職位說明書實(shí)用編制技巧

1、職位說明書實(shí)用編制技巧職位說明書(也稱職務(wù)說明書,崗位說明書是通過職位描述的工作把直接的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)歸納總結(jié)上升為理論形式,使之成為指導(dǎo)性的管理文件。一般職位說明書是由一線經(jīng)理來制定的,人力資源經(jīng)理起到輔助的作用,主要是提供制定職位說明書的框架格式,并提供參考性建設(shè)建議。職位說明書是獵頭公司開展業(yè)務(wù)過程中必不可少的工具之一。通常職位說明書為一式三份,一份為用人部門負(fù)責(zé)人保管,一份為員工自己保管,一份由人力資源部備份保管。職位說明書是對(duì)企業(yè)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關(guān)系、溝通關(guān)系、職責(zé)范圍、負(fù)責(zé)程度和考核評(píng)價(jià)內(nèi)容給予的定義性說明。分類職位說明書主要包括兩個(gè)部分:一是職位描述,主要對(duì)職位的工作內(nèi)容

2、進(jìn)行概括,包括職位設(shè)置的目的、基本職責(zé)、組織圖、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限等內(nèi)容;二是職位的任職資格要求,主要對(duì)任職人員的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行概括,包括該職位的行為標(biāo)準(zhǔn),勝任職位所需的知識(shí)、技能、能力、個(gè)性特征以及對(duì)人員的培訓(xùn)需求等內(nèi)容。職位說明書的這兩個(gè)部分并非簡單的羅列,而是通過客觀的內(nèi)在邏輯形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。構(gòu)成職位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標(biāo)準(zhǔn),通常使用的是內(nèi)部管理用途的職位說明書,根據(jù)招聘市場的特點(diǎn),提出了招聘用職位說明書的提法。內(nèi)部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機(jī)組成部分構(gòu)成的:一、職位名稱。例如,拿人力資源部門的經(jīng)理來說,以下簡稱HRM。職位名稱應(yīng)該寫為經(jīng)理。二、部門名稱。HRM的

3、部門名稱應(yīng)該寫為人力資源部。三、任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方,以示有效性。四、直接主管。HRM的直接主管應(yīng)該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方,以示有效性。五、任職時(shí)間。任職時(shí)間也就是生效時(shí)間,一般也就是與勞動(dòng)合同的時(shí)間一致。六、任職條件。包括學(xué)歷要求,工作經(jīng)驗(yàn)要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運(yùn)作模式,熟悉國內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動(dòng)態(tài)等等。七、下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。八、溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部兩個(gè)層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理,部門經(jīng)理與員工。外部溝通有上級(jí)主管部門,所在城市人事勞動(dòng)部門,各主要媒體

4、或招聘網(wǎng)站,各主要培訓(xùn)機(jī)構(gòu),應(yīng)聘人員或同行,相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)。九、職位設(shè)置的目的。如HRM的職位目的為:根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求,設(shè)計(jì)運(yùn)用人力資源管理模式和相關(guān)激勵(lì)政策,激發(fā)員工潛力,開發(fā)人才,實(shí)現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場領(lǐng)先者的目標(biāo)。十、行政權(quán)限。指的是在公司所擁有的財(cái)務(wù)權(quán)限和行政審批權(quán)限等。十一、工作內(nèi)容和職責(zé)。這是職位說明書重之又重的地方,所耗費(fèi)的筆墨也最多。包括了職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度,衡量標(biāo)準(zhǔn)等。如HRM的職責(zé)包括這幾方面:組織體系與制度;培訓(xùn);人事考核與績效評(píng)估;招聘;薪酬激勵(lì)政策;職位管理,部門管理與建設(shè)等等。十二、能力要求與個(gè)性傾向與特征等。屬于個(gè)性化的東西,應(yīng)該算是職位的修正要求吧。

5、十三、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關(guān)系與理論支持。職位關(guān)系又分為直接晉升的職位,相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位,升遷至此的職位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。作用1.為招聘、錄用員工提供依據(jù)2.對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理3.是績效考核的基本依據(jù)4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)5.員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)6.為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)同時(shí),人力資源從業(yè)人員在編寫職位說明書至少有以下五項(xiàng)好處:第一,它有助于實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫職位說明書之前,有一個(gè)職位分析的過程,即對(duì)部門職責(zé)進(jìn)行列舉和歸類,對(duì)工作流程、各職位間的職責(zé)分配進(jìn)行分析和規(guī)劃,從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過程中,重點(diǎn)思考的是:人員配置是否冗余?職責(zé)是否相互重

6、疊?部門職能是否細(xì)化到每個(gè)崗位上?是否忙閑不均?職責(zé)接口是否得當(dāng)?工作流程是否順暢而且簡易?這就像我們實(shí)施ISO9000質(zhì)量認(rèn)證一樣,拿到證書不是目的,目的是通過認(rèn)證過程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系,把內(nèi)部的運(yùn)作流程理順。第二,它使員工各司其責(zé),上下目標(biāo)一致。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標(biāo)、自己在組織中的作用、相應(yīng)的責(zé)任和職權(quán)。特別是對(duì)于新員工,如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書,不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象,而且有助于他盡快了解工作的全貌,順利進(jìn)入角色,同時(shí)便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標(biāo)與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書,意味著雙方對(duì)工作內(nèi)容

7、達(dá)成了共同的理解,意味著一種對(duì)工作目標(biāo)和規(guī)范的承諾。第三,職位說明書是各部門制訂績效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。好的職位說明書,既要按照重要性的先后順序,列明每項(xiàng)職責(zé)的主要內(nèi)容,又要說明該職責(zé)是全責(zé),還是部分責(zé)任,抑或是輔助支持性的工作;同時(shí),也要列明相應(yīng)的考核方法?？己酥笜?biāo)可以是反映質(zhì)量的,也可以是反映數(shù)量的。例如,在成本方面,可以用預(yù)算與實(shí)際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標(biāo);在時(shí)限方面,可以用交貨時(shí)間、投放市場時(shí)間、客戶響應(yīng)時(shí)間等指標(biāo);在數(shù)量方面,可以用利潤率、產(chǎn)量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報(bào)率、每股收益等指標(biāo);在質(zhì)量方面,可以用準(zhǔn)確率(錯(cuò)誤率,次品率

8、、預(yù)算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標(biāo)。如果難以用上述標(biāo)準(zhǔn),可以用概括性的詞語,比如“遵照公司ISO9001的要求”。第四,職位說明書是進(jìn)行職位評(píng)估從而確定職位級(jí)別的前提條件。職位評(píng)估的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜難易程度、勞動(dòng)強(qiáng)度、勞動(dòng)條件等要素。有了職位等級(jí)和薪酬調(diào)查結(jié)果,才便于確定每個(gè)職位的薪酬水平。第五,它是進(jìn)行人員招聘、制定培訓(xùn)計(jì)劃和個(gè)人發(fā)展計(jì)劃的一種依據(jù)。一線經(jīng)理提出用人申請(qǐng),人事部門在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓(xùn)內(nèi)容、設(shè)計(jì)員工的職位升遷路線時(shí),都離不開它。編制流程崗位分析根據(jù)組織架構(gòu),進(jìn)行崗位梳理和工作分析。組織架構(gòu)是崗位設(shè)定的基礎(chǔ),制定招聘職位說

9、明書,需要根據(jù)組織架構(gòu),對(duì)崗位進(jìn)行梳理和分析;新增崗位需要確定其在組織架構(gòu)中的位置和崗位設(shè)定的目的?？梢圆捎脝柧碚{(diào)查、崗位總結(jié)分析、員工記錄、直接面談等方法,明確招聘崗位目標(biāo);崗位職責(zé)崗位職責(zé)就是工作說明,即該崗位應(yīng)該做什么、怎樣做、需要達(dá)到什么樣工作標(biāo)準(zhǔn)。我們一般采取先由各部門負(fù)責(zé)人將崗位職責(zé)進(jìn)行梳理后,填報(bào)在統(tǒng)一的模版中上報(bào)的方法,再經(jīng)過組織相關(guān)部門進(jìn)行反復(fù)考慮和論證后,確定最終的崗位職責(zé)描述;工作權(quán)限根據(jù)組織架構(gòu)、工作分析和崗位職責(zé),確定該崗位的所屬部門、具體工作權(quán)限和管轄權(quán)限,直接負(fù)責(zé)的上下級(jí)關(guān)系和管轄人數(shù)等內(nèi)容;確定崗位任職資格。根據(jù)該崗位勝任能力確定崗位任職資格,具體內(nèi)容含:年齡工

10、齡、資格證書、工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)技能、管理能力、學(xué)歷學(xué)位、工作業(yè)績等等必備的入職條件;審批實(shí)施初步框架出來后,人力資源部、品質(zhì)部、用人部門就招聘JD進(jìn)行細(xì)則討論和補(bǔ)充,最后由人力資源部進(jìn)行提煉總結(jié)后,填寫進(jìn)統(tǒng)一模版,報(bào)公司總經(jīng)理進(jìn)行審批后實(shí)施。適時(shí)調(diào)整隨著公司的發(fā)展和情況變化,招聘JD使用過一段時(shí)間后,可能需要對(duì)一些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整可以由業(yè)務(wù)部門提出調(diào)整申請(qǐng)、人力資源部進(jìn)行調(diào)整或品質(zhì)部督察過程發(fā)現(xiàn)問題發(fā)出整改單、人力資源部進(jìn)行調(diào)整均可,調(diào)整按規(guī)定流程進(jìn)行。職位說明書編制要點(diǎn)1、對(duì)職位的描述,不是任職者的現(xiàn)在工作2、不局限于現(xiàn)狀,著眼于組織設(shè)定崗位需要3、針對(duì)對(duì)崗位而不是人4、歸納而非羅列職位說明

11、書一般用表單形式編制,通常分七大部分設(shè)計(jì)表單:1、基本信息:職位名稱,部門,直接上級(jí),所屬下級(jí),職責(zé)分析日期,編寫日期等;2、職位目的:對(duì)職位概述;3、職責(zé)和權(quán)限:分主要職責(zé)權(quán)限、相關(guān)職責(zé)權(quán)限和臨時(shí)性工作;4、工作關(guān)系:分內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系,包括聯(lián)系部門、人員;5、任職資格:包括教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、技能和水平、個(gè)性和品質(zhì)等;6、考核指標(biāo),權(quán)重,薪資等級(jí),職位發(fā)展方向;7、工作環(huán)境。撰寫問題及對(duì)策編寫過程中容易出現(xiàn)的五個(gè)概念問題:一是僅重結(jié)果,不重過程。編寫職位說明書的過程其實(shí)也是一種溝通方式。在編寫職位說明書的過程中,主管和下屬應(yīng)充分溝通,雙向交流,各自表達(dá)對(duì)部門職責(zé)的理解、對(duì)具體職位的看法和

12、期望,以求得上下一致。這個(gè)過程本身,就是對(duì)業(yè)務(wù)的深入探討?？上У氖?許多一線經(jīng)理匆匆忙忙像應(yīng)付作業(yè)似地草草寫就,而未能借此機(jī)會(huì)與屬下進(jìn)行交流,在以后職位說明書的應(yīng)用過程中,也就容易出現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況,使職位說明書變成了可有可無的擺設(shè)。二是“一個(gè)藥方吃到底”。以IT行業(yè)為例。在IT行業(yè),變革是唯一的常數(shù)。組織結(jié)構(gòu)的頻繁調(diào)整,人事的變化,部門職能的變化,會(huì)相應(yīng)地導(dǎo)致職位的工作內(nèi)容發(fā)生變化。這時(shí)候,職位說明書如果不能適應(yīng)這種變化及時(shí)修正,會(huì)很快過時(shí)。另一種情況是,在變化如此迅速的IT時(shí)代,有人疑惑:“我們還需要職位說明書嗎?”在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里,提這個(gè)問題有可能被奚落一番,但在

13、IT行業(yè)卻是非常普遍。許多在新興的網(wǎng)絡(luò)公司從事人力資源管理的同行們,常常發(fā)出這樣的抱怨:“我們的組織結(jié)構(gòu)圖三周一變,辦公室?guī)缀跞切旅婵?常常是職位說明書剛寫完,職位就又調(diào)整了,整天忙著招人,根本沒有時(shí)間也沒有必要去寫什么職位說明書”。這不禁使人對(duì)其中所蘊(yùn)含的人力資源風(fēng)險(xiǎn)感到憂慮。在這個(gè)時(shí)候,更需要對(duì)職位進(jìn)行分析、編寫職位說明書,以減少由于人員迅速膨脹、組織經(jīng)常變動(dòng)所帶來的風(fēng)險(xiǎn),努力避免員工進(jìn)出頻繁、職責(zé)不清、角色沖突、無法考核、培訓(xùn)不力等混亂狀況,降低人力成本。此時(shí),職位說明書的格式應(yīng)當(dāng)簡潔實(shí)用,突出重點(diǎn),項(xiàng)目不應(yīng)貪多;在描述職責(zé)時(shí),盡量多用概括性、通用性的語言,以使職位說明書能有相對(duì)較長的

14、穩(wěn)定性。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)上下溝通,避免出現(xiàn)上層人員熱血澎湃、調(diào)整方向過快,而基層員工面對(duì)變化卻無所適從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統(tǒng)行業(yè)里,職位說明書一般地也需要每一到兩年修改一次。三是人事部門大包大攬。編寫職位說明書不僅僅是人事部門的事。人事部門的責(zé)任是提供一種格式和方法,培訓(xùn)一線經(jīng)理如何編寫并運(yùn)用職位說明書,同時(shí)要對(duì)一線部門所撰寫的職位說明書進(jìn)行審核。一線經(jīng)理是具體的編寫者,所以要經(jīng)常審視下屬的工作內(nèi)容是否變了,工作要求(衡量標(biāo)準(zhǔn)、組織關(guān)系是否變了,如果有變化,應(yīng)馬上更新職位說明書。這也是其承擔(dān)人事職能的一種體現(xiàn)。有的公司是人事部門代行其事,擔(dān)任寫手,這在一定程度上失去了編寫職位說明書的本意。

15、四是過于詳細(xì)或過于簡略。有的公司把職位等級(jí)、工作的復(fù)雜性、管理責(zé)任的大小評(píng)價(jià)也納入其中,使得職位說明書過于復(fù)雜。我認(rèn)為像這些屬于職位評(píng)估的內(nèi)容,是不應(yīng)該寫入職位說明書中的。職責(zé)內(nèi)容寫得很詳實(shí),別人理解起來會(huì)很容易,但會(huì)加大編寫者的工作量,而且,一旦職責(zé)內(nèi)容有了細(xì)微變化就要調(diào)整職位說明書,會(huì)加快職位說明書的更新速度。同樣,如果寫得過于簡略,語焉不詳,或者生僻的專業(yè)術(shù)語過多,會(huì)使人閱讀理解困難。還有的公司所寫的職位說明書,內(nèi)容僅僅局限在工作職責(zé)方面,這是不夠的。怎樣才算詳簡得當(dāng)?一句話,實(shí)用就行。五是對(duì)號(hào)入座,過分遷就現(xiàn)任職者。職位說明書僅描述職位本身所具有的特性,而與從事或即將從事此工作的具體人

16、員無關(guān)。編寫時(shí)不應(yīng)摻雜著現(xiàn)有任職者的身影,盡管這很難做到。過分遷就目前的任職者,會(huì)影響其客觀公正性。當(dāng)然,也不要矯枉過正,不顧現(xiàn)實(shí)條件,按照絕對(duì)理想的任職標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)來寫,那會(huì)缺乏實(shí)用性。而在具體操作過程中,還會(huì)出現(xiàn)下面的問題,我們要想出解決辦法:一、部門職責(zé)分解不充分、不完全(在下屬職位中沒有得到充分的分解,部分職責(zé)沒有相關(guān)職位具體承擔(dān)1、對(duì)部門所有職位職責(zé)進(jìn)行匯總合并,與部門職責(zé)對(duì)比,然后明確責(zé)任職位進(jìn)行填充;2、對(duì)同一部門職責(zé),不同層級(jí)的職位可能擔(dān)負(fù)責(zé)任不一樣,必須進(jìn)行分級(jí)詳細(xì)的描述;3、如是部門經(jīng)理和業(yè)務(wù)口主管,請(qǐng)?zhí)砑友a(bǔ)充組織建設(shè)相關(guān)內(nèi)容。二、工作領(lǐng)域的劃分不合理、不全面(某些職位從頭到尾只有一個(gè)領(lǐng)域,某些職位一條職責(zé)對(duì)應(yīng)一個(gè)領(lǐng)域1、準(zhǔn)確理解職位主要職責(zé);2、可參考部門工作領(lǐng)域?qū)Ρ韭毼贿M(jìn)行劃分;3、如本職位是負(fù)責(zé)部門工作領(lǐng)域中的單個(gè)領(lǐng)域,請(qǐng)根據(jù)具體的職責(zé)用合并屬性同類項(xiàng)的方式進(jìn)行領(lǐng)域劃分。三、職責(zé)描述不符合要求(不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不全面,有重復(fù)、交叉現(xiàn)象1、請(qǐng)統(tǒng)一按“動(dòng)詞+內(nèi)容+目的”的方式進(jìn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、全面地描述,做到無重復(fù)、無交叉,以利于體現(xiàn)職位價(jià)值和提取績能衡量指標(biāo)。2、 “應(yīng)負(fù)的職責(zé)及目的”