湖北病險水庫除險加固工程檔案驗收管理辦法

1、關(guān)于印發(fā)湖北省病險水庫除險加固工程喈案驗收管理辦法的通知各市、州、直管市、神農(nóng)架林區(qū)水利（水電、水務(wù)）局，廳直有關(guān)單位：現(xiàn)將湖北省病險水庫除險加固工程檔案驗收管理辦法印發(fā)給你們，請結(jié)合各自實際，認真貫徹執(zhí)行。二。一。年五月二十八日湖北省病險水庫除險加固工程檔案驗收管理辦法第一章總則第一條根據(jù)水利部關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知（水辦2005480號）、關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法（水辦2008366號）和國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的重大建設(shè)項目檔案驗收辦法（檔發(fā)20062號）等政策規(guī)定，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、各負其責(zé)的原則，為做好全省病險水庫除險加固工程檔案管理和

2、驗收工作，確保工程檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全，制定本辦法。第二條病險水庫除險加固工程檔案是指在工程前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條本辦法適用于大中型病險水庫除險加固工程，小型病險水庫除險加固工程可參照執(zhí)行。第二章檔案管理第四條工程檔案是水庫除險加固工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。項目法人對檔案管理工作負總責(zé)，應(yīng)將檔案管理工作納入建設(shè)管理程序，與項目建設(shè)同步管理，建立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。第五條項目法人須認真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并對勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位的歸檔工作進行監(jiān)督、

3、檢查和指導(dǎo)，按要求制訂檔案管理規(guī)章制度，配備必要的檔案庫房、裝具和設(shè)備。大中型水庫可按檔案信息化建設(shè)要求配備檔案管理軟件，開展檔案數(shù)字化工作，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。第六條設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，應(yīng)加強有關(guān)文件材料的形成和積累，按要求將應(yīng)歸檔文件材料及時收集、整理、歸檔并移交項目法人。第三章整編歸檔與移交第七條整編。項目法人和設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位按照湖北省病險水庫除險加固工程檔案分類方案歸檔范圍和保管期限表(見附件1)，負責(zé)對工程建設(shè)和管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料進行收集、分類、編號等整編工作。案卷分類。水

4、庫除險加固工程檔案根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，分為六大類，即A綜合類，B建設(shè)管理類，C設(shè)計類，D施工類，E監(jiān)理類，F(xiàn)財務(wù)管理類，其中D、E類按單位工程分類組卷。案卷編號。病險水庫除險加固工程檔案案卷編號采用代字和代號混合編制。如：xx-A-1-3,其中XX表示本單位現(xiàn)有工程檔案代號，A表示綜合類，1代表工程前期，3代表案卷順序號。第八條文件材料的整理應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T118222008)。所有歸檔文件材料的內(nèi)容及形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求，即內(nèi)容應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，竣工圖及聲像材料須標注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備。圖紙應(yīng)按技術(shù)制

5、圖復(fù)制圖的折疊方法(GB/T10609.31989)統(tǒng)一折疊。第九條工程建設(shè)聲像檔案和電子檔案是紙質(zhì)載體檔案的必要補充。各參建單位應(yīng)指定專人負責(zé)照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件的收集、整理、歸檔工作。工程建設(shè)重要階段、重大事件及事故必須要有完整的聲像材料歸檔。歸檔的聲像材料均應(yīng)標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。電子文件的整理參照電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）執(zhí)行。第十條竣工圖是工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人負責(zé)組織編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖，施工單位以單位工程為單位編制竣工圖?？⒐D由編制單位在圖

6、標上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”（見附件3-1）并嚴格履行簽字手續(xù)，每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。（一）按施工圖施工沒有變動的，就在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號，在說明欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標上方加蓋并簽署“竣工圖確認章”（見附件32）。第十一條監(jiān)理單位負責(zé)對施工單位提交的歸檔材料進行審核、確認，并按標段

7、（合同）編寫檔案資料質(zhì)量審核意見。（1） 監(jiān)理單位在審核施工單位提供的檔案資料時，應(yīng)對資料所反映的各工序、各階段（包括材料、設(shè)備、構(gòu)件等）完成的工程數(shù)量、質(zhì)量、投資等數(shù)據(jù)進行核查；對施工管理工作報告、竣工圖紙、工程質(zhì)量缺陷、安全事故及單元、分部和單位工程質(zhì)量評定等檔案資料，須按完整、準確、系統(tǒng)的要求進行認真審查。（2） 對質(zhì)量檢測資料的審核，要求各試驗階段的評價資料齊全、完整、真實，不得修改、偽造和事后做。特別是施工單位提供的單元工程檔案資料需按水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程規(guī)定的格式填報審核，并履行必要的簽字手續(xù)。（3） 對竣工圖的審核，要如實反映地上、地下建筑物的詳細變化、真實可靠。（4） 對于

8、永久征地、移民補償、環(huán)境保護執(zhí)行情況等材料的審核應(yīng)真實可靠，并附相關(guān)圖表。第十二條歸檔。歸檔時間由項目法人根據(jù)實際情況確定，可在單位工程完工或主體工程完工后，參建單位將整理好的檔案提交項目法人歸檔。檔案的歸檔份數(shù)應(yīng)滿足：項目法人與運行管理單位各保存1套完整的工程檔案（當(dāng)二者為一個單位時，應(yīng)異地保存1套）；涉及多個運行管理單位時，各運行管理單位只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案。大型水庫及廳直屬管理水庫除險加固工程，應(yīng)向省水利廳移交部分檔案1套（包括竣工驗收文件材料、竣工圖、工程建設(shè)大事記、重大設(shè)計變更及審批文件和反映工程建設(shè)的聲像材料）。第十三條移交。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案

9、移交工作，應(yīng)在竣工驗收后三個月內(nèi)完成。檔案移交時，須填寫工程檔案交接單（見附件4），交接雙方應(yīng)認真核對目錄與實物，嚴格履行交接手續(xù)。第四章檔案驗收第十四條大中型病險水庫除險加固工程檔案驗收，與竣工技術(shù)預(yù)驗收或主體工程完工驗收同步進行。在竣工技術(shù)預(yù)驗收組或主體工程完工驗收委員會中成立檔案專項驗收小組，對工程檔案進行驗收。工程竣工驗收時應(yīng)有檔案人員作為驗收委員參加。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的病險水庫除險加固工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的工程，不得進行或通過工程竣工驗收。第十五條工程檔案依據(jù)水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法（水辦2008366號）組織進行驗收，并依據(jù)水利工

10、程建設(shè)項目檔案驗收評分標準（簡稱評分標準，水辦2008366號的附件2）對檔案管理及檔案質(zhì)量進行量化賦分，滿分為100分。驗收結(jié)果分為3個等級：總分達到或超過90分的，為優(yōu)良；達到7089.9分的，為合格；達不到70分或“應(yīng)歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”項達不到60分的，均為不合格。第十六條檔案自檢及驗收申請。項目法人在監(jiān)理單位對工程檔案進行審核并提交檔案監(jiān)理審核報告后，應(yīng)組織所有參建單位按評分標準的各項要求對工程檔案進行自檢。自檢時，應(yīng)重點檢查工程檔案資料的內(nèi)容是否達到完整、準確、系統(tǒng)的要求，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求。檔案監(jiān)理審核報告的主要內(nèi)容：監(jiān)理單位履行檔案審核責(zé)任的組織情況，對監(jiān)理和施工

11、單位提交的項目檔案審核、把關(guān)情況，審核檔案的范圍、數(shù)量，審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題與整改情況，對檔案內(nèi)容與整理質(zhì)量的綜合評價，目前仍存在的問題，審核結(jié)果等內(nèi)容。檔案自檢報告的主要內(nèi)容：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖編制與整理情況，檔案自檢工作的組織情況，對自檢或以往階段驗收發(fā)現(xiàn)問題的整改情況，按評分標準自檢得分與扣分情況，目前仍存在的問題，對工程檔案完整、準確、系統(tǒng)性的自我評價等。自檢合格后，按照分級管理原則，項目法人向組織檔案專項驗收的單位，報送檔案驗收申請及自檢報告、自檢表、檔案監(jiān)理審核報告。第十七條檔案驗收組織及驗收程序。（一）驗收組織。對省水利廳主持驗

12、收的大型及中型病險水庫除險加固工程，省水利廳檔案部門負責(zé)組織大型水庫及部分中型水庫檔案專項驗收，其他中型水庫將委托相關(guān)市（州）水利（水電、水務(wù)）局檔案部門組織驗收；市、縣水利（水電、水務(wù)）局檔案部門按照分級管理的原則，組織有關(guān)中、小型水庫除險加固工程的檔案專項驗收。由省水利廳組織的檔案專項驗收小組成員包括：廳檔案部門、省檔案局、長江委檔案館、市（州）水利（水電、水務(wù)）局檔案部門的代表及有關(guān)水利專家組成。由市（州）水利（水電、水務(wù)）局組織檔案專項驗收，或省委托組織檔案專項驗收的，驗收小組成員包括：市（州）水利（水電、水務(wù)）局檔案部門，市縣（區(qū)）檔案局、水利（水電、水務(wù)）局檔案部門的代表及有關(guān)水利

13、專家組成。檔案專項驗收組織單位應(yīng)嚴格按照驗收程序，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)，確保檔案符合完整、準確、系統(tǒng)的要求。省廳委托市（州）水利（水電、水務(wù)）局組織的水庫除險加固工程檔案專項驗收，實行“誰驗收，誰負責(zé)”，被委托單位需將檔案專項驗收意見報省水利廳備案。（二）驗收程序。1檔案驗收小組作為竣工技術(shù)預(yù)驗收成員，一并與其他驗收小組在現(xiàn)場檢查工程建設(shè)情況，聽取項目法人、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位工作報告；2檔案驗收小組組長宣布驗收小組組成人員名單；3項目法人匯報檔案自檢情況；4監(jiān)理單位匯報檔案審核報告；5按比例抽查檔案案卷質(zhì)量，查看檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性；6檔案專項驗收小組結(jié)合檢查情況按評分標準逐項賦分，

14、并進行綜合評議、討論，形成檔案專項驗收意見；7驗收小組與項目法人交換意見，通報驗收情況；8將檔案專項驗收意見提交工程竣工預(yù)驗收會討論，納入竣工技術(shù)預(yù)驗收工作報告及竣工驗收鑒定書初稿。（三）檔案專項驗收意見的內(nèi)容：1前言（驗收會議的依據(jù)、時間、地點及驗收組組成情況，工程概況，驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容簡述）；2檔案工作基本情況：工程檔案工作管理體制與管理狀況；3文件材料的收集、整理質(zhì)量，竣工圖的編制質(zhì)量與整理情況，已歸檔文件材料的種類與數(shù)量；4工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價；5存在的問題及整改要求；6得分情況及驗收結(jié)論；7附件：檔案驗收小組成員簽字表。第十八條對檔案專項驗收意見中提出的問題和整

15、改要求，項目法人應(yīng)在工程竣工驗收前，完成相關(guān)整改工作。未通過檔案驗收的，項目法人應(yīng)在完成整改工作后，重新申請驗收。第五章附則第十九條本辦法由省水利廳辦公室負責(zé)解釋，自發(fā)文之日起施行。附件：1湖北省大中型病險水庫除險加固工程檔案分類方案歸檔范圍和保管期限表2案卷目錄、卷內(nèi)目錄及備考表、檔號章格式3竣工圖章及竣工圖確認章格式4工程檔案交接單附件1湖北省大中型病險水庫除險加固工程檔案分類方案歸檔范圍和保管期限表序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館A類綜合類1指導(dǎo)性文件、咨詢意見永久永久2工程建設(shè)前期工作文件材料2.1勘測設(shè)計任務(wù)書、報批文件及審批文件永久永久2.2規(guī)劃報告書、項目建議

16、書、附件、附圖、報批文件及審批文件永久永久2.3可行性研究報告書、附件、報批文件及審批文永久永久序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館件2.4評估報告永久永久2.5各階段的環(huán)境影響、水土保持、水資源評價等專項報告及批復(fù)文件永久永久2.6各階段的鑒定、實驗等專題報告永久永久3招投標文件3.1招標文件、修改義件、招標補遺及答疑文件永久永久3.2投標書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標澄清義件、修正文件永久永久3.3開標、評標會議文件及中標通知書永久永久序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館4協(xié)議、合同4.1肩關(guān)工程建設(shè)管理及移民工作的各種合同、協(xié)議書長期長期4.2

17、合同談判記錄、紀要長期長期4.3合同變更文件長期長期5其他（計劃、總結(jié)等及其他來往文件）長期長期B類建設(shè)管理類1建設(shè)管理綜合材料1.1工程建設(shè)管理有關(guān)規(guī)章制度、辦法永久永久序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館1.2開工報告及審批文件永久永久1.3重要協(xié)調(diào)會議匕肩關(guān)專業(yè)會議的文件、記錄、紀要永久永久1.4工程建設(shè)大事記永久永久永久1.5有關(guān)工程建設(shè)計劃、實施計劃和調(diào)整計劃永久1.6關(guān)于質(zhì)量、安全生產(chǎn)事故處理文件材料長期長期1.7工程觀測、監(jiān)測資料分析永久1.8工程建設(shè)不同階段產(chǎn)生的有關(guān)工程啟用、移交的各種文件材料永久序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館1.9項目法

18、人在工程建設(shè)管理方面匕肩關(guān)單位的重要來往文件、工程建設(shè)計劃、調(diào)整計劃永久1.10項目評優(yōu)報獎申報材料、批準文件及證書永久1.11重大事故、事件聲像材料長期2移民征地材料2.1移民征地申請、批準文件及紅線圖、行政區(qū)域圖永久2.2移民拆遷規(guī)劃、安置、補償及實施方案和相關(guān)的批準文件永久2.3工程建設(shè)管理涉及到的有關(guān)法律事務(wù)往來義件長期長期序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館3階段驗收資料永久永久4竣工驗收資料4.1工程驗收申請報告及批復(fù)永久永久永久4.2工程建設(shè)管理工作報告永久永久永久4.3工程設(shè)計總結(jié)（設(shè)計工作報告）永久永久永久4.4工程施工總結(jié)（施工管理工作報告）永久永久永久4.

19、5工程監(jiān)理工作報告永久永久永久4.6工程運行管理工作報告永久永久永久序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館4.7工程質(zhì)量監(jiān)督工作報告（含工程質(zhì)量檢測報告）永久永久永久4.8工程建設(shè)聲像材料永久永久永久4.9工程審計文件材料、決算報告永久永久永久4.10環(huán)境保護、水土保持、消防、人防、檔案等專項驗收請示、批復(fù)、意見永久永久永久4.11工程竣工驗收鑒定書及驗收委員簽字表永久永久永久4.12竣工驗收會議其他重要文件材料及記錄驗收會議主要情況的聲像材料永久永久永久5其他（包括工程投入運行情況及維修所產(chǎn)生的文件）長期長期序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館C類設(shè)計類1設(shè)計基

20、礎(chǔ)材料1.1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、地質(zhì)圖永久1.2勘察設(shè)計、勘察報告、勘察記錄、化檢、試驗報告永久1.3重要巖、土樣及肩關(guān)說明永久1.4地形、地貌、控制點、建筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄永久2設(shè)計文件序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館2.1初步設(shè)計、實施方案設(shè)計材料永久2.2技術(shù)設(shè)計材料永久2.3施工圖設(shè)計（含設(shè)計變更）、技術(shù)說明永久2.4設(shè)計變更及審批文件永久永久永久2.5設(shè)計計算書長期2.6關(guān)鍵技術(shù)試驗材料永久2.7設(shè)計評價、鑒定及審查批復(fù)文件永久序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館2.8技術(shù)秘密材料、專利文件永久3其他（往來文、函、傳真等）長期D類

21、施工類（按單位工程或標段分別組卷）1施工綜合文件材料1.1工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要長期長期1.2施工計劃、技術(shù)、工藝、安全措施等施工組織設(shè)計報批及審核文件長期長期1.3施工技術(shù)總結(jié)長期長期1.4竣工圖永久永久永久序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館1.5施工大事記長期長期1.6施工記錄及施工日記、月報長期1.7工程質(zhì)量檢查自評材料永久永久2施工資料2.1建筑原材料出廠證明、質(zhì)量檢驗評定資料、復(fù)驗單及試驗報告長期長期2.2設(shè)備材料、零部件的出廠證明（合格證）、材料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)核定單長期2.3施工測量放線、測量成果報驗及有關(guān)材料永久序號歸檔文件保管期限備注項目

22、法人運行管理單位廳檔案館2.4設(shè)計變更通知、工程更改洽商單等永久永久永久2.5地質(zhì)勘探和土（巖）試驗se告永久長期2.6基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工、樁基工程、地基驗槽記錄永久永久2.7設(shè)備及管線焊接試驗記錄、報告，施工檢驗、探傷記錄永久長期2.8工程或設(shè)備與設(shè)施強度、密閉性試驗記錄、報告長期長期2.9隱蔽，程驗收記錄永久長期2.10記載工程或設(shè)備變化狀態(tài)的各種監(jiān)測記錄永久長期序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館2.11各類設(shè)備、電氣、儀表的施工安裝記錄，質(zhì)量檢查、檢驗、評定材料（含安裝手冊、使用說明書等）長期長期2.12設(shè)備、設(shè)施的試運行、調(diào)試、測試、試驗記錄與報告長期長期2.13

23、設(shè)備與管線施工中間交工驗收記錄及相關(guān)材料永久長期2.14材料、設(shè)備明細表及檢驗、交接記錄長期長期2.15電器裝置操作、聯(lián)動實驗記錄短期長期2.16管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄、報告長期長期序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館2.17管線標高、位置、坡度測量記錄長期長期2.18絕緣、接地電阻等性能測試、校核記錄永久長期2.19事故及缺陷處理報告等相關(guān)材料長期長期3各階段檢查、驗收報告和結(jié)論及相關(guān)文件材料永久永久永久4施，預(yù)、決算材料長期5反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過程中重要階段或事件的聲像材料長期長期永久E類監(jiān)理類1監(jiān)理綜合文件材料序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單

24、位廳檔案館1.1監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱，監(jiān)理規(guī)劃、細則、采購方案、監(jiān)造計劃及批復(fù)文件長期1.2監(jiān)理通知，協(xié)調(diào)會審紀要，監(jiān)理工程師指令、指小，來往缶函長期1.3進場通知，開工報審的批復(fù)文件長期1.4會議紀要長期1.5監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報、備忘錄長期1.6監(jiān)理工程師通知單、工作聯(lián)系單長期2設(shè)備審核材料序號歸檔文件保管期限備注項目法人運行管理單位廳檔案館2.1設(shè)施采購市場調(diào)查、考察報告長期2.2設(shè)施制造的檢驗計劃和檢驗要求、記錄及試驗、分包單位資格報審表長期2.3原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗報告長期2.4設(shè)備監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實驗記錄、報告等材料長期2.5設(shè)備驗收、交接文件，支付證書和設(shè)備制造結(jié)算審核文件長期2.6設(shè)備采購、監(jiān)造工作總結(jié)及其他肩關(guān)的重要來往義件長期2.7有關(guān)設(shè)備質(zhì)量事故處理及索賠義件長期序號歸檔文件保管期限