材料采購管理制度修改版

1、東源集團材料物資管理制度（征求意見稿）為了規(guī)范材料物資的計劃管理、比價招標(biāo)、合同簽訂、采購入庫、領(lǐng)用周轉(zhuǎn)、實物盤點等環(huán)節(jié)的管理，降低工程成本，提高工作效率，更好地協(xié)調(diào)集團各部門的關(guān)系，本著責(zé)權(quán)清晰，并保證材料正常供應(yīng)的原則，結(jié)合集團的實際情況，特制定本制度。本制度的適用范圍包括：集團及所有子公司、項目部。本制度所指的材料物資包括：上述單位（以下簡稱使用單位）生產(chǎn)經(jīng)營所用的主材及輔材。一、材料物資的計劃管理1項目部成立之日起15天內(nèi)由項目經(jīng)理、項目總工（或項目施工員）根據(jù)圖紙會審結(jié)果，提出項目材料總量計劃將本項目所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計進場時間等填到計劃表中，要求對各種材料的計劃用

2、量嚴(yán)格按照施工圖計算，誤差率不得超過10%。計劃表填制完成后，由項目經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，報工程部、計劃部、物資部備案，并由上述部門監(jiān)督材料計劃的執(zhí)行情況。如遇到圖紙不全或設(shè)計變更等其他情況，應(yīng)隨圖紙的逐步到位每月填報項目材料總量計劃變更單，送報上述部門。2一般材料由使用單位根據(jù)施工進度，在實際使用15天前，填報材料采購計劃表，經(jīng)使用單位負責(zé)人簽字確認后報請分管領(lǐng)導(dǎo)、計劃部、工程部、物資部及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)審批，完成簽批后交由物資部組織詢價、調(diào)研確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3大宗材料指除 鋼材、水泥、地材外單批采購額度超過30萬元須提前25天填報材料料采購計劃表，完成簽批后由物資部向招標(biāo)委員

3、會提請招標(biāo)，并根據(jù)中標(biāo)通知書確定供應(yīng)商，簽訂采購合同。4、需加工制作的材料物資要事前充分考慮加工周期，使用單位提前填報材料采購計劃表，預(yù)留加工期限。通過招標(biāo)或詢價程序確定供應(yīng)商后，由使用單位技術(shù)人員對供應(yīng)商進行技術(shù)性交底，并留存書面材料。5零星材料指單批采購金額在1萬元以內(nèi)的常規(guī)材料，該類材料由使用單位填寫零星材料采購計劃表，經(jīng)使用單位負責(zé)人簽字確認后由材料員請示物資部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施采購。6超出總量計劃的材料物資，由使用單位填報計劃外材料采購申請表并說明超計劃原因，由使用單位負責(zé)人、及其分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認報計劃部、工程部、物資部及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并實施采購，計劃外材料額度超過10萬元需經(jīng)總經(jīng)理

4、批準(zhǔn)。 7搶修、抗災(zāi)物資等應(yīng)急材料，由使用單位填報應(yīng)急材料采購計劃，并經(jīng)使用單位負責(zé)人及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，直接交物資供應(yīng)部實施采購。8材料物資采購計劃的責(zé)任方為使用單位，因計劃不準(zhǔn)確導(dǎo)致出現(xiàn)材料物資供應(yīng)不及時、加工類材料出現(xiàn)誤差無法使用或供應(yīng)不及時等影響整個工期的，由使用單位承擔(dān)責(zé)任。9、使用單位負責(zé)對材料采購計劃的簽批進行跟進，并在3天內(nèi)完成簽批，否則采購時限順延。二、材料物資詢價、定價程序1物資部負責(zé)在3日內(nèi)完成詢價工作或5日內(nèi)完成調(diào)研工作；詢價后需填寫詢價單(附三家報價,聯(lián)系電話、廠家名稱、地址)并由部門負責(zé)人簽字確認，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行材料的合同簽訂及采購工作。對零星材料物資的詢

5、價由材料員根據(jù)詢價單報使用單位負責(zé)人簽字確認后進行采購。2對超過30萬元的大宗材料物資的采購，由物資采購部報招投標(biāo)委員會組織采取公開招標(biāo)（或邀請招標(biāo)）的方式，確定供應(yīng)商，經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理或董事局主席（或授權(quán)人）批準(zhǔn)，方可簽訂合同，進行采購。招投標(biāo)過程按照招投標(biāo)管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。三、簽訂合同的權(quán)限1零星材料物資的采購原則上可以不簽訂合同，但須詢價并備案登記，同時報物資部備案。21萬元以上至30萬元以下材料物資采購合同由物資部負責(zé)人簽訂后，報工程部、計劃部及物資部分管領(lǐng)導(dǎo)的會簽。此項工作要求在3日內(nèi)完成，否則采購期限順延。230萬元以上的材料物資的采購，原則上必須通過招投標(biāo)程序確定供應(yīng)商，由物

6、資采購部門負責(zé)人根據(jù)招投標(biāo)結(jié)果，由物資部根據(jù)中標(biāo)通知書簽訂采購合同，并報物資部分管領(lǐng)導(dǎo)、集團總經(jīng)理會簽。此項工作要求在3日內(nèi)完成。否則采購期限順延。3、對于30萬元以上因流標(biāo)等其他原因詢價采購的物資合同，由物資部負責(zé)人簽訂后報計劃、工程部負責(zé)人、物資部分管領(lǐng)導(dǎo)、集團總經(jīng)理會簽，并報董事局主席（或授權(quán)人）批準(zhǔn)。此項工作要求在4日內(nèi)完成。否則采購期限順延。四、材料物資的付款程序1零星材料物資由使用單位根據(jù)所撥付的計劃資金辦理付款手續(xù)。2其他材料物資由物資部根據(jù)計劃資金及合同約定的付款時限進行付款，付款時必須提供與合同簽訂單位、材料名稱相符的合規(guī)發(fā)票。3辦理付款的簽字手續(xù)按財務(wù)收支審核審批規(guī)定執(zhí)行，

7、使用單位私自采購物資，財務(wù)中心一律不予報銷。五、材料物資的記賬、對賬管理（一）材料物資的記賬及對賬管理涉及的崗位及其主要職責(zé)1物資部設(shè)材料會計崗位，主要職責(zé)為：（1）根據(jù)合同、詢價單對所有采購材料登記明細帳；（2）辦理與供應(yīng)商對帳、付款等簽字手續(xù)；（3）與財務(wù)中心的對賬工作；（4）對使用單位出入庫及調(diào)拔手續(xù)進行監(jiān)督管理；（5）按月出具當(dāng)月資金計劃使用情況匯總表；（6）按月出具各類材料、各供應(yīng)商付款情況匯總表；（7）按季度匯總上報各項目部材料使用情況匯總表（含付款額度及付款比例）并報工程、計劃及部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)。2.材料員主要職責(zé)：（1）負責(zé)材料的詢價、采購工作；并對購進材料進行登記，按月匯

8、總上報材料會計；（2）通知保管員對材料進行驗收并共同在材料驗收入庫單上簽字；（3）負責(zé)與物資部材料會計進行對賬；3.財務(wù)中心會計主要職責(zé)：（1）負責(zé)按項目核算材料成本（；）（2）負責(zé)與物資材料會計按季度對賬（；）（3）負責(zé)與物資材料會計核對供應(yīng)商往來（。）（二）材料物資的記賬、對賬規(guī)定1.物資部材料會計每季對各使用單位材料物資使用情況進行匯總，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報財務(wù)、計劃、工程、審計等部門，必要時報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.材料物資對賬時間：材料會計與財務(wù)中心主管會計每季度核對一次，并于每季度終了15日內(nèi)核對完畢。對賬完畢后要求雙方簽字確認，如出現(xiàn)差異及時查明原因，發(fā)現(xiàn)重大差異要及時向各自的部門負

9、責(zé)人報告。六、材料物資的出入、庫、驗收管理各使用單位應(yīng)設(shè)專、兼職保管員，并對材料進場后的驗收、保管負責(zé)。（一）材料物資入庫管理1.材料進場，材料員通知使用單位保管員辦理入庫驗收手續(xù)，入庫前保管員應(yīng)清點好材料物資的規(guī)格、數(shù)量，檢驗材料的質(zhì)量、核查材料合格證、出廠檢驗報告，確保入庫材料物資與合同約定一致。核對無誤后由材料員、保管員共同在材料入庫、驗收單上簽字確認。填完后將該單據(jù)的第二聯(lián)交與供應(yīng)商的送貨司機，作為供應(yīng)商與公司辦理對帳、結(jié)算手續(xù)的依據(jù)。砂子、石子、鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料要按磅單每天進行統(tǒng)計。2、辦完上述入庫驗收手續(xù)后，由保管員將材料合格證、出廠檢驗報告交給資料員編入資料檔案。需要

10、送檢的材料保管員須及時上報使用單位負責(zé)人與供應(yīng)商共同采取樣本報檢。3、出廠檢驗報告、合格證無效或不全、應(yīng)送檢材料，檢驗報告未取回或不合格，嚴(yán)禁使用，否則追究使用單位負責(zé)人責(zé)任。（二）材料物資的調(diào)撥管理項目部之間如需調(diào)撥材料物資，由物資采購部門統(tǒng)一安排，材料會計填寫材料調(diào)撥單一式四份，經(jīng)物資采購部負責(zé)人簽字，雙方項目經(jīng)理簽字確認，雙方項目部材料員各執(zhí)一份，作為進出材料的記賬憑證，報物資采購部材料會計一份，作為調(diào)整項目材料用量的依據(jù)，同時報財務(wù)中心一份，作為核算項目部成本的依據(jù)。如發(fā)生其他調(diào)撥，調(diào)撥程序同上，但調(diào)撥單必須經(jīng)材料接收單位（或個人）簽字確認，以便財務(wù)進行賬務(wù)處理。（三）材料丟失、退庫、

11、報廢管理1材料物資丟失管理項目部保管員在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)周轉(zhuǎn)物資及現(xiàn)場材料物資有丟失情況，及時核實材料物資丟失明細，造表登記，及時查明原因，并附情況說明，交物資采購部門、審計部備案。2材料物資退庫管理（1）、工程結(jié)束后，由項目部提出申請，物資部牽頭、工程部、計劃部、審計部共同對剩余材料物資進行盤點，經(jīng)核實與進場材料的名稱、型號、規(guī)格、質(zhì)量等相符后，填寫剩余材料退庫明細表一式三份，上述各方共同簽字確認，一份留存，一份交物資部，物資部在確認退庫材料己轉(zhuǎn)移到指定地點并辦理臨時入庫手續(xù)后，辦理退庫手續(xù)，調(diào)整相應(yīng)賬務(wù)，一份交財務(wù)做賬務(wù)處理。（2）、由退庫單位負責(zé)將剩余材料物資運輸至物資部指定的保管場地

12、，保管場地保管員按材料退庫明細表建立保管臺賬，物資采購部按材料價值50%折價進行賬務(wù)處理，按其余50%做為退庫單位成本進入使用單位成本，剩余材料進行二次利用由物資部統(tǒng)一進行安排，二次利用由物資部按折價后的價值辦理出庫手續(xù)，保管員發(fā)貨，裝運費用由接收單位承擔(dān)；如剩余材料因運輸、人工等費用大于材料物資自身價值的，該部分材料全部作為項目部材料成本，物資部聯(lián)系相關(guān)單位（或個人），在項目部、計劃部、工程部、財務(wù)中心、審計部監(jiān)督下就地做變賣處理，處理收入在核算時沖減項目部成本。3、使用單位私自變賣剩余材料，按行政處罰實施細則的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行處罰。4材料物資報廢及邊角料的處理材料物資因管理不善等原因造成報廢，按行政處罰實施細則的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；對報廢材料物資以及使用過程中形成的邊角料由項目部根據(jù)實際情