材料申購制度流程(1)

1、材料申購、報銷制度一、申購流程1、工程技術(shù)部（工程、整改類）1.1工程合同價款超過2萬（含2萬）元項目工程技術(shù)部需按項目管理制度制定材料總計劃；經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購、財務(wù);2萬元以下項目申購必須要有合同受理表或報價清單；1.2采購根據(jù)工程部（項目部）提供的材料總計劃編制采購總計劃,采購總計劃一式三份(總經(jīng)理、財務(wù)部、留底);1.3工程項目部按施工進(jìn)度需要,開出物料申購單報采購執(zhí)行采購作業(yè)；1.4申購單簽批權(quán)限：20000元以下由總經(jīng)理簽批，20000元（含）以上由董事長簽批；1.5申購時間規(guī)定，原則上普通材料申購必須提前三天，其它材料由采購根據(jù)實際情況自行調(diào)整，但必須保證材料的正常供應(yīng)；2、維

2、保部（換件、維修類）2.1普通材料的申購：維保部在每月底之前提交下月常用維保材料計劃表，由維保部主管審核，總經(jīng)理簽批后交采購；采購根據(jù)維保部提供的常用維保材料計劃表在當(dāng)月采購計劃中體現(xiàn),采購總計劃一式三份(總經(jīng)理、財務(wù)部、留底);2.2臨時材料的申購：維保人員以經(jīng)甲方確認(rèn)的報價單或其它證明材料填寫申購單；2.3緊急材料的申購：維保人員在購買之前應(yīng)以書面或口頭形式在采購處備案，備案需說明購買材料的名稱、型號、規(guī)格、價格、數(shù)量、用途的信息，采購有權(quán)核對價格，如審核超出正常采購價格10%的材料采購有權(quán)要求購買者做出解釋或由采購負(fù)責(zé)購買。超出正常價格20%的需報總經(jīng)理核定。購買材料后應(yīng)在2日內(nèi)填寫申購

3、單。2.4申購單簽批權(quán)限：由維保部主管審核總經(jīng)理簽批；2.5申購時間規(guī)定，原則上普通材料申購必須提前三天，其它材料由采購根據(jù)實際情況自行調(diào)整，但必須保證材料的正常供應(yīng)；二、供應(yīng)商開發(fā)1、采購根據(jù)工程物資需要,選擇相應(yīng)的供貨商,對供貨商提供物料的價格、質(zhì)量、交貨周期、批次供貨能力、售后服務(wù)、付款周期等進(jìn)行綜合評估,確定符合公司要求后納入合格供應(yīng)商一覽表中,與之簽訂采購協(xié)議后進(jìn)入實質(zhì)性合作.2、采購需保證同一類材料有3-5家供應(yīng)商,確保供應(yīng)商間“公平、公正、公開”的良性競爭,保障我司用料需求.三、供應(yīng)商選擇1、公司所采購的物料,須從被開發(fā)的合格供應(yīng)商中選擇三家以上報價,采購員根據(jù)所采購材料的市場行

4、情進(jìn)行比價、議價,并從中挑選價格、品質(zhì)、交期、服務(wù)等綜合條件均符合公司要求的供應(yīng)商供貨.2、增加新物料時,應(yīng)優(yōu)先考慮從合格供應(yīng)商中采購,如不能從合格供應(yīng)商中找到所需物料,采購須開發(fā)新的供應(yīng)商,經(jīng)批準(zhǔn)后納入合格供應(yīng)商一覽表中.四、采購作業(yè)1、采購根據(jù)相關(guān)部門提供的項目所需申購單及倉存數(shù)量對計劃進(jìn)行核實,如遇可替代品時,與相關(guān)人員進(jìn)行核實后,對計劃內(nèi)的相應(yīng)數(shù)量進(jìn)行更改,計劃更改時,須有相關(guān)人員的簽字確認(rèn);2、采購根據(jù)申購單,核對采購計劃無誤后,對我司工程施工及日常所需物料下采購訂單,部分現(xiàn)場及零星物料,直接以物料申購單為采購依據(jù).3、采購訂單至少包括以下內(nèi)容:-供方名稱、聯(lián)系方式、-材料名稱、規(guī)格

5、型號、-數(shù)量、單價、交貨期、交貨地點及結(jié)算方式.4、采購訂單由采購總監(jiān)審核并加蓋公司采購專用章后方可傳至供貨商處,訂單需同時復(fù)印一份交財務(wù),以作應(yīng)付供應(yīng)商貨款時核實之需,原件由采購存檔保管.5、采購材料須在合格供應(yīng)商一覽表中采購,因特殊情況不能從合格供應(yīng)商中找到所需物料時,應(yīng)按新供應(yīng)商開發(fā)程序開發(fā)新供貨商.6、采購員按采購訂單確定的交期跟進(jìn)物料到貨日期,并負(fù)責(zé)對材料質(zhì)量問題與供貨商進(jìn)行溝通.確保所采購物料按時、保質(zhì)、保量到貨.因延誤交期并由此造成的其它附加損失,全部由供貨商承擔(dān).7、所申購的材料需變更時,申購人需將具體的變更數(shù)量及相應(yīng)的原因報告交部門負(fù)責(zé)人審核,經(jīng)總經(jīng)理審批后,由采購?fù)ㄖ┴浬?/p>

6、辦理退料手續(xù),盡量減少公司不必要的損失.如不能退貨的產(chǎn)生的損失應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。8、采購按采購訂單對供貨商供應(yīng)的材料設(shè)備之規(guī)格型號、數(shù)量、單價及品質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格核對驗收,貴重設(shè)備需組織相關(guān)人共同核對驗收,確認(rèn)無誤后開出入庫單，并做好材料帳目表與送貨單一起及時呈交至公司審核.若與采購訂單有出入,即通知采購部門確認(rèn)何種原因,直至更正無誤為止。五、物料管理1、物控員或采購員根據(jù)采購訂單的規(guī)定,完成材料設(shè)備的接收、驗收、辦理入庫手續(xù)的全過程.貴重設(shè)備,需與技術(shù)負(fù)責(zé)人共同驗收.材料入庫必須有貨倉發(fā)出的正式入庫單并與采購訂單相一致的條件下方可入庫.入庫單是倉庫接收物料的唯一憑證.入庫單一式三聯(lián)、第一聯(lián)倉庫存

7、根、第二聯(lián)財務(wù)、第三聯(lián)供貨商。2、材料出庫時，物控員或采購員根據(jù)領(lǐng)用人的領(lǐng)料單經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后發(fā)料，同時須做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄和出入倉記錄，相應(yīng)記錄須保存?zhèn)洳?，出庫時,應(yīng)按先進(jìn)先出的原則執(zhí)行。3、物控員或采購員應(yīng)每月定期盤存,并記錄備案,及時呈交至公司審核；倉庫的物料如有損失、盤盈、盤虧等都要向上級報告，分析原因，查明責(zé)任。4、物控員或采購員對材料使用過程實施監(jiān)控，杜絕材料使用過程中的人為浪費及損壞的情況發(fā)生.材料退倉時，項目部需開出退倉單，并保障材料的原始完整性，如有異常需要求相關(guān)人員注明原因，并將情況及時上報。5、采購員須將施工現(xiàn)場的呆廢料及不良物料定期清點，分析原因，開出報廢申請單，上報

8、公司統(tǒng)一處理，未經(jīng)上級批準(zhǔn)，不得擅自處理。6、采購員每月中及次月初前必須提交材料帳目表、領(lǐng)料單、出庫單至公司,以作供應(yīng)商應(yīng)付帳款核對使用.六、相關(guān)記錄表格1、材料總計劃2、采購總計劃3、物料申購單4、入庫單5、出庫單6、合格供應(yīng)商一覽表7、退貨單8、退倉單9、領(lǐng)料單10、材料帳目表采購作業(yè)流程圖工程部出材料總計劃 不同意總經(jīng)理批準(zhǔn)同意采購出采購總計劃同意不同意總經(jīng)理批準(zhǔn)同意計劃外需總經(jīng)理批準(zhǔn)項目部出物料申購單采購出采購訂單不同意總經(jīng)理批準(zhǔn)采購員跟進(jìn)交貨進(jìn)度倉庫管理員接收不合格項目部驗收合格入庫七、報銷流程1、所有購買材料費用需在財務(wù)要求的報銷時效內(nèi)（三個工作日）辦理報銷手續(xù)（月結(jié)供應(yīng)商除外）；2、報銷手續(xù)需有以下報銷材料：費用報銷單、申購單、材料發(fā)票、入庫單、出庫單、維