信息化項(xiàng)目協(xié)作的成功之道_工程管理

1、信息化項(xiàng)目協(xié)作的成功之道項(xiàng)目管理程序在理論上聽(tīng)上去經(jīng)常很美，但一旦IT人員把它們交到了最終用戶手上，就會(huì)開(kāi)頭聽(tīng)到埋怨使用不便和界面難懂的聲音。像微軟Visio這些功能強(qiáng)大的繪圖程序會(huì)讓IT老手覺(jué)得滿足，尤其是那些以繪制網(wǎng)絡(luò)圖為生的人，卻往往讓業(yè)務(wù)部門的主管們感到懊喪。有時(shí)正如Healthwise公司的首席技術(shù)官尼爾本茲明白的那樣，你需要換一種思索方法才能解決貴公司的項(xiàng)目管理問(wèn)題。也正如本茲明白的那樣，你可能會(huì)發(fā)覺(jué)：如今的項(xiàng)目管理程序?qū)镜年P(guān)心不僅僅是確保項(xiàng)目順當(dāng)開(kāi)展。本茲選擇的程序是Mindjet公司的MindManager，同時(shí)也變成了他組織的一個(gè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)工具(最新版本MindManage

2、r Pro 7標(biāo)價(jià)為349美元，量大可優(yōu)待;假如你想試一下界面如何，該公司還供應(yīng)免費(fèi)試用21天的機(jī)會(huì)。)作為創(chuàng)辦于1975年的非營(yíng)利性組織，Healthwise與管理醫(yī)療保健組織(如Kaiser Permanente)、消費(fèi)者門戶(如WebMD)以及數(shù)百家醫(yī)院合作，供應(yīng)消費(fèi)者所需的信息，關(guān)心他們作出明智的醫(yī)療決策。這家組織稱之為“信息醫(yī)療”(Information Therapy)。可是說(shuō)到管理其內(nèi)部的項(xiàng)目信息，包括將來(lái)發(fā)布產(chǎn)品線要用到的眾多醫(yī)療相關(guān)內(nèi)容，這家組織大約在兩年前熟悉到需要“動(dòng)一番手術(shù)”。該組織共有50名技術(shù)員工和211名員工，所使用的項(xiàng)目管理工具形形色色，包括微軟Project和

3、微軟Visio。當(dāng)時(shí)它開(kāi)頭在開(kāi)發(fā)一條簡(jiǎn)單的新產(chǎn)品線，名為Ix HealthMastery Campaigns。這是一系列供應(yīng)信息的程序，向消費(fèi)者發(fā)送通過(guò)電子郵件發(fā)送的眾多信息、調(diào)查表和提示內(nèi)容，涉及哮喘、背部痛苦和戒煙等主題。這個(gè)項(xiàng)目需要一支成員各異的小組親密聯(lián)系。Healthwise負(fù)責(zé)發(fā)布HealthMastery的軟件工程師莉薩奧圖爾說(shuō)：“我們有支小組負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目，包括編程員、項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)人員等不同成員?！?奧圖爾不向本茲匯報(bào)，而是直接向負(fù)責(zé)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的公司副總裁匯報(bào)。)她說(shuō)：“我們需要一種方法來(lái)開(kāi)發(fā)思路，那樣大家都能看到項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r?！彼终f(shuō)，公司有一段時(shí)間也試過(guò)開(kāi)小組會(huì)議時(shí)在黑板上

4、貼便條紙的方法，雖然便條紙能描述相關(guān)問(wèn)題，但無(wú)法組織管理相關(guān)的電子文件。正如本茲指出的那樣，很多公司其實(shí)到頭來(lái)使用Excel來(lái)運(yùn)作項(xiàng)目(如Healthwise發(fā)布新產(chǎn)品的項(xiàng)目)，這完全是由于我們都熟識(shí)這一用戶界面。他補(bǔ)充說(shuō)，但這其實(shí)是個(gè)錯(cuò)誤?！跋馱ord或者Excel這些程序是線性的，根本處理不了發(fā)布活動(dòng)的不同方面?！眻D表取代清單這家組織內(nèi)部的一些人使用MindManager，開(kāi)了頭腦風(fēng)暴會(huì)后打算使用Mindjet公司的這個(gè)程序，此后卻主要成了一個(gè)組織和項(xiàng)目管理工具。MindManager讓用戶可以獵取表示某個(gè)思路或項(xiàng)目的可視化圖表，附帶全部的分支和部分。本茲說(shuō)：“我們發(fā)覺(jué)可以進(jìn)一步發(fā)掘Min

5、dManager的功能，用于產(chǎn)品開(kāi)發(fā)?！迸c微軟Project這些廣泛適用的任務(wù)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理程序相比，MindManager程序顯得非同尋常，由于它側(cè)重于圖形化圖表。任何人都可以使用MindManager：只要繪制圖形化圖表，這吸引了并不精通項(xiàng)目管理的人。有些項(xiàng)目管理程序迫使人們從設(shè)計(jì)包括項(xiàng)目里程碑、日期和小組成員的清單開(kāi)頭著手，這可能會(huì)讓你覺(jué)得在填寫沒(méi)完沒(méi)了的電子表格。本茲發(fā)覺(jué)，企業(yè)用戶幾乎不需要學(xué)習(xí)MindManager程序，即可上手。另外，由于XML功能，它讓用戶可以直接從可視化“圖表”鏈接至相關(guān)的項(xiàng)目文檔。就拿Healthwise來(lái)說(shuō)，鏈接可把用戶直接帶到與HealthMastery產(chǎn)品

6、線內(nèi)部的15項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)有關(guān)的全部文檔。這條新產(chǎn)品線的開(kāi)發(fā)小組(包括醫(yī)生和IT人員)起初使用MindManager用于設(shè)計(jì)和創(chuàng)作內(nèi)容，隨后用于實(shí)施、最終作為檢測(cè)矩陣(testing matrix)，從而確保每項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)的全部方面都井然有序。HealthMastery的每項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)傳達(dá)不同的訊息，這取決于患者對(duì)某些問(wèn)題有什么響應(yīng)，譬如他們的精神健康是否消失了反復(fù)或者變化。所以，這個(gè)可視化圖表上有一系列條件分支結(jié)構(gòu)和定時(shí)觸發(fā)器。奧圖爾說(shuō)：“我們的圖表被這里的人奉為寶典?！眾W圖爾說(shuō)，該程序的可視化外觀感覺(jué)吸引了從事這個(gè)項(xiàng)目的成員各異的小組。她說(shuō)：“用戶樂(lè)觀采納它的速度之快著實(shí)讓我驚訝。假如你把它與微軟

7、Visio(這是個(gè)優(yōu)秀工具)比一下，會(huì)發(fā)覺(jué)Visio用起來(lái)有點(diǎn)難。我手下有一名編程員試圖用Visio來(lái)繪 圖，結(jié)果聽(tīng)到她從辦公室里傳出尖聽(tīng)聲。有些醫(yī)生仍把每樣?xùn)|西寫在紙上?！北酒澓蛫W圖爾指出，公司的一些IT員工如今仍使用Visio，但他們沒(méi)有要求最終用戶這么做。IT員工還使用微軟的Visual Studio Team System和Team Foundation Server，以支持小組的靈敏開(kāi)發(fā)方法。IT人員還發(fā)覺(jué)，MindManager程序?qū)|(zhì)量保證項(xiàng)目有所關(guān)心。本茲說(shuō)，其中一個(gè)發(fā)布產(chǎn)品預(yù)備測(cè)試時(shí)，你要做的就是打開(kāi)圖表。這是由于，圖表會(huì)鏈接至消費(fèi)者在發(fā)布活動(dòng)期間收到的每一部分內(nèi)容，涉及治療

8、哮喘等主題。圖表還鏈接至管理哪個(gè)部分在何時(shí)被發(fā)送的觸發(fā)器和規(guī)章。他說(shuō)：“這就可以做成完備的測(cè)試文檔。你看了每個(gè)動(dòng)作后，會(huì)問(wèn)它有合理的問(wèn)題分支、合理的問(wèn)題、合理的基于時(shí)間的觸發(fā)器嗎?”譬如說(shuō)，針對(duì)剛被查出患有哮喘的病人和懷孕病人，系統(tǒng)會(huì)按不同的次序、發(fā)送不同的材料。Healthwise必需確保系統(tǒng)在合適的時(shí)間發(fā)送合適的材料。如今，這家組織連續(xù)開(kāi)發(fā)HealthMastery內(nèi)部的新發(fā)布產(chǎn)品，使用MindManager完成開(kāi)發(fā)到測(cè)試的工作。本茲說(shuō)，在項(xiàng)目開(kāi)頭階段，小組成員經(jīng)常會(huì)在會(huì)議室的平板顯示屏上顯示Mindjet圖表，開(kāi)頭爭(zhēng)論。每個(gè)發(fā)布產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)從頭到尾需要10周到12周。本茲說(shuō)：“要不是它(M

9、indManager)，小組中的每個(gè)人要花比目前更多的時(shí)間來(lái)完成發(fā)布產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)?！眾W圖爾說(shuō)，展望將來(lái)，該組織會(huì)設(shè)法把更多的內(nèi)部數(shù)據(jù)連接到Mindjet圖表，并調(diào)查這些圖表是否可以推廣到消費(fèi)者，從而以更加結(jié)構(gòu)化的方式來(lái)收集及供應(yīng)信息。Healthwise盼望看到開(kāi)發(fā)商們下一步對(duì)這種技術(shù)實(shí)行什么樣的動(dòng)作呢?奧圖爾說(shuō)：“進(jìn)入到企業(yè)圖表服務(wù)器層面將是下一大步，以便可以在服務(wù)器集中供應(yīng)圖表;多個(gè)用戶可同時(shí)共享及更新?！盚ealthwise的本茲說(shuō)，歸根結(jié)底，IT主管應(yīng)當(dāng)考慮清晰諸如此類的項(xiàng)目管理程序除了僅僅跟蹤日期和里程碑外，還有什么樣的功能。他說(shuō)：“MindManager或許是貴組織的一項(xiàng)顛覆性技術(shù)，幾乎不需要什么培訓(xùn)，而且各個(gè)級(jí)別的員工都能以創(chuàng)新的方式將它用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、內(nèi)容創(chuàng)作、項(xiàng)目實(shí)施及質(zhì)量保證?！睂?shí)施要點(diǎn)Healthwise的首席技術(shù)官尼爾本茲在實(shí)施Mindjet的MindManager、用于項(xiàng)目管理及新產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，學(xué)到了這些珍寶閱歷。1、以一種循序漸進(jìn)的方式為貴組織引入程序，首先將它用于跨部門的頭腦風(fēng)暴會(huì)。2、強(qiáng)調(diào)用戶界面，由于有些項(xiàng)目管理程序注意內(nèi)容簡(jiǎn)單的