公司文控中心管制辦法

1、公司文控中心管理辦法1公司文控屮心管理辦法第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有 效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí) 用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為:公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公 司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管 理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件 材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料; 產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方 面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的 文件材料；科研、

2、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的 文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià) 值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于以上文件材料包括決議、決定、 條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作 計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資 料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、 方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要 職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)屮形成的，對(duì) 公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、 藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文 件資料（含原版底片、

3、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱 片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣 告活動(dòng)）。三、公司內(nèi)部各屮心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承 擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集屮與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé) 主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督 促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控屮心，配備文控屮心管理員分管公司 主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控屮心管理員的 職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密 和使用方便。五、文控屮心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理 部門，又是永久

4、保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用 文件資料資源的信息交流中心。文控屮心的主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門 文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2. 制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3. 負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4. 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解 密工作。5. 開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放 和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6. 發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控屮心辦成公司培訓(xùn)、 教育基地之一。7. 開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作

5、，發(fā)揮文件 資料的信息源作用。8. 組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指 導(dǎo)他們的工作。9.做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集:1. 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、 保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）; 注明文件的版本號(hào)。2. 對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全;3. 及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立 卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理:1. 區(qū)分全宗，確定立檔單位。2. 分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順 序分成若干層次和類別。分類除按

6、大類外，同時(shí)按部門、是否保 密、保密程度來(lái)分。2. 1大類分為：制度/規(guī)定：S；文件:F；資料：D；檔案:A；合同：Bo2. 2部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC； 品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn): SH；市場(chǎng)：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW； OEM： WB；后總：H乙總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ； 營(yíng)銷屮心：YX；研發(fā)技術(shù)屮心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公 司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司： XG；信念公司：XNo2. 3保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2. 4密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：C

7、S；秘密：PS；無(wú)：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，（文件資料大類）（部 門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（密級(jí)程度）（年 份）口（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001O3. 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4. 案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文 件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案 內(nèi)目錄。5. 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cmZ間，材 料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄 件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。6. 對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文 件資料目錄（卡片），按一定次序

8、排列和存放。公司文控中心管理辦法_規(guī)章制度第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作， 有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的 實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料； 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其 管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文 件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材 料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè) 備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方 面的文件材料；科研、

9、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方 面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保 存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于mxze以上文件材料包括決議、決定、 條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作 計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資 料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、 方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要 職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)屮形成的，對(duì) 公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、 藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文 件資料（含原

10、版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱 片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣 告活動(dòng)）。三、公司內(nèi)部各屮心部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承 擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù) 責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行 督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控屮心，配備文控屮心管理員分管公 司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控屮心管理員 的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保 密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管 理部門，又

11、是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利 用文件資料資源的信息交流屮心。文控屮心的主要職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各屮心部門 文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2. 制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3. 負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、 鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4. 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解 密工作。5. 開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放 和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6. 發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、 教育基地之一。7. 開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交

12、流工作，發(fā)揮文件 資料的信息源作用。8. 組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指 導(dǎo)他們的工作。9. 做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：1. 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、 保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）； 注明文件的版本號(hào)。2. 對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全;3. 及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1. 區(qū)分全宗，確定立檔單位。2. 分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順 序分成若干層次和類別。分

13、類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保 密、保密程度來(lái)分。2. 1大類分為：制度規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案: A；合同：Bo2. 2部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC； 品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn): SH；市場(chǎng)：SC；銷售：XS；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW； OEM： WB；后總：H乙總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ； 營(yíng)銷屮心：YX；研發(fā)技術(shù)屮心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公 司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司： XG；信念公司：XNo2. 3保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2. 4密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP（文件資料大類）口（部（密級(jí)程度）口（年份） 年某份制度編碼為：編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，口 門前兩位拼音縮寫）口（是否保密） （流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004SZJNOP040001O3.