公司會計財務(wù)檔案管制制度1

1、公司會計（財務(wù)）檔案管理制度20141會計檔案管理制度1.總則1-1目的為規(guī)范會計檔案管理工作，保證檔案的完整性和保密性，使 Z有章可循，特制定本制度。1-2適用范圍本制度適用公司財務(wù)范圍的文件、資料、會計憑證以及磁性 載體檔案的管理。1.3職責(zé)、權(quán)限由公司檔案管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整 理、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，財務(wù)部職員予以配合。2檔案立卷、歸檔程序2.1資料歸檔范圍會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計專業(yè)資 料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括：（1）會計憑證類：包括外來的和自制的各種原始憑證、原 始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總農(nóng)，涉及

2、對外對私改造 資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。（2）會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、R記賬，固定資產(chǎn)卡片、 輔助賬簿、其他會計賬簿。（3）財務(wù)報告：包括會計制度規(guī)定和主管部門臨時通 知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度會計報表，報袁附注 及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審 計報告。（4）其他會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會 計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。（5）增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。2.2檔案整理會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。 各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個 類型的案卷

3、，將各卷按順序編號。2.2.1會計憑證。（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷 目錄，每月立卷一份。（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、 牢固、美觀。（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、 年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。222會計賬簿。各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其 他均需整理妥善保管。(1) 會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄 填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其他內(nèi)容。(2) 會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核 對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。(3) 活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊

4、全，撤去 賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的 活頁賬不得裝訂在一起。(4) 會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面一一賬簿啟用表一一賬戶目錄一一按本 賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁一一會計賬簿裝訂封底。(5)現(xiàn)象。裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及 賬簿名稱和編號。223會計報表。會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。2.3文件整理歸檔（1）屮文豎寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文 件則以左方裝訂為原則。（2）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右

5、上角，左方裝訂則 對準(zhǔn)左上角，理齊釘牢。（3）文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、 裁切、折疊，使其整齊。（4）案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi) 文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和 案內(nèi)目錄，并復(fù)印2份。（5）整理案卷，使Z厚度適宜，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料 過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；每一案卷端正書寫 標(biāo)題。（6）對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案 目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2.4檔案編號檔案嚴(yán)格按照分類、排列、目的的整理步驟進(jìn)行全面、系統(tǒng) 的整理，并做電了目錄方便R后檢索。檔案編號有英文字母以及 阿拉伯?dāng)?shù)字組成，

6、具體說明如下：CC010010018、9、10位代表流水號0019995、6、7位為檔案柜號3、4位為檔案種類編號1、2位公司名稱3.檔案的保密對財務(wù)部重要文件檔案的保密措施詳見公司保密制度章 程O4.檔案的使用4檔案的借閱(1) 財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。(2) 凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。(3) 借閱會計檔案人員，不得在案卷屮標(biāo)畫，不得拆散原 卷冊，更不得抽換。(4) 借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊 情況，須經(jīng)執(zhí)行董事批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)執(zhí)行董事 批準(zhǔn)后方可復(fù)制。42檔案的歸還(1) 借閱會計檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案

7、，確保檔案的完整性，不 得翻拍，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案 交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)在第一時間報告執(zhí)行董事處理。(2) 檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時知會檔案 員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。(3) 檔案歸還時發(fā)生損壞、丟失的，并且對公司造成損失 的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。5各種會計檔案保管期限(1) 會計憑證保管15年。(2) 會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。(3) 會計報表保存10年，其屮年度決算表永久保存。(4) 發(fā)貨票保管5年。6. 檔案的銷毀(1)對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，

8、該清冊 永久保存。(2) 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)執(zhí)行董事批準(zhǔn)，方能銷毀。(3) 檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況” 一欄 注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。7. 附則(1) 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對會計檔案進(jìn)行管理,提高管理效率。(2)公司終止、解散時，會計檔案應(yīng)移交相關(guān)控股股東、 主管部門。(3) 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止會計檔案失密和泄密。本制度即日起頒發(fā)并生效。執(zhí)行董事簽章:簽章H期：年月R公司會計檔案管理制度1會計檔案管理制度1根據(jù)有關(guān)會計檔案管理規(guī)定管理本公司財務(wù)會計檔案;2 財務(wù)會計檔案的范圍:2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他

9、憑 證；2.2會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、 輔助賬簿等；2.3會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，及會計報表、附表、附注和文字說明等;2.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案 移交清單、保管清冊、銷毀清冊；各類經(jīng)濟(jì)合同（包括會簽單、 審批單等）；銀行開戶許可證；其他有財務(wù)保存價值的資料。3財務(wù)、會計檔案的裝訂應(yīng)按類別、按編號順序按時裝訂成 冊，標(biāo)明月份、起止年、號數(shù)、憑證張數(shù)，由裝訂人、審核人、 主管簽章.具體時間要求如下：3.1會計憑證：當(dāng)月會計憑證必須于次月15 R以前裝訂完畢3.2會計賬簿：電腦賬本必須于次年1月底以前打印并裝訂 完畢3.3銀行存款余額

10、調(diào)節(jié)表、對賬單：必須于次年1月底以前 裝訂完畢3.4財務(wù)報告：按年裝訂，必須于次年1月底以前裝訂完畢3.5經(jīng)濟(jì)合同：按經(jīng)濟(jì)合同類別、所屬項目來裝訂4當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保 管一年，期滿后，編制移交清冊，移交檔案室保管。5凡需借閱會計憑證、賬簿、財務(wù)報告三大類檔案的，必須 嚴(yán)格按以下規(guī)定辦理：5.1有權(quán)借閱本公司財務(wù)會計檔案的人員為：集團(tuán)的董事長、 總裁及分管副總裁、財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理、審計經(jīng)理；本公司的 常務(wù)副總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和主管會計。5,2其他人員需調(diào)閱有關(guān)財務(wù)會計檔案的，必須本公司總經(jīng) 理和財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)、且必須在財務(wù)部門查閱；未經(jīng)財務(wù)總經(jīng)理批 準(zhǔn)不得復(fù)印。6.出納人員不得兼管檔案;7 財務(wù)會計工作移交的規(guī)定:7,1財務(wù)人員因故離開公司或工作調(diào)動時，必須與接管人員 辦理工作交接手續(xù)，否則不予辦理離職手續(xù)。7.2財務(wù)人員在辦理移交工作手續(xù)前必須及時辦理完畢未了 的丄作事項，移交人須填寫工作移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包