合同管理規(guī)定

1、合同管理規(guī)定1、目得為建立公司得合同管理制度， 維護(hù)公司得合法權(quán)益， 規(guī)范公司合同得簽訂程 序，防止不應(yīng)有得糾紛，控制公司風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。2、適用范圍本規(guī)定適用湖南原子九洲光電工程有限公司、 湖南原子照明科技有限公司以 及聯(lián)名合作公司對(duì)外簽訂得所有合同。3、定義3、1本規(guī)定所指得合同，就是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中以法人及聯(lián)名合作公司名義對(duì)外簽訂得各種合同（包括具有合同性質(zhì)得各種訂單、協(xié)議書(shū)等）3、2公司合同得種類(lèi)包括各類(lèi)采購(gòu)合同、工程合同、產(chǎn)品合同、聯(lián)名公司合同、 等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生得各種有名與無(wú)名合同。3、3合同管理就是指對(duì)公司合同得審核、監(jiān)督與管理，包括合同得評(píng)審、合同 格式得提供，合同履行得

2、監(jiān)督以及合同糾紛處理等全過(guò)程得管理。4、 合同管理部門(mén)與職責(zé)4、1公司財(cái)務(wù)部就是公司合同得歸口管理部門(mén)，各主要業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù) 責(zé)合同得管理與合同事務(wù)承辦。4、2公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)公司得合同統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督管理并行使以下職責(zé)：制訂完善合同管理制度，提高公司合同管理水平； 評(píng)審公司對(duì)外簽訂得所有合同；制訂公司需對(duì)外簽訂得各種合同格式，并在履行過(guò)程中不斷修改完善；配合有關(guān)部門(mén)辦理相關(guān)合同得公證、登記、備案等事項(xiàng)；四）監(jiān)督合同履行情況，并對(duì)存在問(wèn)題提出整改意見(jiàn)；五）參與公司重大合同得談判；七）對(duì)公司業(yè)務(wù)部門(mén)與相關(guān)人員進(jìn)行合同法律常識(shí)方面得培訓(xùn)， 提高業(yè)務(wù)素 質(zhì)。4、3公司各部門(mén)合同主辦人員主要履行以下

3、職責(zé)；一）在權(quán)限內(nèi)負(fù)責(zé)辦理與本人業(yè)務(wù)有關(guān)得合同簽訂、變更、解除等有關(guān)事宜；二）起草本人業(yè)務(wù)過(guò)程中需要得各種合同文本并與財(cái)務(wù)、 財(cái)務(wù)審核后確認(rèn)； 三）認(rèn)真執(zhí)行其本人業(yè)務(wù)往來(lái)中所簽合同； 四）對(duì)合同履行中發(fā)生得問(wèn)題與糾紛采取必要措施，并及時(shí)匯報(bào)，協(xié)助有關(guān)部門(mén)積極得解決問(wèn)題與有關(guān)糾紛，維護(hù)公司得合法權(quán)益；五）負(fù)責(zé)將其本人簽訂得合同文件整理形成檔案， 交由所在部門(mén)統(tǒng)一保存； 六）配合公司財(cái)務(wù)，對(duì)合同得日常管理工作提供必要得協(xié)助。5、 合同得訂立與資信調(diào)查5、1公司對(duì)外交易活動(dòng)，除能即時(shí)結(jié)清、無(wú)風(fēng)險(xiǎn)得小金額交易外，必須簽訂書(shū) 面合同，無(wú)風(fēng)險(xiǎn)得口頭訂單參照本規(guī)定執(zhí)行。無(wú)需簽訂書(shū)面合同得口頭訂單就是 指合同

4、金額在2000元以下且能即時(shí)結(jié)清， 公司沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn) （主要就是不涉及后續(xù)得 產(chǎn)品質(zhì)量保證與售后服務(wù)事宜）得一般商品買(mǎi)賣(mài)交易。5、2與所簽訂合同有關(guān)得補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)文書(shū)、圖紙、表格、信函、傳真、數(shù) 據(jù)電文（電子郵件）等均為合同得組成部分。5、3合同簽訂之前得風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查：公司相關(guān)部門(mén)在選定合作對(duì)象之后，合同簽訂 之前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況調(diào)查對(duì)方得資信狀況與履約能力， 尤其就是對(duì)欲建立長(zhǎng)期合 作關(guān)系與涉及食品安全、 工程安全得供貨商、 銷(xiāo)售商， 必須派人調(diào)查其詳細(xì)得經(jīng) 營(yíng)狀況，主要包括以下幾個(gè)方面：一）審查工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、安裝資質(zhì)、安全許可等資質(zhì)證明文件得真實(shí)

5、性以及年檢情況；審查個(gè)人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等。通過(guò)此項(xiàng)審查確定對(duì)方當(dāng)事 人就是否具有簽訂合同得主體資格與經(jīng)營(yíng)資質(zhì)；二）調(diào)查對(duì)方以往產(chǎn)品、 安裝工程得質(zhì)量情況、 貨源渠道與售后服務(wù)情況，通過(guò)此項(xiàng)調(diào)查確認(rèn)對(duì)方得業(yè)務(wù)能力與誠(chéng)信狀況；三）考察對(duì)方得地址、經(jīng)營(yíng)狀況、人員情況等，以此確定對(duì)方得實(shí)際履約能力。5、4各部門(mén)合同主辦人員應(yīng)當(dāng)將調(diào)查了解得對(duì)方資信、 經(jīng)營(yíng)狀況形成書(shū)面文件， 并提出合同簽訂意見(jiàn)由該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，作為附件，隨合同一起評(píng)審。6、合同評(píng)審及流程6、1合同得起草6、1、1統(tǒng)一合同文本得制定。公司財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)各業(yè)務(wù)部門(mén)得合同簽訂需求，經(jīng)過(guò) 與業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)商，在公司現(xiàn)有得各種合同文本基礎(chǔ)上進(jìn)行修

6、改或重新起草修訂， 制定公司統(tǒng)一得合同文本格式，以便于在后續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中采用。6、1、2其她臨時(shí)性合同或?qū)I(yè)性較強(qiáng)得合同文本由公司財(cái)務(wù)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén) 共同起草修訂。6、2合同得評(píng)審6、2、1合同經(jīng)辦人將整理好得合同文本 （含公司統(tǒng)一得合同文本或其她公司提 供得合同文本） 隨合同審批表一起送交與該項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)得其她部門(mén)審核傳閱， 并 對(duì)各部門(mén)提出得意見(jiàn)進(jìn)行篩選，完善合同事項(xiàng)，形成合同評(píng)審意見(jiàn)稿。6、2、2合同經(jīng)辦人將合同評(píng)審意見(jiàn)稿發(fā)送對(duì)方進(jìn)行商談， 將對(duì)方提出得修改意 見(jiàn)進(jìn)行反饋， 由該業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人與公司財(cái)務(wù)共同確定合同內(nèi)容。 公司與合同有 關(guān)得保底性條款不得更改。6、2、3合同經(jīng)辦人將確定好得

7、合同文本、 合同審批表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交 總經(jīng)理審批。合同經(jīng)辦人或部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在合同審批表中注明需要總經(jīng)理審批 或關(guān)注得特殊事項(xiàng)（如合同得價(jià)格、付款條件、特殊質(zhì)量要求等相關(guān)條款） 。6、3合同經(jīng)總經(jīng)理審核完畢簽字批準(zhǔn)后，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同簽訂具體事務(wù)得 辦理。6、4合同經(jīng)辦人在最終簽訂合同時(shí)，不得對(duì)已經(jīng)評(píng)審確認(rèn)好得合同進(jìn)行任何得 添加或修改，如確需修改合同時(shí)， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人與公司財(cái)務(wù)共同確認(rèn)后方可 更改，但關(guān)于合同價(jià)款、特殊工藝質(zhì)量要求、付款方式得更改仍需總經(jīng)理批準(zhǔn)。7、合同得履行7、1合同簽訂生效后，各部門(mén)合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)注意合同得每個(gè)履行階段，監(jiān)督 合同對(duì)方得履約情況；并確保公司按

8、照約定履行合同義務(wù)，避免出現(xiàn)違約情況。在合同履行過(guò)程中，遇履約困難或爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。7、2合同付款7、2、1合同付款得一般要求：一）除能即時(shí)結(jié)清金額在2000元以?xún)?nèi)合同外，一般不得采用現(xiàn)金付款；二）采用銀行電匯方式付款時(shí)，原則上應(yīng)支付至合同對(duì)方得戶(hù)名與賬號(hào)， 如對(duì)方要求我公司將款項(xiàng)支付至其她銀行賬戶(hù)， 必須在合同中特別注明或由合同 對(duì)方向我公司出具收款賬戶(hù)證明，否則不得將款項(xiàng)支付至其她賬戶(hù)；三）合同付款種類(lèi)分為定金 （或預(yù)付款）、貨前款、貨后款、安裝驗(yàn)收（或調(diào)試驗(yàn)收） 后款、質(zhì)保金。公司業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況， 在進(jìn)行合同談判時(shí)， 將除合同定金外得付款控制為貨到驗(yàn)收或調(diào)試安裝后

9、， 減少貨前或驗(yàn)收前支付款 項(xiàng)，并且盡量降低定金數(shù)額（一般情況下定金得最高數(shù)額不得超過(guò)合同總額得20%），預(yù)留一定數(shù)額得質(zhì)保金，以充分保證公司得利益。四）付款時(shí)必須向合同對(duì)方索要發(fā)票或收據(jù)。7、2、2財(cái)務(wù)付款后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ铰鋵?shí)款項(xiàng)到賬情況，付款過(guò)程 中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)及時(shí)處理。7、3合同收款7、3、1除2000元以?xún)?nèi)小額合同或?qū)Ψ缴祥T(mén)付款得情形外， 其她合同履行中不得 收取現(xiàn)金。7、3、2合同或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人收到對(duì)方支付得款項(xiàng)后應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間交付公司財(cái)務(wù) 部。7、3、3客戶(hù)采用支票、電匯方式付款時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)在款項(xiàng)到賬后立即通知相 關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，以做好合同履行工作，避免出現(xiàn)違

10、約現(xiàn)象。7、4合同履行過(guò)程中，涉及合同變更、驗(yàn)收、通知等重要事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取書(shū) 面文件得形式， 如需將上述文件提供對(duì)方時(shí)， 應(yīng)當(dāng)采用快遞或直接由對(duì)方簽收等 方式發(fā)出，快遞單據(jù)或?qū)Ψ降煤炇諔{證應(yīng)當(dāng)隨合同一起妥善保存。7、5合同履行過(guò)程中，禁止公司任何人在合同對(duì)方提供得各種文件資料上簽署 名字或加蓋印章； 如因業(yè)務(wù)需要必須簽字或加蓋印章時(shí)， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)該部門(mén)得負(fù)責(zé)人 對(duì)需簽字得文件內(nèi)容審核通過(guò)后方可。8、合同糾紛處理8、1合同履行中產(chǎn)生糾紛時(shí)，合同主辦部門(mén)負(fù)責(zé)處理，財(cái)務(wù)部門(mén)予以協(xié)助。8、2合同糾紛發(fā)生后， 合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)先以協(xié)商解決為基本方法， 協(xié)商不成時(shí)， 再采用訴訟或仲裁得方式。8、3對(duì)重大合同糾

11、紛， 合同管理與承辦人應(yīng)提出處理意見(jiàn)， 并將合同糾紛情況 經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后交送財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部出具處理意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理審批后組織實(shí) 施。8、4進(jìn)入訴訟或仲裁階段得合同糾紛按照公司訴訟管理辦法另行規(guī)定。9、合同檔案9、1公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人，將本部門(mén)簽訂得各種合同文件建立檔案 并且統(tǒng)一妥善保存。9、2合同檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、報(bào)價(jià)單、 交貨單據(jù)、 驗(yàn)收證明以及雙方在合同履行過(guò)程中得往來(lái)信函、 傳真與電子郵件等 與合同履行有關(guān)得一切文件。10、罰則10、1凡未按本規(guī)定得要求簽訂與管理合同事宜、 或發(fā)生問(wèn)題未及時(shí)匯報(bào)情況得，將根據(jù)具體情節(jié)給予相應(yīng)責(zé)任人100元以上

12、500元以下得經(jīng)濟(jì)處罰。10、2因違反本規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失得，公司將追究責(zé)任人得法律責(zé)任。11、附則11、1本規(guī)定解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)部11、2本規(guī)定自2016年6月8日起實(shí)施12、與合同管理規(guī)定有關(guān)得記錄與文件12、1合同審批流程圖（附件一）12、2合同審批表（附件二）附件一：合同審批流程圖一、合同審批流程圖（另附詳細(xì)文字說(shuō)明）、合同備案1、 所有合同原件均由財(cái)務(wù)部保存，同時(shí)提供合同正本掃描件。業(yè)務(wù)部門(mén)合 同申請(qǐng)人可自行保留合同復(fù)印件以備參考。2、 在合同雙方簽署蓋章后，合同申請(qǐng)人應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)將合同原件返還 存檔。三、合同執(zhí)行及備注1、 相關(guān)部門(mén)及簽署人特別就是合同申請(qǐng)人均應(yīng)對(duì)合同得執(zhí)行負(fù)責(zé)。2、 合同申請(qǐng)人應(yīng)該掌握合同執(zhí)行得整體情況，確保公司權(quán)益得到保障及未 構(gòu)成違約。3、 鑒于一些部門(mén)得特殊情況可以與法律部聯(lián)系協(xié)商特殊流程， 經(jīng)法律部確 認(rèn)后可執(zhí)行。組織起草編制承辦部門(mén)/經(jīng)辦人* （合同方向擬定）外部或標(biāo)準(zhǔn)合同1通過(guò)、不合格，返回修改附件二:合同審批表合同編號(hào):合同名稱(chēng)申報(bào)類(lèi)型緊急普通保密類(lèi)型絕密保密普通合同類(lèi)型聯(lián)名類(lèi)項(xiàng)目類(lèi)產(chǎn)品類(lèi)采購(gòu)類(lèi)行政類(lèi)其她類(lèi)合同主體甲方