檔案整理跟我學

1、學校檔案的收集學校檔案的收集 收集范圍收集范圍:凡是學校在建設(shè)、管理、教育、教學活動中形成的有保存價值的文件均需歸檔，基本按照本學校制定的歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。 注意點注意點：1、不要僅限于歸檔范圍和保管期限表中所 列類目和材料類型，本校在實際工作中所形成的，但未列入 表中的材料同樣需要收集歸檔； 2、表中有列但學校確未形成的材料無需再補，并不 是每年每個類別一定要有相應(yīng)的材料歸檔； 3、收集工作盡可能齊全完整： （1）不限時間，自學校成立時起一直到現(xiàn)在形成的所有文件材料，凡有保存價值的都要收集歸檔。 （2）不限對象，如涉及到學校撤并，則合并進來學校的檔案資料也要收集歸檔，在整理時作為一個

2、獨立的單位對待。 學校檔案的類別學校檔案的類別 文書類（黨群類、行政類、教育教學類） 基建類 聲像類照片、特殊載體（錄音錄像帶、 光盤） 會計類（報表、帳簿、憑證、其他） 設(shè)備類 實物類（獎牌、獎杯、錦旗、證書、其他） 人事檔案類（教職工檔案、名人全宗）文書檔案整理的基本步驟文書檔案整理的基本步驟 對所收集的文件材料按年度分開，黨群類和行政類的文件材料按正常的行政年度分，教育教學類按教學年度分開（教學年度以每年的九月至次年的八月劃分）。 對已分開年度的文件材料按學校文書檔案的三個類別分開（黨群類、行政類、教育教學類）。 對已分開的各年度的三個類別的文件材料確定保管期限。文書檔案整理的具體步驟文

3、書檔案整理的具體步驟 1、件的確定、件的確定 2、文件的修整、文件的修整 3、裝訂、裝訂 4分類排列分類排列5、編制歸檔號、編制歸檔號6、編目、編目7、裝盒、裝盒8、入庫排架、入庫排架 文件正本與定稿為一件；定稿不易裝訂的也可單獨作為一件。 *正文與附件為一件；如附件數(shù)量較多也可各為一件。 *原件與復制件為一件對制成材料（熱敏傳真紙）或字跡材料（圓珠筆、鉛筆書寫）不利于長期保管的以及破損的文件，要復制后與原件一起歸檔。 * 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。第一步第一步 件的確定件的確定 件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。但實踐中文件的情況很多，要用以下標準來確定件。文書檔案的整文書檔案的整

4、理理 會議記錄整本作為一件，每年分開記錄；介紹信存根不能整本作為一件，一張介紹信作為一件。文書檔案的整文書檔案的整理理 *最容易犯的錯誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。 *重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的正文與歷次稿各為一件。 *成套的會議材料各為一件一個會議的材料不能簡單作一件處理，而要分別以件歸檔。文書檔案的整文書檔案的整理理 計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導批示，定稿不存檔的將正文與發(fā)文稿紙為一件；用計算機打印的定稿，打印底稿可不歸檔，欄目填寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。 正文與文件處理單為一

5、件； 文件處理單能體現(xiàn)文件處理的軌跡，不要處理掉，應(yīng)與文件一起歸檔。 來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件； 這樣是為整理此類文件節(jié)約了工作量但在此后的編目中文件題名應(yīng)寫批復的題名，在后面要注明附（請示、報告、函）。文書檔案的整文書檔案的整理理 經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件； 這樣處理能將辦文復雜的來文復文更好地處理便于檢索。 報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件； 充分尊重和利用原來的基礎(chǔ)。文書檔案的整文書檔案的整理理 未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件； 表格數(shù)量多的要編制

6、二級目錄。 特別提示：這里指的“一件”，是指在實體上裝訂在一起編目時也只是體現(xiàn)為一條目。文書檔案的整文書檔案的整理理 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。 需保管30年以上的文件要進行修整，保管10 年以下的文件保持原狀就行了，減少不必要的勞動。 文件修整工作內(nèi)容有修裱、復制、去除易銹金屬物，及大紙張折。 修裱：對破損紙張進行修補或托裱。 復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。 去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時

7、間長了生銹。 第二步第二步 文件的修整文件的修整文書檔案的整文書檔案的整理理 大紙張折：歸檔文件盒尺寸是按照A4 規(guī)格設(shè)計的所以大紙張要進行折疊后才能裝入，折疊時盡量減少折數(shù)，文件頁數(shù)多的要單張折疊。文書檔案的整文書檔案的整理理 裝訂方式采用省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書釘在文件左上角或左側(cè)裝訂。 較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。第三步第三步 裝訂裝訂文書檔案的整文書檔案的整理理 歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。 裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊，訂在左上角的，將文件左側(cè)和上邊對齊 ，訂在左側(cè)的，將文件左側(cè)和下邊對齊。一個單位的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。 對于裝訂成冊不便

8、拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。文書檔案的整文書檔案的整理理 裝訂時注意件內(nèi)文件的排列順序：裝訂時注意件內(nèi)文件的排列順序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。文書檔案的整文書檔案的整理理第四步：分類排列第四步：分類排列 將同一全宗內(nèi)需歸入文書檔案的文件材料，按文件生成年度為單位進行分類整理。 嚴格按照國家檔案局頒發(fā)的機關(guān)文書檔案保管期限表而制訂的本單位

9、文書檔案保管期限表，按永久、30年、10年區(qū)分保管期限。 件的排序主要按事由結(jié)合時間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。文書檔案的整文書檔案的整理理 注意點：注意點：一份文件在分年度時，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即文件落款日期）為準。對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度。文書檔案的整文書檔案的整理理 歸檔文件經(jīng)分類、排列等系統(tǒng)整理后就要逐件給予編制歸檔號。在文件的正上方居中空白處加蓋紅色歸檔章，如居中處有批

10、注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內(nèi)填寫對應(yīng)的檔號。第五步第五步 編制歸檔號編制歸檔號 歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號填寫用黑色或藍黑墨水筆填寫。文書檔案的整文書檔案的整理理 全宗號：填寫檔案行政管理部門給立檔單位編制的代號，學校一般不用填寫。 年度：填寫文件形成年度。以四位阿拉伯數(shù)字標注公元年，如“ 2006 ”。 如在2006 年整理的是2005 年應(yīng)歸檔文件，應(yīng)填寫“2005”。 室編件號：從“1”開始流水標注，一個類別中，一個年度一個保管期限內(nèi)的歸檔文件編制一個流水號 。 此格空白，不填任何數(shù)字和文字。文書檔案的整文書檔案的整理理全宗號 年度 室編件號 機構(gòu)（問題） 保管期限 館

11、編件號 總頁數(shù) 歸檔章由檔案局檔案用品服務(wù)部統(tǒng)一按標準制作，歸檔章的填寫內(nèi)容與要求。 機構(gòu)（問題）,填寫學校文書檔案的三大類。 保管期限：填寫歸檔文件實際的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。 檔案館編件號：移交進檔案館時經(jīng)鑒定后重新編制的流水號，學校一般不用填寫。 總頁數(shù)：填寫該歸檔文件中有圖文內(nèi)容頁面的總數(shù)。 特別提醒：一個類一個流水號，如采用“保管期限年度”分類方法，永久、30年、 10 年分別自1開始編流水號（件號），第二年仍然分別從1開始編號。 文書檔案的整文書檔案的整理理 編目是指根據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進行系統(tǒng)分類、排列、編

12、號后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。 歸檔文件目錄有統(tǒng)一的格式，運用文檔一體化管理軟件的單位，歸檔文件目錄的相關(guān)數(shù)據(jù)會自動生成。第六步第六步 編目編目文書檔案的整文書檔案的整理理 歸檔文件目錄一式兩份，一份裝在檔案盒內(nèi)，一份應(yīng)裝訂成冊并編制封面。一般可按保管期限裝訂成三本， 歸檔文件目錄用紙封面尺寸采用國際標準A4 型。文書檔案的整文書檔案的整理理 在背脊上貼標簽，注明 全宗號、年度、目錄流水號，放入目錄櫥柜中。 全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 年度：文件形成年度。（注意不是整理年度） 保管期限：對應(yīng)歸檔文件的價值，填寫永久

13、、30年、10 年。 機構(gòu)（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對應(yīng)歸檔文件的類目。 歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用檔案服務(wù)部統(tǒng)一制作的硬封面。 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內(nèi) 裝盒按歸檔的件號順序裝入，不耍求將同一事由的歸檔文件裝入一盒，同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起，檔案盒僅是裝具，不是”一卷”的概念。 盒內(nèi)備考表放置在盒內(nèi)文件之后，要簽署完備。第七步第七步 裝盒裝盒文書檔案的整文書檔案的整理理 封面應(yīng)標明全宗名稱。統(tǒng)一采用黑色字體。 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件

14、號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）選擇項。格式要求用三號仿宋字體印章，用黑色或藍黑墨水加蓋或書寫。 起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接。 盒號即檔案盒的排列序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。不進館的單位可用耐久字跡直接填寫。 特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發(fā)脆，嚴重的會導致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要。所以長期保存的檔案必須要采用無酸紙書寫，裝具也耍用無酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無酸紙盒。 文書檔案的整文書檔案的整理理 脊背字體適中，用黑色或藍黑墨水書寫或蓋章，字跡要端正。 備考表正常情況下不填寫

15、內(nèi)容。出現(xiàn)文件收集不完整、破損，文件簽署不完整等情況時才要在此處進行說明，歸檔文件是復制件要說明原件在何處。檔案保管中出現(xiàn)移出、增補、修改、銷毀等情況時也要在備考表中說明。 填寫負責整理本盒歸檔文件的檔案人員姓名。 填寫負責檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。一般由檔案室負責人、辦公室負責人、業(yè)務(wù)部門負責人或項目負責人審核后填寫?？芍苯雍炇?，也可蓋章。 填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期。 文書檔案的整文書檔案的整理理盒內(nèi)文件整理情況 整理人： 檢查人: 年 月 日 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位文書檔案分類方案一致，一般采用“保管期限年度”的方法上架排列。排架遵循從上到下，自左至

16、右的順序，要求整齊美觀。 第八步第八步 入庫排架入庫排架文書檔案的整文書檔案的整理理基建檔案的整理基建檔案的整理 基建檔案材料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決基建檔案材料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當歸檔保存的文件，包括基建項目的提出、調(diào)研、歸檔保存的文件，包括基建項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的等工作活動中形成的文字材料、圖紙文字材料、圖紙等文件

17、材料。等文件材料?；n案的整基建檔案的整理理 將基建文件材料按項目、按工程分開。 第一步第一步 分項目分項目 組卷是基建檔案整理中最關(guān)鍵的步驟，要以單項工程為單位，按照基建程序，保持一項工程形成文件材料的成套性，使組成的案卷能反映全過程。第二步第二步 組卷組卷科技檔案的整科技檔案的整理理 全卷均是文字材料的，應(yīng)按工程階段、時間的先后順序排列。一般是按依據(jù)性文件（可行性研究、立項、審批）基礎(chǔ)性文件（征遷、招投標）設(shè)計文件施工文件監(jiān)理文件竣工驗收文件、評獎創(chuàng)優(yōu)文件、使用維修、改建擴建文件進行排列。 全卷均是圖紙的，應(yīng)按圖號的順序排列。 第三步第三步 卷內(nèi)文件排序卷內(nèi)文件排序基建檔案的整基建檔案的

18、整理理基建檔案的整基建檔案的整理理 基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，也就是說文字性的文件材料可以用科檔軟封皮裝訂成冊，一冊為一卷； 圖紙不需裝訂，可以在每張圖紙上加蓋檔號章，將圖紙裝入檔案盒內(nèi)，一盒為一卷。 歸檔的基建文件材料中有金屬物裝訂的要拆除，用線裝訂。 歸檔文件材料的規(guī)格大小采用A4 ( 297mm *210mm ）。如果圖紙尺寸大于標準規(guī)定，要采用“手風琴”式折疊成標準規(guī)格，做到大小統(tǒng)一，圖表外露。成冊的基建材料小于A4 的保持原規(guī)格，不用加工。第四步第四步 去訂、折疊、編號去訂、折疊、編號基建檔案的整基建檔案的整理理圖紙邊要裁剪按A4 高度

19、向內(nèi)折（做一塊A4 標準的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標準板）折成A4 規(guī)格，左邊留出裝訂邊 影響裝訂部分向上折角 右下角露出標題欄 如風琴一樣折展自如 基建檔案的整基建檔案的整理理一、裝訂成卷的基建文件材料有書寫內(nèi)容的頁面均要編寫頁號。 1、單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。 2 、成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。 3 、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。 基建檔案的

20、整基建檔案的整理理 二、不裝訂的圖紙應(yīng)在每份圖紙右上角用紅色印泥加蓋檔號章。 填寫方法： 序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)科技文件材料的順序。 檔號：檔號應(yīng)填寫分類號與案卷號。 特別提示：加蓋檔號章的目的：一是固定整理成果，二是在單獨抽出借閱此件后能準確歸還到盒內(nèi)。 基建檔案的整基建檔案的整理理基建檔案檔號示例：檔號中各號之間用“-”號，占半格如：JJ-2- 1-3該樓房的第3卷檔案 該房屋在該類中的順序號 類別順序號大類代號(基建檔案) 1綜合樓 2辦公教學樓 3宿舍樓 4附房 5其他類 同一個工程項目（同一幢樓房）的基建檔案的案卷號是相連的，不同工程項目（不同樓房）的基建檔案相互之間案

21、卷號是不相連的，卷號的順序排列以文字材料在前，圖紙在后。 編制卷內(nèi)目錄是將組卷文件的內(nèi)容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。 序號用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件材料的順序。 文件編號應(yīng)填寫文件材料的文號或圖紙的圖號、設(shè)備代號、項目代號等。 責任者應(yīng)填寫文件材料的形成部門或主要責任者。 文件材料題名應(yīng)填寫文件材料的全稱。 日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期，要求以8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，不要省略，如2002.09.09 。 頁號應(yīng)填寫每件文件材料首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。不裝訂的案卷此項填寫該件的頁數(shù)。 第五步第五步 編制內(nèi)目、備

22、考表編制內(nèi)目、備考表基建檔案的整基建檔案的整理理 編制備考表是將歸檔過程中需要說明的內(nèi)容寫在表內(nèi)，并由立卷人、檢查人簽字，以確認卷內(nèi)文件內(nèi)容的正確與齊全。 說明：包括案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題，一般可不填寫。 立卷人應(yīng)由責任立卷人簽名，一般是檔案整理者。 立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。 檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是工程項目的負責人或檔案室主任、鑒定小組組長。 檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。 基建檔案的整基建檔案的整理理 采用裝訂方式的，用檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材抖和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔

23、案盒內(nèi)保存。 第六步第六步 裝訂裝盒裝訂裝盒基建檔案的整基建檔案的整理理 案卷題名是該案卷內(nèi)全部文件材料的總標題，包括以下“ 三要素”內(nèi)容：項目名稱文件材料的內(nèi)容特征文件名稱（ 即文種）。 擬定題名要注意以下幾點： 1、題名要簡明、準確揭示內(nèi)容，但不能過于概括籠統(tǒng)。 2、內(nèi)容表達要通暢、精煉，結(jié)構(gòu)詞使用要合理。比如不要濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。 3、不要使用序數(shù)詞。 第七步第七步 編制封面編制封面基建檔案的整基建檔案的整理理基建檔案的整基建檔案的整理理 案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正面。 案卷題名應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一

24、般由立卷人擬寫。 立卷單位應(yīng)填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門，一般小單位可寫立檔單位名稱。 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定填寫組卷時的保管期限。 密級應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。 檔號是以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。 檔號是分類號+案卷號。案卷號是指基建檔案按一定順序排列后的流水號。 特別提示：采用軟卷皮裝訂后裝盒的，編制軟卷皮的封面，不貼標簽即可，外面的盒不編制封面；采用不裝訂方式的，也就是裝圖紙的檔案盒要編制盒的封面。、基建檔案的整基建檔案的整理理 第一格：全宗號（沒有全宗號的基層單位可不填）。 第二格：

25、目錄號 第三格：分類號。 第四格：類內(nèi)案卷流水號。 分類號由立檔單位在編制檔案整體分類方案時加予確定。 基建檔案的整基建檔案的整理理 檔號：書寫在四格標簽上，貼在背脊相應(yīng)位置上，標簽分三種顏色，紅色代表永久，黃色代表長期，藍色代表短期，基建檔案一般保管期限都為永久，貼紅色標簽，標簽寬度要與卷盒的厚度相同，要將寬的標簽兩邊修整齊后貼上。 標簽與題名書寫用黑色或藍黑墨水，字跡要工整、清晰。永久長期短期基建檔案的整基建檔案的整理理 案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容成分并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表冊，是檔案檢索和統(tǒng)計管理的必備工具。 基建檔案案卷目錄登錄是以工程項目為單位，也是以檔案

26、分類中最低一級的類（ 一個小流水號）進行登錄的，如：基建檔案是以一個工程為單位登錄，換一項目就要另起一頁開始登錄。（一般用科技檔案分類目錄作為案卷目錄） 案卷目錄的內(nèi)容與案卷封面上對應(yīng)相一致，題名欄如果一格不夠，可以一卷占兩格。案卷目錄填寫完畢后，應(yīng)按大類分別加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。 第八步第八步 編制案卷目錄編制案卷目錄基建檔案的整基建檔案的整理理第九步第九步 入庫上架入庫上架 因一個項目的基建檔案不是一次完成的，是個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，或每個類后面都要空出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案。 一個項目檔案的排列。排列順序從上

27、到下，從左到右?；n案的整基建檔案的整理理設(shè)備檔案的整理設(shè)備檔案的整理 設(shè)備檔案是指每一種型號的設(shè)備所共有的、通設(shè)備檔案是指每一種型號的設(shè)備所共有的、通用的、標準的文件材料。它主要包括隨機的材料用的、標準的文件材料。它主要包括隨機的材料（如：各種說明書、圖冊、裝箱單等）。這類檔案（如：各種說明書、圖冊、裝箱單等）。這類檔案材料要求檔案部門一種型號保存一套，分類一般采材料要求檔案部門一種型號保存一套，分類一般采用類型用類型型號分類法，就是將全部設(shè)備的檔案先按型號分類法，就是將全部設(shè)備的檔案先按設(shè)備的類型分開，再以各個型號的設(shè)備為分類單元設(shè)備的類型分開，再以各個型號的設(shè)備為分類單元劃分類別的方法

28、。劃分類別的方法。 設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理 。 第一步第一步 分類目分類目 1、將設(shè)備按主要類目名稱分開。 2 、根據(jù)類目名稱的設(shè)定，將設(shè)備檔案歸類整理。 按設(shè)備的臺（套）等為單位進行組卷。一臺（套）按設(shè)備的臺（套）等為單位進行組卷。一臺（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一卷案卷均由卷內(nèi)文件設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一卷案卷均由卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。第二步第二步 組卷組卷設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理 設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。第三

29、步第三步 卷內(nèi)文件排序卷內(nèi)文件排序設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理一、設(shè)備檔案一般是不裝訂的，不裝訂的案卷應(yīng)在每份文件材料的右上角用紅色印泥加蓋檔號章。 序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)科技文件材料的順序。 檔號：檔號應(yīng)填寫分類號+案卷號。具體要求詳見后。設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理第四步第四步 編號編號二、 裝盒的設(shè)備材料有書寫內(nèi)容的頁面均要編寫頁號。 1、單面書寫的設(shè)備材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的設(shè)備材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。 2 、整本的較厚的設(shè)備材料可不重新編寫頁號，可整本作為一頁與其他材料續(xù)編頁號。 設(shè)備檔案的分類一般采用類型型號分類法。就是將全部設(shè)備、儀器

30、的檔案先按設(shè)備、儀器的類型或使用性質(zhì)分開，再以各個型號的設(shè)備、儀器為分類單元劃分類別的辦法。 SB112該型號的第2卷檔案 型號 類別順序號 類別代號（設(shè)備檔案）類別代號可用漢語拼音字母或用阿拉伯數(shù)字代表檔案大類的劃分。1 電腦2 空調(diào)3 汽車4 打印機5 投影儀 編制卷內(nèi)目錄是將組卷文件的內(nèi)容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。 序號用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)科技文件材料的順序。 文件編號應(yīng)填寫文件材料的文號或圖紙的圖號、設(shè)備代號、項目代號等。 責任者應(yīng)填寫文件材料的形成部門或主要責任者。 文件材料題名應(yīng)填寫文件材料的全稱。 日期應(yīng)填寫文件

31、材料的形成日期，要求以8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，不要省略，如2002.09.09 。 頁號應(yīng)填寫每件文件材料首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。第五步第五步 編制內(nèi)目、備考表編制內(nèi)目、備考表設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入設(shè)備檔案盒內(nèi)保存。 第六步第六步 裝訂裝盒裝訂裝盒設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理 案卷題名是該案卷內(nèi)全部文件材料的總標題，包括以下“ 三要素”內(nèi)容：主，設(shè)備名稱文件材料的內(nèi)容特征文件名稱（ 即文種）。 擬定題名要注意以下幾點： 1、題名要簡明、準確揭示內(nèi)容，但不能過于概括籠統(tǒng)。 2、內(nèi)容表達要通暢、精煉，結(jié)構(gòu)詞使用

32、要合理。比如不要濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。 3、不要使用序數(shù)詞 第七步第七步 編制封面編制封面設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理 第一格：全宗號（沒有全宗號的基層單位可不填）。 第二格：目錄號（小單位暫未編目號的也可不填）。 第三格：分類號。 第四格：類內(nèi)案卷流水號。 分類號由立檔單位在編制檔案整體分類方案時加予確定。 設(shè)備檔案的保管期限一般為長期，貼藍色標簽。 案卷題名：可根據(jù)各單位具體情況自行填寫，內(nèi)容與封面的題名相同，案卷脊背標簽宜采用白色書寫紙制作好后貼上去，亦可在豎式的長標簽上書寫好后貼上背脊。案卷背脊標簽與卷盒上的長度和厚度相同。設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理 案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案

33、卷內(nèi)容成分并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表冊，是檔案檢索和統(tǒng)計管理的必備工具。一般用科技檔案分類目錄作為案卷目錄） 案卷目錄的內(nèi)容與案卷封面上對應(yīng)相一致，題名欄如果一格不夠，可以一卷占兩格。案卷目錄填寫完畢后，應(yīng)按大類分別加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。第八步第八步 編制案卷目錄編制案卷目錄設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理理第九步第九步 入庫上架入庫上架 設(shè)備檔案不是一次完成的，是個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，或每個類后面都要空出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案。 一個設(shè)備檔案的排列。排列順序從上到下，從左到右。設(shè)備檔案的整設(shè)備檔案的整理

34、理 會計檔案的整理會計檔案的整理 會計檔案的歸檔范圍是會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等。本單位的經(jīng)費預算、財務(wù)收支計劃、調(diào)資定級、財務(wù)制度、財務(wù)政策等管理性文件材料，納入文書檔案范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。 第一步第一步 區(qū)分年度區(qū)分年度 會計檔案整理首先按年度為單位區(qū)分成不同的集合體。不同年度不得混在一起整理。會計檔案的整會計檔案的整理理第二步第二步 案卷整理案卷整理 會計檔案可分為：1、會計憑證類；2 、會計賬簿類；3 、財務(wù)報表類；4 、其他類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單，以及其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)材料），不同的會計材料采用不同的方法整理成

35、案卷。會計核算材料按規(guī)定由會計部門充分利用原來的組合基礎(chǔ)稍加整理而成。 會計檔案的整會計檔案的整理理 一、會計憑證的整理。憑證按月、按記帳分類和編號順序進行整理。要求折疊整齊，加具憑證封面，裝訂成卷（每卷厚度不超過2.5 厘米為宜）。材料少的可一個月一卷，或幾個月一卷，材料多的一個月多卷。1、填寫好封面欄目；2、做好憑證的包角；會計檔案的整會計檔案的整理理 3、填好相關(guān)的欄目；會計檔案的整會計檔案的整理理4、貼好包角簽（梯形標簽）；5、蓋好立卷人騎縫章；梯形標簽的黑線與憑證底邊對齊，形成包角。 會計檔案的整會計檔案的整理理 6、裝盒。選用檔案行政部門監(jiān)制的憑證盒， 會計憑會計憑證證的封面項目包

36、括立檔單位、時間、本月共冊，本盒是第冊，憑證自號至號共張、保管期限、財會主管、立卷人、全宗號、目錄號、案卷號。會計檔案的整會計檔案的整理理 二、會計賬簿整理。按照賬薄種類整理立卷。各單位賬簿有多種形式，不同形式給予不同的加工方法： 1、固定賬簿在原裝訂本正面貼上“會計賬簿封面”，也就是會計方標簽。會計檔案的整會計檔案的整理理 2 、活頁或卡片賬頁，先去掉空白頁，并依次編制頁號，再用賬簿卷皮裝訂成冊并填將帳冊封面趕寫完整。 會計檔案的整會計檔案的整理理 三、財務(wù)報表 的整理。對財務(wù)報表的整理，應(yīng)分不同保管期限立卷。年度決算、年度報表為永久，其他報表為定期。 1、編頁碼，在財務(wù)報表有內(nèi)容的頁面右上

37、角上依次編頁碼。 2、填寫卷內(nèi)目錄，寫明卷內(nèi)每件材料的名稱、時間、頁號等。 卷內(nèi)目錄的填寫內(nèi)容和要求參考文書、科技檔案的填寫要求和方法 。會計檔案的整會計檔案的整理理 3 、填寫備考表，填寫要求參照文書檔案的要求。 5 、用原先的老文書檔案卷皮作為會計檔案報表卷皮用。 會計檔案的整會計檔案的整理理 4、裝訂，用三孔一線法裝訂。第三步第三步 排卷排卷 按會計檔案不同的類別，按保管期限分別排列。一般情況下，同一年度的憑證按月順序排列；同一年度的帳簿按帳簿種類（依次為總帳、分類帳、明細帳、日記帳、其他帳等）進行排列 ，報表按年度進行排列。會計檔案的整會計檔案的整理理第四步第四步 裝盒裝盒 會計檔案中

38、，要將已編制完卷號的會計帳冊和會計報表裝入老的文書檔案盒，并將檔案盒的封面和脊背填寫完整。會計檔案的整會計檔案的整理理第五步第五步 編制案卷目錄編制案卷目錄 案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容成分并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表冊，是檔案檢索和統(tǒng)計管理的必備工具。 會計檔案案卷目錄要求一年一登錄，第二年另起一頁登錄。案卷目錄中每個條目的內(nèi)容要與相對應(yīng)的案卷封面上的內(nèi)容一致，題名欄如一格不夠，可以一卷占兩格。具體要求可參照文書、科技檔案案卷目錄的要求。 案卷目錄填寫完畢后，加上案卷目錄封面裝訂成冊。在每個年度第一頁的案卷目錄頁上用口取紙標出年度。會計檔案的整會計檔案的整理理 會計檔案

39、案卷目錄的格式與文書、科技檔案的不同，不要用錯。第六步第六步 入庫上架入庫上架 會計檔案排架。常用方法是按每類會計檔案的案卷順序號依次上架，第二年的會計檔案緊接著排。并要為以后幾年預留出足夠的空間。 會計檔案的整會計檔案的整理理實物檔案的整理實物檔案的整理第一步第一步 區(qū)分載體區(qū)分載體 我們所指的實物檔案是指除紙質(zhì)檔案以外承載有表彰、授權(quán)、字畫、資質(zhì)、紀念等特殊內(nèi)容的物體，形式上主要有證書、獎牌、獎杯、錦旗、獎?wù)?、紀念品等。 整理時要根據(jù)單位內(nèi)實物檔案的具體數(shù)量決定分類，常用的方法是按載體種類分為證書、獎牌、獎杯、錦旗、其他，或證書、獎牌、其他。實物檔案的整實物檔案的整理理第二步第二步 清潔修

40、整清潔修整 實物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行清潔修整。獎狀、證書破損要進行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復原狀，其他可根據(jù)不同的要求進行修復。第三步第三步 分類排序分類排序 實物檔案按證書、獎牌、錦旗、獎杯、其他等各類，并給予1、2、3、4 的代碼（在整體分類方案中標明），同一類的實物檔案按時間順序排列，時間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序，一個單位的排序方法要相對統(tǒng)一。實物檔案的整實物檔案的整理理第四步第四步 貼標簽貼標簽 實物檔案標簽采用紅色標簽。第一格填寫全宗號，第二格填寫大類號，第三格填寫分類號，如獎牌填寫“2” ，第四格填寫類內(nèi)流水號，如證書類第十件填“

41、10 ”。標簽的貼法采用貼在實物檔案的背面右上方固定位置 ，較大的禮品檔案標簽可貼在底座上。 全宗號：地方檔案行政管理部門給予檔案進館單位的代號，沒有全宗號的單位可空著。 目錄號：實物檔案在檔案室中的代碼。 類號：填寫分類方案中實物檔案的屬類號。如SW.1、SW.2 流水號：填寫屬類中實物檔案的順序號。 （證書標簽貼在背脊上容易脫落，獎牌標簽貼在正面，會破壞獎牌效果，所以要求貼在背面）。 實物檔案的整實物檔案的整理理第五步第五步 編制目錄編制目錄 實物檔案目錄內(nèi)容有：檔號、類型、數(shù)量、榮譽稱號、授獎機關(guān)、授獎時間、全文標識、備注。 類型：填寫實物檔案的類型：證書、獎牌、獎杯等。 榮譽稱號：填寫

42、所獲榮譽的全稱。實物檔案的整實物檔案的整理理第六步第六步 入庫上架入庫上架 實物檔案在檔案室總體分類方案中列最后，排架時也宜排在檔案架的最后部分。 實物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。照片檔案的整理照片檔案的整理 照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案的收藏范圍主要包括以下幾個方面：的整理的整理反映本單位主要職能活動和工作成果的照片檔案；領(lǐng)導人和著名人物參加本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片檔案；本單位組織或參加的重要外事活動的照片；記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、自然

43、災害及異?，F(xiàn)象的照片檔案；反映本地區(qū)地理、古跡以及自然風光和民間風俗的照片檔案；與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案；其他具有保存價值的照片檔案。JVTH 檔案的整檔案的整理理實物檔案的整實物檔案的整理理第一步第一步 分類排列分類排列 應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限-年度-問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限-問題-年度進行分類。在分類方案的最低一級類目中，按問題結(jié)合時間、重要程序等進行排列。 照片檔案的整照片檔案的整理理 照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保存照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，有利于提供利用的原則。 分類方案應(yīng)前后一致，不可隨意變動；照片排列時，將同一密級照片放在一起。第二步第二步

44、說明填寫說明填寫 說明應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫，格式如下： 1、照片號/底片號： 2、參見號：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。 3、文字說明：照片的內(nèi)容 4、拍攝時間 5、 攝影者：一般填寫個人。照片檔案的整照片檔案的整理理第三步第三步 照片的編號照片的編號 照片檔案的整照片檔案的整理理照片號是指案卷內(nèi)照片的順序號。每一卷的照片編號都從照片號是指案卷內(nèi)照片的順序號。每一卷的照片編號都從1開始，開始，編在每張照片的反面。編在每張照片的反面。 x- -x - -x 目錄號目錄號 卷卷 號號 張張 號號第四步第四步 入冊放置入冊放置 相片冊一般由297MM*210MM大小的若干芯頁和封面、

45、封底組成。芯頁以頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。 照片入冊時，按照片號/底片號順序插入芯頁；對照片冊放不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。照片檔案的整照片檔案的整理理無底片的相冊有底片的相冊大幅照片 大幅照片標簽號與存放照片的專用檔案盒編號相符。第五步第五步 編制內(nèi)目、備考表編制內(nèi)目、備考表 照片冊需編制冊內(nèi)照片目錄。其組成項目是照片號、題名、時間、頁號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。 編制備考表是將需要說明的內(nèi)容寫在表內(nèi)，并由立卷人、檢查人簽字，確認卷內(nèi)照片的齊全完整。照片檔案的整照片檔案的整理理第六步第六步 編制封面編制封面 照片冊的封面應(yīng)印制“照片檔案”字樣。 照片冊冊脊的項目包括：全宗號、目錄號、年度、分類號、案卷 號、立檔單位。 照片檔案的整照片檔案的整理理第七步第七步 入庫上架入庫上架 照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。 照片檔案的整照片檔案的整理理 特別提示：大照片如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5CM。以豎直放置為宜。 數(shù)碼照片的整理數(shù)碼照片的整理：實行“雙套制”保存。沖印具有代表性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方