辦公用品管理規(guī)定

1、制度標(biāo)簽制度名辦公用品管理規(guī)定制度編號(hào)-XZ-004類型C級(jí)/非保密修改狀態(tài)0次審批審定部門人力資源行政中心起草部門人力資源行政中心審定日期2007/12/28起草日期2007/12/21審批日期保存部門人力資源行政中心執(zhí)行日期發(fā)布之日1、 目的：為了使辦公用品既能保證辦公所需，又能做到節(jié)約成本、減少浪費(fèi)、合理利用，特制定本規(guī)定。2、 范圍：所有辦公類辦公用品用品3、 權(quán)責(zé)：3.1各部門最高負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門辦公用品用量的管控及遺失辦公用品的賠償；3.2由各部門一名專人負(fù)責(zé)部門內(nèi)辦公用品使用量的統(tǒng)計(jì)、領(lǐng)用、發(fā)放(分支機(jī)構(gòu)由機(jī)構(gòu)報(bào)總部審批后自行執(zhí)行采購(gòu)、領(lǐng)用、發(fā)放、登記)；3.3人力資源行政中心負(fù)

2、責(zé)全公司辦公用品的統(tǒng)計(jì)、申購(gòu)、保管、發(fā)放及清查；3.4人資部負(fù)責(zé)辦公用品用品的購(gòu)買及質(zhì)量的保證。4、 內(nèi)容：4.1請(qǐng)購(gòu)： 4.1.1 各部門在每月底前兩天統(tǒng)計(jì)次月各類辦公用品用品需求量，并填寫月辦公用品申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交人資部； 4.1.2人資部辦公用品管理員須對(duì)各部門提交之月度辦公用品申請(qǐng)單做審核，確認(rèn)是否確實(shí)有必要購(gòu)買，并于每月2日前將統(tǒng)計(jì)結(jié)果匯總，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果、上月請(qǐng)購(gòu)量、當(dāng)月用量及余存做出月請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃并填寫“月度辦公用品請(qǐng)購(gòu)單”； 4.1.3請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)人資部及副總經(jīng)理批準(zhǔn)后交人資部采購(gòu)責(zé)任人負(fù)責(zé)辦公用品用品的采購(gòu)。4.2采購(gòu)： 4.2.1人資部接到經(jīng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單后，應(yīng)即時(shí)詢價(jià)，并對(duì)同

3、樣的物品貨比三家，選取質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、物美的一家實(shí)施采購(gòu)，對(duì)于質(zhì)量不符合要求的應(yīng)能給予更換，否則費(fèi)用由購(gòu)買者自行承擔(dān)； 4.2.2未經(jīng)人資部批準(zhǔn)之辦公用品請(qǐng)購(gòu)單不得實(shí)施采購(gòu)，否則公司不予支付相關(guān)費(fèi)用，由購(gòu)買者自行承擔(dān)； 4.2.3辦公用品的批量采購(gòu)需在每月5日前完成。4.3入庫(kù)、保管： 4.3.1辦公用品用品購(gòu)回后，即交至人資部辦公用品管理員驗(yàn)收入庫(kù)； 4.3.2人資部辦公用品管理員應(yīng)對(duì)照發(fā)票，逐項(xiàng)驗(yàn)收辦公用品用品的數(shù)量、質(zhì)量、單價(jià)，然后填寫入庫(kù)單做好登記、入庫(kù)工作。4.4領(lǐng)用及發(fā)放： 4.4.1各單位需使用之辦公用品，需開具領(lǐng)料單經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后，于指定辦公用品領(lǐng)用日（每周五下午）至人資部領(lǐng)?。?/p>

4、4.4.2辦公用品用品的領(lǐng)用原則為“以舊換新”，各部門在填寫領(lǐng)料單時(shí)必須清楚列出以舊換新的名單（包括使用的中性筆、筆芯），但新增人員時(shí)可以領(lǐng)用新的辦公用品用品(限筆、筆記本類)，其它時(shí)候則視需要而定，如有所發(fā)辦公用品遺失者（包括在職人員及替補(bǔ)人員），則由使用者或部門負(fù)責(zé)人自己購(gòu)買； 4.4.3人資部辦公用品管理員在發(fā)放辦公用品時(shí)，務(wù)必確認(rèn)舊的辦公用品是否確實(shí)不能使用，是否屬公司采購(gòu)之辦公用品，對(duì)于非自然失效（如被摔壞或人為破壞的辦公用品）或非公司請(qǐng)購(gòu)之辦公用品，原則上不予更換，或者由使用者自行承擔(dān)購(gòu)買費(fèi)用；4.4.4各單位應(yīng)指定一人為辦公用品領(lǐng)用人員，以免造成重復(fù)領(lǐng)用或管控不周的情形發(fā)生。5、

5、 相關(guān)規(guī)定：5.1各部門最高負(fù)責(zé)人需監(jiān)控部門內(nèi)重要辦公用品的使用，如有遺失（含離職人員未交接），由部門最高負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)賠償；5.2各部門在使用辦公用品用品時(shí)，要做到節(jié)約、合理利用，不可浪費(fèi)；5.3非一般常用必備辦公用品，如：名片冊(cè)、筆筒等原則上不再購(gòu)買；5.4可共用的辦公用品，如：訂書機(jī)、打孔機(jī)、剪刀、直尺等，一個(gè)辦公室共用12個(gè)即可(特殊情況另定)；5.5筆：所有員工每月均可領(lǐng)用1支中性筆，特殊人員根據(jù)具體情況定；5.6筆記本：筆記本用于做筆記或有重要保存價(jià)值的資料，可以領(lǐng)用軟面筆記本做記錄，其它情況則使用回收紙或草稿紙記錄；5.7打印紙：由人資部或有配置打印機(jī)的人員領(lǐng)取，其它人員不得領(lǐng)?。?

6、.8人資部應(yīng)做好紙張的監(jiān)控使用，非正式文件或不重要文件一律用再生紙打（復(fù)）印或雙面影印，不得浪費(fèi)，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)樂捐10元/次；5.9草稿紙可利用廢舊表格、收集回收紙裝訂等，不得利用打印紙、公司便箋紙或有效使用之表單打草稿用，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)樂捐10元/次。6、 注意事項(xiàng)：6.1各部門在統(tǒng)計(jì)每月辦公用品用量時(shí)應(yīng)依實(shí)際情況進(jìn)行，主管應(yīng)做好審核把關(guān)；6.2人資部在請(qǐng)購(gòu)時(shí)要注意控制數(shù)量，既不能使請(qǐng)購(gòu)量小于使用量太多，造成用量不夠，也不能請(qǐng)購(gòu)過多，造成大量積壓；6.3人資部在采購(gòu)時(shí)要注意把好質(zhì)量、價(jià)格關(guān)，做到物美價(jià)廉；6.4人資部辦公用品管理員在作辦公用品入庫(kù)工作時(shí)時(shí)要注意仔細(xì)核對(duì)，若發(fā)現(xiàn)價(jià)格有異時(shí)，應(yīng)即時(shí)

7、向采購(gòu)人員提出疑問；6.5各部門在領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)按需領(lǐng)用，原則上月領(lǐng)用總數(shù)不可超過月辦公用品用品申購(gòu)單所計(jì)劃數(shù)量，如有超過時(shí)，必須說(shuō)明原因；6.6人資部辦公用品管理員在發(fā)放辦公用品用品時(shí)，必須按規(guī)定嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決杜絕發(fā)放不符領(lǐng)用規(guī)定之單位或人員，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)樂捐10元/次；6.7各使用人員在使用辦公用品用品過程中，如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)反饋至人資部辦公用品管理員，以便對(duì)信息進(jìn)行收集及反饋；6.8人資部辦公用品管理員要將相關(guān)信息及退回之質(zhì)量不符要求的辦公用品及時(shí)反饋至人資部采購(gòu)負(fù)責(zé)人，以便進(jìn)行更換；6.9人資部辦公用品管理員每月需對(duì)各部門領(lǐng)用辦公用品發(fā)生費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并做成推移圖，向各部門

8、經(jīng)理報(bào)告。7、 各級(jí)別人員可配備辦公用品（以后新增人員時(shí)將按此標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取）：見：附件一：7.1人資部每季度對(duì)部份重要辦公用品進(jìn)行清查，并將清查結(jié)果報(bào)告各部門最高負(fù)責(zé)人，如有發(fā)生遺失文具用品，將列出詳細(xì)清單交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)執(zhí)行賠償制度。8、本規(guī)定從2008年1月1日開始執(zhí)行。9、相關(guān)附件：附件一：各部門工具包標(biāo)準(zhǔn)表；附件二：辦公用品基本配置標(biāo)準(zhǔn)、使用期限表；附件三：部門月度辦公用品申購(gòu)單；附件四： 公司請(qǐng)購(gòu)單匯總表；附件五： 辦公用品臺(tái)帳登記表。附件二： 辦公用品基本配置標(biāo)準(zhǔn)、使用期限表序 號(hào)名 稱職級(jí)備 注總監(jiān)以上經(jīng) 理普通員工使用期限1計(jì)算器13年財(cái)務(wù)、薪酬福利主管及特批人員人人員員人員2訂書機(jī)1113年3剪 刀112年4文件欄213年5筆 筒111 5年6二孔文件夾433年7普通文件夾433年8介刀(裁紙刀)2年特批人員9卷筆刀1年10膠帶座3年11直 尺3年財(cái)務(wù)人員及特批人員12熒光筆以舊換新經(jīng)