物資采購方式流程及規(guī)范

1、物資采購方式流程及規(guī)范對(duì)于我們施工企業(yè)物資管理工作來講， 有三項(xiàng)主要的工作，即物資采購、 物資收發(fā)管控和物資消耗核算，此三項(xiàng)工作做好了，我們的物資工作就不會(huì) 出現(xiàn)太大的問題。今天重點(diǎn)講述一下物資采購方面的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，與大家共同探討。一、物資采購的方式及選擇對(duì)我們施工企業(yè)來講，物資采購的方式大致有以下幾種，即公開招標(biāo)、 邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購，下面就分別講述一下：1、公開招標(biāo)：第十條第二款規(guī)定，公開招標(biāo)，也稱無限，是一種由招 標(biāo)人按照法定程序，在公開出版物上或傳媒載體發(fā)布招標(biāo)公告，所有符合條 件的供應(yīng)商可以平等參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)， 從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)者的招標(biāo)方式。 公開 招標(biāo)的優(yōu)點(diǎn)在于能夠在最

2、大限度內(nèi)選擇投標(biāo)商，競(jìng)爭(zhēng)性更強(qiáng)，擇優(yōu)率更 高，同時(shí)也可以在較大程度上避免招標(biāo)活動(dòng)中的賄標(biāo)行為，因此，國際 上政府采購?fù)ǔ２捎眠@種方式；公開招標(biāo)的缺點(diǎn)在于由于投標(biāo)人眾多， 一般耗時(shí)較長(zhǎng)，需花費(fèi)的成本也較大。一般甲供、甲控物資均采用此種 采購方式。2、邀請(qǐng)招標(biāo)：邀請(qǐng)招標(biāo)也稱有限性招標(biāo)或選擇性招標(biāo)，即由招標(biāo)單位 按照邀請(qǐng)招標(biāo)流程選擇一定數(shù)目的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)他們 參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)。一般都選擇 3-10個(gè)之間參加者較為適宜，當(dāng)然要視具體的 招標(biāo)的大小而定。在采用邀請(qǐng)招標(biāo)采購方式時(shí)，注意以下兩點(diǎn)：1）邀請(qǐng)招標(biāo)的有效投標(biāo)供應(yīng)商不少于三家，否則無效；2）除特殊原因，潛在投標(biāo)供應(yīng)商數(shù)量較多的，不應(yīng)

3、當(dāng)采用此辦法。我們自購物資常采用此種采購方式3、競(jìng)爭(zhēng)性談判：是指采購人或者采購代理機(jī)構(gòu)直接邀請(qǐng)三家以上就采購事宜進(jìn)行談判的方式。 競(jìng)爭(zhēng)性談判采購方式的特點(diǎn)是：一是可以縮短準(zhǔn) 備期，能使采購項(xiàng)目更快地發(fā)揮作用；二是減少工作量，省去了大量的開標(biāo)、 投標(biāo)工作，有利于提高工作效率；三是供求雙方能夠進(jìn)行更為靈活的談判。一般來說有兩種情況：第一公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)進(jìn)行兩輪均失敗（貨源供不 應(yīng)求、供應(yīng)商報(bào)價(jià)不可接受、供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)方的條件不予響應(yīng)-墊付款等）；第二采購單位重點(diǎn)關(guān)注品牌、性價(jià)比及功效等，均采用此種采購方式。4、詢價(jià)采購：詢價(jià)采購是指對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商（通常至少三家）的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較以確保價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)性的一

4、種采購方式。詢價(jià)采購特點(diǎn)：1）邀請(qǐng)報(bào)價(jià)的數(shù)量至少為三個(gè)。2）只允許提供一個(gè)報(bào)價(jià)。每一供應(yīng)商只許提出一個(gè) 報(bào)價(jià)，而且不許改變其報(bào)價(jià)。不得同某一供應(yīng)商或承包商就其報(bào)價(jià)進(jìn)行談判。報(bào)價(jià)的提交形式，可以采用電傳或傳真形式。具缺點(diǎn)：1）詢價(jià)信息公開面較狹窄，局限在有限少數(shù)供應(yīng)商，排外現(xiàn)象較嚴(yán)重；2）詢價(jià)采購出現(xiàn)超范圍適用，法律規(guī)定適用通用、價(jià)格短期內(nèi)相對(duì)變化小、市場(chǎng)貨源充足的采購項(xiàng)目，實(shí)際工作中則是以采購物資的數(shù)額大小來決定是 否采用詢價(jià)方式。詢價(jià)并不是通用的“靈丹妙藥”，有著確切的適用條 件，實(shí)際工作中一些采購人將詢價(jià)作為主要采購方式，錯(cuò)誤地認(rèn)為只要招標(biāo)搞不了的，就采用詢價(jià)方式，普遍存在濫用、錯(cuò)用、亂用

5、詢價(jià)采購 方式問題，某些單位隔三差五搞詢價(jià)，忙得“不亦樂乎”，被瑣碎的事務(wù)纏身，采購和規(guī)模效應(yīng)低下，還有些人借詢價(jià)規(guī)避招標(biāo)；3）、詢價(jià)過于傾向報(bào)價(jià)，忽視對(duì)供應(yīng)商資格性審查和的考察。法律規(guī)定“采購人根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商”，這是詢價(jià)采購成交供應(yīng)商確定的基本原則；4）、確定被詢價(jià)的供應(yīng)商主觀性和隨意性大，被詢價(jià)對(duì)象應(yīng)由詢價(jià)小組確定，但是往往被采購人在 確定詢價(jià)對(duì)象時(shí)會(huì)憑個(gè)人好惡取舍，主觀性較大；5）、詢價(jià)采購的文件過于單薄，往往就是一張報(bào)價(jià)表，基本的也會(huì)被省略。法律規(guī)定詢價(jià)采 購應(yīng)制作詢價(jià)通知書（或詢價(jià)函），在一些詢價(jià)采購活動(dòng)中，詢價(jià)方一般 不制作詢價(jià)通知書

6、（或詢價(jià)函），多采取電話通知方式，即使制作詢價(jià)通 知書，內(nèi)容也不夠完整，且規(guī)范性較差，價(jià)格構(gòu)成、成交標(biāo)準(zhǔn)、保證金、 合同條款等關(guān)鍵性的內(nèi)容表述不全，影響了詢價(jià)的公正性，不少詢價(jià)采 購結(jié)束后采購雙方不簽合同，權(quán)利義務(wù)不明確，引發(fā)了不必要的糾紛。6）、詢價(jià)小組組成存在問題，法律規(guī)定“詢價(jià)小組由采購人的代表和有 關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三 分之二”，詢價(jià)的主體應(yīng)是詢價(jià)小組，我們單位一般不會(huì)如此規(guī)范，只 需相關(guān)部門人員組成詢價(jià)小組；7）、采購活動(dòng)的后續(xù)工作比較薄弱。不搞詢價(jià)采購活動(dòng)記錄，不現(xiàn)場(chǎng)公布詢價(jià)結(jié)果，詢價(jià)方式隨意性大。一些 地方嘗試采用電話詢價(jià)、傳真報(bào)價(jià)、網(wǎng)上

7、競(jìng)價(jià)等方式搞詢價(jià)采購，盡管 這些有便利之處，但不宜過多地使用，法律規(guī)定在詢價(jià)過程中供應(yīng)商一 次報(bào)出不得更改的價(jià)格，采用非現(xiàn)場(chǎng)方式搞詢價(jià)存在舞弊漏洞，采購方 有機(jī)會(huì)隨意更改任何一家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，或者給有關(guān)供應(yīng)商“通風(fēng)報(bào)信。詢價(jià)采購適用于：采購物資數(shù)額?。晃镔Y品種、規(guī)格、型號(hào)繁多且 數(shù)額較?。浑m總用量較大，單批次采購量較小，且價(jià)格變化幅度較大， 又無明確的價(jià)格浮動(dòng)依據(jù)；等等。二、物資采購流程及規(guī)范（一）公開招標(biāo)的流程（基本程序）及規(guī)范公開招標(biāo)流程大致分為三個(gè)階段：招標(biāo)準(zhǔn)備階段、招標(biāo)投標(biāo)階段、決標(biāo)成交階段。1、招標(biāo)準(zhǔn)備階段：辦理招標(biāo)備案-招標(biāo)申請(qǐng)；編制招標(biāo)有關(guān)文件 -招標(biāo)廣告（公告）、 招標(biāo)文件。2

8、、招標(biāo)投標(biāo)階段：1）發(fā)布招標(biāo)廣告；2）資格預(yù)審；3）發(fā)售 招標(biāo)文件；4）現(xiàn)場(chǎng)考察；5）解答投標(biāo)人質(zhì)疑。3、決標(biāo)成交階段：1） 開標(biāo)；2）評(píng)標(biāo)-初評(píng)、詳評(píng)、評(píng)標(biāo)報(bào)告； 3）定標(biāo)-確定中標(biāo)人、發(fā)中標(biāo) 通知書、辦理簽訂合同事宜。此三個(gè)階段大致可分為如下九個(gè)步驟：（1）招標(biāo)公告（2）資格預(yù)審（3）發(fā)售招標(biāo)文件（4）投標(biāo)預(yù)備會(huì)（5）編制、遞送投標(biāo)文件 （6）開標(biāo)（7）評(píng)標(biāo)（）（8）中標(biāo)（9）合同談判與簽訂（二）邀請(qǐng)招標(biāo)的流程（基本程序）及規(guī)范邀請(qǐng)招標(biāo)與公開招標(biāo)流程基本相同，大致分為三個(gè)階段：招標(biāo)準(zhǔn)備階段、招標(biāo)投標(biāo)階段、決標(biāo)成交階段。1、招標(biāo)準(zhǔn)備階段：收集潛在合格供應(yīng)商并進(jìn)行資格預(yù)審；編制招標(biāo) 有關(guān)文件-

9、招標(biāo)邀請(qǐng)書、招標(biāo)文件。2、招標(biāo)投標(biāo)階段：1)發(fā)招標(biāo)邀請(qǐng)書；2)發(fā)售招標(biāo)文件；3)現(xiàn)場(chǎng)考 察；4)解答投標(biāo)人質(zhì)疑。3、決標(biāo)成交階段：1)開標(biāo)；2)評(píng)標(biāo)-初評(píng)、詳評(píng)、評(píng)標(biāo)報(bào)告； 3) 定標(biāo)-確定中標(biāo)人、發(fā)中標(biāo)通知書、辦理簽訂合同事宜。此三個(gè)階段大致可分為如下九個(gè)步驟：(1)資格預(yù)審(2)發(fā)招標(biāo)邀請(qǐng)書(3)發(fā)售招標(biāo)文件(4)投標(biāo)預(yù)備會(huì)(5)編制、遞送投標(biāo)文件(6)開標(biāo)(7)評(píng)標(biāo)()(8)中標(biāo)(9)合同談判與簽訂實(shí)際操作過程中，其運(yùn)作程序?yàn)椋壕幹莆镔Y需求計(jì)劃-收集潛在合格 供應(yīng)商并進(jìn)行資格預(yù)審一發(fā)招標(biāo)邀請(qǐng)書一發(fā)售招標(biāo)文件-召集投標(biāo)預(yù)備會(huì) 并答疑一收集投標(biāo)文件一開標(biāo)一評(píng)標(biāo)（推薦前三名）一定標(biāo)一發(fā)中標(biāo)通知

10、書 和未中標(biāo)通知書一履行合同簽訂手續(xù)。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判的流程（基本程序）及規(guī)范1、成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上 的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。2、制定談判文件。談判文件應(yīng)當(dāng)明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草 案的條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。確定邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單。3、談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的 供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。4、談判。談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進(jìn)行談判。在談 判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商技術(shù)資料、價(jià)格和其他信息。談判文件有實(shí)質(zhì)性變動(dòng)的，談判小組應(yīng) 當(dāng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。5、確定成交供應(yīng)商。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當(dāng)要求所有參加談判 的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的 原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。（四）詢價(jià)采購的流程（基本程序）及規(guī)范1、收集潛在合格供應(yīng)商并進(jìn)行資格預(yù)審；2、發(fā)出詢價(jià)函；3、限時(shí)收回報(bào)價(jià)表；4、匯總報(bào)價(jià)表并提出擬選擇的供應(yīng)商。實(shí)際操作過程中，其運(yùn)作程序?yàn)椋壕幹莆镔Y采購計(jì)劃-收集潛在合格供應(yīng)商并