項目文檔管理辦法(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上項目檔案管理辦法XX二零一七年二月項目檔案管理辦法第一章 總則第一條 為了規(guī)范項目組文檔歸檔工作，更好地利用現(xiàn)有的文檔資源，實現(xiàn)文檔資源共享，確保各類項目的關(guān)鍵成果和實施經(jīng)驗得到及時總結(jié)和妥善保管，特制定本辦法。第二條 為了更好地進行項目文檔管理，項目組應(yīng)指定一名文檔管理員，專門規(guī)范文檔的調(diào)閱、歸檔，并實施嚴格的文檔分類控制和登記制度。對于涉及公司機密或者技術(shù)機密的文檔實施嚴格的控制和管理。第三條 所有重要文檔集中管理，維護檔案的安全與完整。各項目小組人員在工作中形成的具有參考價值的文件、材料由個人或項目負責(zé)人整理后報文檔管理人員存檔。所有人員都有承擔(dān)按時提交文檔的義

2、務(wù)和職責(zé)。第二章 項目文檔編寫規(guī)范第四條 文檔版本管理1文檔狀態(tài)變遷規(guī)則項目文檔狀態(tài)分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔剛建立時，其狀態(tài)為“草稿”。文檔通過評審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹?。修改完畢重新通過評審時，其狀態(tài)又變?yōu)椤罢健薄?文檔版本號文檔的版本號規(guī)則與文檔的狀態(tài)相關(guān)。（1） 處于“草稿”狀態(tài)的文檔版本號格式為V0.YZ，YZ的數(shù)字范圍為0199，隨著文檔草稿的修正，YZ的取值應(yīng)遞增。YZ的初值和增幅由文檔創(chuàng)建人或修改人自己把握。（2）處于“正式”狀態(tài)的文檔版本號格式為VX.Y，X為主版本號，取值范圍為19。Y為次版本號，取值范圍為09。文檔第一

3、次成為“正式”文件時，版本號為V1.0。（3）處于“修改”狀態(tài)的文檔版本號格式為VX.YZ，文檔正在修改時，一般只增加Z值，X.Y值保持不變。當文檔修改完畢通過評審，狀態(tài)成為“正式”時，將Z值設(shè)為0，增加X.Y值。參見上述規(guī)則（2）。第五條 文檔標識項目分類編號：A、B、C;項目標志：本項目的標識，表明本項目是“XXXX”；日期編號：文檔創(chuàng)建日期；版本號：本文檔的版本號。一個文檔編碼的例子為：A-MYD-V1.0。第三章 項目文檔管理制度第六條 項目歸檔內(nèi)容主要包括招標書、投標書、項目合同及附件、項目進度計劃、項目進度控制表、項目成本計劃、成本估算表、項目人員配置計劃、項目例會紀要、演示文件、

4、項目成果等相關(guān)文檔。第七條 文檔的保密和安全。根據(jù)文檔安全管理需要，大致可劃分為三個保密級別：級：具有比較高的保密需求，僅有文檔作者和項目負責(zé)人對文檔享有查閱及使用權(quán)，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項目負責(zé)人同意。級：限制性保密需求文檔，只允許項目組內(nèi)部相關(guān)人員操作使用的文檔。其他人員查閱需經(jīng)項目負責(zé)人同意。級： 一般保密性文檔，正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)文檔及一般審批流轉(zhuǎn)文檔。公司內(nèi)部人員查閱需經(jīng)項目負責(zé)人同意第八條 項目文檔歸檔項目經(jīng)理必須在項目開發(fā)過程中，重視項目文檔的建立、整理、保存，并確保項目歸檔文件的完整性、真實性、可靠性和匹配性。項目組文檔管理員生成文檔存放目錄，項目組其他相關(guān)人員僅設(shè)置只讀權(quán)限。

5、項目經(jīng)理或有關(guān)人員按文檔命名要求定期負責(zé)將項目文檔提交給文檔管理員。文檔管理員審核后進行歸檔。項目組負責(zé)人應(yīng)會同文檔管理員定期檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范等。第九條 項目文檔調(diào)閱公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由借閱人填寫項目文檔借閱單（見附件一），經(jīng)所在項目組經(jīng)理批準后提交文檔管理員，經(jīng)本組項目經(jīng)理審核后，開放調(diào)閱權(quán)限。調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為：只讀。對于電子文檔的權(quán)限開放應(yīng)設(shè)置期限，到期后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。對于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱，相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。第十條 項目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應(yīng)以電子方式保存。電子文件應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換

6、成PDF格式，統(tǒng)一設(shè)置為“不能修改”模式，并視需要設(shè)置為“不能打印”模式。應(yīng)確保相關(guān)電子文檔無病毒感染。 第十一條 項目組文檔管理員應(yīng)按對項目文檔進行清點，核準無誤后正式接收移交的電子文檔和紙質(zhì)文檔，并視作該項目歸檔工作的完成。若發(fā)現(xiàn)有關(guān)清單和文檔不符合歸檔規(guī)范要求的，項目組文檔管理員有權(quán)要求對文檔重新進行編制和完善，直至符合歸檔規(guī)范。第十二條 項目組文檔管理員對項目文檔實施統(tǒng)一保管，并負責(zé)定期進行刻盤備份，保證歸檔項目文檔的安全可靠。專心-專注-專業(yè)附件一 項目管理文檔借閱單項目文檔借閱單編號：借閱日期：計劃歸還日期：借閱事由：序號文件編號及名稱媒質(zhì)密級實際歸還日期12345678910借閱人簽字：項目負責(zé)人簽字：部門負責(zé)人意見（高涉密文件借閱）：備注 ：借閱人應(yīng)