WHL公司合同管理規(guī)定

1、合同管理規(guī)定1. 目的和范圍為加強公司的合同管理，保證合同的簽訂、履行、變更、解除的 規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化，維護(hù)公司及所屬子公司、分公司對自身和對外經(jīng)濟(jì) 交往中的合法權(quán)益， 提高整體經(jīng)濟(jì)效益， 避免因合同管理出現(xiàn)漏洞而 給公司造成不必要的損失， 特制定本規(guī)定 。本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有 協(xié)議類文本的審核工作。2. 規(guī)范性引用文件文件控制程序 合同管理規(guī)定3. 術(shù)語解釋3.1 本規(guī)定所稱合同是指公司及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經(jīng)濟(jì)組織之間所簽訂的涉及設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義 務(wù)關(guān)系的所有合同。包括設(shè)計、制作、印刷、銷售、租賃、采購、借 款、融資、合作、保險、廣告宣傳、培訓(xùn)、工程、招聘等涉

2、及公司對 外經(jīng)濟(jì)方面的合同。不包括人事勞動合同的管理。3.2 合同管理是指公司對自身及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經(jīng)濟(jì)組織之間簽訂、履行、變更、終止、解除合同的各個 環(huán)節(jié)所實施的全過程管理。4. 職責(zé)和權(quán)限公司的合同管理部門涉及： 經(jīng)理辦公會、行政管理中心、 財務(wù)管 理中心、合同簽訂部門、審計部。4.1 經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)對合同管理規(guī)定、重大合同進(jìn)行審批。4.2 行政管理中心的具體職責(zé)包括：4.2.1 審查合同，參加重大合同的預(yù)言和談判；4.2.2 合同專用章的保管和使用；4.2.3 合同的存檔；4.2.4 參與合同糾紛的調(diào)解和相關(guān)訴訟；4.2.5 檢查各部門合同的履行情況。4.3 財

3、務(wù)部的具體職責(zé)為：4.3.1 建立合同臺帳；4.3.2 負(fù)責(zé)并審核合同付款工作；4.3.3 對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：4.3.3.1應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立的；4.3.3.2收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致， 且無2相關(guān)證明材的；4.3.3.3不符合合同簽訂流程的。4.4 合同經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員的職責(zé)：4.4.1 合同簽訂部門負(fù)責(zé)公司合同的談判、 起草合同文件、 辦理授權(quán)委托，參與招標(biāo)、投標(biāo)、進(jìn)行法律論證，對合同簽訂、履行的全過程負(fù)直接責(zé)任。當(dāng)事人資信情況調(diào)查、合同談判、文本起草、報批、 簽約、履行、變更或解除并參與合同糾紛處理。54.4.3合同簽訂部門分管領(lǐng)導(dǎo)對合同的簽署及履行有

4、批準(zhǔn)及4.4.4原則。監(jiān)督權(quán)，為合同的直接責(zé)任人。合同簽訂部門應(yīng)自始至終對合同談判、 簽訂、履行的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并就上述環(huán)節(jié)的相關(guān)事宜及時與行政管理中心溝通。4.5 審計部負(fù)責(zé)對合同及合同的履行、 款項的支付進(jìn)行審計。5. 工作程序5.1 訂立合同應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：5.1.1 平等原則；5.1.2 公平原則；5.1.3 誠實信用原則；5.1.4 遵守法律，不得損害社會公共利益和公司利益的5.2 合同的訂立和審核5.2.1 凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動的， 除經(jīng)理辦公會特批處理外，所有單筆或累計交易金額在伍仟元以上的 應(yīng)訂立權(quán)利義務(wù)條款。 國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)格式合同文 本的，則必須依照該標(biāo)準(zhǔn)制訂。

5、5.2.2 合同立項前， 合同承辦部門或承辦人必須審查對方當(dāng)事人的合法資格， 如經(jīng)營范圍、 履約能力、 資信狀況 等，需要提供擔(dān)保的還必須審查擔(dān)保人的擔(dān)保能力。其任何一項審查不合格的不能簽訂合同。5.2.3 合同簽訂部門須確定合同相對方的簽約能力和資質(zhì)后，將以下材料交行政管理中心法務(wù)審核后方可進(jìn)行 合同談判。5.2.3.1 對方資質(zhì)復(fù)印件 :(1) 一般合同需提供對方經(jīng)過年檢并加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；(2) 特殊(技術(shù))合同還需對方提供資質(zhì)證明如：食品、工程等) ；(3) 房屋租賃需提供房產(chǎn)證明。5.2.2.2 代理人需提供委托書和身份證復(fù)印件等相關(guān)證明文件。5.2.3.3 待審的合同。

6、5.2.3.4 合同審批會簽單。5.2.4 合同談判和簽訂應(yīng)優(yōu)先使用公司合同范本， 在公司沒有合同范本的情況下可使用對方的合同。 合同在簽訂 前應(yīng)由行政管理中心法務(wù)審核。5.2.5 合同審核期的確立將根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容定為 1-5天。各部門應(yīng)根據(jù)自身工作安排， 應(yīng)預(yù)留出不少于 3天的審查時間，提前將合同交行政管理中心法務(wù)審5.2.6 合同的談判須由部門最高負(fù)責(zé)人或指定的專人參加，核。嚴(yán)禁當(dāng)天簽訂當(dāng)天審核。必要時由行政管理中心法務(wù)人員或公司法律顧問共 同參加。如需法務(wù)人員或法律顧問陪同進(jìn)行合同談 判，應(yīng)提前 2-3 天通知法務(wù)人員以便安排日程。未經(jīng)主管本部門最高負(fù)責(zé)人同意，任何人員不得單獨進(jìn)行合

7、同談判。5.2.7 對外訂立的合同，嚴(yán)禁以下行為：5.2.7.1 嚴(yán)禁使用傳真件。5.2.7.2 嚴(yán)禁在空白紙張上蓋章。原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。5.2.7.3 嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函、特快專遞等形式交對方簽字蓋章。5.2.7.4 嚴(yán)禁將對方已蓋章的合同文本提交法務(wù)審核。5.2.7.5 嚴(yán)禁當(dāng)天簽訂合同當(dāng)天審核。特殊情況下的處置辦法， 須由行政管理中心總監(jiān)特批。單份合同文本在兩頁以上的須加蓋騎縫章。5.2.8 合同審批會簽單用于填寫合同基本情況、行政管理中心法務(wù)人員對合同的審核意見以及合同簽訂部 門的意見，并由經(jīng)辦人及其部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn) ,送行政管理中心總監(jiān)簽字同意后

8、蓋章。具體程序如下：75.2.8.1合同簽訂部門須對合同中有關(guān)標(biāo)的質(zhì)量、價款等非法律條款發(fā)表意見。 （如：質(zhì)量價款無 問題，請行政管理中心法務(wù)人員進(jìn)行法律審 核）95.2.8.2行政管理中心法務(wù)進(jìn)行審核，在合同審批會簽單中填寫法務(wù)建議。5.2.8.3合同審批會簽單返回合同簽訂部門確認(rèn)，由合同簽訂部門最高負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.2.8.4合同簽訂部門需其他部門協(xié)助執(zhí)行合同的，協(xié)方能蓋章。助部門負(fù)責(zé)人需在合同審批會簽單上簽 字確認(rèn)協(xié)助事項。5.2.8.5 一般合同由行政管理中心總監(jiān)簽字同意后5.2.8.6 重大合同需總經(jīng)理簽字同意后方能蓋章。重大合同包括：合同金額超過 XXX 萬元（包括）；涉及變更企

9、業(yè)工商登記； 對外投資或融資； 抵押、質(zhì)押或提供擔(dān)保；5）爭議較大，未達(dá)成一致意見的合同；（6） 其他對公司影響較大的合同5.2.9 針對合同審批會簽單未達(dá)成共識的內(nèi)容 ，由總5.2.10所有合同在蓋章時必須持有已簽字確認(rèn)的合同審經(jīng)理或經(jīng)理辦公會最終決定。批會簽單；如果是授權(quán)簽訂還需要到行政管理中 心辦理法人授權(quán)委托書， 委托書經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)委托即生效。5.2.11公司對外的一切合同，必須加蓋本公司的合同專用11章，各部門不得以部門章對外簽訂合同。5.2.12涉及公司付款的合同，合同簽訂部門應(yīng)提前與財務(wù)部溝通確認(rèn)，確保財務(wù)部調(diào)整資金按時付款。5.2.13 合同標(biāo)的額 50

10、 萬元以上（含）的必須經(jīng)公司經(jīng)理會決議、審核通過。5.2.13.1 公司總經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。5.2.13.2 公司聯(lián)營、合資、合作、融資及涉外等重大合同須董事會批。5.2.14 對于在合同中涉及除法律以外其它專業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)內(nèi)容，合同簽訂部門負(fù)責(zé)解釋說明， 并協(xié)助、 配合合 同審核人員進(jìn)行審核、修訂。5.3. 合同的變更與解除5.3.1 需要變更或解除的合同， 要在合同訂立的范圍內(nèi)， 遵守訂立合同的授權(quán)范圍， 按簽訂合同的審批流程進(jìn)行 合同的變更。 變更雙方的溝通必須保留書面記錄， 變更內(nèi)容成為新的書面協(xié)議， 未變更部分的合同或達(dá)成 變更協(xié)議前的合同仍然有效。175.3.2相關(guān)部門

11、收到對方要求變更或解除合同的書面通知，必須 24 小時內(nèi)告知其上級領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部，三天內(nèi)書 面通知公司行政管理中心進(jìn)行相關(guān)法律工作準(zhǔn)備。 對 方以電話或口頭等形式的通知， 不能作為變更或解除5.3.3合同的依據(jù)。我方變更、 解除合同的通知或雙方的協(xié)議， 必須一律采用書面形式， 口頭形式一律無效。 并按照公司規(guī)定經(jīng)審核后加蓋合同專用章，方為生效。5.3.4有關(guān)部門和人員在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時通知公司行政管理中心， 由法務(wù)人員或法5.3.5律顧問協(xié)同處理。合同有變更、 解除或履行困難情況時， 合同簽訂部門應(yīng)及時通知財務(wù)部，財務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格控制付款工作。5.3.6 合同變更內(nèi)部管理流程與

12、合同簽訂流程相同。簽署后的變更協(xié)議和原合同一并由行政管理中心存檔、財 務(wù)部備案。5.4. 合同糾紛的處理5.4.1 發(fā)生合同糾紛， 必須先報合同簽訂部門最高負(fù)責(zé)人和行政管理中心，由行政管理中心法務(wù)人員或公司法律 顧問協(xié)助相關(guān)人員處理。5.4.2 合同簽訂部門應(yīng)指定專人自始至終參與對合同糾紛的處理工作，積極做好與行政管理中心的配合。5.4.2.1 發(fā)生合同糾紛后，合同簽訂部門應(yīng)會同公司行政管理中心以及公司聘請的法律 顧問確定應(yīng) 對方案。5.4.2.2 先由合同簽訂部門在行政管理中心以及法律顧問指導(dǎo)下與合同對方當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛。 協(xié) 商能夠達(dá)成一致的， 應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書 面協(xié)議。5.4.2

13、.3 協(xié)商不能達(dá)成一致的，應(yīng)由公司法律顧問牽頭會同合同簽訂部門按照合同約定通過仲裁或 訴訟方式解決糾紛。5.4.2.4 合同簽訂部門應(yīng)參與仲裁或訴訟并負(fù)責(zé)提供證據(jù)材料，財務(wù)等相關(guān)部門應(yīng)提供協(xié)助。5.4.3 合同履行過程中如發(fā)生違約情況， 應(yīng)按合同的規(guī)定和罰則處理。合同簽訂部門應(yīng)協(xié)同行政管理中心法務(wù)人 員做好相關(guān)工作。5.4.4 確因不可抗力造成違約， 任何一方均應(yīng)取得充分有效的書面證明，證明違約免責(zé)，并報經(jīng)理辦公會決策。5.4 合同的歸檔公司5.5.1 所有合同原件均由行政管理中心統(tǒng)一編號存檔；各部門應(yīng)設(shè)專人對本部門負(fù)責(zé)的合同復(fù)印二份，一份本部門留存，一份交財務(wù)部備案。5.5.2各部門有關(guān)人員

14、應(yīng)定期將履行完畢或不再履行合同的相關(guān)資料（包括文書、 圖表、傳真件以及合同審批 會簽單等） 按合同編號整理， 經(jīng)法務(wù)人員或法律顧問 確認(rèn)后交公司行政管理中心存檔， 不得隨意處置、 銷毀或遺失。5.5.3履行完畢的合同仍需存檔三年后方可銷毀， 極重要的合同仍可延長存檔時間。 合同的銷毀及保留期限的變更由行政管理中心負(fù)責(zé)。5.5.4各合同簽訂部門、財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同的臺帳，按照公司的要求， 定期或不定期匯總各自的工作 范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況。 行政管理中心定期或 不定期以公司內(nèi)部函件形式檢查合同履行情況。5.6 合同的借閱5.6.1 借閱合同者必須填寫印章、證照、文件使用 / 借用申請審

15、批單，寫明申請部門、 申請方式、借閱時間、 合同編號、合同名稱、合同用途、原 / 復(fù)印件份數(shù)和 頁數(shù)。5.6.2 借閱一般合同需要本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意， 并經(jīng)行政管 理中心總監(jiān)審批同意方可借閱。5.6.3 借閱秘密、 機密、絕密文件需要經(jīng)總經(jīng)理審批同意方 可借閱。5.6.4 借閱期限不得超過三個工作日， 到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.6.5 借閱者應(yīng)確保文件完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、丟失或損毀合同。5.7 獎懲5.7.1 合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員必須嚴(yán)格保守合同秘密。 否則，按公司保密 制度規(guī)定進(jìn)行處理。5.7.2 各部門直接負(fù)責(zé)合同簽訂、履行和糾紛處理的人員，如違反本規(guī)定或合同簽訂流程的， 將對直接責(zé)任人或 其領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行問責(zé)； 造成惡劣影響或使公司利益遭受損 失的，按公司制度監(jiān)察扣款標(biāo)準(zhǔn)予以處罰。審計 部在合同簽訂的各階段擁有全程、全面的監(jiān)察權(quán)。5.7.3 丟失