商務(wù)部工作流程與制度

1、 XXX公司商務(wù)部工作流程與制度一、招標(biāo)信息的獲?。?、從各個招投標(biāo)網(wǎng)站上獲取與公司發(fā)展規(guī)劃或營業(yè)范圍相關(guān)的招標(biāo)信息，將信息篩選、歸類并登記于專門的檔案上，并請示分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理是否參與投標(biāo)。2、從領(lǐng)導(dǎo)處直接獲取招標(biāo)信息。3、公司直接操作的標(biāo)。二、投標(biāo)報名工作：1、確定參與投標(biāo)后，請示分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理安排本公司哪些商務(wù)人員參與本項目，并確認是自己公司還是借用上游協(xié)作單位的資質(zhì)去參加投標(biāo)工作。2、根據(jù)招標(biāo)公告要求，準(zhǔn)備投標(biāo)報名紙質(zhì)資料并及時去招投標(biāo)中心報名。（此項針對非網(wǎng)上報名項目）3、網(wǎng)上報名：按照網(wǎng)上操作流程進行網(wǎng)上注冊、登記、報名工作。（首次注冊的招標(biāo)網(wǎng)站記錄其登陸名及密碼備份留存）三、制

2、作標(biāo)書：根據(jù)招標(biāo)文件要求制作標(biāo)書。將招標(biāo)文件里的特殊要求或是難以滿足的條款匯報領(lǐng)導(dǎo)，請示解決辦法；或是及時向招標(biāo)采購中心提出質(zhì)疑，等待采購中心給予答疑，及時關(guān)注招標(biāo)網(wǎng)的答疑更新。1、制作文本版標(biāo)書，初步完成標(biāo)書模板；2、與廠家/上游公司聯(lián)系，索要投標(biāo)資料；3、按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間內(nèi)繳納投標(biāo)保證金；（附1：保證金繳納流程）4、請示領(lǐng)導(dǎo)，確認最終投標(biāo)報價；5、與投標(biāo)代表聯(lián)系，確認簽字并復(fù)核標(biāo)書；6、將投標(biāo)文件交與分管領(lǐng)導(dǎo)/經(jīng)理審核，簽字蓋章；7、對標(biāo)書進行封裝，交與投標(biāo)代表，告知開標(biāo)時需注意事項；8、關(guān)注投標(biāo)結(jié)果。注: 投標(biāo)文件做完后，三人審核小組進行審核，做標(biāo)人先檢查，檢查后交與審核人檢查，審

3、核人檢查無誤后交與最終審核人（商務(wù)部負責(zé)人），審核小組檢查完成后方可封標(biāo)。四、后期工作：1、投標(biāo)中標(biāo)：a、關(guān)注招投標(biāo)網(wǎng)站投標(biāo)結(jié)果公示，將結(jié)果告知領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)安排人員領(lǐng)取中標(biāo)通知書。 b、商務(wù)部將招標(biāo)文件、投標(biāo)文件最終確定版本及其他投標(biāo)相關(guān)資料打包交予行政人員，由行政人員負責(zé)合同制作、驗收報告等其他相關(guān)工作。2、投標(biāo)未中標(biāo)：追蹤投標(biāo)保證金的及時退回，投標(biāo)保證金,誰辦理的由經(jīng)辦人追蹤投標(biāo)保證金的退回，財務(wù)必須跟進追蹤。附1：保證金繳納及退還流程A、 由我公司直接參標(biāo)：現(xiàn)金交付a. 由本項目商務(wù)人員填寫紙質(zhì)版借款申請單并經(jīng)總經(jīng)理審批后，領(lǐng)取款項，交與投標(biāo)代表；b. 開標(biāo)結(jié)束后，將由招標(biāo)中心開具的發(fā)票（

4、中標(biāo)）或現(xiàn)金（未中標(biāo)）交與財務(wù)部門辦理報銷或銷賬手續(xù)。網(wǎng)上付款a. 由本項目商務(wù)人員填寫紙質(zhì)版及電子版（表格另附）付款審批單；紙質(zhì)版交與財務(wù)，電子版商務(wù)部留存（以便退還保證金時查詢賬戶信息）b.將付款審批單分別提請財務(wù)主辦審核、總經(jīng)理簽字確認；c.將付款審批單交與財務(wù)出納付款，并留存網(wǎng)上匯款截圖并打印電子回單；d.開標(biāo)結(jié)束后，追蹤投標(biāo)保證金退回或辦理轉(zhuǎn)為履約保證金事宜。B、 借用合作公司資質(zhì)名義投標(biāo)：現(xiàn)金交付a.由本項目商務(wù)人員填寫紙質(zhì)版借款申請單并經(jīng)總經(jīng)理審批后，領(lǐng)取款項，交與投標(biāo)代表；b.開標(biāo)結(jié)束后，將由招標(biāo)中心開具的發(fā)票（中標(biāo)）或現(xiàn)金（未中標(biāo)）交與財務(wù)部門辦理報銷或銷賬手續(xù)。c.及時結(jié)算

5、合作方的相關(guān)商務(wù)費用。網(wǎng)上付款a.與上游公司聯(lián)系確定匯款方式及賬戶信息；b.由我司負責(zé)本項目的商務(wù)人員填寫紙質(zhì)版及電子版付款審批單，預(yù)先支付給上游公司；紙質(zhì)版交與財務(wù)，電子版（表格如下）商務(wù)部留存（以便退還保證金時查詢賬戶信息）；將付款審批單分別提請財務(wù)主辦審核、總經(jīng)理簽字確認；c.將付款審批單交與財務(wù)出納付款，并留存網(wǎng)上匯款截圖并打印付給合作方的電子回單。d.督促上游公司盡快辦理投標(biāo)保證金匯款；e.將上游公司網(wǎng)上匯款截圖索要留存，并讓上游合作方將匯款至招標(biāo)中心的回單或截圖打印并蓋章。f.開標(biāo)結(jié)束后，追蹤投標(biāo)保證金退回或辦理轉(zhuǎn)為履約保證金事宜。附2：中標(biāo)后到代理公司領(lǐng)取中標(biāo)通知書，需要代理公司

6、開相對應(yīng)的發(fā)票，發(fā)票領(lǐng)回后需交行政部掃描保存，再交財務(wù)報帳。 五、獎罰制度：（先試行半年。分管副總可以作為最終審核人同時享有獎勵或接受懲罰）獎勵：（獎金發(fā)放的原宗旨：部門獎金總金額不超過2000元，個人獎金總金額不超過500元。）1、 中標(biāo)項目50萬以內(nèi)，獎勵具體做標(biāo)人100元、復(fù)核人50元、最終審核人25元；2、 中標(biāo)項目50100萬，獎勵具體做標(biāo)人200元、復(fù)核人100元、最終審核人50元；3、 中標(biāo)項目100200萬，獎勵具體做標(biāo)人300元、復(fù)核人150元、最終審核人75元；4、 中標(biāo)項目200300萬，獎勵具體做標(biāo)人400元、復(fù)核人200元、最終審核人100元；5、 中標(biāo)項目30050

7、0萬，獎勵具體做標(biāo)人600元、復(fù)核人300元、最終審核人150元；6、 中標(biāo)項目5001000萬，獎勵具體做標(biāo)人1000元、復(fù)核人500元、最終審核人250元；懲罰：（實行風(fēng)險管控制度，建立三級檢查審核機制，出現(xiàn)人為問題共同擔(dān)責(zé)）1、 由于人為因素制作標(biāo)書導(dǎo)致廢標(biāo)，懲罰具體做標(biāo)人300元、復(fù)核人200元、最終審核人100元；懲罰分管副總千分之一，之多不超過2000元/次。2、 不但由于人為因素廢標(biāo)而且被認定為串標(biāo)的，懲罰具體做標(biāo)人500元，分管副總2000元，同時懲罰復(fù)核人及最終審核人每人300元。3、 三人審核小組進行審核后，如未檢查出來問題，而被公司其他相關(guān)人員檢查出廢標(biāo)可能但能夠及時補救

8、的，將三人同時懲罰各150元。以上獎懲是以一個項目一家投標(biāo)單位來計算的，在同一項目中以不同的商務(wù)角色出現(xiàn)的可以累加，但同一個項目不允許同時擔(dān)任幾家做標(biāo)人角色，若必須有這種情況出現(xiàn)，由分管副總報總經(jīng)理裁定。獎金發(fā)放或懲罰扣款的時間和方式：單個項目結(jié)束，中標(biāo)通知書已接收且陪標(biāo)公司的投標(biāo)保證金已退回，由分管領(lǐng)導(dǎo)提請、財務(wù)主辦審核經(jīng)總經(jīng)理審批，在當(dāng)月工資中以獎勵方式及時發(fā)放或扣減。六、制作標(biāo)書注意事項：1、 上游合作方傳遞資料時要仔細核對有無錯誤和漏項；2、 保證金打款時間、開標(biāo)日期及開標(biāo)地點的確認；3、 參數(shù)中的語病要反復(fù)查看并合理修改；4、 封裝要求、正副本份數(shù)要理解透徹；5、 根據(jù)標(biāo)書要求及類別制定工程技術(shù)方案；6、 價格要核對仔細清楚，包含分項及匯總；7、 確認帶至開標(biāo)現(xiàn)場的資格原件的證書號碼與投標(biāo)書中是否一致；8、 招標(biāo)文件中要求的標(biāo)書模板不能更改，適當(dāng)可以增加項目（表格適用）；有點招標(biāo)局要求不準(zhǔn)簡單復(fù)制參數(shù)要注意。七、中標(biāo)后，所中標(biāo)項目由行政部專人完成后續(xù)工作，包括：中標(biāo)后合同的起草，工程項目中的增項資料與聯(lián)系單、簽證單的整理，工程結(jié)束后驗收報告的制定，本工程項目中的所有單據(jù)的保存，款項結(jié)算與辦理等。八、其它：1、工程驗收、審計準(zhǔn)備： 1-1、施工過程中及時對接工程部要求提供完整的聯(lián)系單和簽證單，包括隱蔽工程照片影像資料、增減項、簽字、