會(huì)計(jì)檔案管理

1、會(huì)會(huì) 計(jì)計(jì) 檔檔 案案 管管 理理 會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)核算材料。它是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分。它不僅僅是開展財(cái)務(wù)分析、會(huì)計(jì)監(jiān)督和改善機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)營管理等工作的重要依據(jù)，而且是研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄。 第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)檔案工作概述 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它包含兩層含義： 1、會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物、會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物 注意事項(xiàng)：會(huì)計(jì)檔案僅指會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)核算材料，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)

2、告等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)計(jì)工作政策法規(guī)、制度辦法、預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)等則不屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，而是屬于文書檔案的范疇。 2、會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料、會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料 會(huì)計(jì)檔案是一種原始記錄，它以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具有很強(qiáng)的憑證性，是各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)。一、會(huì)計(jì)檔案 （一）會(huì)計(jì)檔案的概念1、會(huì)計(jì)檔案形成范圍的普遍性會(huì)計(jì)檔案形成范圍的普遍性凡具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。2、會(huì)計(jì)核算材料之間的連續(xù)性會(huì)計(jì)核算材料之間的連續(xù)性原始憑證會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)報(bào)表財(cái)務(wù)報(bào)告。3、會(huì)計(jì)檔案類別的穩(wěn)定性會(huì)計(jì)檔案類別的穩(wěn)定性基本內(nèi)容成分：會(huì)

3、計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告。4、會(huì)計(jì)檔案外在形式的多樣性會(huì)計(jì)檔案外在形式的多樣性會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)賬簿：訂本式（如總賬、明細(xì)賬等）、活頁式（如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等）、卡片式（固定資產(chǎn)卡片等）。財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告：表格、文字、數(shù)據(jù)等，紙張有8開、16開、A4。會(huì)計(jì)電算化輸出的會(huì)計(jì)核算材料會(huì)計(jì)電算化輸出的會(huì)計(jì)核算材料。（二）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)（二）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn) 1、產(chǎn)生領(lǐng)域不同產(chǎn)生領(lǐng)域不同會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于各獨(dú)立核算單位的生產(chǎn)經(jīng)營資金活動(dòng)或預(yù)算資金活動(dòng)領(lǐng)域；文書檔案產(chǎn)生于各單位黨務(wù)政務(wù)管理及專業(yè)管理或經(jīng)營管理領(lǐng)域。2、形式不同形式不同會(huì)計(jì)檔案主要以憑證、賬簿、報(bào)表等三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)

4、系；文書檔案較多地公文形式出現(xiàn)，具有相對獨(dú)立性。3、立卷方式不同立卷方式不同會(huì)計(jì)檔案主要以時(shí)間、形式特征進(jìn)行整理立卷；文書檔案則按年度結(jié)合問題（或機(jī)構(gòu)）立卷或以件為單位進(jìn)行分類整理。4、歸檔時(shí)間不同歸檔時(shí)間不同會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；文書檔案則應(yīng)在次年第一季度前完成上一年度文件材料的立卷歸檔。 （三）會(huì)計(jì)檔案與文書檔案區(qū)別（三）會(huì)計(jì)檔案與文書檔案區(qū)別 會(huì)計(jì)檔案是各單位在各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的歷史記錄；會(huì)計(jì)資料是各單位為學(xué)習(xí)通過收集或購買的各種公開或內(nèi)部的會(huì)計(jì)出版物及復(fù)制品。

5、（四）會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)資料區(qū)別（四）會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)資料區(qū)別（五）會(huì)計(jì)檔案作用（五）會(huì)計(jì)檔案作用1、為經(jīng)濟(jì)管理提供依據(jù)。、為經(jīng)濟(jì)管理提供依據(jù)。2、是打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的有力工具。、是打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的有力工具。3、是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)政歷史的可靠史料。、是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)政歷史的可靠史料。（一）會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容 會(huì)計(jì)檔案工作主要包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理（分類、組卷、排序、編目）、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等方面工作。（二）會(huì)計(jì)檔案工作原則二）會(huì)計(jì)檔案工作原則1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。2、維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整與安全。3、便于社會(huì)各方面對會(huì)計(jì)檔案的利用。 二、會(huì)計(jì)檔案工作二、會(huì)計(jì)檔

6、案工作（三）會(huì)計(jì)檔案工作體制（三）會(huì)計(jì)檔案工作體制 會(huì)計(jì)檔案管理辦法第三條規(guī)定：“各級人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！保ㄋ模?huì)計(jì)檔案管理制度（四）會(huì)計(jì)檔案管理制度v1、中華人民共和國檔案法與中華人民共和國會(huì)計(jì)法v2、會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字199832號）v3、會(huì)計(jì)檔案案卷格式（DAT392008）二、會(huì)計(jì)檔案工作第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔 一、會(huì)計(jì)檔案收集的要求一、會(huì)計(jì)檔案收集的要求 會(huì)計(jì)檔案的收集工作，是指通過歸檔制度，將分散于財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)個(gè)人手中的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料集中起來，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。它是會(huì)計(jì)檔案工作的起點(diǎn)，也是保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整的關(guān)鍵環(huán)

7、節(jié)。（一）實(shí)行“集中統(tǒng)一管理”（二）遵循會(huì)計(jì)核算材料的形成規(guī)律（三）確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確（四）適時(shí)做好補(bǔ)充收集工作 會(huì)計(jì)檔案歸檔是指財(cái)會(huì)部門將辦理完畢且具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算材料經(jīng)系統(tǒng)整理后移交檔案室或檔案館保存的過程。為保證會(huì)計(jì)檔案收集的齊全、完整與準(zhǔn)確，必須建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案歸檔制度，包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等三個(gè)方面的內(nèi)容。 二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）（一）會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍1、會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。按填寫程序和用途可分為：原始憑證、記賬憑證、匯總記賬憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。2、會(huì)

8、計(jì)賬簿會(huì)計(jì)賬簿以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)系統(tǒng)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程和結(jié)果的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的重要依據(jù)。按用途可分為：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬（也稱備查賬）及其他會(huì)計(jì)賬簿等。其外形一般有：訂本式、活頁式和卡片式三種。3、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編制的書面報(bào)告，由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書組成，是綜合反映一定時(shí)期的資產(chǎn)負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書面會(huì)計(jì)報(bào)告。其種類較多，按時(shí)間分有月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)；按內(nèi)容分有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、資金活動(dòng)情況表等；按編制單位分有單位報(bào)表、匯總報(bào)表；按服務(wù)對象分有內(nèi)部報(bào)表和外部報(bào)表。

9、4、其他核算材料、其他核算材料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等及會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。（二）會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間（二）會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間 會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間，是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)核算材料整理后，向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間。會(huì)計(jì)檔案管理辦法第六條第二款規(guī)定：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管” 。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納不得兼管會(huì)計(jì)檔案。（三）會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求（三）會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求1、收集、整理應(yīng)符合規(guī)范收集、整理應(yīng)符合規(guī)范應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)核算

10、材料要求齊全、完整、準(zhǔn)確，且分類清楚、組卷合理、排序科學(xué)、編目清晰。2、保持原封裝保持原封裝移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，特殊情況需拆封，重新整理的，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3、簽章要完整簽章要完整會(huì)計(jì)憑證封面、賬簿封面及啟用頁、報(bào)表封面等需由經(jīng)手人員、會(huì)計(jì)主管人員、單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章的，應(yīng)當(dāng)要完整齊全。4、嚴(yán)格辦理交接手續(xù)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)有關(guān)人員必須逐卷認(rèn)真清點(diǎn)核實(shí)，并由交接雙方按規(guī)定在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上注明交接人、時(shí)間、數(shù)量等，簽名蓋章后雙方各執(zhí)一份。（四）會(huì)計(jì)電算化核算材料的歸檔（四）會(huì)計(jì)電算化核算材料的歸

11、檔1、歸檔范圍、歸檔范圍（1） 存儲(chǔ)在磁介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。（2） 打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料。（3） 會(huì)計(jì)核算軟件的全套文字資料以及會(huì)計(jì)核算軟件程序。2、歸檔要求、歸檔要求 （1）歸檔的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)符合1994年財(cái)政部關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范的要求。（2）歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)應(yīng)按電子文件歸檔的要求將會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到耐久性載體上，一式三套。（3）應(yīng)對會(huì)計(jì)電算化核算材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管、利用實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，確保其不失真、不損毀、不丟失。（4）打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料必須有經(jīng)辦人和會(huì)計(jì)主管的簽字或蓋章，以保障其真實(shí)、準(zhǔn)確。（5）使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)

12、行會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的會(huì)計(jì)核算材料必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。 第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的整理會(huì)計(jì)檔案的整理一、會(huì)計(jì)檔案整理的職責(zé)與要求 會(huì)計(jì)檔案整理就是將零散和需要進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)核算材料，通過科學(xué)的分類、組卷、排列、編目，組成一個(gè)有序體系的過程。 （一）會(huì)計(jì)檔案整理的職責(zé)（一）會(huì)計(jì)檔案整理的職責(zé)會(huì)計(jì)檔案整理要堅(jiān)持由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理的制度。會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)核算材料的真實(shí)準(zhǔn)確負(fù)有法律責(zé)任。 （二）會(huì)計(jì)檔案整理的要求（二）會(huì)計(jì)檔案整理的要求會(huì)計(jì)核算材料的整理必須遵循會(huì)計(jì)檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有的特點(diǎn)，保持每一類核算材料相互之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分其類別和不同的保管期限，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，使其規(guī)范

13、化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于管理和利用。 二、常見的會(huì)計(jì)檔案分類方法（一）會(huì)計(jì)年度分類法（一）會(huì)計(jì)年度分類法即以會(huì)計(jì)年度時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類的方法。（二）會(huì)計(jì)形式分類法（二）會(huì)計(jì)形式分類法即以會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算材料等會(huì)計(jì)檔案形式為標(biāo)準(zhǔn)，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類的方法。（三）會(huì)計(jì)類型分類法（三）會(huì)計(jì)類型分類法即以會(huì)計(jì)類型為標(biāo)準(zhǔn)，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類的方法。如稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等（四）會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)分類法（四）會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)分類法即以會(huì)計(jì)核算組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類的方法。（五）會(huì)計(jì)檔案保管期限分類法會(huì)計(jì)檔案保管期限分類法即以會(huì)計(jì)檔案保管期限為標(biāo)準(zhǔn)，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類的方

14、法。 實(shí)際操作中，往往是采用“復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法”，即將上述兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合使用，如：年度類別保管期限，類別年度保管期限。三、會(huì)計(jì)核算材料組卷方法與要求三、會(huì)計(jì)核算材料組卷方法與要求 會(huì)計(jì)核算材料的組卷，首先應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案的分類方法法，把會(huì)計(jì)核算材料按不同類別分開；其次，在每一類別材料中區(qū)分不同的保管期限；第三，按形成的時(shí)間順利，結(jié)合材料形成數(shù)量多少，組成若班干保管單位。（一）會(huì)計(jì)憑證的組卷（一）會(huì)計(jì)憑證的組卷 會(huì)計(jì)憑證需按月分開組卷，并根據(jù)每月憑證的多少組成一卷或數(shù)卷。不同月份產(chǎn)生的憑證不能組在同一案卷內(nèi)。組卷順序：檢查（原始憑證真?zhèn)?、記帳憑證編號順序，有無需要單獨(dú)抽出的憑證等）拆除金

15、屬物，修補(bǔ)破損裝訂（厚度不宜超過2公分）包角蓋騎縫章填寫憑證封面（單位名稱、憑證名稱、時(shí)間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、附件數(shù)、本冊憑證合計(jì)總數(shù)、會(huì)計(jì)主管、裝訂人、裝訂時(shí)間、備注、）裝盒（一卷一盒）。（二）會(huì)計(jì)賬簿的組卷 會(huì)計(jì)賬簿組卷時(shí)要按賬簿形成的特點(diǎn)區(qū)分會(huì)計(jì)年度，不同種類的賬簿分別組卷。v 1、各類賬簿的首頁的啟用表、賬戶目錄應(yīng)逐項(xiàng)填寫完整、規(guī)范，有關(guān)人員簽章。v 2、訂本式賬簿應(yīng)保持原樣，空白頁不能拆，但須在記錄賬頁的最后一行畫一斜線，以示結(jié)束使用。并在卷末備考表寫明使用賬頁和空白賬頁的頁數(shù)。在賬頁封面蓋上含有年度、保管期限、案卷號內(nèi)容的章。v 3、活頁式或卡片式賬簿換上標(biāo)準(zhǔn)封面，抽出空

16、頁，編頁碼。v 4、跨年使用的固定資產(chǎn)賬，歸最后一年立卷，并在封面注明年至年，每本厚度不超過2公分。 （三）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷 財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)按會(huì)計(jì)年度結(jié)合保管期限按會(huì)計(jì)年度結(jié)合保管期限組卷。 會(huì)計(jì)報(bào)表組卷時(shí)要注意以下事項(xiàng)：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)分開；本單位報(bào)表與下屬單位報(bào)表分開；不同年度、不同保管期限的報(bào)表分開。 會(huì)計(jì)報(bào)表整理類同文書檔案，即需編頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄（月、季報(bào)卷內(nèi)目錄可從簡）、填寫備考表、擬寫案卷標(biāo)題。（四）其他會(huì)計(jì)核算材料的組卷 按其內(nèi)容結(jié)合保管期限內(nèi)容結(jié)合保管期限分別組卷。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表與銀行對賬單是兩種用途不同的會(huì)計(jì)核算材料，應(yīng)分別組卷。（五）會(huì)計(jì)電算化紙

17、質(zhì)核算材料的立卷 其輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料按上述紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要求整理立卷。 為便于檔案統(tǒng)計(jì)、保管和查找利用，必須對所有的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號。會(huì)計(jì)檔案的編號有兩種形式：（一）年度編號法（一）年度編號法 會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較少的單位，一年形成的會(huì)計(jì)檔案按類別結(jié)合保管期限進(jìn)行排列，編一個(gè)案卷流水號。（二）類別編號法（二）類別編號法 會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的單位，各類別會(huì)計(jì)檔案分別按每一會(huì)計(jì)年度結(jié)合保管期限，分別進(jìn)行排列，每一類別編一個(gè)案卷流水號。四、會(huì)計(jì)檔案編號四、會(huì)計(jì)檔案編號 1、會(huì)計(jì)檔案作為單位檔案的一個(gè)重要組成部分，其檔號的編制應(yīng)納入單位檔案的整個(gè)編號系統(tǒng)。 2、會(huì)計(jì)檔案檔號由全宗號、分類號、目

18、錄號、案卷號組成。 全宗號全宗號：檔案館指定給立檔單位的代號。CY2 分類號分類號：單位檔案分類的類別號。一般有大類代號和屬類代號。大類代號以英文字母或漢語拼音字母表示，如會(huì)計(jì)檔案可用KJ表示。屬類代號以數(shù)字表示，如：1代表會(huì)計(jì)憑證，2代表會(huì)計(jì)賬簿，3代表財(cái)務(wù)報(bào)表，4代表其他。kJ1 1 本部 KJ1 2成都處， KJ1 3雅安處， KJ1 4是安路處目錄號目錄號：案卷目錄的代號，一般按會(huì)計(jì)檔案類別或會(huì)計(jì)年度編制，一本案卷目錄編一個(gè)目錄號，一個(gè)全宗內(nèi)目錄號不可重復(fù)。 案卷號案卷號：每一案卷在所在目錄中的順序號。同一目錄號內(nèi)案卷號不可重復(fù)。 常見的排列方法： （一）年度（一）年度形式（名稱）形式

19、（名稱）保管期限保管期限 把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開，其次在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)再按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他等形式分開排列。第三，在每一種形式內(nèi)按規(guī)定的保管期限（永久、25年、15年、10年、5年、3年）的順序排列。 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：簡便易行、便于查找、并可充分利用裝具。 缺點(diǎn)缺點(diǎn)：排列不夠美觀。 適用適用：會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不多的中小型企業(yè)或只有一種會(huì)計(jì)類型的單位預(yù)算會(huì)計(jì)。五、會(huì)計(jì)檔案的排列五、會(huì)計(jì)檔案的排列 把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開，其次在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，再按單位內(nèi)的會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)分開（如預(yù)算處、財(cái)務(wù)處），第三，在每一機(jī)構(gòu)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他等形

20、式結(jié)合保管期限分別排列。 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：能體現(xiàn)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案完整性，便于查找。 缺點(diǎn)缺點(diǎn)：排列不夠美觀。 適用適用：各級財(cái)政主管機(jī)關(guān)、總預(yù)算會(huì)計(jì)單位、或所屬組織機(jī)構(gòu)的專業(yè)主管單位。 （二）年度（二）年度組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)形式形式保管期限保管期限 把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開，其次把一個(gè)會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)檔案按稅收計(jì)劃、稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)等類型排列。第三，在每一類型內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案再按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他等形式結(jié)合保管期限分別排列。 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)；能反映不同類型會(huì)計(jì)活動(dòng)的性質(zhì)，體現(xiàn)全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。 缺點(diǎn)：缺點(diǎn)：排列不夠整齊美觀。 適用適用：稅務(wù)機(jī)關(guān)和有特定會(huì)計(jì)類型的專業(yè)

21、單位。 （三）年度（三）年度會(huì)計(jì)類型會(huì)計(jì)類型形式形式保管期限保管期限 把全部會(huì)計(jì)檔案首先按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他等四種形式分開，其次在每一形式會(huì)計(jì)檔案內(nèi)再按會(huì)計(jì)年度排列。第三，在每一年度內(nèi)再根據(jù)其保管期限依次排列。 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：保持了會(huì)計(jì)檔案類別的連續(xù)性，便于按類別查找和鑒定銷毀；排列整齊美觀。 缺點(diǎn)缺點(diǎn)：同一年度會(huì)計(jì)檔案分散排列在各個(gè)類別中，不便按年度查找；由于每類會(huì)計(jì)檔案的案卷是每年順延編號，因此，實(shí)體排列編號到999時(shí)必須重新從1開始，而且須預(yù)留較充分的空位。 適用適用：每年形成會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的大中型企事業(yè)單位。 （四）形式（四）形式會(huì)計(jì)年度會(huì)計(jì)年度保管期限保管期限（一）會(huì)計(jì)

22、檔案案卷目錄編制方法（一）會(huì)計(jì)檔案案卷目錄編制方法 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄是基本檢索工具。 其編制立法有三種： 1、統(tǒng)編法：、統(tǒng)編法：即將一個(gè)單位形成的所有會(huì)計(jì)檔案，一年或數(shù)年統(tǒng)一編制一本會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。 2、分類編制法、分類編制法：即將一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)檔案的不同形式、不同機(jī)構(gòu)或不同類型分別編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。 3、保管期限編制法、保管期限編制法：即將一個(gè)單位形成的所有會(huì)計(jì)檔案，按不同保管期限分別編制案卷目錄。（二）會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的著錄項(xiàng)目和要求（二）會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的著錄項(xiàng)目和要求 著錄項(xiàng)目七項(xiàng)：案卷號、類別、題名、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備注六、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制六

23、、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制 一、會(huì)計(jì)檔案的鑒定一、會(huì)計(jì)檔案的鑒定 會(huì)計(jì)檔案的鑒定是指判定會(huì)計(jì)檔案的真?zhèn)魏蛢r(jià)值的工作。 價(jià)值判定包括：歸檔時(shí)案卷的價(jià)值及期滿是否繼續(xù)保管兩方面。（一）會(huì)計(jì)檔案鑒定組織（一）會(huì)計(jì)檔案鑒定組織 1、成立會(huì)計(jì)檔案鑒定小組、成立會(huì)計(jì)檔案鑒定小組 由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)人員參加的鑒定小組。 2、做好鑒定前的準(zhǔn)備工作、做好鑒定前的準(zhǔn)備工作 3、定期組織會(huì)審、定期組織會(huì)審第四節(jié)第四節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀1、初步鑒定立卷時(shí)的鑒定2、復(fù)查鑒定滿保管期限的鑒定3、終審鑒定銷毀前的鑒定 銷毀前的鑒定要謹(jǐn)慎，要掌握“可存可毀者，暫存；可長可短者，從長”和“

24、判處銷毀，緩期執(zhí)行，以觀后效”原則。對涉及外事、末了結(jié)的債權(quán)債務(wù)、房地產(chǎn)契約、工資花名冊、精減辭退人員等均應(yīng)從長保管。（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定的步驟與方法（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定的步驟與方法 依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，分永久、定期兩種，定期分為25年、15年、10年、5年和3年五種。其計(jì)算時(shí)間是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。 會(huì)計(jì)電算化檔案的保管期限與手工形成的會(huì)計(jì)檔案一致；會(huì)計(jì)軟件文檔資料的保管期限為該軟件停止使用或有重大更改之后5年。 （三）會(huì)計(jì)檔案保管期限的劃分（三）會(huì)計(jì)檔案保管期限的劃分 會(huì)計(jì)檔案銷毀要做到銷毀有據(jù)、程序嚴(yán)格、手續(xù)齊備。 （一）銷毀的程序銷毀的程序：（會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)會(huì)同檔案機(jī)構(gòu)）提出銷毀意見編制銷毀清冊核對要銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號等內(nèi)容（單位負(fù)責(zé)人）在銷毀清冊上簽署意見（會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)）共同派員監(jiān)銷（銷毀前）監(jiān)銷人清點(diǎn)核對（銷毀后）在銷毀清冊上簽名蓋章