如何提高綜合辦公室工作效率

1、如何提高綜合部辦公室的工作效率關(guān)鍵詞：項(xiàng)目綜合管理；辦公室；工作效率隨著項(xiàng)目工程進(jìn)度的不斷加快加大，綜合部辦公室已成為項(xiàng)目部一個(gè)日益重要的部門，承擔(dān)著項(xiàng)目綜合管理的重任。綜合部是整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作的中樞，作為一個(gè)綜合性的管理部門，它起著上傳下達(dá)、溝通左右、保證項(xiàng)目部各項(xiàng)工作正常運(yùn)作的作用。隨著項(xiàng)目工程進(jìn)度的加快加大，辦公室的任務(wù)也越來(lái)越繁重和復(fù)雜，為了更好地發(fā)揮其督察、協(xié)調(diào)和服務(wù)的職能，恰當(dāng)?shù)靥幚砗庙?xiàng)目各個(gè)部門之間的關(guān)系，解決好項(xiàng)目的各項(xiàng)事務(wù)，綜合部辦公室必須改進(jìn)工作方式，努力提高工作質(zhì)量與工作效率，以此來(lái)滿足項(xiàng)目工程進(jìn)度發(fā)展的要求。一、綜合部辦公室的職能要改進(jìn)工作思路，提高工作效率，必須對(duì)項(xiàng)目綜合

2、部辦公室的工作職能有一個(gè)準(zhǔn)確的定位，只有權(quán)責(zé)明確，才能各司其職，提高效率。辦公室職能總的來(lái)說(shuō)，有以下方面：（一）上傳下達(dá)、檢查監(jiān)督與綜合協(xié)調(diào)項(xiàng)目部辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對(duì)外接受項(xiàng)目職能部門工作任務(wù)的橋梁和紐帶”，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。對(duì)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，辦公室要認(rèn)真落實(shí)，并就任務(wù)的實(shí)施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)完成情況，保證各項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；針對(duì)項(xiàng)目部職工的意見和建議，辦公室要及時(shí)匯總，向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)反饋，并將領(lǐng)導(dǎo)的批示傳達(dá)給相關(guān)部門。由于辦公室的工作量大、事務(wù)繁雜、服務(wù)對(duì)象多種多樣，在繁雜的行政事務(wù)中，勢(shì)必出現(xiàn)不同意見和各種矛盾，這時(shí)辦

3、公室工作人員必須在協(xié)調(diào)、溝通上下功夫，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)部門間的關(guān)系，保證項(xiàng)目各項(xiàng)工作順利開展，保障項(xiàng)目部擁有一個(gè)良好的工作環(huán)境。（二）輔助決策，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目部辦公室在執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)過(guò)程中，接觸面廣，信息量大，能夠準(zhǔn)確把握項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，職工工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。此時(shí)，項(xiàng)目部辦公室除了協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理項(xiàng)目日常工作之外，還應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)制定合理有效的政策提供信息和建議，從而使項(xiàng)目職工更好的工作。（三）做好后勤，服務(wù)職工辦公室工作千頭萬(wàn)緒，一言以蔽之就是服務(wù)。除了協(xié)調(diào)工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)之外，辦公室還要承擔(dān)會(huì)議安排、重要文件收發(fā)、接待各種來(lái)訪、物資采購(gòu)、調(diào)派車輛、伙食保障、組織項(xiàng)目部相關(guān)活動(dòng)等事務(wù)，如此繁

4、雜的事務(wù)就要求辦公室工作人員能夠盡其所能、忙而不亂，把服務(wù)工作做到盡善盡美。（四）營(yíng)造良好的工作環(huán)境的職能項(xiàng)目部辦公室必須在營(yíng)造良好的工作環(huán)境中起到主導(dǎo)作用，主動(dòng)承擔(dān)營(yíng)造良好的工作環(huán)境的職能，努力為項(xiàng)目部營(yíng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)、健康的工作環(huán)境。（五）對(duì)外窗口職能項(xiàng)目部辦公室還負(fù)責(zé)項(xiàng)目部對(duì)內(nèi)、對(duì)外宣傳的工作；負(fù)責(zé)回答負(fù)責(zé)編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)，項(xiàng)目信息的宣傳與監(jiān)管。組織、協(xié)助項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)接待重要來(lái)訪，處理信訪等。二、項(xiàng)目部辦公室管理中存在的問(wèn)題（一）項(xiàng)目公務(wù)用車數(shù)量不足，個(gè)別司機(jī)對(duì)辦公室用車安排有疑義隨著近來(lái)項(xiàng)目工程進(jìn)度的不段加快加大，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)車輛使用的需求也越來(lái)越大，項(xiàng)目部?jī)H有的六輛公務(wù)用車已無(wú)法滿足日益加大的用

5、車需求。由于項(xiàng)目部日益加大的用車需求，導(dǎo)致辦公室對(duì)公務(wù)用車安排變得日益頻繁，項(xiàng)目司機(jī)的工作量也隨之日益加重，這也就使得個(gè)別司機(jī)對(duì)辦公室用車安排存在不理解，對(duì)辦公室用車安排有意見，對(duì)工作可能變得不積極。（二）食堂管理復(fù)雜，工作難度大作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和職工前線工作的伙食來(lái)源，食堂是一個(gè)很重要的部門，如何合理規(guī)范的管理好食堂，為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和職工提供良好的伙食就尤為重要。然而項(xiàng)目部人員眾多，大部分人口味又各不相同，使食堂飯菜無(wú)法滿足每個(gè)人的口味。項(xiàng)目部食堂的工作人員手藝各有不同、有好有壞，這也就使食堂飯菜的味道無(wú)法得到更好的保證。項(xiàng)目部食堂作為一個(gè)有償部門，他不僅要考慮到項(xiàng)目伙食的提供還要考慮到各種伙食來(lái)源

6、的花費(fèi)，這也就使得食堂管理更加復(fù)雜。三、提高項(xiàng)目部辦公室工作效率的途徑根據(jù)本文對(duì)辦公室職能的定位和目前辦公室管理中存在的主要問(wèn)題的分析，提高項(xiàng)目部辦公室的工作效率，應(yīng)該從以下方面入手：（一）：努力提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)員工的素質(zhì)直接決定工作效率與質(zhì)量，作為辦公室工作的執(zhí)行者，他們必須具備以下方面的素質(zhì)：良好的工作能力、良好的溝通能力、良好的服務(wù)意識(shí)、不怕麻煩的工作心理等。項(xiàng)目辦公室一概通過(guò)不斷的溝通、學(xué)習(xí)知識(shí)，提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)。隨著辦公室工作人員的素質(zhì)不斷提高，辦公室的工作效率也會(huì)隨之不斷提高。（二）：變被動(dòng)為主動(dòng)，提高服務(wù)意識(shí)首先，辦公室人員要增強(qiáng)自己的服務(wù)意識(shí)，要清楚地認(rèn)

7、識(shí)到自己工作的價(jià)值是通過(guò)服務(wù)體現(xiàn)出來(lái)的，要變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)承擔(dān)起自己的工作職責(zé)，認(rèn)真地服務(wù)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和職工。其次，要提高服務(wù)的本領(lǐng)，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓領(lǐng)導(dǎo)和職工滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，掌握相應(yīng)的服務(wù)技巧，優(yōu)化服務(wù)程序，使服務(wù)工作既及時(shí)周到又不出差錯(cuò)。（三）：增加項(xiàng)目公務(wù)用車，做好用車安排隨著近來(lái)項(xiàng)目工程進(jìn)度的不段加快加大，項(xiàng)目部?jī)H有的六輛公務(wù)用車已無(wú)法滿足項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和職工的用車需求，辦公室討論研究，決定應(yīng)該向領(lǐng)導(dǎo)反映當(dāng)前用車需求情況，請(qǐng)求項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)增加公務(wù)用車，緩解用車壓力。做好與司機(jī)的溝通工作，及時(shí)向司機(jī)講解當(dāng)前項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和職工的用車情況及用車安排，做好各個(gè)司機(jī)的思想工作，解除司機(jī)對(duì)安排用車的疑義，提高司機(jī)的工作效率。（四）：做好食堂管理工作，改善食堂伙食狀況項(xiàng)目部人員眾多，每個(gè)人的口味有所相同，為改善食堂伙食狀況,辦公室會(huì)匯報(bào)工程局安排炊事員的培訓(xùn)和相互交流工作，提高炊事員廚藝，使我項(xiàng)目伙食做到花樣繁多，營(yíng)養(yǎng)均衡。另外關(guān)于食堂花費(fèi)問(wèn)題，經(jīng)辦公室討論研究后提交領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目上決定盡其所能，就算食堂虧損也會(huì)保證食堂的伙食提供，確保食堂飯菜質(zhì)量和花樣，為領(lǐng)導(dǎo)和職工前線工作做好準(zhǔn)備。四、結(jié)論隨著項(xiàng)目工程進(jìn)度的加快加大，項(xiàng)目工