個小方法提高HR工作效率

1、50 個小方法輕松提高HR 工作效率人力資源工作通常十分細碎繁瑣，因此很考驗 HR的時間管理能力。而時間管理并非只是分清事情的輕重緩急那么簡單， 而是滲透到每一個細小的工作流程當(dāng)中。以下是 50 個提高工作效率的實用小貼士。1、最重要的事情在每天早上，重點列出今天要做 3 件或者 4 件最重要的事情，先完成這些。即使你除開這些重要事項就沒有完成其他的事，但還是度過了非常有成效的一天。2、大家伙就是你一直都在做的大項目。 每天或每周專門給他留出時間來做，一步步完成。3、清空收件箱一收到郵件就決定如何處理。 如果是需要你做一些動作的話， 要么做，要么加入待辦事項， 要么刪除， 要么存檔 ; 如果只

2、是供你參考的郵件， 就把他存檔吧。清空你的收件箱。4、早起在別人支配你的時間之前， 早起一個小時就等于是一天多了極富成效的一小時。5、一進一出通過替代原則來避免混亂。每次買了新的東西，就丟掉舊的。例如：你買了一條新的，然后丟掉一條舊的。6、頭腦風(fēng)暴天馬行空的想象。 很多人都采取這樣的思維線路： 以你正在想的事情為起始點，然后隨手寫下你頭腦中的任何想法， 再擴展到每個想法的副主題以及副主題的副主題。不用擔(dān)心這些想法是好是壞， 你也不需要在這個想法下一直堅持下去，只是為了把他們從你的頭腦里面騰出來。 過陣之后，你自己都會驚訝于你有多少創(chuàng)意點子。7、隨時記錄隨身攜帶可記錄的東西 - 筆和紙，掌上電腦

3、，一疊卡片。捕捉你頭腦中閃過的每一個想法無論是對你可能從事的項目的一個想法， 或是你需要敲定的一個約會，再或者是你下次去商店要購買的東西，任何事情。經(jīng)常拿出來看看，然后逐個歸類到待辦事項，存檔，日志簿，等等。8、多睡會兒睡眠對健康、學(xué)習(xí)、敏感度都很重要。研究發(fā)現(xiàn)，身體經(jīng)歷一個完整的睡眠周期需要 90 分鐘，所以打盹兒如果少于那段時間的話就沒有睡覺的效果。每晚至少睡到八個小時。學(xué)著把睡覺當(dāng)成是樂趣， 而不是一個必須的麻煩或是奢侈。9、*510 分鐘、 10 分鐘迅速的工作，中間休息兩分鐘，用上計時器，每小時這樣做五次，讓你始終集中在工作上而不會讓你精疲力荊把休息的兩分鐘用來喝口水，去去洗手間，或

4、是看會兒窗外。10、 SMART目標(biāo)一個名字用來描述制定、 達到你的目標(biāo)， 并避免設(shè)定一些不實在的目標(biāo)。SMAET代表的是：明確的，可測量的，可達到的，現(xiàn)實的，適時的。11、 SUCCES從 ChipHeath 和 DanHeath 的書讓創(chuàng)意更有粘性當(dāng)中， SUCCES就是一系列的特征讓你的點子被人記住： 這些有粘性的點子既是簡單的、 出乎意料的、 具體的、可信的，充滿情感故事。12、先吞下青蛙最先做你最不愿意的事情。 常言道，如果你的一天是以吃青蛙來開始的， 那么你這一天不可能更糟糕了。13、 80/20 準(zhǔn)則總的說來，這個準(zhǔn)則說的就是大部分的成就來源于小部分的實際工作， 反過來說就是，我

5、們大部分的精力花費在那些不是很重要的事情上。 找出你工作最關(guān)鍵的部分，盡可能地把你的精力放在那上面。14、下一步是什么 ?不要試圖計劃項目中的每件事情， 集中精力在緊挨著的下一步。 通常情況下，下一步的小事情就會將我們引導(dǎo)到另一步， 然后再另一步， 直到我們把他完成或是遇到阻礙停下來， 這時我們就需要更多的信息， 或者需要其他人的加入， 或者其他的。盡量具體、清晰：你自己不能“安裝有線”，你能做的是“打電話給安裝公司，要他們來給你安裝”。15、秘訣沒有秘訣。16、放慢點給自己留出時間。吃慢點，享受一個懶洋洋的周末。悠閑的做事，保持快節(jié)奏的工作與生活的平衡。17、時間搏擊每天安排一段時間來處理一

6、個工作。 在這段時間中注意力完全集中在這件事情上面。不要一直擔(dān)心是否能夠完成，只需給與這項工作全部的關(guān)注。18、批處理把類似的工作放到一起來做。 例如：不要整天都在處理那些不時出現(xiàn)的郵件，而是用專門一小時來瀏覽你的收件箱以及回郵件。 同樣的方法來處理留言、 電話、回信、存檔等等一切日常、重復(fù)的工作。19、劃分象限用來區(qū)分優(yōu)先級次的一個系統(tǒng)。兩個軸，一個代表重要性， 一個代表緊急程度，二者相交。所有的任務(wù)都歸類到四個象限中的其中一個：不重要，不緊急 ; 不重要，但緊急 ; 重要，不緊急 ; 重要，且緊急。去掉那些既不重要也不緊急的事情，推遲那些不重要但緊急的事情， 盡量避免讓那些重要事情變得緊急

7、， 盡可能快的完成那些重要但不緊急的事項。20、一次性解決事情不要寄希望于把事情留到以后來處理。每次處理你的郵件時， 問自己“我怎么處理這個東西”，要么做，要么放到日程上，要么轉(zhuǎn)給別人做，要么存檔。21、不要打斷用一個日歷紀(jì)錄你每天的目標(biāo)。把你每天完成了的事項劃上一個大大的“X”，這個鏈條會一天天變長，不要讓他斷掉! 也就是，不要讓沒有劃“X”的日子打斷了你之前堅持下來的成績。22、回顧安排一個時間用來檢視這個星期做了些什么，下個星期希望做些什么。 問自己，是否有新的計劃，現(xiàn)在做的是否讓你更接近你的人生目標(biāo)。23、角色每個人在一生當(dāng)中都會扮演幾個不同的角色。 例如，我可以是一個老師， 學(xué)生，作

8、家，繼父，伴侶，兄長，兒子，叔叔，人類學(xué)家，等等。理解每個不同的角色，學(xué)著把他們各自區(qū)分開來有助于你保持各個角色的平衡。 為不同的角色制定目標(biāo)，并讓你的這個目標(biāo)與其他角色的目標(biāo)保持一致。24、文思泉涌這種狀態(tài)是指當(dāng)你極其專心在某件事情上的時候， 你甚至沒有感覺到時間的流逝，而同時工作就順利完成。 這種狀態(tài)很難通過有意識的引發(fā)， 但是你可以自己創(chuàng)造引發(fā)這種狀態(tài)的條件，不如一段不受打擾的時間，不分心，心境平和。25、現(xiàn)在就做用現(xiàn)在就做這句話來跟“拖沓”宣戰(zhàn)。只給自己 60 秒的時間來做決定，當(dāng)下決定如何解決生活中遇到的事情， 即使你還不是很確定也要嘗試著做決定。 然后，一直前進。26、時間紀(jì)錄律師

9、需要紀(jì)錄下他們一天里所做的事情， 以及做這件事情用了多久的時間并以此來跟客戶收費和做出解釋。 你也應(yīng)該對自己解釋清楚， 所以記錄下你真正花了多少時間在某件重要事情上。27、有組織地拖一種認識和利用拖沓傾向來完成事情的戰(zhàn)術(shù)。避開在列表最上面的待辦事項，先做那些看起來簡單點、 不那么重要的事情， 這樣使得“拖沓”也變得有成效些了。然后就是用緊迫的截至日期和嚴(yán)重的后果讓那些頂端的事項變得緊急。但是，當(dāng)然，并不是所有的都那么緊急。有組織地拖，要求很高的自欺技巧，幸好，拖拖們都精于此道。28、個人使命宣言寫一份個人使命宣言， 并以此作為設(shè)定目標(biāo)的指導(dǎo)。 經(jīng)常反省你的這個工作或目標(biāo)是否讓你離你的大目標(biāo)更近

10、。 如果沒有的話就劃掉她。 周期性的回顧和修正你的使命宣言。29、向后策劃一種從目標(biāo)返回來到行動步驟的策劃技巧。首先在心中確立要達成的目標(biāo)，需要哪些可用資源去達成， 然后又需要哪些資源去達成達成目標(biāo)的條件，而這寫東西又需要什么東西去達到， 等等，一直反推到我們擁有的可以馬上使用的東西。這就是我們的下一步。30、戴上戴上耳機你就能給自己一點私人的空間。人們通常不會隨隨便便打斷帶著耳機的人。 注意：戴上耳機之后， 聽不聽音樂是由你自己選擇的反正只有你自己知道。31、寫下來不要太依賴你的記憶力。 把你要做的事情寫下來， 像是日程啊， 任何你涉及到的事情，一閃而過的點子， 這樣的話你就可以不用擔(dān)心忘掉

11、。 把你的大腦用來思考，用紙或者電腦來記錄。32、零碎時間就是我們等公交車， 排隊，等待開會的那一小段時間。 列出一些可以在五分鐘內(nèi)完成的任務(wù)， 或者帶本書去讀， 或者帶點工作可以做， 反正就是盡量用這些空余時。33、單個任務(wù)我們總把自己想成可以同時完成多項任務(wù)， 事實上我們不能。 當(dāng)我們處理多任務(wù)的時候，實際上是把時間切碎并在多個任務(wù)上快速切換。 由于通常需要花上一段時間才能真正進入狀態(tài)，結(jié)果工作成效更差，相比我們一件一件得做。34、習(xí)慣通常指當(dāng)我們做日常工作時采取的看待回應(yīng)世界的方式。 檢視你的習(xí)慣并問自己它傳達了你跟外界的一種什么樣的關(guān)系， 以及需要如何改變來創(chuàng)造一個可讓你達到目標(biāo)的世界

12、觀。35、扳機放些提示牌在周圍幫助你記得， 并形成一個好的習(xí)慣。 例如：把要還圖書館的書放在門口，這樣你就不會由于看不見它而忘記還了。36、整潔混亂都是由東西不在合適的位置引起的。 完全的一層不染也沒有必要， 像有些人有非常非常整潔的辦公空間卻不能完成一件事情。 當(dāng)你需要的時候能夠很容易的找到，不需要打斷你的工作流程專門停下來找這件東西。 現(xiàn)在就找出你工作中或者生活中的混亂，然后糾正它。37、想象你的未來想象你已經(jīng)完成你的目標(biāo)，那時你的生活是什么樣子的?你是你所希望的樣子嗎 ?如果不是，重新考慮你的目標(biāo)。如果是的話，請想象你達到那里的過程。這樣你就有了計劃了，把他寫下來然后執(zhí)行。38、多個文件

13、夾，分別標(biāo)出 1-31 號和一月到十二月，用來提醒我們在特定日子需要做的事情。例如，如果你要在 3.23 旅行，你最好把你的行程、機票和其他的資料放進三月的文件夾里面。 在每月初， 就把前一個月的文件夾往后移。 在三月一號，最好就把你的旅行資料放到 23 的文件夾里。每天，都把昨天的文件夾移到后邊去。這樣在 23 號這天， 23 號的文件夾就會出現(xiàn)在最前面了，而你需要的東西就放在那里。39、未做事項未做事項的清單有利于幫你發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致你成效不高的原因，比如打在線。40、模板為經(jīng)常做的重復(fù)性工作建立模板， 比如郵件、客戶回信、更新博客，等等。41、確認單當(dāng)策劃大項目的時候， 做一個確認清單， 這樣你

14、就不會由于太忙而忘掉一些步驟。并把這些確認單留好，你下次做類似事情的時候可能用到。42、懂得拒絕學(xué)會對新的委托、 打擾、任何事情說“不”， 這是讓你集中在自己項目上的一項重要技巧。43、時間安排上的先后首先安排好你的娛樂節(jié)目和你的生活。 然后再把完整時間段的工作填充到之前安排好的空隙中。 做完之后記得把這些寫進你的日程安排中。 在高質(zhì)量的工作之后給自己一個小小的獎勵吧。44、清理經(jīng)常檢查你正在做的事情，把那些不能幫助你達成目標(biāo)或是總浪費你時間、精力的去掉。45、一砣把你搜集到的東西盡量集中放在幾個地方。 理想狀況是放在一起。 很多人看到他們需要考慮的東西都放在自己前面的時候都會感受到無比的安慰

15、， 不管這砣東西看起來多大。46、 50-30-20把你工作日 50%的時間用在推動你的長期、 人生計劃上 ;30%花費在中期目標(biāo)上，剩下的 20%的時間花在那些只可能在將來 90 天影響你的事情上。47、計時器告訴你自己，你將在一定的時間里只專注在你的一件事情上。 設(shè)定一個計時器，然后專心做事。當(dāng)計時器走完的時候，你也完成了，然后轉(zhuǎn)到下個項目。48、將就允許自己失敗。 釋放在項目開始時事事追求完美的壓力。告訴自己你會會過頭來修正這些問題，但現(xiàn)在暫時就這么著吧。49、跟自己對話每個星期給自己安排一段時間。 想想你自己的工作狀態(tài)： 什么上軌道了， 什么還沒有 ; 我犯了什么錯了嗎 ?我可以做些什么改變 ?讓你自己了解自己。50、空白這個單子很長， 但并非盡善盡美。 這最后一個空白就是留出來讓你自己填寫的。制度說明制度是以 執(zhí)行力為保障的。 “制度”之所以可以對個人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強制力保證其執(zhí)行和實施，