技術(shù)資料管理辦法

1、編制:技術(shù)資料管理辦法文件編號：XXXX-QW4.2-01批準:版本號/修改碼:A/01.總則1.1為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各部門服務(wù)，特制訂本管理制度。1.2加強技術(shù)文件和資料的控制，防止失效或作廢的技術(shù)文件和資料被誤用。1.3 定型技術(shù)文件原件及其他重要文件（如合同、協(xié)議、公司對外發(fā)放紅頭文件等）由綜合部統(tǒng)一歸檔；技術(shù)部留存復(fù)印件，未定型技術(shù)文件由技術(shù)部統(tǒng)一管理。1.4建立、健全技術(shù)檔案工作，達到全公司技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2.技術(shù)文件資料的歸檔2.1 每一個技術(shù)項目完成

2、或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，由技術(shù)部經(jīng)理審查后及時向公司綜合部移交歸檔。2.2各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)，簽字歸檔備查。2.3 歸檔文件和資料的種類2.3.1產(chǎn)品文件和資料開發(fā)協(xié)議/技術(shù)協(xié)議、設(shè)計任務(wù)書、產(chǎn)品圖（包括二維、三維圖）、清單（材料、采購、圖紙）、包裝圖、技術(shù)標準、設(shè)計更改通知單、設(shè)備文件（說明書、操作規(guī)程）、試驗大綱、實驗報告等。2.3.2外來技術(shù)文件和資料外來技術(shù)文件和資料包括：a、外來標準（采用的企業(yè)、行業(yè)、國家、國際標準等）；b、顧客或供應(yīng)商提供的資料（圖紙、技術(shù)要

3、求、顧客工程規(guī)范、清單等）；c、顧客提供的樣件。 2.3.3工藝文件和資料控制計劃、過程流程圖、包裝規(guī)范、特殊特性清單、PFMEA/DFMEA、作業(yè)指導(dǎo)書（打標、裝配、檢驗、包裝）等。2.3.4辦公文件及資料規(guī)章制度、通知、會議記錄、培訓(xùn)資料等。3.技術(shù)檔案的保管3.1 綜合/技術(shù)檔案室應(yīng)對技術(shù)檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計，編制目錄，注明移交文件/資料名稱、份數(shù)、時間、交接人，并備注用途。做到定位存放，妥善保管，方便利用。3.2認真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，綜合/技術(shù)部應(yīng)在每年年底對檔案聯(lián)合全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交綜合/技術(shù)部經(jīng)理審查。綜合/

4、技術(shù)部經(jīng)理根據(jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令本部門資料管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復(fù)查。3.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時向技術(shù)部經(jīng)理作出報告，并作出相應(yīng)處理。4.技術(shù)檔案的借閱4.1凡本公司員工，因工作需要均可借閱技術(shù)檔案(新產(chǎn)品開發(fā)文件、開發(fā)協(xié)議、技術(shù)協(xié)議除外）。由借閱人員在文件借閱登記表登記后方可借閱。閱后歸還，歸返文件經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。4.2 技術(shù)檔案，均應(yīng)在公司內(nèi)控制使用；檔案原件僅供在檔案室內(nèi)查閱。

5、若需外借，原則上在技術(shù)檔案室提取復(fù)印件，由技術(shù)部經(jīng)理批準后方能借出；凡借閱重要的檔案(新產(chǎn)品開發(fā)文件、開發(fā)協(xié)議、技術(shù)協(xié)議），需由總工批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。4.3經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責(zé)催收，并要求其限期歸還。4.4借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。5.技術(shù)檔案的保密5.1全公司職工必須嚴守機密

6、，維護技術(shù)檔案的安全。5.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報并采取措施作妥善處理。5.3 未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。6.技術(shù)檔案的備份技術(shù)資料應(yīng)按類別進行光盤刻錄備份存檔；每年年底在技術(shù)檔案檢查完成后，由技術(shù)部資料管理員將審核后的電子檔文件提交綜合部文件管理員，并在文件發(fā)放/回收登記表上注明移交文件/資料名稱、時間、接收人，并備注用途，由綜合部對文件進行刻錄存檔，存檔光盤上需注明資料明細，包括文件所屬項目號，文件名稱、刻錄時間、文件格式（文件種類不限于二維/三維圖紙、word文檔/表格/PPT、視屏、動畫、掃描件等）。7.技術(shù)文件的審批及發(fā)放7.1技術(shù)文件由技術(shù)部負責(zé)發(fā)放

7、至相關(guān)部門7.1.1技術(shù)協(xié)議技術(shù)協(xié)議外發(fā)前需填寫合同評審表，注明相關(guān)內(nèi)容，提交相關(guān)部門負責(zé)人評審。合同評審后，協(xié)議需按照評審內(nèi)容做相應(yīng)更改，由部門負責(zé)人審核后，交總工及副總審批。協(xié)議雙方蓋章簽字并存檔，原件交由綜合部存檔，復(fù)印件留技術(shù)部存檔以便查閱，其他部門有需求時，經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理同意后可以發(fā)放。技術(shù)部資料管理員須在文件發(fā)放/回收登記表中注明名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放份數(shù)（共計張數(shù)）等。7.1.2圖紙發(fā)放 圖紙經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審核，總工批準后，除原件外，其余復(fù)印件應(yīng)加蓋“受控”章后發(fā)放。發(fā)放需在文件發(fā)放/回收登記表中注明名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放份數(shù)（共計張數(shù)）、受控號等

8、。 供應(yīng)商處用圖紙由市場采購部負責(zé)發(fā)放。7.1.3試制文件發(fā)放 新產(chǎn)品試制需填寫新產(chǎn)品入庫、發(fā)運信息、項目采購任務(wù)單，并報部門經(jīng)理審核，總工及副總批準，除原件外，其余復(fù)印件應(yīng)加蓋“受控”章后發(fā)放。發(fā)放需在文件發(fā)放/回收登記表中注明名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放份數(shù)（共計張數(shù)）等。 7.1.4 工藝文件發(fā)放 工藝文件由生產(chǎn)或質(zhì)量部門編制后進行試生產(chǎn)作業(yè)，試生產(chǎn)完成后需由技術(shù)部會簽，除原件外，其余復(fù)印件應(yīng)加蓋“受控”章后發(fā)放。發(fā)放需在文件發(fā)放/回收登記表中注明名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放份數(shù)（共計張數(shù)）等。 7.1.5 工程更改通知單發(fā)放 工程更改通知單需由項目/或設(shè)計工程師

9、注明具體更改內(nèi)容，交項目負責(zé)人/或技術(shù)部經(jīng)理審核，總工批準，除原件外，其余復(fù)印件應(yīng)加蓋“受控”章后同更新圖紙發(fā)放。發(fā)放需在文件發(fā)放/回收登記表中注明名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放份數(shù)（共計張數(shù)）等。工程更改通知單發(fā)放后須收回作廢圖紙，使用文件發(fā)放/回收登記表注明作廢圖紙收回時間、處理情況。 各部門文件接收人將工程更改通知單存檔前，需將文件給相關(guān)工作人員傳閱，并在文件上簽字備查。7.1.6 內(nèi)部工作聯(lián)系單發(fā)放內(nèi)部工作聯(lián)系單交部門經(jīng)理審批，發(fā)放需在文件發(fā)放/回收登記表中注明名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放份數(shù)（共計張數(shù)）等。7.1.7 外來資料發(fā)放外來技術(shù)文件和資料需由接收人在文

10、件/資料登記表中注明來源、名稱、時間、份數(shù)后，交部門經(jīng)理審核，技術(shù)部存檔。文件和資料發(fā)放需在文件發(fā)放/回收登記表中注明、名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放份數(shù)（共計張數(shù)）、版本等。7.1.8 電子文件發(fā)放定型產(chǎn)品技術(shù)文件電子檔由技術(shù)部經(jīng)理審核后，交綜合部歸檔。電子文件使用時需經(jīng)過技術(shù)部經(jīng)理批準后，方可拷貝，電子文件更新后需及時報資料管理員進行電子檔更新。電子文件發(fā)放時需填寫文件發(fā)放/回收登記表并注明名稱、編號、接收部門、接收人/日期、發(fā)放格式等。7.2 技術(shù)文件審批及發(fā)放范圍見附表1。7.3 凡對外發(fā)的技術(shù)文件，發(fā)放范圍應(yīng)限定在合同規(guī)定的范圍內(nèi)。7.4外發(fā)文件發(fā)放形式 電子檔二維圖紙外發(fā)

11、采用PDF格式、三維數(shù)模采用STP格式；電子檔文件均采用郵件形式外發(fā)，紙質(zhì)文件以傳真或快遞的方式外發(fā)。7.5外發(fā)文件需在文件發(fā)放/回收登記表中注明發(fā)放形式（傳真、郵件、快遞）、接收單位、接收人/時間、確認形式（電話、傳真回執(zhí)、郵件）等。7.6 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者需填寫文件分發(fā)、補發(fā)申請表經(jīng)本部門經(jīng)理審核交綜合部經(jīng)理和技術(shù)部經(jīng)理批準。8.圖紙及工藝文件的更改 圖紙及工藝更改需填寫工程更改通知

12、單 ， 工程更改通知單上需注明文件編號、更改圖紙名稱、圖號、原因、更改處數(shù)，客戶、公司、供應(yīng)商庫存件的處理方法和相應(yīng)的工藝是否更改，更改文件上需注明更改及執(zhí)行時間，編著者需通過驗證人驗證過后報部門經(jīng)理審核，由總工批準后下發(fā)。試樣階段（用“S”表示）圖紙更改可不用填寫工程更改通知單 ，由編制人手動劃改并簽名即可，劃改次數(shù)超過3次時，圖紙應(yīng)重新發(fā)布；小批（用“A”表示）及批量階段（用“B”表示）圖紙更改需填寫工程更改通知單。當新建工藝文件時，版本號為“A/0”，變更文件后版本號按如下要求變更：A、 當變更原版本部分內(nèi)容但仍以原版本內(nèi)容為主時，版本號依次改為“A/1”、“A/2”、“A/3”.；B、

13、 當原版本內(nèi)容被完全取代或發(fā)生重大修改時，版本號依次改為“B/0”、“C/0”、“D/0”.。C、 當一份工藝文件由多頁組成時，某頁版本號需要更新時，只更新該頁版本號；當一份工藝文件某頁更改超過5處時，需更新該頁版本號；當需要更新頁數(shù)超過其1/3時，整份工藝文件更新為下一版本號。9.作廢文件的處理9.1作廢的技術(shù)文件由資料管理員按文件發(fā)放/回收登記表的記錄收回，并在“回收日期”欄中記錄回收時間，在“備注”欄中注明處置方式（銷毀或保留）。9.2資料管理員對作廢的技術(shù)文件加蓋“作廢參考”印章，需作資料保存的作廢文件，由技術(shù)部門負責(zé)人確定后，由資料管理員在文件的每頁加蓋“作廢參考”后方可留用，作廢文

14、件須在作廢文件登記表登記。9.3凡要銷毀的技術(shù)文件，需填寫文件銷毀申請表經(jīng)總工審批后，在作廢文件登記表登記，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。10.支持性文件（不限于）技術(shù)文件清單文件發(fā)放/回收登記表文件借閱登記表合同/評審表新產(chǎn)品入庫、發(fā)運信息項目采購任務(wù)單文件/資料登記表作廢文件登記表文件銷毀申請表工程更改通知單文件分發(fā)、補發(fā)申請表 10 / 11附表1：技術(shù)文件審批及發(fā)放范圍表序號文件類型文件登記編號審批權(quán)限發(fā)放范圍、受控號及份數(shù)編制校對審核批準綜合技術(shù)市場采購生產(chǎn)質(zhì)量財務(wù)工程師項目負責(zé)人技術(shù)部經(jīng)理總工副總1協(xié)議技術(shù)參見產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件編號規(guī)則（XXXX-QW4.2-01）原件受控1/1份受控2/1份購銷原件受控1/1份受控2/1份模具原件受控1/1份受控2/1份2圖紙客戶原件受控1/1份產(chǎn)品原件受控1/1份受控2、3/2份受控4/1份受控5/1份包裝原件受控1/1份受控2、3/2份-受控4/1份3新產(chǎn)品入