加快高職院校檔案管理信息化建設(shè)之我見

1、加快高職院校檔案管理信息化建設(shè)之我見高職院校檔案管理信息化是高職院校信息資源實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分。隨著計算機(jī)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)一步完善、廣泛應(yīng)用，高職院校檔案管理信息化的時機(jī)也日趨成熟。但是，當(dāng)前高職院校檔案管理信息化建設(shè)過程中仍存在許多問題，需要及早采取相應(yīng)對策加以切實(shí)解決。1. 高職院校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題1.1 高職院校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理檔案管理信息化建設(shè)前提與基礎(chǔ)是必須擁有信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)施設(shè)備和專業(yè)技術(shù)軟件。目前許多高職院校檔案館現(xiàn)缺乏硬件設(shè)施設(shè)備，沒有專用的檔案管理工作服務(wù)器或采用普通計算機(jī)代替，如果高職院校檔案機(jī)構(gòu)沒有生產(chǎn)和接受電子文

2、件的工具和網(wǎng)絡(luò)，那么高職院校檔案的信息化建設(shè)便無從談起，所以，具備硬件設(shè)施是高職院校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序等。目前，有的高職院校檔案機(jī)構(gòu)僅僅是擺設(shè)幾臺電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了；還有的高職院校檔案機(jī)構(gòu)對軟硬件配置不管是否需要而統(tǒng)統(tǒng)購置，造成了財力的浪費(fèi)；有的高職院校檔案機(jī)構(gòu)購置和安裝了軟硬件，但是卻不用，這也是一種資源的浪費(fèi)。1.2 館藏檔案信息數(shù)字化步伐進(jìn)展緩慢把館藏的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當(dāng)前所有高職院校檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。大家知道，對日常教學(xué)、科研和行政管理工作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫的接收和管理

3、比較容易，但是如果把高職院校幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，使其成為光盤磁盤存儲的信息，建立起一套檔案全文數(shù)據(jù)庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力目前，各個高職院校在這方面工作進(jìn)展緩慢，投入不夠。1.3 應(yīng)對環(huán)境變化,服務(wù)方式轉(zhuǎn)變難檔案部門向來處在一種封閉的環(huán)境下運(yùn)作,至今仍存在思想觀念陳舊,墨守陳規(guī),飽食終日,不思進(jìn)取,無所作為,應(yīng)變能力不強(qiáng),競爭力不高等現(xiàn)象。而檔案信息化面對的是看不見的顧客,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。1.4 嚴(yán)重缺乏檔案信息化專業(yè)人才當(dāng)前，各高職院校檔案管理人員中普遍缺乏檔案專

4、業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)的人才，就目前各個高職院校檔案人員的實(shí)際情況來看，真正的全日制?？苹虮究茖W(xué)校檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人很少，既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通現(xiàn)代信息技術(shù)的人員更是鳳毛麟角，現(xiàn)在的檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，導(dǎo)致高職院校檔案人員普遍缺乏非常系統(tǒng)的檔案和信息技術(shù)專業(yè)理論知識和基本技能檔案管理人員隊(duì)伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一。2. 加快推進(jìn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)步伐的幾點(diǎn)舉措2.1 增加經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)

5、軟件設(shè)施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，同時還要適應(yīng)多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，具有較強(qiáng)的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。如果說，僅僅是校園網(wǎng)與檔案館開通并相連接，而檔案館沒有相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件作支持。學(xué)校沒有相應(yīng)的軟、硬件設(shè)備的投入，那么校園網(wǎng)對于檔案信息化管理來說就形同虛設(shè)了。2.2 充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制毋庸置疑，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實(shí)現(xiàn)檔案資料以及檔案信息收集整理查詢和檢索自動化。當(dāng)今世界是知識爆炸

6、的時代，網(wǎng)路技術(shù)發(fā)展很快，檔案管理工作應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使高職院校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)科研和各項(xiàng)管理工作檔案管理人員在日常工作中應(yīng)注意加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式程序和要求上報有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè)高職院校檔案館的工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的配合，教學(xué)、科研行政管理組織宣傳等各項(xiàng)工作形成的資料，要及時以數(shù)字化的手段收集加工整理傳送和接收以及儲存這些工作的順利開展，需要建立一個有效的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門緊密配合，才能把這

7、項(xiàng)工作做好。2.3 加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)要按照檔案法、電子公文歸檔管理暫行辦法規(guī)定精神,制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施,規(guī)范和指導(dǎo)全校檔案信息化建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)工作,使全校檔案信息化建設(shè)有章可循,有規(guī)可守,保障學(xué)校檔案信息化建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的方向發(fā)展。2.4 貫徹信息化管理理念提高管理人員專業(yè)素質(zhì)，加速高職院校檔案管理信息化進(jìn)程首先需要從提高檔案管理從業(yè)人員的根本認(rèn)識入手強(qiáng)化信息意識，提高對檔案工作的重視程度。對高職院校檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)。一方面提高工作人員的計算機(jī)技術(shù)水平，另一方面提升檔案管理人員的信息獲取與鑒定評估能力，培養(yǎng)提煉加工檔案信息的基本工作要求。使工作人員認(rèn)識到信息化管理的重要性，并將信息化管理作為今后工作的發(fā)展方向。將傳統(tǒng)的檔案工作經(jīng)驗(yàn)與計算機(jī)能力相結(jié)合。高職院校檔案管理信息化重在平臺建設(shè)，將檔案管理工作作為一個開放性