行政管理之印章管理課件

1、行政管理之印章管理 第四章、辦公室日常事務處理第四章、辦公室日常事務處理 第一節(jié)第一節(jié) 辦公室電話通訊辦公室電話通訊 第二節(jié)第二節(jié) 印章和介紹信管理印章和介紹信管理 第三節(jié)第三節(jié) 值班管理值班管理 第四節(jié)第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理小額現(xiàn)金管理 第五節(jié)第五節(jié) 處理領(lǐng)導身邊事物處理領(lǐng)導身邊事物行政管理之印章管理 案例一案例一 某日上午某日上午8：20小王來到辦公室上班，她先打開主任辦公室的窗戶通風然小王來到辦公室上班，她先打開主任辦公室的窗戶通風然后，將空調(diào)調(diào)到適宜的溫度。接著開始整理主任的桌面，將文件擺整齊，將廢后，將空調(diào)調(diào)到適宜的溫度。接著開始整理主任的桌面，將文件擺整齊，將廢紙簍的垃圾清理干凈。之

2、后，她回到自己的辦公桌前，開始整理自己的辦公桌。紙簍的垃圾清理干凈。之后，她回到自己的辦公桌前，開始整理自己的辦公桌。清掃擦拭桌面和文件柜并用酒精棉擦拭電話送話器和傳真機的磁頭。這時，清掃擦拭桌面和文件柜并用酒精棉擦拭電話送話器和傳真機的磁頭。這時，主任走進來，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：主任走進來，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好。主任，早晨好?！敝髦魅蜗虻攸c頭示意后進入自己的辦公室。小王開始在電腦上打一份主任下午開任向地點頭示意后進入自己的辦公室。小王開始在電腦上打一份主任下午開會急需的講話稿這時，主任打電話過來：會急需的講話稿這時，主任打電話過來：“請把我今天的

3、工作安排拿來，順請把我今天的工作安排拿來，順便給我倒一杯咖啡便給我倒一杯咖啡”。小王便離開自己的座位，去給主任送咖啡。此時行政科。小王便離開自己的座位，去給主任送咖啡。此時行政科辦事員劉麗來了，見沒有人，就坐在小王的辦公桌前等她，閑得無聊，就隨意辦事員劉麗來了，見沒有人，就坐在小王的辦公桌前等她，閑得無聊，就隨意翻看小王打印的講話稿。小王推門進入主任辦公室，主任正在打電話，他示意翻看小王打印的講話稿。小王推門進入主任辦公室，主任正在打電話，他示意秘書放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看見行政科的劉麗正在等她。兩秘書放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看見行政科的劉麗正在等她。兩人稍事寒暄后，

4、劉麗說明了來意，一是提醒小王她辦公室內(nèi)的設備存在著安全人稍事寒暄后，劉麗說明了來意，一是提醒小王她辦公室內(nèi)的設備存在著安全隱患，電線纏繞在一起，有的插線板漏電；二是讓小王將她的幾張出租車車票隱患，電線纏繞在一起，有的插線板漏電；二是讓小王將她的幾張出租車車票給報銷了；三是順路替小王取來了今天的信函。小王發(fā)現(xiàn)這幾張車票都沒有按給報銷了；三是順路替小王取來了今天的信函。小王發(fā)現(xiàn)這幾張車票都沒有按要求先讓行政部科長簽字，劉麗連忙解釋說科長出差了，而她等錢急用。兩人要求先讓行政部科長簽字，劉麗連忙解釋說科長出差了，而她等錢急用。兩人關(guān)系一直都很好，小王也沒有再仔細追究，就用掌握的零用現(xiàn)金為她報銷了車關(guān)

5、系一直都很好，小王也沒有再仔細追究，就用掌握的零用現(xiàn)金為她報銷了車費。劉麗拿了錢離去，小王隨意地把信函往辦公桌上一放就急忙打文件了。這費。劉麗拿了錢離去，小王隨意地把信函往辦公桌上一放就急忙打文件了。這時桌上的電話響了，是某市政府辦的秘書打來的，協(xié)商下周他們副主任一行四時桌上的電話響了，是某市政府辦的秘書打來的，協(xié)商下周他們副主任一行四人前來商討合作的事宜。小王因急于將講話稿打好，就簡單地應付了幾句，沒人前來商討合作的事宜。小王因急于將講話稿打好，就簡單地應付了幾句，沒有認真做記錄。此時正好來了位客人，小王趕忙掛斷了電話。來的客人是某公有認真做記錄。此時正好來了位客人，小王趕忙掛斷了電話。來的

6、客人是某公司的公關(guān)經(jīng)理，他想見辦公室的李副主任，小王告訴他：司的公關(guān)經(jīng)理，他想見辦公室的李副主任，小王告訴他：“很不巧，李主任出很不巧，李主任出差了。差了。”也沒問來人的電話和來意，就讓來客人走了。小王繼續(xù)打講話稿，這也沒問來人的電話和來意，就讓來客人走了。小王繼續(xù)打講話稿，這是主任突然打電話過來問某市政府辦的來客的食宿安排好了沒有，小王這才意是主任突然打電話過來問某市政府辦的來客的食宿安排好了沒有，小王這才意識到她沒有在電話里問清對方四人中有幾位女士和飛機到達的確切時間，只好識到她沒有在電話里問清對方四人中有幾位女士和飛機到達的確切時間，只好再打電話去確認。再打電話去確認。行政管理之印章管理

7、 第一節(jié)第一節(jié) 辦公室電話通訊辦公室電話通訊 一、接打電話原則要求一、接打電話原則要求 (一一)清楚準確清楚準確 (二二)簡短高效簡短高效 (三三)安全保密安全保密 (四四)提高警惕提高警惕 (五五)文明禮貌文明禮貌 二、接打電話的基本禮儀二、接打電話的基本禮儀 (一一)語言表達語言表達 (二二)動作表現(xiàn)動作表現(xiàn) (三三)聲音語調(diào)聲音語調(diào) (四四)時間控制時間控制 (五五)場合選擇場合選擇 行政管理之印章管理 三、撥打電話的程序與技巧三、撥打電話的程序與技巧 (一一)準備工作準備工作 1判電話前先將要點整理好判電話前先將要點整理好 2、了解電話的使用方法，熟悉電話號碼、了解電話的使用方法，熟悉

8、電話號碼 (二二)撥打電話撥打電話 1正確撥號正確撥號 2主動自我介紹主動自我介紹 3準確陳述內(nèi)容準確陳述內(nèi)容 4耐心解答疑問耐心解答疑問 5要求對方復述要求對方復述 6禮貌告別對方禮貌告別對方行政管理之印章管理 (三三)整理記錄整理記錄行政管理之印章管理 四、接聽電話的程序與技巧四、接聽電話的程序與技巧 (一一)接聽準備接聽準備 (二二)接聽電話接聽電話 1迅速摘機迅速摘機 2主動自報家門主動自報家門 3辨明對方身份辨明對方身份 4聽記對方陳述聽記對方陳述 5復述來電內(nèi)容復述來電內(nèi)容 6禮貌告別對方禮貌告別對方n 如果來電要找的人不在或者因為開會不能來接電話如果來電要找的人不在或者因為開會不

9、能來接電話n 如果剛接聽一個電話，另一個電話又響如果剛接聽一個電話，另一個電話又響行政管理之印章管理 (三三)整理記錄整理記錄 行政管理之印章管理 在接聽電話過程中，記錄和處理對方留言要做到以下兩點：在接聽電話過程中，記錄和處理對方留言要做到以下兩點： 第一，準確記錄。第一，準確記錄。 第二，及時送達。（留言單）第二，及時送達。（留言單）行政管理之印章管理 五、正確處理通話過程中出現(xiàn)的問題五、正確處理通話過程中出現(xiàn)的問題 (一一)線路中斷線路中斷 (二二)通話時受到干擾通話時受到干擾 (三三)沒有時間談話沒有時間談話 (四四)很難對付的電話很難對付的電話 (五五)正確轉(zhuǎn)接打給上司的電話正確轉(zhuǎn)接

10、打給上司的電話 六、話費控制六、話費控制行政管理之印章管理 第二節(jié)第二節(jié) 印章和介紹信管理印章和介紹信管理 案例案例一一 張某找到建委辦公室王某，告知王某，他有一筆張某找到建委辦公室王某，告知王某，他有一筆好買賣，但他是個人身份，不如單位簽合同方便，想好買賣，但他是個人身份，不如單位簽合同方便，想借用建委的名義，讓王某給他出具一份建委的業(yè)務介借用建委的名義，讓王某給他出具一份建委的業(yè)務介紹信，等合同簽完后就還給她，并紹信，等合同簽完后就還給她，并答應給王某一萬元答應給王某一萬元報酬。王某應允后，張某利用從建委借用的業(yè)務介紹報酬。王某應允后，張某利用從建委借用的業(yè)務介紹信，以建委的名義與信，以建

11、委的名義與XXXX公司簽訂了一份鋼材購銷合同，公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了該公司價值一百萬元的鋼材。張某將鋼材賣掉騙取了該公司價值一百萬元的鋼材。張某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給建委造成了信譽和財產(chǎn)上后，攜款潛逃。這一事件給建委造成了信譽和財產(chǎn)上的損失。的損失。 在上述案例中，在上述案例中，XXXX公司在簽訂合同時并不知道張公司在簽訂合同時并不知道張某是借用建委的業(yè)務介紹信，該公司沒有過錯，所以，某是借用建委的業(yè)務介紹信，該公司沒有過錯，所以，建委應該承擔賠償責任。建委應該承擔賠償責任。行政管理之印章管理 根據(jù)最高人民法院關(guān)于在審理經(jīng)濟糾紛案件中涉及經(jīng)濟犯根據(jù)最高人民法院關(guān)于在審理

12、經(jīng)濟糾紛案件中涉及經(jīng)濟犯罪嫌疑若干問題的規(guī)定的規(guī)定，個人借用單位的業(yè)務介紹信、罪嫌疑若干問題的規(guī)定的規(guī)定，個人借用單位的業(yè)務介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書，以出借單位名義簽訂經(jīng)濟合同專用章或蓋有公章的空白合同書，以出借單位名義簽訂經(jīng)濟合同，騙取財物歸個人占有、使用、處分或進行其他犯罪活動，合同，騙取財物歸個人占有、使用、處分或進行其他犯罪活動，給對方造成經(jīng)濟損失構(gòu)成犯罪的，除依法追究借用人的刑事責任給對方造成經(jīng)濟損失構(gòu)成犯罪的，除依法追究借用人的刑事責任外，出借業(yè)務介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書的單外，出借業(yè)務介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書的單位，依法應當承擔賠償

13、責任。但是，有證據(jù)證明被害人明知簽訂位，依法應當承擔賠償責任。但是，有證據(jù)證明被害人明知簽訂合同的對方當事人是借用行為，仍與之簽訂合同的，出借單位不合同的對方當事人是借用行為，仍與之簽訂合同的，出借單位不承擔賠償責任。承擔賠償責任。 使用印章、介紹信，一般應該經(jīng)本單位領(lǐng)導人批準，辦理使用印章、介紹信，一般應該經(jīng)本單位領(lǐng)導人批準，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自做主。秘書人員要嚴格執(zhí)行監(jiān)印制簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自做主。秘書人員要嚴格執(zhí)行監(jiān)印制度，他們對使用印章有監(jiān)督權(quán)，對不合法或不合手續(xù)的使用印章、度，他們對使用印章有監(jiān)督權(quán)，對不合法或不合手續(xù)的使用印章、介紹信，有權(quán)拒絕蓋印或者提出異議，而不

14、能違反規(guī)定，介紹信，有權(quán)拒絕蓋印或者提出異議，而不能違反規(guī)定，“有求有求必應必應”，以避免給自己和單位帶來無法挽回的損失。，以避免給自己和單位帶來無法挽回的損失。 公章是單位職責權(quán)力的象征，介紹信則是證明本單位員工公章是單位職責權(quán)力的象征，介紹信則是證明本單位員工的身份，介紹聯(lián)系業(yè)務之用。如果管理使用不當，會給本單位乃的身份，介紹聯(lián)系業(yè)務之用。如果管理使用不當，會給本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認真對待這項工作。至社會造成危害，秘書人員必須認真對待這項工作。行政管理之印章管理 本節(jié)主要學習如何在工作中正確保管和使用印章和介紹倍，本節(jié)主要學習如何在工作中正確保管和使用印章和介紹倍，以更好地

15、維護單位的合法權(quán)益。以更好地維護單位的合法權(quán)益。 一一、印章管理、印章管理 印章，即圖章、印章，即圖章、 “印信印信”，是指國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單，是指國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位使用的公章和上述單位相應領(lǐng)導人使用的名章。位使用的公章和上述單位相應領(lǐng)導人使用的名章。. 1印章的效用和地位印章的效用和地位 (1)標志作用標志作用 (2)權(quán)威作用權(quán)威作用 (3)證明作用。證明作用。 (4)憑信作用。憑信作用。 2印章的式樣。印章的式樣。 印章的式樣由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。印章的式樣由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。 （1）質(zhì)料）質(zhì)料 我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅

16、等金屬鑄我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴玉質(zhì)，象征其地位。近代公章用過角質(zhì)、木質(zhì)，現(xiàn)成，帝王則用珍貴玉質(zhì)，象征其地位。近代公章用過角質(zhì)、木質(zhì)，現(xiàn)代則多用橡膠和塑料到制。另有一種專用于貼有照片的身份證明上的代則多用橡膠和塑料到制。另有一種專用于貼有照片的身份證明上的鋼印。近幾年還有將色油或固體色料熱壓而成的鋼印。近幾年還有將色油或固體色料熱壓而成的“原子印原子印”，無須印泥，無須印泥可連續(xù)使用萬次以上?？蛇B續(xù)使用萬次以上。行政管理之印章管理 嘉慶皇帝冊封當時還是皇子的道光帝為智親王時所頒授的公斤重嘉慶皇帝冊封當時還是皇子的道光帝為智親王時所頒授的公斤重的的“和碩智親

17、王和碩智親王”金印引起眾人驚嘆。金印引起眾人驚嘆。 南京市博物院有關(guān)專家介紹，南京市博物院有關(guān)專家介紹，“和和碩智親王碩智親王”金印底部為正方形，以龍首、龜身金印底部為正方形，以龍首、龜身龍爪龍尾龍爪龍尾 的赑屃為印紐。的赑屃為印紐。印面刻有個漢文和個滿文。該印為純金打造，重約公斤。該金印面刻有個漢文和個滿文。該印為純金打造，重約公斤。該金印保存完好，沒有明顯的使用痕跡，因該印章是皇權(quán)的象征，十分珍貴，印保存完好，沒有明顯的使用痕跡，因該印章是皇權(quán)的象征，十分珍貴，一般會有一枚印面相同、材質(zhì)不同的印章以備日常使用一般會有一枚印面相同、材質(zhì)不同的印章以備日常使用金印。金印。 金印金印行政管理之印

18、章管理漢代中央政府賜給日本的倭奴國王金印漢代中央政府賜給日本的倭奴國王金印 行政管理之印章管理 土爾扈特銀印 清朝乾隆四十年（清朝乾隆四十年（1775年）清頒發(fā)給土爾扈特部的官印。印為年）清頒發(fā)給土爾扈特部的官印。印為方形，邊寬方形，邊寬10.6厘米，厚厘米，厚3.1厘米；印背上有小型的虎紐，紐高厘米；印背上有小型的虎紐，紐高6. 5厘厘米。印的邊款鐫有漢文米。印的邊款鐫有漢文“乾隆肆拾年玖月，禮部造乾隆肆拾年玖月，禮部造”，印文系滿文和蒙，印文系滿文和蒙文合璧。七枚銀印的印文，譯成漢文為：文合璧。七枚銀印的印文，譯成漢文為：“忠誠的舊土爾扈特部英勇忠誠的舊土爾扈特部英勇之王之王”。這是清政府

19、頒發(fā)給土爾扈特渥巴錫的官印。這是清政府頒發(fā)給土爾扈特渥巴錫的官印。行政管理之印章管理 銅印行政管理之印章管理 玉璽玉璽行政管理之印章管理 鋼印鋼印 木質(zhì)印木質(zhì)印 原子印原子印 橡膠章橡膠章 牛角印牛角印 行政管理之印章管理 (2)形狀形狀 古代官印為正方形。現(xiàn)代機關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他古代官印為正方形?，F(xiàn)代機關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他公務公務(如收發(fā)、校對、財務等如收發(fā)、校對、財務等)的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。領(lǐng)導人和的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。領(lǐng)導人和法人代表的印章一般仍為方形。法人代表的印章一般仍為方形。行政管理之印章管理 (3)印文印文 按規(guī)定印文應使用

20、國務院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，按規(guī)定印文應使用國務院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左而右環(huán)行排列。領(lǐng)導人簽名章則由個人書寫習慣而定，民族自治機關(guān)的自左而右環(huán)行排列。領(lǐng)導人簽名章則由個人書寫習慣而定，民族自治機關(guān)的公章應并列刊有漢字和當?shù)孛褡逦淖?。公章應并列刊有漢字和當?shù)孛褡逦淖帧?(4) 圖案圖案 縣以上政府縣以上政府機關(guān)、法院、檢察院、機關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心駐外使館的公章的中心部分刊有國徽；黨的各部分刊有國徽；黨的各級機關(guān)印章刊有黨徽；級機關(guān)印章刊有黨徽；企事業(yè)單位公章則刊有企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。五角星圖案。行政管理之印章管理 (5)尺寸尺寸 按國務院

21、規(guī)定：國務院的公章，直徑為按國務院規(guī)定：國務院的公章，直徑為6厘米；省、部級厘米；省、部級政府機關(guān)，直徑政府機關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機關(guān)為厘米；地、市、州、縣機關(guān)為45厘米；其他機關(guān)厘米；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為42厘米厘米(包括邊框包括邊框)。行政管理之印章管理3印章的種類。印章的種類。 (1)正式印章正式印章(2)專用印章專用印章 (3)縮印縮印行政管理之印章管理(4)鋼印鋼印(5)領(lǐng)導人手章（簽名章）領(lǐng)導人手章（簽名章）(7)校對章校對章(6)個人名章個人名章行政管理之印章管理(8)戳記戳記行政管理之印章管理 (二二)印章的管理使用

22、印章的管理使用 1印章的刻制。印章的刻制。 印章的制發(fā)一般采用分級負責的原則，下級機關(guān)或單位的印章印章的制發(fā)一般采用分級負責的原則，下級機關(guān)或單位的印章內(nèi)上級領(lǐng)導機構(gòu)批準后刻制頒發(fā)，其中公章一般應由上級領(lǐng)導內(nèi)上級領(lǐng)導機構(gòu)批準后刻制頒發(fā)，其中公章一般應由上級領(lǐng)導機構(gòu)批準后頒發(fā)給所屬機構(gòu)使用。牽涉到兩個主管部門的，應機構(gòu)批準后頒發(fā)給所屬機構(gòu)使用。牽涉到兩個主管部門的，應由兩個主管部門同意后才能刻制。由兩個主管部門同意后才能刻制。 2印章的頒發(fā)。印章的頒發(fā)。 (1)頒發(fā)前的檢查。頒發(fā)前的檢查。 (2)頒發(fā)印章。頒發(fā)正式印章的手續(xù)如下；頒發(fā)印章。頒發(fā)正式印章的手續(xù)如下； 頒發(fā)印章必須要有正式行文。通常

23、是向使用機構(gòu)發(fā)布啟用公頒發(fā)印章必須要有正式行文。通常是向使用機構(gòu)發(fā)布啟用公章的通知。章的通知。 使用印章的機構(gòu)在領(lǐng)取印章時，應派兩名工作責任心強的人使用印章的機構(gòu)在領(lǐng)取印章時，應派兩名工作責任心強的人員持單位介紹信領(lǐng)取。員持單位介紹信領(lǐng)取。 印章領(lǐng)取人在接回印章后，要及時向本單位領(lǐng)導匯報，根據(jù)印章領(lǐng)取人在接回印章后，要及時向本單位領(lǐng)導匯報，根據(jù)領(lǐng)導的指示交給印章管理人員驗收管理。領(lǐng)導的指示交給印章管理人員驗收管理。行政管理之印章管理 3印章的啟用。印章的啟用。 啟用新印章，應由制發(fā)或批準刻制機關(guān)頒發(fā)啟用通知，并于啟用新印章，應由制發(fā)或批準刻制機關(guān)頒發(fā)啟用通知，并于文到之后方能正式啟用，如由新印

24、章取代舊印章，啟用新印章后文到之后方能正式啟用，如由新印章取代舊印章，啟用新印章后，舊印章同時作廢。，舊印章同時作廢。 關(guān)于啟用新公章的通知關(guān)于啟用新公章的通知 根據(jù)中共廣西壯族自治區(qū)委員會、廣西壯族自治區(qū)人民政府關(guān)于自治區(qū)人民政府機構(gòu)設置的通知（桂委發(fā)2009235號）精神，為了更好的開展廣西企事業(yè)單位專業(yè)管理人員關(guān)鍵崗位培訓辦證工作，經(jīng)自治區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設廳批準，“廣西壯族自治區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設廳崗位培訓辦公室”公章從2010年12月1日起正式啟用，原“廣西壯族自治區(qū)建設廳崗位培訓辦公室”公章同時廢止。 廣西住房和城鄉(xiāng)建設廳崗位培訓辦公室 二0一0年十一月二日行政管理之印章管理 4印章的保管

25、。印章的保管。 (1)應確定專人負責管理。應確定專人負責管理。 (2)應放置在安全可靠的地方。應放置在安全可靠的地方。 (3)應注意保養(yǎng)。應注意保養(yǎng)。 (4)領(lǐng)導人的手章可由本人自行保管，也可以由負責人委托的代理人保領(lǐng)導人的手章可由本人自行保管，也可以由負責人委托的代理人保管。管。 5用印的原則和要求。用印的原則和要求。 (1)首先填寫用印申請單，經(jīng)領(lǐng)導人批準后方可用印。首先填寫用印申請單，經(jīng)領(lǐng)導人批準后方可用印。 (2)在蓋印前，必須檢查有無機關(guān)或單位領(lǐng)導人批準用印的簽字。在蓋印前，必須檢查有無機關(guān)或單位領(lǐng)導人批準用印的簽字。 (3)蓋印要端正、清晰。蓋印要端正、清晰。 (4)加蓋鋼印注意事

26、項：加蓋鋼印注意事項： 照片要求近照、免冠、正面、清楚，不帶深色眼鏡，頭部一般要照片要求近照、免冠、正面、清楚，不帶深色眼鏡，頭部一般要求在求在12平方厘米以上；平方厘米以上； 鋼印不得加蓋在照片人的頭部，更不得蓋在臉上，以免凸凹作用鋼印不得加蓋在照片人的頭部，更不得蓋在臉上，以免凸凹作用使照片發(fā)生細微變化，影響辨認效果；使照片發(fā)生細微變化，影響辨認效果； 應加蓋在脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位；應加蓋在脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位； 鋼印印跡盡量正置，以示加印機關(guān)的權(quán)威性和嚴肅性。鋼印印跡盡量正置，以示加印機關(guān)的權(quán)威性和嚴肅性。 行政管理之印章管理 (5)要嚴格履行登記手續(xù)，建立詳細的用印登記

27、本。要嚴格履行登記手續(xù)，建立詳細的用印登記本。附：印章使用登記表附：印章使用登記表 (6)領(lǐng)導人個人名章，需經(jīng)其本人或委托授權(quán)人簽字同意后方領(lǐng)導人個人名章，需經(jīng)其本人或委托授權(quán)人簽字同意后方可加蓋可加蓋 (7)一般事務性的公文、介紹信、便函，可用機關(guān)辦公室印章。一般事務性的公文、介紹信、便函，可用機關(guān)辦公室印章。 (8)部門印章使用范圍，只限于上下對口業(yè)務之間的查詢、解部門印章使用范圍，只限于上下對口業(yè)務之間的查詢、解答、介紹和一般性的事務聯(lián)系，一般情況下不對外。答、介紹和一般性的事務聯(lián)系，一般情況下不對外。行政管理之印章管理 6印章的停用。印章的停用。 機關(guān)印章在該機關(guān)名稱變更、機構(gòu)撤銷、合

28、并或因其他原機關(guān)印章在該機關(guān)名稱變更、機構(gòu)撤銷、合并或因其他原因不復存在時停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，并在通知因不復存在時停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，并在通知中說明停用的原因，印章的印模和停用時間。停用的作廢印章中說明停用的原因，印章的印模和停用時間。停用的作廢印章要及時送交原頒發(fā)機關(guān)處理，不得在原機關(guān)留存。要及時送交原頒發(fā)機關(guān)處理，不得在原機關(guān)留存。 7印章的存檔和銷毀。印章的存檔和銷毀。 銷毀方法有兩種，一種是自行銷毀，一種是送刻章部門回銷毀方法有兩種，一種是自行銷毀，一種是送刻章部門回爐銷毀，但是銷毀時都必須報單位負責人批準。爐銷毀，但是銷毀時都必須報單位負責人批準。 銷毀的

29、廢舊印章都要留下印模保存起來，以備日后查考。銷毀的廢舊印章都要留下印模保存起來，以備日后查考。 行政管理之印章管理 二、介紹信的管理二、介紹信的管理 (一一)介紹信的基本知識介紹信的基本知識 1介紹信的作用。介紹信的作用。 介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位因?qū)ν饴?lián)系工作、商洽介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位因?qū)ν饴?lián)系工作、商洽事務而由派出人員所持有的憑證性信函。在身份證制度不完備事務而由派出人員所持有的憑證性信函。在身份證制度不完備的情況下，它往往也是個人的身份證明。介紹信管理是辦公室的情況下，它往往也是個人的身份證明。介紹信管理是辦公室的一項重要事務工作。的一項重要事務工作。 介紹信與用印緊密相

30、連。機關(guān)介紹信通常由印章管理人員介紹信與用印緊密相連。機關(guān)介紹信通常由印章管理人員負責掌管。負責掌管。 2介紹信的種類介紹信的種類 機關(guān)使用的介紹信一般分為黨委介紹信、行政介紹信、專機關(guān)使用的介紹信一般分為黨委介紹信、行政介紹信、專用介紹信（如購買機票用介紹信（如購買機票)三種。所有的介紹信都要嚴格管理，三種。所有的介紹信都要嚴格管理，嚴格控制。嚴格控制。 帶有機關(guān)或單位名稱的介紹信，一般按固定格式印刷，裝帶有機關(guān)或單位名稱的介紹信，一般按固定格式印刷，裝訂成冊。介紹信由信文和存根兩部分。信文交持有人攜帶，存訂成冊。介紹信由信文和存根兩部分。信文交持有人攜帶，存根留本機關(guān)或單位存查。根留本機關(guān)

31、或單位存查。行政管理之印章管理介紹信的種類介紹信的種類行政管理之印章管理 (二二)介紹信的管理使用介紹信的管理使用 1介紹信的填寫要求。介紹信的填寫要求。 (1) 介紹信內(nèi)容要明確具體，不能含糊籠統(tǒng)。介紹信內(nèi)容要明確具體，不能含糊籠統(tǒng)。 (2) 要填寫有效限期。介紹信上一般都有要填寫有效限期。介紹信上一般都有“有效期：有效期：X年年X月月X日止日止”字樣。不可不填。字樣。不可不填。 (3) 辦公室工作人員要對開出的介紹信負責。辦公室工作人員要對開出的介紹信負責。 (4) 介紹信開出后未用，應交回保管人員，粘貼在存根上。介紹信開出后未用，應交回保管人員，粘貼在存根上。 (5) 嚴禁將印章帶出機關(guān)

32、或在空白介紹信上加蓋印章，在印章使用嚴禁將印章帶出機關(guān)或在空白介紹信上加蓋印章，在印章使用時出現(xiàn)問題，按時出現(xiàn)問題，按“誰批準，進負責誰批準，進負責”的原則追究責任，嚴肅處理。的原則追究責任，嚴肅處理。 2介紹信的印制和保管。介紹信的印制和保管。 正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯(lián)系一般事務也有以單正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯(lián)系一般事務也有以單位信箋代替的。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，須與公章同位信箋代替的。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，須與公章同等重視，不可缺頁或丟失。等重視，不可缺頁或丟失。 3介紹信的開具。介紹信的開具。 (1)開介紹信要經(jīng)過一定的批準予續(xù)。開

33、介紹信要經(jīng)過一定的批準予續(xù)。 (2)使用單位的介紹信，須經(jīng)單位的領(lǐng)導人或辦公室負責人批準。使用單位的介紹信，須經(jīng)單位的領(lǐng)導人或辦公室負責人批準。 (3)嚴禁開具空白介紹信，同時，嚴格控制蓋有印章的空白憑信、介嚴禁開具空白介紹信，同時，嚴格控制蓋有印章的空白憑信、介紹信外流。紹信外流。行政管理之印章管理 4介紹信的使用。介紹信的使用。 (1)凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準，秘書不得擅自開具發(fā)放。開具凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準，秘書不得擅自開具發(fā)放。開具介紹信時，應由秘書自己填寫領(lǐng)用人姓名、身份、去何單位、聯(lián)系介紹信時，應由秘書自己填寫領(lǐng)用人姓名、身份、去何單位、聯(lián)系何業(yè)務、領(lǐng)用日期、有效期限等項，正

34、本和存根必須一致。于落款何業(yè)務、領(lǐng)用日期、有效期限等項，正本和存根必須一致。于落款處及騎縫章上應加蓋兩次公章。處及騎縫章上應加蓋兩次公章。 (2)使用介紹信要有明確的規(guī)定，即什么事由誰批。超出規(guī)定范圍使用介紹信要有明確的規(guī)定，即什么事由誰批。超出規(guī)定范圍的，應先請示而后辦。的，應先請示而后辦。 (3)對于一些下屬部門較多的單位，辦公室工作人員為下級機關(guān)換對于一些下屬部門較多的單位，辦公室工作人員為下級機關(guān)換開領(lǐng)導機關(guān)介紹信時，要把好關(guān)，必要時。應交單位負責人審批。開領(lǐng)導機關(guān)介紹信時，要把好關(guān)，必要時。應交單位負責人審批。 （三）建立完善的印信管理制度（三）建立完善的印信管理制度 既然印信管理在

35、實際工作中具有這樣重要的作用，其使用也有既然印信管理在實際工作中具有這樣重要的作用，其使用也有十分嚴格的程序要求，所以，制定嚴格的印信管理制度是十分必要十分嚴格的程序要求，所以，制定嚴格的印信管理制度是十分必要的，它對于保證印信在實際工作中的規(guī)范使用，保障單位或者公司的，它對于保證印信在實際工作中的規(guī)范使用，保障單位或者公司的合法利益和工作的正常運轉(zhuǎn)，都具有十分重要的意義。的合法利益和工作的正常運轉(zhuǎn)，都具有十分重要的意義。行政管理之印章管理第三節(jié)第三節(jié) 值班管理值班管理本節(jié)我們將要學習值班工作的一些基本知識，包括值本節(jié)我們將要學習值班工作的一些基本知識，包括值班工作的職責、制度要求、對值班人員

36、的工作要求等。了班工作的職責、制度要求、對值班人員的工作要求等。了解值班工作中接待來訪客人和處理突發(fā)事件的一些程序，解值班工作中接待來訪客人和處理突發(fā)事件的一些程序，掌握編制值班工作表，合理安排值班工作的技能要求。掌握編制值班工作表，合理安排值班工作的技能要求。 一、值班工作概述一、值班工作概述 值班，是指各類企事業(yè)單位，在一段時間內(nèi)，由專值班，是指各類企事業(yè)單位，在一段時間內(nèi)，由專人擔負處理全部工作的方式和制度。作為辦公室的一項重人擔負處理全部工作的方式和制度。作為辦公室的一項重要事務，值班工作具有明顯的崗位責任性質(zhì)。要事務，值班工作具有明顯的崗位責任性質(zhì)。 (一一)值班工作的特點值班工作的

37、特點 值班工作有兩個顯著的特性值班工作有兩個顯著的特性 (1) 連續(xù)性。在各重要單位，值班工作可以輪流，但連續(xù)性。在各重要單位，值班工作可以輪流，但不能間斷。不能間斷。 (2) 應急性。在值班工作中值班人員可能有時會臨應急性。在值班工作中值班人員可能有時會臨時接收、傳達上級的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)事情，要時接收、傳達上級的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)事情，要完成領(lǐng)導臨時交辦的事項。這些工作的具體內(nèi)容一般都是完成領(lǐng)導臨時交辦的事項。這些工作的具體內(nèi)容一般都是事先不知道的。事先不知道的。行政管理之印章管理 （二）值班工作的意義（二）值班工作的意義 (1) 值班工作是組成一個單位工作網(wǎng)絡的重要細胞，是

38、一個單位的值班工作是組成一個單位工作網(wǎng)絡的重要細胞，是一個單位的樞紐工作，起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上樞紐工作，起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級重要指示及時傳達，保證本單位發(fā)生的重大緊急事情能夠及時反映級重要指示及時傳達，保證本單位發(fā)生的重大緊急事情能夠及時反映，及時處理，保證工作順利進行的作用。非工作時間和節(jié)假日，值班，及時處理，保證工作順利進行的作用。非工作時間和節(jié)假日，值班工作的這種作用表現(xiàn)得尤為明顯。工作的這種作用表現(xiàn)得尤為明顯。 (2)出于值班工作要經(jīng)常應急處理一些重要工作，在一定意義或者一出于值班工作要經(jīng)常應急處理一些重要工作，在一定意義或

39、者一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。值班工作的好壞，將直接反映和影響上下級之間、左右平級總代表。值班工作的好壞，將直接反映和影響上下級之間、左右平級機關(guān)之間、領(lǐng)導和群眾之間的關(guān)系，直接反映著本單位的精神風貌。機關(guān)之間、領(lǐng)導和群眾之間的關(guān)系，直接反映著本單位的精神風貌。 (三三)值班工作的職責值班工作的職責 (1) 通訊聯(lián)絡。通訊聯(lián)絡。 (2) 承辦各種交辦的事項。承辦各種交辦的事項。 (3)負責公務接洽和來訪接待工作。負責公務接洽和來訪接待工作。 (4) 處理突發(fā)事件。處理突發(fā)事件。 (5)安全保衛(wèi)

40、。安全保衛(wèi)。 (6) 編排總值班表。編排總值班表。行政管理之印章管理（四）值班工作的主要內(nèi)容。（四）值班工作的主要內(nèi)容。 (1) 記錄工作記錄工作 一是值班電話記錄。一是值班電話記錄。 二是值班接待記錄。二是值班接待記錄。 主要記錄的內(nèi)容為：來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方主要記錄的內(nèi)容為：來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方法等。參見法等。參見“值班登記表值班登記表”：行政管理之印章管理(2) 記好值班日志。主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的記好值班日志。主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進行認真登記，使接班人員保持工作的連續(xù)性。電話等，進行認真登記，使接班人員保

41、持工作的連續(xù)性。 參見：值班日志參見：值班日志 (3)做好信息傳遞。做好信息傳遞。 （五）值班工作的組織形式。（五）值班工作的組織形式。 (1)設有專門的值班機構(gòu)。設有專門的值班機構(gòu)。 (2)首長電話值班室。首長電話值班室。 (3) 工作人員輪流值班。工作人員輪流值班。 (4)專兼職值班相結(jié)合的形式。專兼職值班相結(jié)合的形式。 行政管理之印章管理（六）值班工作的要求。（六）值班工作的要求。 對值班人員的工作要求包括：對值班人員的工作要求包括：(1)確立服務思想。即為領(lǐng)導服務，為上級服務，為內(nèi)部各部門、確立服務思想。即為領(lǐng)導服務，為上級服務，為內(nèi)部各部門、為下級服務。為下級服務。(2)樹立嚴謹、熱

42、情、周到的工作作風和時效觀念。對每項工作一樹立嚴謹、熱情、周到的工作作風和時效觀念。對每項工作一定要嚴肅認真，頭腦一定要清楚，不能輕率處理每一件事，不定要嚴肅認真，頭腦一定要清楚，不能輕率處理每一件事，不能放過收到的信息中的每一個疑點不能越權(quán)行事。能放過收到的信息中的每一個疑點不能越權(quán)行事。 (3)增強組織紀律觀念，做好保密工作，嚴格遵守各項規(guī)章制度。增強組織紀律觀念，做好保密工作，嚴格遵守各項規(guī)章制度。 (4)值班人員有一個良好的工作作風，努力做到：搞清楚發(fā)生問題值班人員有一個良好的工作作風，努力做到：搞清楚發(fā)生問題的具體情況。對沒有把握的問題，處理要慎重；待人要熱情；的具體情況。對沒有把握

43、的問題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密，傳遞信息要及時、準確。辦事要考慮周密，傳遞信息要及時、準確。 (5)有較高的理論政策水平和一定的業(yè)務能力。值班工作涉及本機有較高的理論政策水平和一定的業(yè)務能力。值班工作涉及本機關(guān)或者本單位的方方面面，要求值班人員應該熟悉本單位的業(yè)關(guān)或者本單位的方方面面，要求值班人員應該熟悉本單位的業(yè)務，具有較寬的知識面。務，具有較寬的知識面。(6)要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)以及較強的應急反應能力。要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)以及較強的應急反應能力。 行政管理之印章管理（七）值班資料的要求。（七）值班資料的要求。 (1)電話薄。包括上下級機關(guān)單位、本單位的常

44、用電話，領(lǐng)導同電話薄。包括上下級機關(guān)單位、本單位的常用電話，領(lǐng)導同志及秘書辦公室、宿舍電話，有關(guān)車站、機場、碼頭、招待所志及秘書辦公室、宿舍電話，有關(guān)車站、機場、碼頭、招待所、新聞單位等的電話。對電話表應該經(jīng)常核對、整理，有變動、新聞單位等的電話。對電話表應該經(jīng)常核對、整理，有變動的要立即更改過來、以免耽誤大事。的要立即更改過來、以免耽誤大事。 (2)值班工作所涉及的機關(guān)、單位，特別是上下級單位的機構(gòu)設值班工作所涉及的機關(guān)、單位，特別是上下級單位的機構(gòu)設置、職責分工、辦公地址、領(lǐng)導分工等情況。置、職責分工、辦公地址、領(lǐng)導分工等情況。 (3)常用的工具書、列車時刻表、航班表、船期表等。常用的工具

45、書、列車時刻表、航班表、船期表等。 (4)本單位當前中心工作的計劃安排、領(lǐng)導批示、開展程度，存本單位當前中心工作的計劃安排、領(lǐng)導批示、開展程度，存在的問題等有關(guān)資料。在的問題等有關(guān)資料。 （5）其它相關(guān)文件資料。）其它相關(guān)文件資料。行政管理之印章管理 二、二、 做好值班工作做好值班工作 (一一)建立完善的值班管理制度建立完善的值班管理制度 1信息處理制度。信息處理制度。 2崗位責任制度。崗位責任制度。 3安全、保密制度。安全、保密制度。 4交接班制度。交接班制度。 交接班通常有兩種方式，一種是集體交接班；另一種是相接的值交接班通常有兩種方式，一種是集體交接班；另一種是相接的值班人員單獨交接班。

46、班人員單獨交接班。 5請假制度。請假制度。 (二二)編制值班表編制值班表 1編制值班表通常包括以下項目：編制值班表通常包括以下項目： 列出值班時間期限和具體值班時間；列出值班時間期限和具體值班時間； 按照要求填寫值班人員姓名；按照要求填寫值班人員姓名； 標明值班的地點；標明值班的地點； 標明負責人姓名或帶班人姓名；標明負責人姓名或帶班人姓名； 有時須用簡明的文字標明值班的工作內(nèi)容；有時須用簡明的文字標明值班的工作內(nèi)容； 標明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。標明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。 行政管理之印章管理附：xxx集團元旦值班表 NoImage行政管理之印章管理(三三)合理處理值班過

47、程中的問題合理處理值班過程中的問題 1接待來訪客人。接待來訪客人。 (1)對待已經(jīng)預約的來訪者。對待已經(jīng)預約的來訪者。 (2)對待不速之客。對待不速之客。 (3)對待不受歡迎的客人。對待不受歡迎的客人。 案例案例2： 今天輪到秘書小今天輪到秘書小A值班，上午值班，上午10點左右，主任有事外出，小點左右，主任有事外出，小A來到值班室看守電話。來到值班室看守電話。 “小姐，你好：主任不在嗎小姐，你好：主任不在嗎?” 不知道什么時候一個看上去有些不三不四的男人來到了辦不知道什么時候一個看上去有些不三不四的男人來到了辦公室，搖頭擺腦地湊到小公室，搖頭擺腦地湊到小A的跟前。的跟前。 現(xiàn)在，小現(xiàn)在，小A應

48、該怎樣回答呢？應該怎樣回答呢？ 行政管理之印章管理 如果這位來訪者事先有約，那么小如果這位來訪者事先有約，那么小A當然應該接待他：當然應該接待他：“您就是您就是某某先生吧，歡迎歡迎：這邊請。某某先生吧，歡迎歡迎：這邊請?！闭f著，將他帶到已經(jīng)準備好的接待說著，將他帶到已經(jīng)準備好的接待室。可是現(xiàn)在這位來訪者既沒有預約，也沒有進行自我介紹，而且室。可是現(xiàn)在這位來訪者既沒有預約，也沒有進行自我介紹，而且態(tài)度還是這么的輕浮那么小態(tài)度還是這么的輕浮那么小A是不是可以這樣回答他：是不是可以這樣回答他：“不在，主任不在，主任出去了。出去了?！比绻@樣回答他的話，就是小如果這樣回答他的話，就是小A的失職了。的失職了。秘書都應該牢記秘書都應該牢記這樣一條原則：在接待那些來歷不明的客人時，絕對不能說自己的領(lǐng)這樣一條原則：在接待那些來歷不明的客人時，絕對不能說自己的領(lǐng)導導“在在”或者或者“不在不在”。因此，小因此，小A應該這樣反問對方：應該這樣反問對方：“對不起，請對不起，請問先生您貴姓問先生您貴姓?” 對于小對于小A的提問，對方也許會避而不答，的提問，對方也許會避而不答，“聽說你們的主任剛才出聽說你們的主任剛才出去了，是嗎去了，是嗎?” 如果真的是這樣，小如果真的是這樣，小A也只有裝做沒有聽見：也只有裝做沒有聽見：“對不起，請問您貴對不起，請問您貴姓姓?” 客人在