醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

1、醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究    【摘要】近年來，醫(yī)院綜合檔案管理越來越受到重視，本文通過調(diào)查分析以及在工作中總結(jié)醫(yī)院綜合檔案管理工作中存在的一些主要問題，并分析其產(chǎn)生的原因，提出了相應(yīng)的對策。 【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；綜合檔案；現(xiàn)狀；對策 文章編號：1004-7484（2013）-02-0917-01 1 醫(yī)院綜合檔案管理存在的現(xiàn)狀問題及其原因分析 1.1 檔案建立不齊全，“綜合檔案”名不副實(shí) 通過問卷的方式針對人事檔案、文秘檔案、財(cái)會檔案、科研檔案、病案檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、基建檔案和影像檔案的建立情況，隨機(jī)調(diào)查了附近兩個城市的10家醫(yī)院，統(tǒng)計(jì)結(jié)果見下表

2、： 通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，綜合檔案管理名不副實(shí)，在被調(diào)查的10家醫(yī)院中，有7家醫(yī)院沒有建立影像檔案，占被調(diào)查總數(shù)的70%：有6家醫(yī)院沒有建立基建檔案和科研檔案，占被調(diào)查醫(yī)院總數(shù)的60%；有3家醫(yī)院沒有建立醫(yī)療設(shè)備檔案，占被調(diào)查總數(shù)的40%。而人事檔案、文秘檔案、財(cái)會檔案、病案和統(tǒng)計(jì)檔案10家醫(yī)院都有建立，但是通過與相關(guān)的工作人員交談了解到，其完整度也不盡人意。其中文秘檔案和人事檔案完整度比較好，相對來說比較完善，內(nèi)容也比較詳盡，材料比較全。會計(jì)檔案、病案檔案也比較好，雖然收入的材料不是很全面，但是還算完整。而建立起來的醫(yī)療設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案和影像檔案，也只是“建了而已”，不僅內(nèi)容極其不詳，而

3、且除了紙質(zhì)材料外，幾乎很難見到影像的材料和相片材料。究其原因主要有：一是資金不到位，沒有條件去做影像或相片的材料檔案；二是檔案管理人員收集檔案時存在實(shí)際困難，導(dǎo)致檔案不完整；三是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，認(rèn)為醫(yī)院只要看好病，不出差錯就好，“治病救人為主”。 1.2 檔案變成“收藏品”，利用率非常低下 本次的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多醫(yī)院的綜合檔案室的建立往往是為了應(yīng)付上一級的檢查，其利用率較低，6家醫(yī)院的綜合檔案利用率也相當(dāng)?shù)?，雖然偶爾有查閱檔案的情況，但是也局限于相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，普通醫(yī)護(hù)人員很少有人查閱檔案資料。相對而言，三級甲等醫(yī)院的檔案利用度較高，特別是科研檔案及醫(yī)療設(shè)備檔案利用極高。其原因主要有：一是檔案室

4、沒有對全體職工開放，想查閱檔案材料的人不方便借閱查看；二是檔案管理人員不敢輕易將檔案借出，以免損壞或丟失造成不可彌補(bǔ)的后果；三是許多醫(yī)院缺乏掌握相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識、又能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，同時又缺乏資金引入相應(yīng)的管理軟件，許多檔案也只能存放在檔案室里，鎖在檔案柜中。 1.3 協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)不健全，資源共享難破冰 近年來，醫(yī)院綜合檔案管理雖然越來越被重視，但是仍然存在著以下一些問題：一是不同的醫(yī)院檔案管理部門，他們所使用的檔案管理軟件也不相同，從而使各醫(yī)院的檔案無法自由地交換相關(guān)的數(shù)據(jù)；二是許多醫(yī)院認(rèn)為自己醫(yī)院的檔案內(nèi)容是自己的“專利”，是自己的“隱私”，不愿意與他人共享。其主要原因是沒有一

5、個健全的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)從中加以協(xié)調(diào)，想辦法把管理軟件統(tǒng)一，盡力將資源共享，以便造成資源浪費(fèi)，也便于相互取長補(bǔ)短。 1.4 信息化程度不高，編研非常有限 工作中發(fā)現(xiàn)，在綜合檔案管理過程中，想要實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的編研，讓檔案的價(jià)值得到進(jìn)一步的開發(fā)和利用是件非常難的事。通過向這10家檔案管理人員詢問，得到的回答也是和筆者有著同樣的感受，幾乎是做不了太多的編研工作，普遍是檔案材料送過來后，進(jìn)行一個簡單的整理和歸類，然后進(jìn)行存放便完事大吉。究其原因主要有：一是資金不足，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度不高。而由于檔案管理的信息化程度不高，沒有相關(guān)的硬件設(shè)施和相關(guān)的軟件支撐，檔案室無法通過人力來完成更加綜合、更加宏觀、更加整

6、體的檔案信息，無法在短時間內(nèi)迅速檢索到檢閱者所需要的所有的檔案資料和相關(guān)材料，更無法進(jìn)行進(jìn)一步的編研；二是檔案管理人員的個人素質(zhì)不高，對檔案的進(jìn)一步編研束手無策，從而使檔案的價(jià)值無法進(jìn)一步開發(fā)和利用。 2 應(yīng)對醫(yī)院綜合檔案管理問題的對策 2.1 加大資金投入 要想使綜合檔案管理能夠達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求，首先要加大資金的投入，有了資金，才能建立規(guī)范的各類檔案庫房，才能使醫(yī)院的檔案網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境得到建立，才能有實(shí)力對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其素質(zhì)。使檔案管理工作邁上更高的臺階。 2.2 建立名副其實(shí)的綜合檔案室 不僅要有專人責(zé)任檔案管理，還要根據(jù)檔案的類別不同，分別設(shè)置既懂專業(yè)，又懂檔案管理的人員進(jìn)行

7、管理。同時，院領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識，由領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案室的建設(shè)和管理工作，只由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)各辦公室、醫(yī)務(wù)室等部門的工作關(guān)系，以便相關(guān)的檔案材料能夠及時而全面地送交到檔案室的相關(guān)管理人員手中，及時進(jìn)行歸檔管理。并制定相關(guān)的制度，落實(shí)責(zé)任。 2.3 建立健全檔案綜合管理的機(jī)構(gòu) 通過檔案綜合管理機(jī)構(gòu)，不僅能夠?qū)n案及時歸檔管理，而且還能夠通過管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)作用，使各醫(yī)院檔案管理統(tǒng)一使用相同的管理軟件，并通過這樣的軟件將不同的醫(yī)院中所有相關(guān)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行自由的交換，使各自“獨(dú)立”“獨(dú)享”的“專利”“隱私”都能拿出來得以共享，從而實(shí)現(xiàn)全院乃至各院之間的各門類的檔案形成一個有機(jī)整體，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范系統(tǒng)地

8、進(jìn)行整理，統(tǒng)一分類編號，從而避免資源的大量浪費(fèi)，促進(jìn)醫(yī)院之間的相互學(xué)習(xí)，以便取長補(bǔ)短。 2.4 加強(qiáng)編研工作，重視檔案的深度開發(fā)和利用 通過對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員的工作能力得到提高，通過改善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提高檔案管理的信息化水平，在這些基礎(chǔ)性的工作做好的基礎(chǔ)上，借助于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的辦公環(huán)境，進(jìn)一步做好信息檢索、匯總分析和專題跟蹤等編研工作便有了保證，對檔案信息資源按專題和類別進(jìn)行二次甚至三次加工、提煉和深層開發(fā)，拓寬提供信息資源服務(wù)的渠道也變得可操作，可執(zhí)行。比如，檔案管理人員可以根據(jù)自己醫(yī)院內(nèi)部的所有各級部門的相關(guān)制度，編寫出全院的制度匯編；根據(jù)全院每一年發(fā)生的大事，編出

9、大事記匯編，當(dāng)然還可以編研出更多的內(nèi)容，其中包括歷年來的科研成果大全，歷年來榮獲各種榮譽(yù)證書及稱號的集體和個人名單匯總等。也可以根據(jù)檢索者提出的意見或要求，采納其合理化建議，進(jìn)行相應(yīng)的編研改進(jìn)。 2.5 通過信息化建設(shè)，提高檔案的利用率 信息化的檔案管理為檔案檢索人員提供了非常便利的條件，現(xiàn)代化的信息檢索方式又可以為檔案檢索人員提供了大量的檔案信息，只要輸入相關(guān)的檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵詞，便可以檢索出所有的相關(guān)檔案內(nèi)容供檢索者選擇使用，并且還可以通過檔案管理者的編研后的成果提供給檢索者更加豐富的檔案內(nèi)容，使檔案使用者不僅可以通過使用檔案管理系統(tǒng)“知其一”，還可以知其二、十、百、千。 3 結(jié)束語 近年，醫(yī)院綜合檔案的管理工作因?yàn)槭艿礁骷夘I(lǐng)導(dǎo)的重視，已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但是管理中還存在著不可回避的諸多問題，這些問題的存在是非常正常的事，檔案管理也與其他工作一樣，需要一個起步、進(jìn)步、完善的過程，只要有各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，有全體檔案管理人員的努力，相信所有的問題都會逐一被解決。