材料采購管理制度修改版

1、東源集團(tuán)材料物資管理制度（征求意見稿）為了規(guī)范材料物資的計(jì)劃管理、比價(jià)招標(biāo)、合同簽訂、采購入庫、領(lǐng)用周轉(zhuǎn)、實(shí)物盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的管理，降低工程成本，提高工作效率，更好地協(xié)調(diào)集團(tuán)各部門的關(guān)系，本著責(zé)權(quán)清晰，并保證材料正常供應(yīng)的原則，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況，特制定本制度。本制度的適用范圍包括：集團(tuán)及所有子公司、項(xiàng)目部。本制度所指的材料物資包括：上述單位（以下簡(jiǎn)稱使用單位）生產(chǎn)經(jīng)營所用的主材及輔材。一、材料物資的計(jì)劃管理1項(xiàng)目部成立之日起15天內(nèi)由項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總工（或項(xiàng)目施工員）根據(jù)圖紙會(huì)審結(jié)果，提出項(xiàng)目材料總量計(jì)劃將本項(xiàng)目所需材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)進(jìn)場(chǎng)時(shí)間等填到計(jì)劃表中，要求對(duì)各種材料的計(jì)劃用

2、量嚴(yán)格按照施工圖計(jì)算，誤差率不得超過10%。計(jì)劃表填制完成后，由項(xiàng)目經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報(bào)工程部、計(jì)劃部、物資部備案，并由上述部門監(jiān)督材料計(jì)劃的執(zhí)行情況。如遇到圖紙不全或設(shè)計(jì)變更等其他情況，應(yīng)隨圖紙的逐步到位每月填報(bào)項(xiàng)目材料總量計(jì)劃變更單，送報(bào)上述部門。2一般材料由使用單位根據(jù)施工進(jìn)度，在實(shí)際使用15天前，填報(bào)材料采購計(jì)劃表，經(jīng)使用單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃部、工程部、物資部及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)審批，完成簽批后交由物資部組織詢價(jià)、調(diào)研確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3大宗材料指除 鋼材、水泥、地材外單批采購額度超過30萬元須提前25天填報(bào)材料料采購計(jì)劃表，完成簽批后由物資部向招標(biāo)委員

3、會(huì)提請(qǐng)招標(biāo)，并根據(jù)中標(biāo)通知書確定供應(yīng)商，簽訂采購合同。4、需加工制作的材料物資要事前充分考慮加工周期，使用單位提前填報(bào)材料采購計(jì)劃表，預(yù)留加工期限。通過招標(biāo)或詢價(jià)程序確定供應(yīng)商后，由使用單位技術(shù)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)性交底，并留存書面材料。5零星材料指單批采購金額在1萬元以內(nèi)的常規(guī)材料，該類材料由使用單位填寫零星材料采購計(jì)劃表，經(jīng)使用單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后由材料員請(qǐng)示物資部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購。6超出總量計(jì)劃的材料物資，由使用單位填報(bào)計(jì)劃外材料采購申請(qǐng)表并說明超計(jì)劃原因，由使用單位負(fù)責(zé)人、及其分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)報(bào)計(jì)劃部、工程部、物資部及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并實(shí)施采購，計(jì)劃外材料額度超過10萬元需經(jīng)總經(jīng)理

4、批準(zhǔn)。 7搶修、抗災(zāi)物資等應(yīng)急材料，由使用單位填報(bào)應(yīng)急材料采購計(jì)劃，并經(jīng)使用單位負(fù)責(zé)人及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，直接交物資供應(yīng)部實(shí)施采購。8材料物資采購計(jì)劃的責(zé)任方為使用單位，因計(jì)劃不準(zhǔn)確導(dǎo)致出現(xiàn)材料物資供應(yīng)不及時(shí)、加工類材料出現(xiàn)誤差無法使用或供應(yīng)不及時(shí)等影響整個(gè)工期的，由使用單位承擔(dān)責(zé)任。9、使用單位負(fù)責(zé)對(duì)材料采購計(jì)劃的簽批進(jìn)行跟進(jìn)，并在3天內(nèi)完成簽批，否則采購時(shí)限順延。二、材料物資詢價(jià)、定價(jià)程序1物資部負(fù)責(zé)在3日內(nèi)完成詢價(jià)工作或5日內(nèi)完成調(diào)研工作；詢價(jià)后需填寫詢價(jià)單(附三家報(bào)價(jià),聯(lián)系電話、廠家名稱、地址)并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行材料的合同簽訂及采購工作。對(duì)零星材料物資的詢

5、價(jià)由材料員根據(jù)詢價(jià)單報(bào)使用單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后進(jìn)行采購。2對(duì)超過30萬元的大宗材料物資的采購，由物資采購部報(bào)招投標(biāo)委員會(huì)組織采取公開招標(biāo)（或邀請(qǐng)招標(biāo)）的方式，確定供應(yīng)商，經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理或董事局主席（或授權(quán)人）批準(zhǔn)，方可簽訂合同，進(jìn)行采購。招投標(biāo)過程按照招投標(biāo)管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。三、簽訂合同的權(quán)限1零星材料物資的采購原則上可以不簽訂合同，但須詢價(jià)并備案登記，同時(shí)報(bào)物資部備案。21萬元以上至30萬元以下材料物資采購合同由物資部負(fù)責(zé)人簽訂后，報(bào)工程部、計(jì)劃部及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)簽。此項(xiàng)工作要求在3日內(nèi)完成，否則采購期限順延。230萬元以上的材料物資的采購，原則上必須通過招投標(biāo)程序確定供應(yīng)商，由物

6、資采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)招投標(biāo)結(jié)果，由物資部根據(jù)中標(biāo)通知書簽訂采購合同，并報(bào)物資部分管領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)總經(jīng)理會(huì)簽。此項(xiàng)工作要求在3日內(nèi)完成。否則采購期限順延。3、對(duì)于30萬元以上因流標(biāo)等其他原因詢價(jià)采購的物資合同，由物資部負(fù)責(zé)人簽訂后報(bào)計(jì)劃、工程部負(fù)責(zé)人、物資部分管領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)總經(jīng)理會(huì)簽，并報(bào)董事局主席（或授權(quán)人）批準(zhǔn)。此項(xiàng)工作要求在4日內(nèi)完成。否則采購期限順延。四、材料物資的付款程序1零星材料物資由使用單位根據(jù)所撥付的計(jì)劃資金辦理付款手續(xù)。2其他材料物資由物資部根據(jù)計(jì)劃資金及合同約定的付款時(shí)限進(jìn)行付款，付款時(shí)必須提供與合同簽訂單位、材料名稱相符的合規(guī)發(fā)票。3辦理付款的簽字手續(xù)按財(cái)務(wù)收支審核審批規(guī)定執(zhí)行，

7、使用單位私自采購物資，財(cái)務(wù)中心一律不予報(bào)銷。五、材料物資的記賬、對(duì)賬管理（一）材料物資的記賬及對(duì)賬管理涉及的崗位及其主要職責(zé)1物資部設(shè)材料會(huì)計(jì)崗位，主要職責(zé)為：（1）根據(jù)合同、詢價(jià)單對(duì)所有采購材料登記明細(xì)帳；（2）辦理與供應(yīng)商對(duì)帳、付款等簽字手續(xù)；（3）與財(cái)務(wù)中心的對(duì)賬工作；（4）對(duì)使用單位出入庫及調(diào)拔手續(xù)進(jìn)行監(jiān)督管理；（5）按月出具當(dāng)月資金計(jì)劃使用情況匯總表；（6）按月出具各類材料、各供應(yīng)商付款情況匯總表；（7）按季度匯總上報(bào)各項(xiàng)目部材料使用情況匯總表（含付款額度及付款比例）并報(bào)工程、計(jì)劃及部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)。2.材料員主要職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)材料的詢價(jià)、采購工作；并對(duì)購進(jìn)材料進(jìn)行登記，按月匯

8、總上報(bào)材料會(huì)計(jì)；（2）通知保管員對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收并共同在材料驗(yàn)收入庫單上簽字；（3）負(fù)責(zé)與物資部材料會(huì)計(jì)進(jìn)行對(duì)賬；3.財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)主要職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)按項(xiàng)目核算材料成本（；）（2）負(fù)責(zé)與物資材料會(huì)計(jì)按季度對(duì)賬（；）（3）負(fù)責(zé)與物資材料會(huì)計(jì)核對(duì)供應(yīng)商往來（。）（二）材料物資的記賬、對(duì)賬規(guī)定1.物資部材料會(huì)計(jì)每季對(duì)各使用單位材料物資使用情況進(jìn)行匯總，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)、計(jì)劃、工程、審計(jì)等部門，必要時(shí)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.材料物資對(duì)賬時(shí)間：材料會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)中心主管會(huì)計(jì)每季度核對(duì)一次，并于每季度終了15日內(nèi)核對(duì)完畢。對(duì)賬完畢后要求雙方簽字確認(rèn)，如出現(xiàn)差異及時(shí)查明原因，發(fā)現(xiàn)重大差異要及時(shí)向各自的部門負(fù)

9、責(zé)人報(bào)告。六、材料物資的出入、庫、驗(yàn)收管理各使用單位應(yīng)設(shè)專、兼職保管員，并對(duì)材料進(jìn)場(chǎng)后的驗(yàn)收、保管負(fù)責(zé)。（一）材料物資入庫管理1.材料進(jìn)場(chǎng)，材料員通知使用單位保管員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)，入庫前保管員應(yīng)清點(diǎn)好材料物資的規(guī)格、數(shù)量，檢驗(yàn)材料的質(zhì)量、核查材料合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告，確保入庫材料物資與合同約定一致。核對(duì)無誤后由材料員、保管員共同在材料入庫、驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。填完后將該單據(jù)的第二聯(lián)交與供應(yīng)商的送貨司機(jī)，作為供應(yīng)商與公司辦理對(duì)帳、結(jié)算手續(xù)的依據(jù)。砂子、石子、鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料要按磅單每天進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2、辦完上述入庫驗(yàn)收手續(xù)后，由保管員將材料合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告交給資料員編入資料檔案。需要

10、送檢的材料保管員須及時(shí)上報(bào)使用單位負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商共同采取樣本報(bào)檢。3、出廠檢驗(yàn)報(bào)告、合格證無效或不全、應(yīng)送檢材料，檢驗(yàn)報(bào)告未取回或不合格，嚴(yán)禁使用，否則追究使用單位負(fù)責(zé)人責(zé)任。（二）材料物資的調(diào)撥管理項(xiàng)目部之間如需調(diào)撥材料物資，由物資采購部門統(tǒng)一安排，材料會(huì)計(jì)填寫材料調(diào)撥單一式四份，經(jīng)物資采購部負(fù)責(zé)人簽字，雙方項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，雙方項(xiàng)目部材料員各執(zhí)一份，作為進(jìn)出材料的記賬憑證，報(bào)物資采購部材料會(huì)計(jì)一份，作為調(diào)整項(xiàng)目材料用量的依據(jù)，同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)中心一份，作為核算項(xiàng)目部成本的依據(jù)。如發(fā)生其他調(diào)撥，調(diào)撥程序同上，但調(diào)撥單必須經(jīng)材料接收單位（或個(gè)人）簽字確認(rèn)，以便財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）材料丟失、退庫、

11、報(bào)廢管理1材料物資丟失管理項(xiàng)目部保管員在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)周轉(zhuǎn)物資及現(xiàn)場(chǎng)材料物資有丟失情況，及時(shí)核實(shí)材料物資丟失明細(xì)，造表登記，及時(shí)查明原因，并附情況說明，交物資采購部門、審計(jì)部備案。2材料物資退庫管理（1）、工程結(jié)束后，由項(xiàng)目部提出申請(qǐng)，物資部牽頭、工程部、計(jì)劃部、審計(jì)部共同對(duì)剩余材料物資進(jìn)行盤點(diǎn)，經(jīng)核實(shí)與進(jìn)場(chǎng)材料的名稱、型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量等相符后，填寫剩余材料退庫明細(xì)表一式三份，上述各方共同簽字確認(rèn)，一份留存，一份交物資部，物資部在確認(rèn)退庫材料己轉(zhuǎn)移到指定地點(diǎn)并辦理臨時(shí)入庫手續(xù)后，辦理退庫手續(xù)，調(diào)整相應(yīng)賬務(wù)，一份交財(cái)務(wù)做賬務(wù)處理。（2）、由退庫單位負(fù)責(zé)將剩余材料物資運(yùn)輸至物資部指定的保管場(chǎng)地

12、，保管場(chǎng)地保管員按材料退庫明細(xì)表建立保管臺(tái)賬，物資采購部按材料價(jià)值50%折價(jià)進(jìn)行賬務(wù)處理，按其余50%做為退庫單位成本進(jìn)入使用單位成本，剩余材料進(jìn)行二次利用由物資部統(tǒng)一進(jìn)行安排，二次利用由物資部按折價(jià)后的價(jià)值辦理出庫手續(xù)，保管員發(fā)貨，裝運(yùn)費(fèi)用由接收單位承擔(dān)；如剩余材料因運(yùn)輸、人工等費(fèi)用大于材料物資自身價(jià)值的，該部分材料全部作為項(xiàng)目部材料成本，物資部聯(lián)系相關(guān)單位（或個(gè)人），在項(xiàng)目部、計(jì)劃部、工程部、財(cái)務(wù)中心、審計(jì)部監(jiān)督下就地做變賣處理，處理收入在核算時(shí)沖減項(xiàng)目部成本。3、使用單位私自變賣剩余材料，按行政處罰實(shí)施細(xì)則的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行處罰。4材料物資報(bào)廢及邊角料的處理材料物資因管理不善等原因造成報(bào)廢，按行政處罰實(shí)施細(xì)則的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；對(duì)報(bào)廢材料物資以及使用過程中形成的邊角料由項(xiàng)目部根據(jù)實(shí)際情