年會策劃與籌備指南(詩酒年華)最新修正版

1、最新修正版公司里的年會可以說是一個年度里最盛大的會議，要慶祝已有的成績，要表 彰優(yōu)秀的員工，要呈現(xiàn)和諧的團(tuán)隊，要奏響明日的華章，簡直就是一部企業(yè)電影。HR部門，往往以組織者的身份來導(dǎo)演這部年度巨作。本文旨在為進(jìn)行 年會策劃與籌備的 HR們提供詳細(xì)的操作建議。年會策劃是指為達(dá)到開好年會的目標(biāo)，對年會進(jìn)行系統(tǒng)全面的構(gòu)思， 制訂 并選擇合理的可執(zhí)行方案的過程，年會的籌備是按照已審批策劃案進(jìn)行統(tǒng)籌 和準(zhǔn)備的過程。我將從下面十個方面對年會的策劃和籌備進(jìn)行一一說明。1.目的通常情況下企業(yè)組織年會的目的有三點：一是通過正式的活動辭舊迎新;二是通過表彰優(yōu)秀激發(fā)員工的能動性；三是通過參與增強(qiáng)組織的凝聚力和員 工

2、的歸屬感。此外也有一些企業(yè)不限于以上目的，例如，重點強(qiáng)調(diào)當(dāng)年發(fā)展 里程碑的，借助年會與客戶深度互動以增加外部影響力的，等等。2.性質(zhì)年會的性質(zhì)為整個活動定下基調(diào)。純粹的娛樂休閑？專場表彰大會？內(nèi)部技能大賽？客戶交流？還是兼而有之?3.主題年會的主題是整個活動圍繞的中心內(nèi)容，一般都會結(jié)合辭舊迎新這個明顯 的時間特征和本公司年度盛事來確定。常見的年會主題有：年度表彰大會、 迎新年聯(lián)歡會、年度慶典會等。4.形式年會的形式視公司規(guī)模大小和領(lǐng)導(dǎo)重視程度而定，隨著人們對新鮮新奇的 需求增加，越來越多的公司不再囿于傳統(tǒng)中會議或晚會的形式，而是采取多 種活動結(jié)合的形式。下面是幾種形式可供參考：總結(jié)會、頒獎禮、

3、慶功宴 年飯、游園或旅游等。至簡版：年度總結(jié)、頒獎和晚會融合在一起的一場年會至尊版：年度會議+頒獎典禮+聯(lián)歡會+慶功宴+定點旅游推薦版：年度會議+聯(lián)歡會+團(tuán)年飯（推薦理由：年度總結(jié)采用會議的形 式更加正式有效，融入頒獎的聯(lián)歡會純粹是員工交流和聯(lián)歡，順便達(dá)到激勵 的目的；宴會是中國式年會的必然選擇，但如果是大型企業(yè)或國企，要主意 政治導(dǎo)向不要鋪張浪費，最好來點有創(chuàng)意的還那么奢華的）。5.時間時間的確定非常重要，有兩個大的注意點。一是確定大概是在陽歷的年終還是在陰歷的春節(jié)前后。有些零售行業(yè)在12月和1月的時候正在旺季春節(jié)過后剛好淡季，他們可能傾向于在農(nóng)歷年后;有些領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心年會氛圍太濃影響工作會把時

4、間安排在農(nóng)歷年前；但越來越多 的公司愿意安排在陽歷的 12月下旬或元月上中旬，因為自然年度更符合企業(yè)的經(jīng)營期間，試想農(nóng)歷年后都3月了你再開始談年度計劃，這是不是很扯的12月下事情?二是不必在策劃的時候就把準(zhǔn)確日期定下來，可以先預(yù)判，比如 旬或元月第2周；等到后期再根據(jù)公司和領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃確定日期。6.地點地點的選擇與活動形式、參加人員和財務(wù)控制有關(guān)。建議提出兩個檔次的地點供選擇，記得每個檔次也不要只寫一家，可以選2-3家，簡要說明各自 特色并做個推薦。7.對象參加對象由活動主題決定，通常都是公司全員。但有些實力較強(qiáng)的企業(yè)會 邀請一部分社會名流、主要客戶等企業(yè)外人士，這要結(jié)合自身實際。需要指 出

5、的是，參加對象盡量細(xì)致并有合計人數(shù)，因為后面的預(yù)算中需要。例如: 總公司86人、A分公司23人、B分公司38人、邀請嘉賓10人，合計157 人。8.組織最重要的是活動的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)權(quán)限和具體分工。根據(jù)活動規(guī)模的大小, 組織人員可能有3-10個，甚至更多。建議把人員安排和具體任務(wù)形成一個組 織分工與工作計劃表，會更加清晰明確。下面是推薦版的組織構(gòu)成，可以根 據(jù)自己公司的實際情況進(jìn)行加或減:(1 )總顧問：由公司最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，說白了是個榮譽職位，大公司可以 設(shè)，小公司免設(shè)。(2) 總指揮：由公司高層管理人員擔(dān)任，比如副總，主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié) 調(diào)。(3) 總策劃：一般會有 HR部、行政部、企劃部等這

6、些執(zhí)行部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，這就看公司年會主要由哪個部門來組織。(4) 策劃組：通常由年會組織部門負(fù)責(zé)， 主要負(fù)責(zé)整個活動的計劃制定、 流程設(shè)計、宣傳推廣和年會主持。(5)推廣組：通常由年會組織部門和部分業(yè)務(wù)部門人員組成，主要職責(zé)之一是內(nèi)部宣傳營造氣氛，之二是外部推廣，比如邀約客戶甚至是招商拉贊HR部或后助。(6 )會務(wù)組：這是整個活動最核心的小組，通常由行政部、 勤部參與。大致包括三類崗位，一是禮儀小組，負(fù)責(zé)接待、引導(dǎo)和頒獎禮儀;二是現(xiàn)場執(zhí)行小組，負(fù)責(zé)現(xiàn)場的布置和道具擺放；三是導(dǎo)播小組，負(fù)責(zé)現(xiàn)場 的燈光、音響、幻燈片播放等；四是攝影小組，主要負(fù)責(zé)拍照和錄像。(7 )節(jié)目組：通常由年會組織部門負(fù)責(zé)，

7、 包括節(jié)目的征集、遴選和排練。(8 )物資組：通常由行政部或后勤部參與，主要負(fù)責(zé)會場接洽、物料采 購和統(tǒng)籌。(9)機(jī)動組：機(jī)動人員，根據(jù)需要臨時安排工作。9.流程整個年會的活動流程包括前期策劃與籌備階段,中期的推動執(zhí)行與現(xiàn)場執(zhí)行階段，后期的總結(jié)宣傳階段。建議總流程以甘特圖的形式來展現(xiàn)，分流程 可以用流程表來展現(xiàn)，比如節(jié)目單就是一個明顯的時間順序流程表。+聯(lián)歡活動現(xiàn)場的流程設(shè)計，根據(jù)具體內(nèi)容確定。推薦版年會(年度會議 會+團(tuán)年飯)的流程建議如下：簽到-年度會議(領(lǐng)導(dǎo)講話-各部門發(fā)言- 領(lǐng)導(dǎo)總結(jié))-聯(lián)歡晚會(領(lǐng)導(dǎo)講話-節(jié)目演藝-穿插頒獎-節(jié)目演藝-穿插游戲-節(jié)目結(jié)束-現(xiàn)場評選-優(yōu)秀節(jié)目頒獎）-晚宴開始-宴會結(jié)束-安排 返回。10.預(yù)算預(yù)算是整個活動策劃中至關(guān)重要的一項，一旦預(yù)算需要調(diào)整， 那么所策劃 的活動內(nèi)容一定會有所變化。預(yù)算的基本原則，一是看年初的財務(wù)預(yù)算；二 是結(jié)合往年情況和本年度的總體經(jīng)營管理情況測算。當(dāng)然你也可以旁敲側(cè)擊 地打探領(lǐng)導(dǎo)的意思，但務(wù)必記住想要辦一