計(jì)劃單證流程

1、（流程管理）計(jì)劃單證流程20XX年XX月計(jì)劃單證的流程壹、訂貨單處理:1、根據(jù)客戶要求、市場需求及公司的庫存填寫“微波爐/空調(diào)/小家電產(chǎn)品訂貨單”。 調(diào)查客戶于我司賬面的余額，如有收款業(yè)務(wù)員必須于票據(jù)的復(fù)印件上簽名，且連同“產(chǎn)品訂貨單”傳至公司計(jì)劃單證組。原件以最快時間EMS回總部。 按產(chǎn)品訂貨單填寫數(shù)量、單價(jià)、備注（明折明扣、單價(jià)下浮、中轉(zhuǎn)倉調(diào)貨、售后有配件、有贈品、有樣機(jī)、有資料等特殊情況）。訂貨單位必須于訂貨單上簽名、蓋章。如代理商發(fā)貨至異地倉，訂貨單位須開具委托書注明收貨地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話，另于訂單的右上角處明確注明發(fā)至異地（？）o訂貨單上我司關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)人員必須簽名及留聯(lián)系電話。2、

2、計(jì)劃單證員按要求做好“產(chǎn)品訂貨單”，計(jì)算好車位，聯(lián)系運(yùn)輸公司安排好發(fā)運(yùn)工作。3、財(cái)務(wù)打單人員按“產(chǎn)品訂貨單”打印成“產(chǎn)品提貨通知單”。財(cái)務(wù)科蓋“發(fā)出商品專用章”后方可于倉庫裝貨?！爱a(chǎn)品提貨通知單”各聯(lián)作用：第壹聯(lián)業(yè)務(wù)科存查一一財(cái)務(wù)打單人員存檔第二聯(lián)倉庫存一一倉庫計(jì)帳員計(jì)帳第三聯(lián)財(cái)會部門結(jié)算一一財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳第四聯(lián)銷售計(jì)提及財(cái)務(wù)結(jié)算一一財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳第五聯(lián)送貨回單一一運(yùn)輸公司運(yùn)費(fèi)結(jié)算第六聯(lián)業(yè)務(wù)員存一一關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)員記帳存檔第七聯(lián)隨貨同行一一運(yùn)輸司機(jī)存檔第八聯(lián)門衛(wèi)放行一一保衛(wèi)科存檔4、運(yùn)輸調(diào)度員按運(yùn)輸公司的車輛情況具體安排發(fā)運(yùn)。于“產(chǎn)品提貨通知單”右上角標(biāo)注具體車號。5、財(cái)務(wù)打單員根據(jù)前壹天發(fā)運(yùn)的具體

3、情況（發(fā)貨單位、數(shù)量、金額、車號、備注等），匯總發(fā)電子郵件至相當(dāng)辦事處。二、代理商庫存盤點(diǎn)。1、每月30/31日進(jìn)行代理商庫存實(shí)地盤點(diǎn)。2、盤點(diǎn)表的格式由計(jì)劃單證科不斷更新。3、代理冏庫存盤點(diǎn)要求壹定要準(zhǔn)確。三、關(guān)于計(jì)劃單證所遇到的常見問題。1、貨款問題原則上：發(fā)貨采用現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則、超市或?qū)I(yè)連鎖系統(tǒng)有帳期或信用額度。票據(jù)類型：匯票、銀行承匯（三方銀行承匯必須按“銀行提貨單”金額提貨）電匯（新單位必須貨款到我司帳戶中方可發(fā)貨）、支票（只限廣東部分區(qū)域廣州、東莞、江門、佛山）。抓緊資金回籠，公司總部對業(yè)務(wù)員前期已傳真過來的匯票、銀承或電匯底單，超過10天仍未寄回公司財(cái)務(wù)的，將電話通知他們立即寄

4、回外，仍要將客戶名稱、票號、金額、負(fù)責(zé)收款的業(yè)務(wù)名單登記清楚，如果超過20天仍未寄回或者換了票不通知公司的，除要業(yè)務(wù)員說明清楚原因外，給予壹定的扣罰。返利手續(xù)未辦完如何發(fā)貨？客戶必確認(rèn)我司財(cái)務(wù)的“財(cái)務(wù)對帳單”，再由客戶出保證書，方可發(fā)貨。無貨款如何發(fā)貨？由營銷中心打方案及客戶出具“到期付款保證書”聯(lián)主管按客戶資信度，根據(jù)實(shí)際市場情況建議，報(bào)部門分管副總裁同意后，方可發(fā)貨。2、運(yùn)輸車隊(duì)問題：對于各運(yùn)輸公司的路線由計(jì)劃單證組提供及聯(lián)系方式。對于于途車輛直接向運(yùn)輸公司有關(guān)人員查詢。3、調(diào)貨問題：調(diào)貨需憑營銷中心方案（報(bào)部門主管批復(fù)）業(yè)務(wù)管理打調(diào)貨委托書（蓋公章）給被調(diào)經(jīng)銷商（代理商）。（業(yè)務(wù)員不需填

5、寫產(chǎn)品訂貨單）調(diào)貨的車輛由部門計(jì)劃單證科安排。調(diào)貨后憑雙方簽收的具體型號辦理開票手續(xù)。4、收貨問題：業(yè)務(wù)員提前提供資料一一單位全稱、收貨詳細(xì)地址、聯(lián)系人電話、收貨時間、貨倉于市區(qū)仍是于郊區(qū)、白天貨車通行有無限制、有無裝卸工人。超市卸貨業(yè)務(wù)人員需了解各項(xiàng)規(guī)定。1、我們不能埋頭盲目地做事，要多思考和善于總結(jié)。2、我們作為壹線人員的作戰(zhàn)后方，平時跟別人通電話時注意語氣要客氣禮貌和耐心。3、我們于做客戶發(fā)貨訂單時，必須審核清楚訂單上型號、單價(jià)、數(shù)量和這個客戶帳戶上是否有貨款，如果帳戶上既沒有貨款，又沒有信用額度，想用返利款先發(fā)貨的，于傳訂單的同時把保證書壹同傳真過來；遇到型號、單價(jià)模糊不清的時候，必須

6、主動和業(yè)務(wù)員溝通好；要求客戶于訂單上必須蓋章，業(yè)務(wù)員要于上面簽名；如果當(dāng)?shù)赜刑厥夥桨覆僮骱陀匈浧窚?zhǔn)備申報(bào)的話，壹定要于訂單備注欄里注明清楚，避免不必要的錯誤發(fā)生；每做壹份訂貨單的同時，要優(yōu)先考慮售后部是否有配件、辦事處是否贈品、樣機(jī)和資料隨貨走，仍要注意這個要發(fā)貨的單位是否已經(jīng)有手續(xù)要求于發(fā)貨單價(jià)中下浮返利差價(jià)；注意準(zhǔn)確計(jì)算產(chǎn)品裝車貨運(yùn)量，如果該客戶走的是零擔(dān)，就必須要于訂單上注明清楚；如果遇到是第壹次發(fā)貨的客戶，就要讓業(yè)務(wù)員提前提供資料單位全稱、收貨詳細(xì)地址、聯(lián)系人電話、收貨時間、貨倉于市區(qū)仍是于郊區(qū)、白天貨車通行有無限制、有無裝卸工人，要提醒業(yè)務(wù)員該客戶由于是首次發(fā)貨，因此該客戶的票據(jù)要收

7、到正本、電匯要到公司帳戶上也能安排發(fā)貨，等等。3 、每天做好對外的產(chǎn)品庫存信息，讓各客戶、業(yè)務(wù)員清晰知道公司里到底哪些型號有貨、哪些型號無貨，無貨的型號預(yù)計(jì)于哪天生產(chǎn)，確保他們能準(zhǔn)確掌握公司最新的產(chǎn)品庫存信息。另外，我們也要注意產(chǎn)品庫存的準(zhǔn)確性，要是成品倉里存于質(zhì)量問題而不能正常出貨的產(chǎn)品，也想技術(shù)部和倉庫人員要第壹時間電話通知我們計(jì)劃單證，不能經(jīng)常由于倉庫沒貨裝而導(dǎo)致整天改單據(jù)，浪費(fèi)公司資源，避免重復(fù)工作。4 、跟蹤生產(chǎn)情況。和公司計(jì)劃調(diào)度中心的人員溝通好，當(dāng)遇到有部分貨源于有計(jì)劃生產(chǎn)的前提下，而公司庫存數(shù)量不多，但比較暢銷的型號斷貨時，要主動向計(jì)劃員反映，讓他們立刻協(xié)調(diào)車間安排生產(chǎn)，爭取不

8、要讓暢銷型號斷貨太久，否則銷售市場上會丟失很多的份額，相應(yīng)市場占有率也會下降，所以要盡可能地確保貨源的供應(yīng)。5 、抓緊資金回籠，對部分業(yè)務(wù)員前期已傳真過來的匯票、銀承或電匯底單，超過10天仍未寄回公司財(cái)務(wù)的，除打電話通知他們立即寄回外，仍要將客戶名稱、票號、金額、負(fù)責(zé)收款的業(yè)務(wù)名單登記清楚，如果超過20天仍未寄回或者換了票不通知公司的，除要業(yè)務(wù)員說明清楚原因外，仍要將此單位列入黑名單，以后注意該單位的票據(jù)正本必須先寄回公司才能按計(jì)劃發(fā)貨。這壹方面也是為了保障公司的利益，規(guī)范工作制度。另外要求票據(jù)傳真回來時業(yè)務(wù)員必須于上面簽字，注明已收到此票，如果該票是背書的銀行承兌，就要連同票據(jù)的背面均要傳真

9、過來，因?yàn)闃I(yè)務(wù)員是首先收到票據(jù)的人，所以壹定要注意見這張票據(jù)的蓋章是否清晰，收款人的帳號和名稱有沒有寫錯；仍要注意見這張票據(jù)的客戶所屬的銀行是否屬于保兌倉的銀行承兌和是否屬于商業(yè)銀行承兌，如果此票據(jù)屬于商業(yè)銀行承兌，那就必須要先請示領(lǐng)導(dǎo)同意才能收下，這些均是很重要的。6 、現(xiàn)定每月的10號、20號、30號做發(fā)貨對標(biāo)表，抓各地區(qū)的發(fā)貨任務(wù)、完成情況和平均單價(jià)是否達(dá)到要求。經(jīng)常要打電話給業(yè)務(wù)員，和他們做好溝通工作，了解他們的心態(tài)和當(dāng)?shù)劁N售的業(yè)態(tài)。7 、做好、做準(zhǔn)確每月31號的月度客戶盤庫表格和盤庫分析表。盤庫表格里的產(chǎn)品型號要隨著有新型號的增加而不斷地更新，然后發(fā)E-mail給全國辦事處。要求辦事

10、處于做客戶盤庫表格時，要結(jié)合當(dāng)月客戶的進(jìn)銷存，確?？蛻舯P庫的準(zhǔn)確性，然后要按時發(fā)E-mail回來公司計(jì)劃組匯總。8 、做好全國三方客戶（保兌倉）的余額明細(xì)表，要是有票據(jù)快要期的客戶時，要馬上提醒業(yè)務(wù)員去跟進(jìn)，讓客戶盡快到三方銀行存錢辦提貨通知書。9 、平時如果有時間便多和業(yè)務(wù)員溝通，了解壹下他們現(xiàn)時的心態(tài)和想法，為他們考慮多壹些，如果有些暢銷的型號快斷貨了，打個電話通知他們想辦法趕快把現(xiàn)有的庫存數(shù)量提走，避免客戶部分暢銷型號斷貨。10 、于搶接別人的電話時，有時候不能太簡單的回應(yīng)幾句就算了。因?yàn)槊课挥谕獾娜藛T打電話回廠的目的是想我們幫他解決壹些問題，哪怕那個電話不是找你，但你也能夠主動了解壹下他想知道些什么，或者至少你能夠幫他什么忙。不能接完電話后，知道他不是找自己的就馬上想掛掉，很不耐煩地讓他先掛，待會再打過來。這是壹種不負(fù)責(zé)、事不關(guān)已而已不勞心的工作態(tài)度，是不可取。11 、做到部門之間相互能夠信息、資源共享。例如：庫存信息表和累計(jì)發(fā)貨進(jìn)度表能夠每天均打印出來給大家見，讓大家均了解壹下工廠的貨源情況。當(dāng)有業(yè)務(wù)員打電話回來問時，就不壹定是主管發(fā)貨那個