醫(yī)用耗材及其他耗材采購流程

1、醫(yī)用耗材及其他耗材采購流程流程編號：4管理狀態(tài)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)部門日期流程生效A次修訂第二次修訂流程歸口牽頭負(fù)責(zé)部門：設(shè)備物資處流程修訂內(nèi)容：、業(yè)務(wù)層面控制目標(biāo)序號控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別1確保歸口明確合理的管理流程崗位職責(zé)有效防范舞弊和預(yù)防腐敗2確保采購物資符合國家法規(guī)與醫(yī)院制度合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)3采購預(yù)算和計劃編制合理，采購活動按照醫(yī)院的業(yè)務(wù)計劃有序開展。合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)4采購依據(jù)充分、合理，相關(guān)審批程序規(guī)范、 完善，采購的貨物或服務(wù)符合業(yè)務(wù)需要。有效防范舞弊和預(yù)防腐敗5米購方式合理，授權(quán)審批規(guī)范，米購程序管理合理、合規(guī)。合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)二、適用范圍（部門、

2、采購對象，及明確不涉及具體臨床業(yè)務(wù)管理控制）適用于全院范圍內(nèi)使用的一次性醫(yī)用耗材、醫(yī)用器械、植、介入耗材以及辦公用品、勞防用品、五金工具及日用品等的準(zhǔn)入、審批、采購、領(lǐng)用工作。、內(nèi)控制度制度及編號序號制度名稱制度編號和文號發(fā)文部門發(fā)文日期1醫(yī)疔器械（耗材）管理制度設(shè)備物資處2014.1.12醫(yī)學(xué)裝備（醫(yī)療器械）管理委員會工作制度設(shè)備物資處2014.1.13高值耗材采購制度和流程設(shè)備物資處2014.1.14新增醫(yī)療器械管理制度設(shè)備物資處2014.1.15物資招標(biāo)采購實(shí)施辦法設(shè)備物資處2014.1.16一次性醫(yī)療用品采購制度設(shè)備物資處2014.1.17一般物資評價米購制度設(shè)備物資處2014.1.1

3、四、流程關(guān)鍵風(fēng)險控制崗位及不相容職責(zé)分工（全過程）崗位姓名所屬部門崗位職責(zé)說明科室負(fù)責(zé)人主任負(fù)責(zé)所有耗材米購審批。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人所有臨床科室負(fù)責(zé)耗材付款申請審批。關(guān)鍵崗位1庫房保管員負(fù)責(zé)耗材入庫驗(yàn)收、出庫、盤點(diǎn)。關(guān)鍵崗位2庫房保管員負(fù)責(zé)耗材入庫驗(yàn)收、出庫、盤點(diǎn)。關(guān)鍵崗位3庫房保管員負(fù)責(zé)耗材入庫驗(yàn)收、出庫、盤點(diǎn)。關(guān)鍵崗位4庫房主管匯總領(lǐng)用申請，布置出庫指令，轉(zhuǎn)發(fā)米購需求，出入庫/息管理。產(chǎn)品資質(zhì)定期審驗(yàn)關(guān)鍵崗位5采購員匯總審核米購申請，制作電子訂單并發(fā)送，審核出、入庫單財務(wù)部門財務(wù)發(fā)票及入庫單審核、付款計劃制作、庫房盤點(diǎn)、制作財務(wù)報表專業(yè)委員會審核新進(jìn)耗材、試劑審批主管分院長審核新進(jìn)耗材、試劑審

4、批，每月耗材賬務(wù)付款審批五、流程圖說明1、總述(1)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)建立健全耗材采購管理制度，包括采購目錄建立、目錄更改、目錄作廢、 采購審批、采購執(zhí)行、使用監(jiān)控等制度。合理設(shè)置耗材采購決策機(jī)構(gòu)、工作機(jī)構(gòu)，執(zhí)行機(jī)構(gòu)，明確耗材采購業(yè)務(wù)管 理各機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)，確保采購目錄管理、采購審批、采購執(zhí)行、使用監(jiān)控等不 相容崗位相互分離。采購目錄管理、采購審批、采購執(zhí)行的控制流程應(yīng)當(dāng)清晰嚴(yán)密， 對采購目 錄管理、采購審批、采購執(zhí)行、使用監(jiān)控等流程應(yīng)有明確的規(guī)定。(2)存在的風(fēng)險風(fēng)險編號風(fēng)險描述R1耗材采購管理制度不健全，造成管理效率低下。R2崗位職責(zé)分工不合理，不相容崗位未分離，造成管理效率低下。R3耗材采購管

5、理沒有適當(dāng)審批或?qū)徟綑?quán)，可能會出現(xiàn)重大差錯、舞弊、欺詐行為，從 而導(dǎo)致醫(yī)院遭受巨大損失。2、醫(yī)用耗材及其他耗材采購目錄建立(1)控制痕跡新增醫(yī)療器械申請表 、醫(yī)學(xué)裝備(醫(yī)療器械)管理委員會會議記錄、萬達(dá)系統(tǒng)耗 材字典數(shù)據(jù)(2)流程詳述新增醫(yī)療器械指從未在醫(yī)院使用過或由于長期不使用而從醫(yī)院收費(fèi)項(xiàng)目與庫房目錄中取消，醫(yī)院采購目錄中不存在的醫(yī)療器械。同類器械的不同品牌或造成價格上升的不同規(guī)格也屬于新增醫(yī)療器械范圍。A1新增醫(yī)療器械申請表(見附件)由臨床使用人員填寫，必須科室內(nèi)部討論通過并經(jīng) 科主任審核簽字后，方能向醫(yī)院正式提交。B1新增醫(yī)療器械申請表首先由設(shè)備物資處進(jìn)行初步論證，初步論證通過后提交

6、醫(yī)療器 械管理委員會討論。初步論證主要包括:醫(yī)療器械的“三證”，產(chǎn)品本身與供應(yīng)渠道的合法性。植入性醫(yī)療器械應(yīng)加入相關(guān)的可追溯系統(tǒng)，擁有條碼。申請科室的耗材使用情況，耗材費(fèi)用嚴(yán)重超標(biāo)的不得申請。目錄內(nèi)是否有同類產(chǎn)品，對同類產(chǎn)品是否具有價格和性能上的優(yōu)勢。是否具備醫(yī)保代碼。有無相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。C1此外，新增醫(yī)療器械申請表還需要送交醫(yī)務(wù)處、醫(yī)保處、財務(wù)處、院感染科、護(hù)理部等相關(guān)職能部門，由各科室從自身職能的角度填寫意見，供醫(yī)療器械管理委員會參考。D1醫(yī)療器械管理委員會不定期舉行會議，討論近期的新增醫(yī)療器械申請。新增醫(yī)療器械每次討論需有10%勺淘汰比例，或者超過20%的專家反對進(jìn)入的， 作為淘汰，不允許

7、在我 院使用。B2決議通過后，設(shè)備物資處負(fù)責(zé)組織招標(biāo)或談判，決定準(zhǔn)入產(chǎn)品的供應(yīng)商及價格。采 購方式包括：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價和單一來源采購等，其競爭性依次降盡可能地選用競爭性強(qiáng)的采購方招標(biāo)或談判結(jié)果公示后，與中選供是為耗材采購目錄醫(yī)療器械(耗材)低。應(yīng)該在客觀評估供應(yīng)風(fēng)險和充分的需求論證的基礎(chǔ)上, 式。辦公、勞防用品等非醫(yī)用的其他耗材采取評價采購, 應(yīng)商簽訂供銷協(xié)議并錄入萬達(dá)物資管理系統(tǒng)的字典數(shù)據(jù)。原則上每兩年重新招標(biāo)一次，重新選定供應(yīng)商與價格。C2供銷協(xié)議經(jīng)審批流程審批通過方能生效D1院紀(jì)委全程現(xiàn)場監(jiān)督招標(biāo)、談判工作(3)流程控制要求業(yè)務(wù)科室新增醫(yī)療器械申請表必須科室內(nèi)部討論

8、通過并經(jīng)科主任審核簽字后，方能向醫(yī)院正式提交設(shè)備物資處匯總并初步論證過程中，需送交醫(yī)務(wù)處、醫(yī)保處、財務(wù)處、院感染科、護(hù)理部等相關(guān)職能部門，由各科室從自身職能的角度填寫意見，供醫(yī)療器械管理委員會參考。新增醫(yī)療器械每次討論需有 10%勺淘汰比例，或者超過 20%的專家反對進(jìn)入的，作 為淘汰，不允許在我院使用。(4)存在的主要風(fēng)險風(fēng)險編號風(fēng)險描述R1新增醫(yī)用耗材與目錄內(nèi)耗材功能重復(fù)產(chǎn)生糾紛或資質(zhì)不全增大醫(yī)療風(fēng)險R2新增醫(yī)用耗材價格不合理等，影響公共資金使用效率R3無醫(yī)用耗材采購目錄即執(zhí)行采購，導(dǎo)致資金使用風(fēng)險（5）風(fēng)險控制對關(guān)應(yīng)鍵不 相控風(fēng)控控制險制制關(guān)鍵控活對應(yīng)制控制痕跡風(fēng)險描述具體控制措施容動編

9、目措制措施職度號標(biāo)施類務(wù)編編型號號新增醫(yī)用耗材設(shè)備物新增醫(yī)疔器械申 請表（見附件）由申新增醫(yī)與目錄內(nèi)耗材資處及預(yù)新增醫(yī)療設(shè)備物資處及相疔器械功能重復(fù)產(chǎn)生相關(guān)職請/器械機(jī)#糾紛或資質(zhì)不關(guān)職能部門論證審防能部門型管理制 度表審核后由醫(yī)療器核全增大醫(yī)療風(fēng)論證審械管理委員會審險核議新增醫(yī)用耗材新增醫(yī)用耗材采購 前應(yīng)進(jìn)行詢價比申預(yù) 防醫(yī)疔器醫(yī)學(xué)裝備價格不合理等，采購前（醫(yī)疔器應(yīng)詢價價，確定合格的供請/械（耗影響公共資金審型械）管理比價應(yīng)商，減少資金風(fēng)材）管 理制度使用效率核委員會會險議記錄無醫(yī)用耗材采填寫醫(yī)使用部門必須填寫申預(yù)醫(yī)疔器購目錄即執(zhí)行用耗材醫(yī)用耗材領(lǐng)用申防萬達(dá)系統(tǒng)請，經(jīng)過相關(guān)審批請/ 審型械（

10、耗采購，導(dǎo)致資金耗材字典領(lǐng)用申部門審核后才能進(jìn)材）管請核理制度數(shù)據(jù)使用風(fēng)險行采購計劃供應(yīng)商頻繁更 改，影響供應(yīng)穩(wěn)更名談 判下調(diào)供應(yīng)商每次更名，申請/ 審預(yù) 防醫(yī)疔器談判記錄械（耗 材）管 理制度都必須通過談判下型米購價 格定調(diào)采購價格核長期不用耗材定期清 理耗材定期清理不用耗材 條目，更改供應(yīng)狀主動醫(yī)疔器 械（耗萬達(dá)系統(tǒng)占據(jù)目錄條目型材）管 理制度字典數(shù)據(jù)條目態(tài)3、醫(yī)用耗材及其他耗材采購目錄條目變更供應(yīng)商A醫(yī)用耗材及其他耗材米購目錄條目變更流程設(shè)備物資處財務(wù)、審計部門BC院紀(jì)委D目錄變更支更電請生產(chǎn)商出具有 效文件代理授權(quán) 變化參與監(jiān)督(1)控制痕跡供應(yīng)商更名、代理商變更審批表、談判記錄、萬達(dá)

11、系統(tǒng)耗材字典數(shù)據(jù)(2)流程詳述A1除產(chǎn)品停產(chǎn)、授權(quán)到期等不可抗力原因外。醫(yī)療器械不得隨意更改供應(yīng)商，一 定需要進(jìn)行變更的，應(yīng)提前向設(shè)備物資處報備，并填寫供應(yīng)商更名、代理商變更審 批表由耗材管理部門進(jìn)行審核。B1供應(yīng)商更名、變更后，耗材應(yīng)重新進(jìn)行價格談判。原則申請無理由更名的供應(yīng)商，其經(jīng)營產(chǎn)品價格應(yīng)下調(diào) 5%。由于特殊原因提出供應(yīng)商變更與價格調(diào)整的，應(yīng)提 出書面申請，在價格談判上進(jìn)行討論。C1供應(yīng)商更名，調(diào)價談判是正式的采購談判，必須要有設(shè)備物資處、財務(wù)處、審 計室、紀(jì)委等相關(guān)部門人員到場，并做好談判記錄與院務(wù)公開工作。原則上兩次供應(yīng) 商更名、調(diào)價談判之間應(yīng)相隔二周以上。D1院紀(jì)委全程現(xiàn)場監(jiān)督招

12、標(biāo)、談判工作(3)流程控制要求供應(yīng)商更名，調(diào)價談判是正式的采購談判，必須要有設(shè)備物資處、財務(wù)處、審計室、紀(jì)委等相關(guān)部門人員到場，并做好談判記錄與院務(wù)公開工作。(4)存在的主要風(fēng)險風(fēng)險編號風(fēng)險描述R4供應(yīng)商頻繁更改，影響供應(yīng)穩(wěn)定(5)風(fēng)險控制風(fēng) 險 編 號風(fēng)險描述對應(yīng) 控制 目標(biāo) 編號關(guān)鍵 控制 措施 編號關(guān)鍵控制 措施具體控制措施不 相 容 職 務(wù)控制 活動 類型對應(yīng)制度控制 痕跡供應(yīng)商頻繁更 改，影響供應(yīng) 穩(wěn)定更名價格 談判供應(yīng)商每次更 名，都必須通 過談判下調(diào)采 購價格申tf/ 審 核主動 型醫(yī)疔器械 (耗材) 管理制度談判 記錄長期不用耗材 占據(jù)目錄條目定期清理 不用耗材 條目定期清理不

13、用 耗材條目，更 改供應(yīng)狀態(tài)預(yù)防 型醫(yī)疔器械 (耗材) 管理制度萬達(dá) 系統(tǒng) 字典 數(shù)據(jù)4、醫(yī)用耗材及其他耗材采購目錄條目作廢醫(yī)用耗材及其他耗材采購目錄條目作廢流程業(yè)務(wù)部門A設(shè)備物資處B醫(yī)療器械管理委員會C財務(wù)、審計部門D院紀(jì)委E申請停用使用數(shù)據(jù)異常目錄作廢停用（1）控制痕跡醫(yī)學(xué)裝備（醫(yī)療器械）管理委員會會議記錄、萬達(dá)系統(tǒng)耗材字典數(shù)據(jù)（2）流程詳述當(dāng)醫(yī)療器械在使用過程中發(fā)現(xiàn)下列情況時，取消其準(zhǔn)入資格，從院醫(yī)療器械采購目錄中除名：1）醫(yī)療器械醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械注冊證、醫(yī)療器械經(jīng)營企 業(yè)許可證、授權(quán)許可等資質(zhì)過期失效，未能及時更新的。2）供應(yīng)商存在違反醫(yī)院相關(guān)規(guī)定或違紀(jì)、違法行為的。3

14、）醫(yī)療器械由于其本身質(zhì)量造成醫(yī)療安全事件的。4）器械供應(yīng)商在本年度供應(yīng)商評價中評定為不合格，失去本院供應(yīng)商資格的。5）在本院連續(xù)2 4個月以上未使用的一次性醫(yī)療器械，且正常使用壽命在一年以下的。其倉庫代碼狀態(tài)改為停用。6）使用科室提出申請，申請停用器械并經(jīng)醫(yī)療器械管理委員會討論通過的。B1設(shè)備物資處在收到停用申請后，立即停用相關(guān)耗材，并會同財務(wù)、審計、院紀(jì)委進(jìn)行聯(lián)合調(diào)查，核實(shí)存在問題后提請醫(yī)療器械管理委員會審議C1醫(yī)療器械管理委員會審議通過后發(fā)布決議，宣布作廢D1財務(wù)、審計部門監(jiān)測耗材費(fèi)用、配合設(shè)備物資處調(diào)查E1院紀(jì)委監(jiān)督耗材使用，配合設(shè)備物資處調(diào)查(3)流程控制要求對于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品，應(yīng)采取

15、先停用后調(diào)查的方式來處理以降低醫(yī)療安全風(fēng)險(4)存在的主要風(fēng)險風(fēng)險編號風(fēng)險描述R5對于風(fēng)險產(chǎn)品核隱患產(chǎn)品停用不及時R6長期不用耗材占據(jù)目錄條目(5)風(fēng)險控制風(fēng) 險 編 號風(fēng)險描述對應(yīng) 控制 目標(biāo) 編號關(guān)鍵 控制 措施 編號關(guān)鍵控制 措施具體控制措施不 相 容 職 務(wù)控制 活動 類型對應(yīng)制度控制 痕跡對于風(fēng)險產(chǎn)品 核隱患產(chǎn)品停 用不及時暫停使用所有相關(guān)監(jiān)管 部門均有發(fā)起 暫停使用的權(quán) 力申tf/ 審 核主動 型醫(yī)疔器械 (耗材) 管理制度長期不用耗材 占據(jù)目錄條目定期清理 耗材條目定期清理不用 耗材條目，更 改供應(yīng)狀態(tài)預(yù)防 型醫(yī)疔器械 (耗材) 管理制度萬達(dá) 系統(tǒng) 字典 數(shù)據(jù)5、醫(yī)用耗材及其他耗

16、材中領(lǐng)、采購流程(1)控制痕跡電子申請單、電子訂單、發(fā)票、入庫單、領(lǐng)用單(2)流程詳述醫(yī)院耗材供應(yīng)采取目錄采購制，即院醫(yī)療器械管理委員會審議準(zhǔn)入項(xiàng)目，院內(nèi)、外 公開招標(biāo)決定品牌和價格，招標(biāo)完成后將器械品名、品牌、規(guī)格型號、供應(yīng)商及價格等信息編入院采購目錄形成器械管理編碼。使用科室原則上只能申請采購和使用目錄上的醫(yī)療器械。A1使用科室設(shè)置專門的物資申請人員(一般為科室主任與護(hù)士長)，由設(shè)備物資處分配物資申領(lǐng)系統(tǒng)賬號與密碼。 物資申領(lǐng)系統(tǒng)賬號與密碼是科室申請醫(yī)療器械與物資的 唯一途徑，申請人員應(yīng)妥善保管， 不得泄露，由于賬號密碼泄露造成的一切損失全部由保管人員自行承擔(dān)B1物資申請人員使用賬號密碼登

17、陸醫(yī)院物資申領(lǐng)系統(tǒng)，從物資供應(yīng)目錄中選取所 需申請的醫(yī)療器械品名，規(guī)格，數(shù)量，審核無誤后提交，生成訂單。C1設(shè)備物資處管理人員對訂單進(jìn)行處理，其中有庫存的物資轉(zhuǎn)給相應(yīng)倉庫的倉庫 管理員安排出庫與配送。無庫存物資訂單應(yīng)轉(zhuǎn)給相應(yīng)的訂貨人員進(jìn)行訂貨與配送。E1采購員對采購申請進(jìn)行審核，生成電子訂單并采購D2所有在本院使用的物資與醫(yī)療器械，都必須先送達(dá)設(shè)備物資處庫房，由專職的 管理人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的方可入庫與配送。A3貨物配送至臨床科室，清點(diǎn)驗(yàn)收后由護(hù)士長或科主任完成簽收C3庫房主管匯總發(fā)票及入庫單，提請付款，匯總領(lǐng)用單并通過系統(tǒng)錄入庫房臺賬。E3采購員確認(rèn)發(fā)票及入庫單F3設(shè)備物資處主任審批發(fā)票及入庫單，提交財務(wù)付款G3財務(wù)執(zhí)行付款流程并記賬(3)流程控制要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立自身完善的醫(yī)用耗材采購管理制度，明確管理范圍和職責(zé)。(4)存在的主要風(fēng)險風(fēng)險編號風(fēng)險描述R7未經(jīng)申請直接米購，導(dǎo)致資金使用風(fēng)險R8出入庫數(shù)據(jù)出入，影響庫存數(shù)據(jù)，造成實(shí)際庫存不足或積壓(5)風(fēng)險控制對關(guān)風(fēng)應(yīng)控鍵 控不 相 容 職 務(wù)控 制險 編風(fēng)險描述制 目制 措關(guān)鍵控制措施具體控制措施活 動對應(yīng)制