WHL公司合同管理規(guī)定

1、合同管理規(guī)定1. 目的和范圍為加強公司的合同管理，保證合同的簽訂、履行、變更、解除的 規(guī)范化、嚴謹化，維護公司及所屬子公司、分公司對自身和對外經濟 交往中的合法權益， 提高整體經濟效益， 避免因合同管理出現(xiàn)漏洞而 給公司造成不必要的損失， 特制定本規(guī)定 。本規(guī)定適用于公司內所有 協(xié)議類文本的審核工作。2. 規(guī)范性引用文件文件控制程序 合同管理規(guī)定3. 術語解釋3.1 本規(guī)定所稱合同是指公司及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經濟組織之間所簽訂的涉及設立、變更、終止民事權利義 務關系的所有合同。包括設計、制作、印刷、銷售、租賃、采購、借 款、融資、合作、保險、廣告宣傳、培訓、工程、招聘等涉

2、及公司對 外經濟方面的合同。不包括人事勞動合同的管理。3.2 合同管理是指公司對自身及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經濟組織之間簽訂、履行、變更、終止、解除合同的各個 環(huán)節(jié)所實施的全過程管理。4. 職責和權限公司的合同管理部門涉及： 經理辦公會、行政管理中心、 財務管 理中心、合同簽訂部門、審計部。4.1 經理辦公會負責對合同管理規(guī)定、重大合同進行審批。4.2 行政管理中心的具體職責包括：4.2.1 審查合同，參加重大合同的預言和談判；4.2.2 合同專用章的保管和使用；4.2.3 合同的存檔；4.2.4 參與合同糾紛的調解和相關訴訟；4.2.5 檢查各部門合同的履行情況。4.3 財

3、務部的具體職責為：4.3.1 建立合同臺帳；4.3.2 負責并審核合同付款工作；4.3.3 對具有下列情形的業(yè)務，應當拒絕付款：4.3.3.1應當訂立書面合同而未訂立的；4.3.3.2收款單位與合同對方當事人名稱不一致， 且無2相關證明材的；4.3.3.3不符合合同簽訂流程的。4.4 合同經辦部門、經辦人員的職責：4.4.1 合同簽訂部門負責公司合同的談判、 起草合同文件、 辦理授權委托，參與招標、投標、進行法律論證，對合同簽訂、履行的全過程負直接責任。當事人資信情況調查、合同談判、文本起草、報批、 簽約、履行、變更或解除并參與合同糾紛處理。54.4.3合同簽訂部門分管領導對合同的簽署及履行有

4、批準及4.4.4原則。監(jiān)督權，為合同的直接責任人。合同簽訂部門應自始至終對合同談判、 簽訂、履行的工作認真負責，并就上述環(huán)節(jié)的相關事宜及時與行政管理中心溝通。4.5 審計部負責對合同及合同的履行、 款項的支付進行審計。5. 工作程序5.1 訂立合同應當遵循以下原則：5.1.1 平等原則；5.1.2 公平原則；5.1.3 誠實信用原則；5.1.4 遵守法律，不得損害社會公共利益和公司利益的5.2 合同的訂立和審核5.2.1 凡以公司名義對外發(fā)生經濟活動的， 除經理辦公會特批處理外，所有單筆或累計交易金額在伍仟元以上的 應訂立權利義務條款。 國家規(guī)定采用標準格式合同文 本的，則必須依照該標準制訂。

5、5.2.2 合同立項前， 合同承辦部門或承辦人必須審查對方當事人的合法資格， 如經營范圍、 履約能力、 資信狀況 等，需要提供擔保的還必須審查擔保人的擔保能力。其任何一項審查不合格的不能簽訂合同。5.2.3 合同簽訂部門須確定合同相對方的簽約能力和資質后，將以下材料交行政管理中心法務審核后方可進行 合同談判。5.2.3.1 對方資質復印件 :(1) 一般合同需提供對方經過年檢并加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照副本復印件；(2) 特殊(技術)合同還需對方提供資質證明如：食品、工程等) ；(3) 房屋租賃需提供房產證明。5.2.2.2 代理人需提供委托書和身份證復印件等相關證明文件。5.2.3.3 待審的合同。

6、5.2.3.4 合同審批會簽單。5.2.4 合同談判和簽訂應優(yōu)先使用公司合同范本， 在公司沒有合同范本的情況下可使用對方的合同。 合同在簽訂 前應由行政管理中心法務審核。5.2.5 合同審核期的確立將根據經濟活動的內容定為 1-5天。各部門應根據自身工作安排， 應預留出不少于 3天的審查時間，提前將合同交行政管理中心法務審5.2.6 合同的談判須由部門最高負責人或指定的專人參加，核。嚴禁當天簽訂當天審核。必要時由行政管理中心法務人員或公司法律顧問共 同參加。如需法務人員或法律顧問陪同進行合同談 判，應提前 2-3 天通知法務人員以便安排日程。未經主管本部門最高負責人同意，任何人員不得單獨進行合

7、同談判。5.2.7 對外訂立的合同，嚴禁以下行為：5.2.7.1 嚴禁使用傳真件。5.2.7.2 嚴禁在空白紙張上蓋章。原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。5.2.7.3 嚴禁我方簽字蓋章后以傳真、信函、特快專遞等形式交對方簽字蓋章。5.2.7.4 嚴禁將對方已蓋章的合同文本提交法務審核。5.2.7.5 嚴禁當天簽訂合同當天審核。特殊情況下的處置辦法， 須由行政管理中心總監(jiān)特批。單份合同文本在兩頁以上的須加蓋騎縫章。5.2.8 合同審批會簽單用于填寫合同基本情況、行政管理中心法務人員對合同的審核意見以及合同簽訂部 門的意見，并由經辦人及其部門領導簽字確認 ,送行政管理中心總監(jiān)簽字同意后

8、蓋章。具體程序如下：75.2.8.1合同簽訂部門須對合同中有關標的質量、價款等非法律條款發(fā)表意見。 （如：質量價款無 問題，請行政管理中心法務人員進行法律審 核）95.2.8.2行政管理中心法務進行審核，在合同審批會簽單中填寫法務建議。5.2.8.3合同審批會簽單返回合同簽訂部門確認，由合同簽訂部門最高負責人簽字確認。5.2.8.4合同簽訂部門需其他部門協(xié)助執(zhí)行合同的，協(xié)方能蓋章。助部門負責人需在合同審批會簽單上簽 字確認協(xié)助事項。5.2.8.5 一般合同由行政管理中心總監(jiān)簽字同意后5.2.8.6 重大合同需總經理簽字同意后方能蓋章。重大合同包括：合同金額超過 XXX 萬元（包括）；涉及變更企

9、業(yè)工商登記； 對外投資或融資； 抵押、質押或提供擔保；5）爭議較大，未達成一致意見的合同；（6） 其他對公司影響較大的合同5.2.9 針對合同審批會簽單未達成共識的內容 ，由總5.2.10所有合同在蓋章時必須持有已簽字確認的合同審經理或經理辦公會最終決定。批會簽單；如果是授權簽訂還需要到行政管理中 心辦理法人授權委托書， 委托書經公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權委托即生效。5.2.11公司對外的一切合同，必須加蓋本公司的合同專用11章，各部門不得以部門章對外簽訂合同。5.2.12涉及公司付款的合同，合同簽訂部門應提前與財務部溝通確認，確保財務部調整資金按時付款。5.2.13 合同標的額 50

10、 萬元以上（含）的必須經公司經理會決議、審核通過。5.2.13.1 公司總經理對合同的訂立具有最終決定權。5.2.13.2 公司聯(lián)營、合資、合作、融資及涉外等重大合同須董事會批。5.2.14 對于在合同中涉及除法律以外其它專業(yè)領域的相關內容，合同簽訂部門負責解釋說明， 并協(xié)助、 配合合 同審核人員進行審核、修訂。5.3. 合同的變更與解除5.3.1 需要變更或解除的合同， 要在合同訂立的范圍內， 遵守訂立合同的授權范圍， 按簽訂合同的審批流程進行 合同的變更。 變更雙方的溝通必須保留書面記錄， 變更內容成為新的書面協(xié)議， 未變更部分的合同或達成 變更協(xié)議前的合同仍然有效。175.3.2相關部門

11、收到對方要求變更或解除合同的書面通知，必須 24 小時內告知其上級領導和財務部，三天內書 面通知公司行政管理中心進行相關法律工作準備。 對 方以電話或口頭等形式的通知， 不能作為變更或解除5.3.3合同的依據。我方變更、 解除合同的通知或雙方的協(xié)議， 必須一律采用書面形式， 口頭形式一律無效。 并按照公司規(guī)定經審核后加蓋合同專用章，方為生效。5.3.4有關部門和人員在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時通知公司行政管理中心， 由法務人員或法5.3.5律顧問協(xié)同處理。合同有變更、 解除或履行困難情況時， 合同簽訂部門應及時通知財務部，財務部應嚴格控制付款工作。5.3.6 合同變更內部管理流程與

12、合同簽訂流程相同。簽署后的變更協(xié)議和原合同一并由行政管理中心存檔、財 務部備案。5.4. 合同糾紛的處理5.4.1 發(fā)生合同糾紛， 必須先報合同簽訂部門最高負責人和行政管理中心，由行政管理中心法務人員或公司法律 顧問協(xié)助相關人員處理。5.4.2 合同簽訂部門應指定專人自始至終參與對合同糾紛的處理工作，積極做好與行政管理中心的配合。5.4.2.1 發(fā)生合同糾紛后，合同簽訂部門應會同公司行政管理中心以及公司聘請的法律 顧問確定應 對方案。5.4.2.2 先由合同簽訂部門在行政管理中心以及法律顧問指導下與合同對方當事人協(xié)商解決糾紛。 協(xié) 商能夠達成一致的， 應依合同簽訂程序簽訂書 面協(xié)議。5.4.2

13、.3 協(xié)商不能達成一致的，應由公司法律顧問牽頭會同合同簽訂部門按照合同約定通過仲裁或 訴訟方式解決糾紛。5.4.2.4 合同簽訂部門應參與仲裁或訴訟并負責提供證據材料，財務等相關部門應提供協(xié)助。5.4.3 合同履行過程中如發(fā)生違約情況， 應按合同的規(guī)定和罰則處理。合同簽訂部門應協(xié)同行政管理中心法務人 員做好相關工作。5.4.4 確因不可抗力造成違約， 任何一方均應取得充分有效的書面證明，證明違約免責，并報經理辦公會決策。5.4 合同的歸檔公司5.5.1 所有合同原件均由行政管理中心統(tǒng)一編號存檔；各部門應設專人對本部門負責的合同復印二份，一份本部門留存，一份交財務部備案。5.5.2各部門有關人員

14、應定期將履行完畢或不再履行合同的相關資料（包括文書、 圖表、傳真件以及合同審批 會簽單等） 按合同編號整理， 經法務人員或法律顧問 確認后交公司行政管理中心存檔， 不得隨意處置、 銷毀或遺失。5.5.3履行完畢的合同仍需存檔三年后方可銷毀， 極重要的合同仍可延長存檔時間。 合同的銷毀及保留期限的變更由行政管理中心負責。5.5.4各合同簽訂部門、財務部門應當根據所立合同的臺帳，按照公司的要求， 定期或不定期匯總各自的工作 范圍內的合同訂立或履行情況。 行政管理中心定期或 不定期以公司內部函件形式檢查合同履行情況。5.6 合同的借閱5.6.1 借閱合同者必須填寫印章、證照、文件使用 / 借用申請審

15、批單，寫明申請部門、 申請方式、借閱時間、 合同編號、合同名稱、合同用途、原 / 復印件份數和 頁數。5.6.2 借閱一般合同需要本部門領導簽字同意， 并經行政管 理中心總監(jiān)審批同意方可借閱。5.6.3 借閱秘密、 機密、絕密文件需要經總經理審批同意方 可借閱。5.6.4 借閱期限不得超過三個工作日， 到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.6.5 借閱者應確保文件完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、丟失或損毀合同。5.7 獎懲5.7.1 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員必須嚴格保守合同秘密。 否則，按公司保密 制度規(guī)定進行處理。5.7.2 各部門直接負責合同簽訂、履行和糾紛處理的人員，如違反本規(guī)定或合同簽訂流程的， 將對直接責任人或 其領導進行問責； 造成惡劣影響或使公司利益遭受損 失的，按公司制度監(jiān)察扣款標準予以處罰。審計 部在合同簽訂的各階段擁有全程、全面的監(jiān)察權。5.7.3 丟失