電子檔案查詢系統(tǒng)功能說明書

1、電子檔案查詢系統(tǒng)功能說明書v1.21. 系統(tǒng)登錄1.1. 業(yè)務(wù)描述用戶在使用系統(tǒng)的時候需要進(jìn)行系統(tǒng)登錄操作，保證系統(tǒng)的使用安全。1.2. 功能介紹系統(tǒng)登錄需要提供登錄賬號和密碼信息，登錄界面如下：用戶點(diǎn)擊登錄按鈕后，系統(tǒng)會對用戶身份進(jìn)行驗(yàn)證，如果非法用戶則提示用戶驗(yàn)證失敗，并且拒絕用戶登錄使用系統(tǒng)功能。登錄頁面中的記住用戶功能，系統(tǒng)使用人員下次進(jìn)入登錄界面時系統(tǒng)會自動把上次登錄的賬號填充到賬戶輸入框，減少系統(tǒng)使用人員的操作量。2. 檔案管理2.1. 業(yè)務(wù)描述檔案管理是檔案管理員日常主要的操作功能模塊，包括對電子檔案的新增、修改、刪除、權(quán)限設(shè)定等相關(guān)功能。檔案管理員的主要操作都集中到檔案管理模塊

2、中，不需要在各個功能模塊中進(jìn)行切換，減少檔案管理員的操作成本，提高工作效率。2.2. 功能介紹2.2.1. 新增檔案新增電子檔案功能主要是對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行維護(hù)，并且與企業(yè)的電子檔案文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，最終形成完整的企業(yè)電子檔案信息。新增電子檔案由兩部分工作組成，第一部分是由檔案管理員對企業(yè)檔案信息進(jìn)行錄入（可以從省檔案系統(tǒng)中導(dǎo)入），以形成企業(yè)的基本檔案信息；第二部分是由檔案管理員對企業(yè)檔案卷進(jìn)行掃描而形成電子檔案文件，并通過修改電子檔案功能把企業(yè)的基本信息和企業(yè)的電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以完成整個企業(yè)電子檔案的錄入工作。新增功能頁面:對企業(yè)的基本信息進(jìn)行錄入（錄入的基本信息與省企業(yè)戶籍系統(tǒng)基本信息一致

3、），可以上傳企業(yè)多個電子檔案。新增電子檔案有手動錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)入兩種方式，數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能集成了省檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式，可以從省系統(tǒng)中把數(shù)據(jù)導(dǎo)出excel，使用系統(tǒng)的導(dǎo)入功能可以完整的把企業(yè)檔案信息導(dǎo)入到系統(tǒng)中，減少檔案管理員手動錄入的工作。導(dǎo)入功能頁面：2.2.2. 修改檔案通過修改檔案功能，管理員可以對企業(yè)的基本信息和電子檔案進(jìn)行維護(hù)。企業(yè)檔案被修后會自動存儲檔案版本和修改痕跡，便于日后追查檔案修改軌跡。檔案修改頁面：2.2.3. 刪除檔案對于一些無用的企業(yè)檔案（包括基本信息和電子檔案），管理員可以通過此功能進(jìn)行刪除。企業(yè)檔案刪除后不顯示在企業(yè)檔案列表信息中。刪除檔案的時候給出是否要刪除的提醒，避免

4、誤操作情況發(fā)生。刪除檔案頁面：2.2.4. 查詢檔案提供檔案管理與快速查詢定位企業(yè)檔案信息功能。提供根據(jù)社會信用代碼、注冊號、檔案號、企業(yè)名稱、企業(yè)類型等關(guān)鍵字查詢功能（支持模糊查詢）。查詢檔案提供按照字段排序功能，可以查詢已經(jīng)有電子檔案的企業(yè)檔案。查詢功能頁面：2.2.5. 檔案權(quán)限設(shè)置檔案權(quán)限設(shè)置是檔案管理員對企業(yè)電子檔案的查看權(quán)限進(jìn)行的設(shè)置功能，是日常業(yè)務(wù)中操作比較多的功能。當(dāng)企業(yè)用戶或者國家相關(guān)部門需要進(jìn)行企業(yè)檔案信息查閱的時候，檔案管理員可以通過本功能設(shè)置查詢用戶所能查看到的電子檔案數(shù)據(jù)（即設(shè)置電子檔案給誰看，誰才能有權(quán)限查看），進(jìn)一步保證企業(yè)電子檔案信息的安全性。檔案權(quán)限設(shè)置，可以

5、把某個企業(yè)下的某些電子檔案設(shè)置給不同的查詢賬號，當(dāng)查詢賬號進(jìn)行查閱企業(yè)電子檔案時，只能看到被賦權(quán)的電子檔案信息。檔案權(quán)限設(shè)置頁面：2.2.6. 檔案在線瀏覽系統(tǒng)提供電子檔案在線瀏覽功能，方便用戶快速查看企業(yè)電子檔案信息。在線瀏覽頁面中，左側(cè)是檔案的縮略圖，右面是縮略圖放大快照，用戶可以點(diǎn)擊左側(cè)縮略圖進(jìn)行查看。在線瀏覽頁面：2.2.7. 檔案打印系統(tǒng)提供電子檔案的在線打印功能。操作用戶可在電子檔案的瀏覽頁面直接打印全部內(nèi)容或打印當(dāng)前瀏覽頁面。打印頁面：注：所打印的電子檔案信息自動加上水印3. 訪客查詢3.1. 業(yè)務(wù)描述訪客查詢功能主要給企業(yè)用戶或者國家相關(guān)單位在需要查詢企業(yè)電子檔案時使用的功能。

6、檔案管理員對電子檔案進(jìn)行授權(quán)后，企業(yè)用戶或者國家相關(guān)單位人員使用查詢賬號進(jìn)行電子檔案的查詢、閱覽。3.2. 功能介紹3.2.1. PC端查詢訪客查詢可以通過PC的瀏覽器進(jìn)行查詢。頁面：說明：左側(cè)列表顯示當(dāng)前用戶能夠查看的企業(yè)電子列表，右側(cè)顯示能夠查看左側(cè)列表選中企業(yè)的電子檔案列表。用戶點(diǎn)擊電子檔案后進(jìn)入電子檔案在線瀏覽頁面。3.2.2. 觸摸屏查詢根據(jù)用戶使用系統(tǒng)特點(diǎn)，檔案查詢系統(tǒng)專門提供了基于觸摸屏硬件設(shè)備下的電子檔案查詢功能，給操作用戶更好的頁面體驗(yàn)感受。頁面：說明：左側(cè)區(qū)域是檔案用戶所能查看的企業(yè)列表，右側(cè)區(qū)域是能夠查看所選中企業(yè)的電子檔案列表。點(diǎn)擊電子檔案進(jìn)入在線電子檔案瀏覽頁面。4.

7、 檔案目錄管理檔案目錄管理是對企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化檔案設(shè)置檔案目錄的功能，根據(jù)檔案目錄規(guī)范要求，可以讓用戶快速定位檔案信息。檔案目錄管理也是檔案查詢系統(tǒng)與省系統(tǒng)數(shù)字檔案對接所需要進(jìn)行操作的功能。頁面：說明：1. 左側(cè)是檔案目錄列表，可以根據(jù)實(shí)際要求進(jìn)行動態(tài)添加、修改、刪除。2. 右側(cè)是電子檔案的內(nèi)容縮略圖。3. 用戶選中某個目錄項(xiàng)后，在右側(cè)進(jìn)行勾選相關(guān)的頁面。4. 對于設(shè)置好的目錄結(jié)構(gòu)內(nèi)容，可以直接點(diǎn)擊上傳按鈕（上部工具欄），系統(tǒng)會自動把相關(guān)檔案信息同步到省系統(tǒng)中。5. 省系統(tǒng)對接目前本系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與省系統(tǒng)對接的基礎(chǔ)功能，系統(tǒng)會定時自動檢測已經(jīng)準(zhǔn)備好的電子檔案數(shù)據(jù)并完成上傳到省系統(tǒng)中。6. 系統(tǒng)管

8、理6.1. 業(yè)務(wù)描述系統(tǒng)管理模塊主要是對使用系統(tǒng)的賬號、角色、權(quán)限等進(jìn)行管理。本系統(tǒng)基于RBAC模型設(shè)計(jì)，可以很靈活的設(shè)置用戶、權(quán)限等信息，對使用系統(tǒng)的用戶進(jìn)行分權(quán)、分責(zé)。6.2. 功能介紹6.2.1. 用戶管理對使用本系統(tǒng)的用戶進(jìn)行管理。提供新增、修改、刪除用戶等操作，且該功能提供對賬號的停用和重設(shè)密碼的操作。頁面：6.2.2. 角色管理本系統(tǒng)采用角色的概念對用戶崗位進(jìn)行劃分。目前本系統(tǒng)主要分為系統(tǒng)管路員角色、檔案管理員角色和訪客查詢等用戶角色。角色管理功能可以自定義角色進(jìn)行崗位職責(zé)劃分，用于用戶與權(quán)限的關(guān)聯(lián)。頁面：6.2.3. 角色權(quán)限管理角色權(quán)限管理功能是把角色與權(quán)限關(guān)聯(lián)（賦予角色所擁有

9、的哪些權(quán)限），角色與權(quán)限是多對多關(guān)系（權(quán)限以頁面的按鈕為最小顆粒度）。頁面：6.2.4. 用戶角色管理用戶角色管理功能是把用戶與角色進(jìn)行關(guān)聯(lián)的功能，最終是讓用戶擁有哪些功能權(quán)限。頁面：7. 日志管理日志管理是對檔案管理員修改檔案內(nèi)容的變化等信息記錄、查詢功能，可以通過本功能查看某個企業(yè)檔案的前后變化，具有文檔修改軌跡跟蹤的功能。頁面：說明：1. 日志內(nèi)容顯示誰在什么時間做了什么事。2. 提供時間段和操作用戶的條件過濾。3. 比較功能，是文檔與上次版本變化后的一個描述。8. 常用工具本功能主要是給檔案管理員提供對PDF電子文檔修改的工具。在日常工作中，檔案管理員可能對企業(yè)的電子檔案進(jìn)行修改（刪除某頁或新增一些頁面），系統(tǒng)為檔案管理員提供簡易用的工具以減少檔案管理員的工作成本，提高工作效率。9. 系統(tǒng)安全系統(tǒng)在每次會話的時候會附帶從認(rèn)證服務(wù)器獲取的會話token，保證用戶操作的每次會話都被在監(jiān)控過程中。系統(tǒng)提供對用戶驗(yàn)證和會話超時重新登錄等安全策略，當(dāng)操作用戶在一定時間內(nèi)沒有任何操作的時候，系統(tǒng)會自動提示用戶會話超時并且自動跳轉(zhuǎn)到登錄頁面。系統(tǒng)會話超時可以設(shè)置，目前默認(rèn)為10分鐘。10. 其他功能在設(shè)計(jì)開發(fā)系統(tǒng)的時候，電子檔案查詢系統(tǒng)充分的考慮了用戶的需求和使用