各崗位職責說明書相關知識.doc

1、各崗位職貴說明書相關知識以下是我精心收集整理的各崗位責任說明書相關知識,供大家參考和借鑒,更多資訊請繼續(xù)留意崗位說明書欄目.企業(yè)如何編寫職務說明書在企業(yè)組織中,崗位是最根本的構成單位.想把一個企業(yè)管好,必須把一個個崗位治理好.崗位治理是一個復雜的體系,其中最根底的手段就是通過工作分析對崗位進行文字性的界定和說明,也就是我們通常所說的編寫職務說明書.職務說明書,是說明企業(yè)期望員工做什么、員工應該作什么、應該怎么作和在什么樣的情況下履行責任的匯總.在現(xiàn)代化的企業(yè)治理中,科學地進行工作分析,能夠保證將整個企業(yè)的目標轉化為所有員工的個人目標,使企業(yè)的經營壓力轉化為每個員工的工作動力和責任約束.職務說明

2、書的主要作用職務說明書主要發(fā)揮四個方面的作用：首先,職務說明書清楚地列出了員工的責任范圍,在年初的時候,看看自己的職務說明書,就可以大致了解一年的工作目標;第二,職務說明書囊括了崗位所需要的水平,員工可以對照,自己在這些方面開展得如何,哪些水平還需要進一步提升；第三,職務說明書令上下級關系一目了然：誰向你匯報,你又向誰匯報；第四,職務說明書還有利于上級主管對員工進行治理.主管招聘新員工,考核老員工的工作表現(xiàn),都可以參考職務說明書的要求.一般來說,員工及其上級主管都必須在員工的職務說明書上簽字,說明雙方都認可說明書的各項條款,這其實就是上下級的溝通過程,溝通好了,可以為后面的工作掃清不少障礙.由

3、于職務說明書具有明確工作責任與權限、工作目標、工作特點、任職要求等作用,并能為工作評價、人員招聘、績效治理、培訓與開發(fā)、薪酬治理等提供依據,它已受到企業(yè)重視,并成為現(xiàn)代企業(yè)管理的根底工作之一.職務說明書的編寫企業(yè)應該把職務說明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤點,或者說是一次業(yè)務流程的重組,從而明確各崗位的責任與權限,標準工作流程,以實現(xiàn)科學治理的目的.職務說明書編寫的過程,其實是對企業(yè)業(yè)務流程重新熟悉的過程.一套科學、標準的職務說明書能對企業(yè)的各項工作及人力資源治理的其他工作提供依據.根據企業(yè)的開展戰(zhàn)略來進行組織結構設計,根據組織結構設計來進行職能分解,根據職能分解來做崗位設置,根據崗位

4、設置來做工作分析和崗位研究,最后形成職務說明書.在開展職務說明書的編寫工作之前,人力資源經理應和高層領導進行討論,使高層領導率先樹立崗位責任意識,對各項工作實行歸口治理,改變自由隨意的治理風格.編寫過程中,各部門的主管和員工應積極配合,人力資源部為其提供編寫技術的培訓、指導和審核.人力資源部可靈活選用問卷調查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法,進行認真的工作分析和調查,了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級關系、對內對外的聯(lián)系、任職資格等要素.行業(yè)的開展、企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求.因此,企業(yè)編寫出標準的職務說明書后,還應建立起職務說明書的動態(tài)治理制度,由專人負責治理更

5、新.在與高層領導取得共識、進行必要的宣教后,接下來要做的就是崗位信息的調查.崗位調查是以工作崗位為對象,采用科學的調查方法,收集各種與崗位有關的信息的過程.崗位調查必須采用科學方法認真進行,保證材料的真實性、可靠性和完整性.崗位調查是職務說明書編寫工作的重要組成局部,只有做好這項工作,職務說明書的編寫才能順利進行.崗位調查的主要方式1 .面談：就是拿著崗位調查表到現(xiàn)場和從事這個崗位工作的員工進行面對面的交流,了解情況.面對面調查的時候,調查者應該做好記錄,詳細把被調查者的原話記下來,回去以后進行分析.特別注意的就是必須記下原話,這樣才能保證獲得的信息是綠色信息.2 .現(xiàn)場觀測：在現(xiàn)場進行觀測,

6、了解這個崗位的工作內容、工作的時間和工作負荷等問題.將現(xiàn)場的情況如實記錄下來,并結合通過其他方法得到的崗位信息全面分析該崗位的情況.3 .書面調查：給在這個崗位工作的員工發(fā)放一個崗位調查表,通過這些調查表進行崗位信息的收集、整理和分析.書面形式的效果不如面談和現(xiàn)場觀測,由于當面調查的時候被調查者可以提供很多信息,分析工作能夠更深入或者更能得出準確的結論.但在崗位非常多的情況下,面談和現(xiàn)場觀測會消耗大量的時間和本錢.筆者建議對重要崗位用面談和現(xiàn)場觀測的方法,對一般崗位可以采用書面調查的方法.崗位信息調查表的內容包括：(1)工作任務的性質、內容、程序、地點、時間比方是做什么工作的,是部門領導還是某

7、一方面的主管,是做研發(fā)的還是做銷售的;這些內容里面哪些比擬重要,哪些比擬次要；工作經過哪些程序,是怎么做的;完成這項任務,領導有沒有在時間上的要求等等.(2)本崗位的責任這個崗位負哪些責任,哪些負主責,哪些負局部責任,哪些工作只是支持別人.(3)要求的學歷、經驗、年齡及其他資格和條件崗位要求什么樣的任職條件,比方對學歷、經驗、年齡和身體有什么要求.比方某些崗位女同志做不太適合,要求一定是男性;有些工作一定要求大本以上學歷,或者五年以上的工作經驗等.(4)工作的應知應會的技能負責這項工作必須要懂某些方面的知識,比方一定要懂化工或辦公設備自動化等等.(5)與公司內部和外部的關系比方你是某某部門的職

8、員,首先打交道的是部門經理,再上面是分管這項工作的總監(jiān)或者副總,可能要和營銷部、技術部打橫向交道.對外,比方說要和工商局、技術監(jiān)督局打交道,這些情況在崗位調查的時候都要摸清楚.(6)工作環(huán)境條件工作處在一種什么條件下,特別是對于勞動密集型的企業(yè),比方說港口行業(yè)、建筑行業(yè)、化工行業(yè),可能涉及野外、高空作業(yè)或接觸有毒氣體等等.在做崗位分析和評價的時候要考慮這些因素,比方化工行業(yè)和接觸有毒氣體的車間的員工除了根本工資還得給與營養(yǎng)補貼.職務說明書的主要內容有了崗位信息以后,我們就可以著手制定職務說明書了,大多數情況下,職務說明書應該包括以下主要內容：1 .工作標識：包括崗位名稱、崗位編號、所屬部門、直

9、屬上級、縱向晉升崗位、橫向輪換崗位、崗位系列、崗位級別.2 .治理幅度：為該崗位所直接治理的人數,它包括直接治理的崗位名稱和人數,也就是直接向該崗位匯報工作的員工人數.3 .崗位目的：簡要說明工作的主要內容,設置此崗位的意義.4 .崗位責任：指該崗位所承當的責任,著重強調必須完成的任務,一旦發(fā)生過失應受到懲罰,責任性質需要加以界定,包括領導責任、全部責任、主要責任和次要責任.5 .崗位權限：指為完成該崗位工作內容,而賦予該崗位的權限范圍,包括業(yè)務權限、人事權限和財務權限.6 .工作關系：指該崗位與公司內外其它崗位之間的關系,包括與上級、同級和下級的溝通,以及公司外部組織等.7 .任職要求：指對

10、從事該崗位員工的身體素質、教育背景、工作經驗、專業(yè)知識、職業(yè)資質、工作水平的要求.職務說明書根據公司的具體情況進行制定,而且在編制時,要注意文字簡單明了,使用淺顯易懂的文字；內容要越具體越好,防止形式化和書面化;隨著公司規(guī)模的不斷擴大,職務說明書要在一定的時間內給予修正和補充,以便與公司的開展保持同步.職務說明書的編寫誤區(qū)目前有很多企業(yè)在完善了職務說明書的工作后,并沒有讓它在企業(yè)治理工作中發(fā)揮應有的作用.筆者認為,這并不是職務說明書本身的局限,更多是企業(yè)走進了職務說明書編寫的誤區(qū),降低了其在治理中的應用性.那么.職務說明書的編寫有哪些誤區(qū)呢？1 .功能錯位在談及崗位描述時,很多企業(yè)都能捧出一疊

11、厚厚的文案,但細讀后,就會發(fā)現(xiàn),他們并不是職務說明書,而僅僅是崗位責任制.企業(yè)的崗位職責制并不是職務說明書.崗位責任制是崗位任職人應該完成的責任,并不能全面反映崗位的信息,并沒有其行為或工作活動的結果.但是職務說明書那么全面反映了崗位和崗位任職人的全面信息.2 .責任不清為適應外部競爭環(huán)境,許多企業(yè)以團隊來設計工作任務,即同一項工作任務需要幾個部門或幾個崗位共同完成,這就出現(xiàn)了責任交叉.正確地處理責任交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應,取長補短,提升工作效率.但很多企業(yè)在撰寫職務說明書時對這些責任交叉的工作沒有明確各崗位的責任權限,以及對工作結果應承當的責任,反而導致工作中崗位責任不清、多頭領導,工作中出

12、現(xiàn)問題各部門間又互相推諉,降低了工作的效率.3 .責任重疊在企業(yè)的實際中,對于工作任務性質相同、工作任務量較大的工作,有的崗位不可防止會出現(xiàn)了一崗多人的現(xiàn)象.在崗位描述時是否只需編制一份職務說明書呢?很多企業(yè)在描述此類崗位時,采取了簡單的一刀切的方法,歸納出該崗位的共同特征,定義了崗位的共同要求,卻無視了該崗位的不同任職者之間工作任務的差異,以及由此導致的對任職人資格要求的差異,這顯然是一種不可取的方法.如果是對崗位進行描述,應該采用一崗一份說明書的方式,每個任職人持有一份.目前不少企業(yè)在開展工作分析時,卻混淆了工作和崗位這兩個概念.4 .閉門造車目前,不少企業(yè)已經熟悉到職務說明書的作用,紛紛

13、在企業(yè)開展工作分析的工作.但編寫出來的職務說明書卻未真正起作用.有的企業(yè)在對工作分析缺乏正確熟悉的情況下,就盲目隨大流,要各個崗位上的任職人自己編寫職務說明書;有的企業(yè),由人力資源部閉門造車,使描述脫離本崗位的實際,尤其是對任職人資格的界定缺乏客觀的標準,結果使職務說明書無法在實際工作中使用,成為案頭擺設,只好被束之高閣.5 .不成體系職務說明書編寫的過程,其實是對企業(yè)業(yè)務流程重新熟悉的過程.一套科學、標準的職務說明書能對企業(yè)的各項工作及人力資源治理的其他工作提供依據.但是,不少企業(yè)的崗位描述都有不完整、夸大責任或縮小責任、任職資格主觀性強等問題.有的為了節(jié)約本錢,甚至只對關鍵崗位或部門進行崗

14、位描述,導致后續(xù)的崗位評價、招聘等工作缺乏客觀、統(tǒng)一的尺度,科學的人力資源治理工作也無從談起.職務說明書編寫誤區(qū)的原因分析在職務說明書編寫工作中,為什么會出現(xiàn)這樣的誤區(qū)？筆者認為會出現(xiàn)這樣或那樣的誤區(qū)的主原因主要以下兒點：1 .為編寫而編寫目前,在一些企業(yè)中,由于治理流程的不標準,或治理者本身的行為不標準等問題,使得企業(yè)存在責任不清、工作任務隨意性較大、出現(xiàn)問題互相推諉等治理問題,不少企業(yè)只關注職務說明書的結果或形式,使得職務說明書成為現(xiàn)實工作流程的再現(xiàn).企業(yè)職務說明書編寫工作的開展,應該側重于工作分析的過程,把職務說明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤點,或者說是一次業(yè)務流程的重組,從而

15、明確各崗位的責任與權限,標準工作流程,以實現(xiàn)科學治理的目的.2 .缺乏專業(yè)技術或培訓職務說明書的編寫是人力資源治理工作的一項專門技術.不少企業(yè)由于缺乏職務說明書編寫的專業(yè)技能或培訓,所以也存在描述不標準,用語不準確的現(xiàn)象.尤其是在崗位責任的描述上,它應該是關于一項工作最終要取得的結果的陳述,因此,應準確、清楚地界定崗位任職人應承當的責任,所具有的權限和工作必須到達的目標、標準權責利的關系.但不少企業(yè)的職務說明書在描述用語的選擇上,籠統(tǒng)地使負責、治理等詞語,導致崗位責任的描述過小或者過大.標準的崗位責任描述格式：動詞+賓語+結果.動詞的選擇可參照崗位責任動詞使用標準表;賓語表示該項任務的對象,即

16、工作任務的內容,結果表示通過此項工作完成要實現(xiàn)的目標,可用保證、保證、爭娶推動、促進等詞語連接.崗位責任動詞使用標準表治理責任業(yè)務責任決策層主持、制定、籌劃、指導、督辦、協(xié)調、委派、考核、交辦審核、審批、批準、簽署、核轉治理層組織、擬定、提交、制定、支持、催促、布置、提出編制、開展、考察、分析、綜合、研究、處理、解決、推廣執(zhí)行層籌劃、設計、提出、參與、協(xié)助、代理編制、收集、整理、調查、統(tǒng)計、記錄、維護、遵守、維修、辦理、呈報、接待、保管、核算、登記、送達3 .宣傳不到位職務說明書的編寫應是一個由上而下的過程,涉及到企業(yè)各個層面.編寫職務說明書的目的就是要使員工明確自己的工作責任、作用及基本要求

17、等,所以,在編制過程中應得到全體員工的支持和參與.但是不少企業(yè)或各級治理者把該項工作作為作業(yè)來應付,并沒有與員工充分交流,任職人的反應或確認環(huán)節(jié),所以作用不大;有的由于宣傳不到位、員工不知道職務說明書的作用,有些員工誤認為職務說明書的編寫就是定崗、定編這對員工顯然是一種威脅,由此出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況,使職務說明書變成可有可無的擺設.4 .編寫工作定位不明晰不少企業(yè)把編寫職務說明書的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作流程,解決多頭領導現(xiàn)象、改善現(xiàn)有的責任劃分等.但是在實際工作中常常會面臨兩難的選擇：是對企業(yè)各個崗位工作現(xiàn)狀的描述還是對目標狀態(tài)的描述,是什么和應該是什么的問題.假設選擇后者應

18、該是什么,那么在界定各個崗位責任時必須對現(xiàn)存的責任交叉、職權不明的現(xiàn)象進行調整,這將導致一局部員工的工作責任和權限的變動,可能招致抵抗的阻力.在這種情況下,企業(yè)又轉向了是什么,只對崗位工作現(xiàn)狀進行描述,失去了職務說明書編寫的意義.因此,職務說明書編寫工作必須定位明晰,即是對崗位目標狀態(tài)的描述,并得到治理者高層的認同和支持.5 .職務說明書的治理不及時隨著企業(yè)經營環(huán)境的變化和企業(yè)的開展,企業(yè)中工作業(yè)務流程也在不斷變化,由此部門責任及崗位工作內容與要求也會不斷地發(fā)生變化.一般而言,職務說明書應不斷修改,修改的頻率應根據行業(yè)的開展和責任的變化情況靈活進行選擇.因此當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調整時,企業(yè)應及時修訂職務說明書.然而,一些企業(yè)的職務說明書并沒有隨著企業(yè)的開展而變化,使得