù)核心依據(jù)分配資格分配資格矩陣考核矩陣考核項目成本項目成本小練習(xí)按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？下午五點鐘，科長分給我一下午五點鐘，科長分給我一個外部故障，要明天早上解個外部故障，要明天早上解決。決。 下午四點鐘，文員發(fā)郵件要下午四點鐘，文員發(fā)郵件要下班前提供打的發(fā)票。下班前提供打的發(fā)票。 借得書今天到期，下午需要借得書今天到期，下午需要去趟圖書館

6、。去趟圖書館。 已經(jīng)中午已經(jīng)中午1212點了，還有活沒點了，還有活沒干完，中午就不吃飯了，吃干完，中午就不吃飯了，吃飯這件事？飯這件事？ 經(jīng)典實踐科長催了好幾次，經(jīng)典實踐科長催了好幾次，要今天下班提交，還沒寫完要今天下班提交，還沒寫完經(jīng)典實踐科長催了好幾次，經(jīng)典實踐科長催了好幾次，要今天下班提交，還沒寫完要今天下班提交，還沒寫完小練習(xí)按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？ 科長月初布置了任務(wù)，安排科長月初布置了任務(wù)，安排本月中旬提供一篇經(jīng)典實踐本月中旬提供一篇經(jīng)典實踐 家里孩子生病發(fā)高燒，奶奶家里孩子生病發(fā)高燒，奶奶不知道怎么去醫(yī)院看病。不知道怎么去醫(yī)院看病。 馬上要下版本，剛來了個馬上要下

7、版本，剛來了個ECEC要處理完做到版本要處理完做到版本收到問卷調(diào)查，對其他部門收到問卷調(diào)查，對其他部門和科長考評。和科長考評。又要做廣播操，真煩，還不又要做廣播操，真煩，還不如上會網(wǎng)。做操這件事？如上會網(wǎng)。做操這件事？上班打來電話，說孩子高燒上班打來電話，說孩子高燒需要去醫(yī)院，又收到開發(fā)經(jīng)需要去醫(yī)院，又收到開發(fā)經(jīng)理郵件一個理郵件一個ECEC要處理完做到要處理完做到今天版本?？崎L打電話催今今天版本?？崎L打電話催今天提交經(jīng)典實踐，怎么辦？天提交經(jīng)典實踐，怎么辦？每日行事安排技巧 -德式時間管理執(zhí)行樂事執(zhí)行樂事 經(jīng)常檢討經(jīng)常檢討事件取舍：以完成自己人生目標(biāo)一小步為主，不是只為別人做事，勇于拒絕說“N

8、O”。性質(zhì)分析：授權(quán)（委外代工）誰適合做，定完成時間和時段，相關(guān)任務(wù)一并處理。要包含20%彈性時間?！耙粋€沒有時間管理的人，將成為別人時間管理的一部分。一個沒有時間管理的人，將成為別人時間管理的一部分?！?” 排定順序排定順序 執(zhí)行時段執(zhí)行時段事件取舍事件取舍 性質(zhì)分析性質(zhì)分析 排定順序:按重要性排序，按順序一件件做。 執(zhí)行時段: 利用80/20法則執(zhí)行，每天只安排50%時間，其余留給彈性時間，突發(fā)事件及休息時間。 執(zhí)行：人喜歡“快樂”感覺，做自己喜歡的事，目標(biāo)引起強烈的動機。避開干擾，專心做事，集中聯(lián)絡(luò)和瑣事處理。檢討：利用寧靜時間自我省察，訓(xùn)練自己習(xí)慣漸漸的改變重重點點小王的 一天倒霉的一

9、天快樂的一天提高工作效率(一) -桌面保持干凈整理工作環(huán)境整理工作環(huán)境： 讓一切看起來更整潔和有條理，需要時能花最少的時間最小的力氣以最快捷的獲取最需要的東西。整理你的檔案柜。清理你的辦公桌。給個人電腦桌面和文件存儲打掃衛(wèi)生。 提高工作效率（二） -郵件處理溝通方式選擇電子郵件書寫技巧電子郵件的整理收件箱成為未處理工作的備忘錄提高工作效率（三） -開會正確管理開會時間正確管理開會時間開會一定要非常慎重開會要注意的細(xì)節(jié)節(jié)省時間好方法對目標(biāo)、任務(wù)等按優(yōu)先級進行排序，從優(yōu)對目標(biāo)、任務(wù)等按優(yōu)先級進行排序，從優(yōu)先級最高的事物著手。先級最高的事物著手。1為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，集中精力完為自己創(chuàng)造一小時的

10、寧靜，集中精力完成最重要的事。成最重要的事。2不要把時間表排得滿滿的，留下機動時不要把時間表排得滿滿的，留下機動時間應(yīng)付突發(fā)事件。間應(yīng)付突發(fā)事件。3處理重要事情使用大塊時間，聚精會神處理重要事情使用大塊時間，聚精會神地做手頭的事情。地做手頭的事情。43當(dāng)你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說當(dāng)你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說“不不”。節(jié)省時間好方法和拖延做斗爭，如果事情重要，和拖延做斗爭，如果事情重要，馬上做。馬上做。1把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易部分。部分。2減少例行事務(wù)，委派、減少或推遲優(yōu)先減少例行事務(wù)，委派、減少或推遲優(yōu)先級低的任務(wù)。級低的任務(wù)。

11、3迅速處理困難的事情，等待和拖延不會迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀资顾鼈冏內(nèi)菀?3學(xué)會委派別人做事，相似的事情放在一起處理學(xué)會委派別人做事，相似的事情放在一起處理節(jié)省時間好方法避免完美主義避免完美主義1設(shè)時間限制。如做決定時，不超過設(shè)時間限制。如做決定時，不超過3 分鐘。分鐘。2在行動以前，徹底地思索整件工作。在行動以前，徹底地思索整件工作。3溝通溝通是一種能力，不是本能(如果我們)我們在年輕的時候，就應(yīng)該訓(xùn)練著名的成功大師卡耐基說：“所謂溝通就是同步。每個人都有他獨特的地方，與人交際則要求他于別人一致。溝通目的 表達情感表達情感 流通信息流通信息激勵員工改善績效激勵員工改善績

12、效 控制成員行為控制成員行為溝通的基本問題 別人的事與我無關(guān) 心態(tài) Mindset 我的想法就是答案自私自私自我自我自大自大關(guān)心關(guān)心五倫五倫以內(nèi)以內(nèi)溝通的基本原理關(guān)心關(guān)心concern注意他人的注意他人的 狀況和難處狀況和難處會不會想到別人會不會想到別人注意他人的注意他人的 需求和不便需求和不便注意他人的注意他人的 狀況和難處狀況和難處溝通的基本要求 溝通的過程收訊者收訊者編碼編碼發(fā)訊者發(fā)訊者渠道渠道解碼解碼技巧技巧影響編碼的四個條件影響編碼的四個條件態(tài)度態(tài)度知識知識文化背景文化背景 溝通渠道渠道（扭曲）課堂練習(xí) 每兩個人共分一張A4白紙 將半張紙撕成一樣大小四條。 將每一條放到另一條中間部分

13、。 找一個人說明下列的寫法。開會（一）通病：沒有明確的目標(biāo)和程序、沒有準(zhǔn)備、主管失控、無法發(fā)言或離題、盲從或默然、無人負(fù)責(zé)也無人跟蹤、太多人參加。開會是一種癮。開會是一種體現(xiàn)自己權(quán)威和滿足感的表現(xiàn)欲。開會（二）誰參加、誰主持、誰控制誰先發(fā)言（由下而上，有外而內(nèi)）誰負(fù)責(zé)與誰跟蹤。誰在浪費時間（材料不該在會場讀）誰結(jié)論溝通障礙地位之差異(專門術(shù)語)來源的可信度認(rèn)知的偏誤(忌諱招女員工)情緒的影響(大門、側(cè)門、偏門)溝通組織障礙組織氛圍 負(fù)面、人性、改善決策信息過濾 從上往下(power), 從下往上(危機)缺乏反饋如何解決分析和思考分析和思考講話有重點講話有重點 善用比喻善用比喻要求回報，事前弄清楚，事后負(fù)責(zé)任要求回報，事前弄清楚，事后負(fù)責(zé)任簡化語言簡化語言主動傾聽主動傾聽主動傾聽主動傾聽利用反饋利用反饋有效傾聽提問題不