內(nèi)控失效原因分析

1、常 見 的 內(nèi) 部 控 制 失 效 原 因 出納領(lǐng)取銀行對賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。之所以把這個問題列在十大問題之首，是因為它非常普遍 且后果嚴(yán)重，但遺憾的是，直到今天，仍有很多單位根本 沒有意識到這一問題，或雖然意識到了卻不以為然，低估 了其可能造成的嚴(yán)重后果。不相容職務(wù)分離是內(nèi)部控制的一個基本原理，通常需要分 離的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記 錄、保管與記錄，所謂“管錢不管賬，管賬不管錢”就是 不相容職務(wù)分離原理的一個典型運用。貨幣資金是最容易 出現(xiàn)舞弊的一項資產(chǎn)， 如果由出納來負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對賬單、 編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，出納就有可能挪用或侵占公司 貨幣資金，并通過

2、偽造對賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來 掩蓋自己的舞弊行為。從筆者了解的情況看，80%以上的企業(yè)存在出納領(lǐng)取銀行對賬單、編制余額調(diào)節(jié)表的現(xiàn)象，究其原因，主要從工作 方便角度出發(fā)，由于出納經(jīng)常跑銀行，辦理各種收付款， 于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對賬單、編制余額調(diào)節(jié)表 殊不知這種習(xí)慣做法存在巨大風(fēng)險隱患，其實要防范這種 風(fēng)險并不難，只要改由出納以外的人來負(fù)責(zé)銀行對賬單領(lǐng) 取和賬面銀行存款余額核實工作即可，關(guān)鍵是要從思想意 識上重視起來。領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”審批，缺之完善內(nèi)控制度和流程保障。領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”，表明看起來似乎控制很嚴(yán)格，不容易出 問題，但事實上這種“一只筆”控制反映了單位內(nèi)部控制 方式的落后。首

3、先，事無巨細都由領(lǐng)導(dǎo)來審批，囿于時間和精力，領(lǐng)導(dǎo) 最后可能疲于應(yīng)付，分不清主次，審批“一只筆”變成簽 字“一只筆”而已，控制流于形式。其次，如果缺乏相關(guān)支撐信息，領(lǐng)導(dǎo)無法對收支合理性進 行判斷，“一只筆”就會失去控制作用，例如經(jīng)辦人員申 請購買某種設(shè)備，而領(lǐng)導(dǎo)沒有該設(shè)備經(jīng)濟可行性、價格合 理性的相關(guān)數(shù)據(jù)，審批就會演變成一種過場。第三，領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”會造成高度集權(quán)，不利于對領(lǐng)導(dǎo)的制約和監(jiān)督，可能導(dǎo)致 fu敗。因此，合理的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng) 按照重要性程度大小，適當(dāng)分層授權(quán)，逐級審批。過于依賴業(yè)務(wù)人員，企業(yè)資源掌握在個人手中，企業(yè)對業(yè)務(wù) 開展失去控制。企業(yè)業(yè)務(wù)資源完全掌握在業(yè)務(wù)員個人手中，對企業(yè)來說是

4、一件非常危險的事情，現(xiàn)實中經(jīng)?？梢钥吹?，不少企業(yè)的 業(yè)務(wù)員一旦跳槽或離職，原有的客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系也被隨之 帶走，形成企業(yè)對業(yè)務(wù)人員過于依賴的局面。更有甚者， 有的企業(yè)業(yè)務(wù)員明地里使用單位各項資源，暗地里為自己 或親友開拓業(yè)務(wù)、謀取私利，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。針對這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)通過完善制度設(shè)計，例如采取建立 統(tǒng)一的客戶檔案和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、同一筆業(yè)務(wù)有兩人 以上共同參與、適當(dāng)進行工作輪換和加強財務(wù)對業(yè)務(wù)過程 的控制等措施，將業(yè)務(wù)員手中的客戶資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)資源， 讓客戶認(rèn)的是企業(yè)本身而不是認(rèn)個人，這樣企業(yè)的業(yè)務(wù)就 不會依賴于某一兩個人，從而保持持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。2003年初，花旗銀行臺灣區(qū)總經(jīng)理陳圣

5、德率領(lǐng)二十多位 主管集體跳槽，但在經(jīng)歷短暫的人事地震以后，花旗銀行 在短短兩三個月內(nèi)就基本恢復(fù)了業(yè)務(wù)正常開展，當(dāng)年業(yè)績 并未受到大的影響，盈利反而創(chuàng)下歷史新高，靠的就是花 旗銀行內(nèi)部已經(jīng)形成完整的制度和流程，用制度來保障業(yè) 務(wù)開展，而不是依賴于某個業(yè)務(wù)人員或主管。內(nèi)部控制制度文字描述性較多，清晰的流程圖和配套表單較少。很多單位有這樣一種現(xiàn)象，員工在某個崗位工作久了后變 得駕輕就熟，經(jīng)驗老到，工作起來游刃有余，而一旦這個 員工因有事調(diào)離或辭職，后面接替的人員則需要花很長時 間來熟悉情況，重新摸索工作方法。造成這種現(xiàn)象的原因 是企業(yè)制度主要是文字性東西，缺乏清晰的崗位說明和工 作流程圖，執(zhí)行的人往

6、往憑自己的經(jīng)驗和別人“言傳身教”來做事，崗位新手在開始階段工作不知從何入手，通常需 要很長一段學(xué)習(xí)和熟悉過程。因此，一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三部分：(1) 文字描述的支撐制度文件；(2) 工作流程圖或流程的文字描述；(3 )相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。通過繪制清晰的工作流程圖，可以讓每個人都能一目了然 地知道辦事程序、涉及的部門、人員和規(guī)章制度，而且能 夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮媒?jīng)驗固化下來，并且通過流程圖能比較 容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險點，從而有助于企 業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進。內(nèi)部控制制度“救火式”較多，制度體系缺乏系統(tǒng)性和完整性。很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在發(fā)展中逐步建立起來，經(jīng) 常是發(fā)

7、現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問題，于是相應(yīng)地出臺一個制 度來規(guī)范。例如今天發(fā)現(xiàn)電話費高了，就制定一個通訊費 管理辦法，明天發(fā)現(xiàn)辦公用品浪費嚴(yán)重，就擬定出辦公用 品米購與使用辦法。這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過的風(fēng)險，而 對未發(fā)生的風(fēng)險則考慮不足。此外，這樣的制度體系無論 在內(nèi)容上還是形式上，都缺乏系統(tǒng)性和完整性，沒有科學(xué) 合理的分類，甚至不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。 有的單位還有不同部門根據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象，政出 多門，相互打架。筆者曾經(jīng)接觸過一個單位，僅是購買電腦一項，既可以通 過信息科購買，因為信息科負(fù)責(zé)整個單位的計算機軟硬件 系統(tǒng)；也可以通過行政辦公室，因為電腦屬于辦公用品，

8、而辦公用品歸辦公室管理；還可以通過負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn) 的設(shè)備科購買，因為電腦是一種固定資產(chǎn)。為此，企業(yè)應(yīng) 有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范，包括制度的編號、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項進 行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，并以書面形式予以約束。員工臨時休假或出差時，缺乏明確的工作交接制度。任何一個崗位，總會出現(xiàn)員工因急事、生病或出差等原因 不能正常上班的情形，很多單位在制度設(shè)計時都沒有考慮 到員工暫時離崗時工作由誰接替的問題。實際操作中，在遇到員工臨時休假或出差時，便臨時指派 一位相關(guān)人員來兼任， 但事實上，這種急時抱佛腳的做法， 稍有不當(dāng)，可能會給企業(yè)帶來風(fēng)險。企業(yè)正常的工作安排 中通常會將不相容職務(wù)由兩個以上的人來擔(dān)任，以便相互 牽制，而臨時指派某人兼任做法，可能會導(dǎo)致不相容職務(wù) 由同一人擔(dān)任。例如支票印鑒平常一般都由兩人分別保管， 如果因其中一人臨時有事而指派另一人暫時兼任，由一人 掌握所有空白支票和印鑒的話，盜用支票的風(fēng)險就會大