行政參考資料部職能說明手冊

1、行政部職能說明手冊部門名稱行政部直屬上級總裁工作關系內(nèi)聯(lián)部門：公司各個職能部門、公司門店外聯(lián)部門：消防、保衛(wèi)等主管部門；崗位編制經(jīng)理、行政專員、電腦工程師、網(wǎng)站主編、前臺文員、司機。部門目的負責公司行政、后勤、安全、網(wǎng)絡、消防、衛(wèi)生等綜合管理和日常事務的處理， 以及外部關系的協(xié)調(diào)，法務處理等工作，確保公司經(jīng)營活動的順利運行。部門職能工作內(nèi)容制度建設負責本部門相關各項規(guī)章、制度、流程的制訂，以達到規(guī)范管理的目的；負責對本部門相關規(guī)章、制度、流程的合理性與有效性進行定期檢查并匯報，以及向 公司提出改進建議；部門計劃編制本部門年度、月度工作計劃，有序開展部門工作，提高部門工作的目標性；組織、落實本部

2、門工作計劃，并對計劃過程進行監(jiān)控，保證計劃目標的完成；定期對計劃總結和匯報，分析計劃執(zhí)行結果，以不斷提高計劃編制準確性；人員管理開展本部門人員績效計劃的制定、跟蹤與落實工作，以加強員工績效管理；負責本部門人員的績效考核與利益分配相結合工作，激勵員工提升業(yè)績；負責對本部門人員的任免建議、請假等人事事宜進行管理；部門員工指導、激勵、培養(yǎng)和職業(yè)生涯規(guī)劃，以督促本中心員工提高綜合素質(zhì)；部門員工關系的協(xié)調(diào)及處理工作；宣傳組織、編寫、審核各類宣傳、參展材料，并進行對內(nèi)、對外推廣；:負責公司專欄、墻報等宣傳材料的張貼、更新等事宜；:公司內(nèi)部各個部門評優(yōu)、評先等表彰活動的歸口管理；安全保衛(wèi)擬訂公司安全保衛(wèi)目標

3、，并編制公司安全控制檢查計劃；檢查、審核、修訂公司安全保衛(wèi)相關文件；:組織編制公司安全保衛(wèi)相關的培訓教材，并實施；系統(tǒng) 網(wǎng)絡 維護公司軟件系統(tǒng)維護、更新和升級；公司辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)維護，以及網(wǎng)絡安全管理；:公司網(wǎng)頁制作，信息發(fā)布及更新；建立、更新公司辦公數(shù)據(jù)庫；公司網(wǎng)絡使用權限的分級管理與維護；編制公司辦公自動化培訓材料，并實施；會議管理收集、整理公司各種會議用的文件資料，擬訂會議議程，并下發(fā)會議通知；組織、安排公司相關人員參加各種會議，并負責參會人員簽到；:維持會議持續(xù)；對各種會議形成的決議向相關人員進行反饋，跟蹤會議決議執(zhí)行情況，并進行匯報；行政管理負責辦公室人員考勤和處理各種假期；負責接待工

4、作，手續(xù)辦理；綜合處理各部門、各單位意見，協(xié)調(diào)各種關系，營造寬松的內(nèi)部工作環(huán)境；負責公司辦公設施配置，辦公設施、用品和勞動用品的米購和分發(fā)，以及日常管理等 工作；負責公司信息處理工作，收集和整理各部門、各單位信息，為公司領導決策提供參考；建立公司文件、資料等檔案的分級管理，并嚴格實施；負責文件、資料的登記、編號、送閱、督辦及歸檔等工作；:負責公司公文、材料印制，以及公文、資料分發(fā)和傳遞；后勤管理負責信件、報刊、雜志的訂閱、收發(fā)等管理工作；負責員工膳食、節(jié)日福利的購發(fā)等管理工作；負責公司辦公場地的清潔衛(wèi)生監(jiān)督管理；負責員工宿舍的租賃和管理，公司內(nèi)房屋水電維修、環(huán)境衛(wèi)生、治安保衛(wèi)；負責車輛調(diào)度、使

5、用、保養(yǎng)和維修，以及駕駛員管理和交通安全管理等工作；其他檢查、督促各種文件、資料的報送、跟進情況；完成公司安排的其它工作任務；行政部經(jīng)理崗位說明書崗位名稱經(jīng)理類另U崗位編號部門行政部直屬上級職位總裁直接下屬崗位/人數(shù)行政專員、電腦工程師、網(wǎng)站主編、前臺文員、司機。工作協(xié)作關系內(nèi)部協(xié)作關系公司各個職能部門、公司門店外部協(xié)作關系消防、保衛(wèi)等主管部門；工作概要負責公司行政、后勤、安全、網(wǎng)絡、消防、衛(wèi)生等綜合管理和日常事務的處 理，以及外部關系的協(xié)調(diào)，法務處理等工作，確保公司經(jīng)營活動的順利運行。職責類別工作任務說明工作要求制度建設組織人員制訂公司辦公、宿舍、消防、衛(wèi)生、請假等制度、流程，并貫徹執(zhí)行，達

6、到規(guī)范管理的目的；符合公司經(jīng)營要求， 達到控制的目的定期檢查公司辦公、宿舍、消防、衛(wèi)生、請假相關規(guī)章、 制度、流程的合理性與有效性進行并匯報，以及向公司提 出改進建議；制度、流程得到嚴格 執(zhí)行部門計劃編制本部門年度工作計劃，有序開展部門工作，提高部門 工作的目標性；計劃能承接公司目標并切實可行組織、落實本部門工作計劃，并對計劃過程進行監(jiān)控，保 證計劃目標的完成；按期、保質(zhì)完成計劃目標定期對計劃總結和匯報，分析計劃執(zhí)行結果，以不斷提高 計劃編制準確性；總結及時、有對性人員管理依據(jù)公司培訓規(guī)劃，編制本專業(yè)的培訓課件，并按照培訓 計劃進行員工培訓；達到培訓要求開展本部門人員績效計劃的制定、跟蹤與落實

7、工作，以加 強員工績效管理；按期、按人制訂員工 績效計劃指導本部門人員的績效考核與利益分配相結合工作，激勵員工提升業(yè)績；公平、公正與客觀的 進行考核負責對本部門人員的任免建議、請假等人事事宜進行管理；按規(guī)定進行部門員工指導、激勵、培養(yǎng)和職業(yè)生涯規(guī)劃，以督促本部 門員工提高綜合素質(zhì)；員工素質(zhì)達到提高部門員工關系的協(xié)調(diào)及處理工作；避免員工沖突宣傳組織、編寫、審核各類宣傳、參展材料，并進行對內(nèi)、對 外推廣；達到公司宣傳要求負責公司專欄、墻報等宣傳材料的張貼、更新等事宜；符合規(guī)定、無差錯公司內(nèi)部各個部門評優(yōu)、評先等表彰活動的歸口管理；達到激勵員工的效果 :安全保衛(wèi)擬訂公司安全保衛(wèi)目標，并編制公司安全控

8、制檢查計劃， 組織檢查實施；提交及時、無安全隱 患檢查、審核、修訂公司安全保衛(wèi)相關文件；保持最新版本組織編制公司安全保衛(wèi)相關的培訓教材，并實施；達成培訓目標系統(tǒng) 網(wǎng)絡 維護安排人員對公司軟件系統(tǒng)維護、更新和升級；及時、無差錯安排人員進行公司辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)維護，以及網(wǎng)絡安全管理；符合辦公要求組織人員進行公司網(wǎng)頁制作，信息發(fā)布及更新；及時、準確組織人員建立、更新公司辦公數(shù)據(jù)庫；及時、無遺漏審查公司網(wǎng)絡使用權限的分級管理與維護；符合規(guī)定安排人員編制公司辦公自動化培訓材料，并實施；達到培訓要求會議管理收集、整理公司各種會議用的文件資料，擬訂會議議程， 并下發(fā)會議通知；齊全、及時組織、安排公司相關人員參加

9、各種會議，并負責參會人員 簽到；無缺席人員維持會議持續(xù)；有序進行會議對各種會議形成的決議向相關人員進行反饋，跟蹤會議決議執(zhí)行情況，并進行匯報；跟蹤執(zhí)行到位行政管理安排人員負責辦公至人員考勤和處理各種假期；無違規(guī)行為安排人員接待工作，手續(xù)辦理；積極、主動、無差錯綜合處理各部門、各單位意見，協(xié)調(diào)各種關系，營造寬松 的內(nèi)部工作環(huán)境；積極、主動、無矛盾產(chǎn)生負責公司辦公設施配置，辦公設施、用品和勞動用品的米 購和分發(fā)，以及日常管理等工作；滿足辦公所需負責公司信息處理工作， 收集和整理各部門、各單位信息， 為公司領導決策提供參考；信息傳遞順暢、無誤 解組織人員建立公司文件、資料等檔案的分級管理，并嚴格 實

10、施；符合規(guī)定指導人員進行文件、資料的登記、編號、送閱、督辦及歸 檔等工作；及時、無遺漏安排人員進行公司公文、材料印制，以及公文、資料分發(fā)和傳遞；無差錯、無遺漏后勤管理安排人員進行信件、 報刊、雜志的訂閱、收發(fā)等管理工作；及時、無失誤負責員工膳食、節(jié)日福利的購發(fā)等管理工作；滿足要求安排人員進行員工宿舍的租賃和管理，公司內(nèi)房屋水電維修、環(huán)境衛(wèi)生、治安保衛(wèi)；滿足需要、無事故安排人員負責公司辦公場地的清潔衛(wèi)生監(jiān)督管理；衛(wèi)生達到要求負責車輛調(diào)度、使用、保養(yǎng)和維修，以及駕駛員管理和交 通安全管理等工作；車輛完好、無事故其他報送各種文件、資料；及時、準確負責協(xié)調(diào)部門內(nèi)部、部門與公司其它部門間關系；及時、公正

11、完成公司安排的其它工作任務；積極、主動、認真主要工作權限對公司辦公設施、辦公用品的管理權；對公司工作環(huán)境，衛(wèi)生、清潔程度監(jiān)督權；公司公文，會議記錄的管理權；對員工宿舍，工作餐的管理權；車輛調(diào)度使用管理權；公司會議、各種活動的組織權；對下級工作有檢查權；對下級在工作中的爭議有裁判權；在授權范圍內(nèi)，有代表企業(yè)對外聯(lián)絡的權力；有對直接下級崗位調(diào)配的建議權、任命的提名權和獎懲建議權；對所屬下級的管理水平、業(yè)務水平和業(yè)績有考核評價權；任職資格生理要求性別不限年齡30-45身高不限健康狀況良好教育水平大學本科以上學歷專業(yè)要求秘書、中文、公關、行政管理等相關專業(yè)獲取證書中級技術職稱培訓經(jīng)歷受過管理學、管理技

12、能開發(fā)、公共關系、財務知識等方面的培訓。經(jīng)驗要求6年以上工作經(jīng)驗，4年以上行政管理工作經(jīng)驗。；知識熟悉消防、安全、保衛(wèi)等法律、法規(guī)和相關辦事程序； 優(yōu)秀的外聯(lián)與公關能力，具備解決突發(fā)事件的能力； 較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細致； 熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。能力要求做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)；具有很強的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團隊精神，責任心強。用人理念滿足公司用人理念，符合公司的五用五不用用人標準。行政專員崗位說明書崗位名稱行政專員類另U崗位編號部門行政部直屬上級職位經(jīng)理直接下屬崗位/人數(shù)無。工作協(xié)作關系內(nèi)部協(xié)作關系公司各個職能部門、公司門店外部協(xié)作關系

13、消防、保衛(wèi)等主管部門；工作概要負責公司辦公、宿舍等的安全、消防、清潔衛(wèi)生，以及相應的固定資產(chǎn)設備、 設施等的管理，以保障公司員工有一個安全舒適的辦公和休息的環(huán)境。職責類別工作任務說明工作要求安全保衛(wèi)消防擬訂公司安全、保衛(wèi)、消防目標，并編制公司安全、保衛(wèi)、 消防控制檢查計劃，組織檢查實施；提交及時、無安全隱 患編制、修訂公司安全、保衛(wèi)、消防相關文件；保持最新版本定期對公司各種消防、安全設施、設備進行檢查與維護；保持備用狀態(tài)編制公司安全、保衛(wèi)、消防相關的培訓教材，并實施；達成培訓目標宿舍 管理負責公司員工宿舍租賃；及時、無失誤負責公司員工宿舍水電維修、環(huán)境衛(wèi)生、治安保衛(wèi)工作；無事故負責編制宿舍用品

14、米購計劃，并進行購買與分發(fā)；滿足需要建立完善公司員工宿舍所用各種設備設施臺帳、定期進行檢查使用情況；保證完好負責員工宿舍紀律檢查與管理；無違規(guī)行為負責協(xié)調(diào)員工宿舍維修工作；積極、主動旦傳協(xié)助上級編寫各類宣傳文件，制作參展材料，并進行推廣；積極、主動負責公司專欄、墻報等宣傳材料的張貼、更新等事宜；辦公室管理依據(jù)公司經(jīng)營情況， 擬訂公司辦公用品、 辦公設施、消防、 安全等采購計劃；提交及時；負責辦辦公用品、節(jié)日福利用品的購買與分發(fā)；及時、滿足質(zhì)量負責建立公司辦公室所用各種固定資產(chǎn)管理臺帳和卡片， 并不斷進行更新與完善；帳、卡、物三相符負責固定資產(chǎn)的使用、 更新、調(diào)撥管理，并辦理相關手續(xù)， 使資產(chǎn)落

15、實到相應使用人；明確到人負責對辦公用固定資產(chǎn)進行日常維護，并定期組織進行資產(chǎn)盤店。資產(chǎn)完好負責定期檢查辦公室清潔衛(wèi)生；加強辦公區(qū)域的5S管理；環(huán)境舒適負責辦公室防火、防盜等安全、消防管理；無事故發(fā)生負責協(xié)調(diào)打印機、復印機、傳真機等辦公設施的維修、維護工作保證正常辦公裝修管理公司辦公至、門店裝修方案的具體執(zhí)仃與洛頭滿足辦公、銷售需要其他檢查、督促各種文件、資料的報送、跟進情況；及時、準確負責協(xié)調(diào)部門內(nèi)部、部門與公司其它部門間關系；及時、公正完成公司安排的其它工作任務；積極、主動、認真主要工作權限對公司辦公設施、辦公用品的管理權；對公司工作環(huán)境，衛(wèi)生、清潔程度監(jiān)督權；對損壞辦公設備設施行為的處罰建

16、議權；對員工宿舍，工作餐的管理權；在授權范圍內(nèi)，有代表企業(yè)對外聯(lián)絡的權力；對違反宿舍紀律行為的處罰建議權；對違反消防、防火規(guī)定行為的糾正權；任職資格生理要求性別不限年齡25-35身高不限健康狀況良好教育水平大專以上學歷專業(yè)要求公關、行政管理等相關專業(yè)獲取證書中級技術職稱培訓經(jīng)歷受過管理學、管理技能開發(fā)、公共關系、消防知識等方面的培訓。經(jīng)驗要求4年以上工作經(jīng)驗，2年以上行政、后勤管理工作經(jīng)驗。；知識熟悉消防、安全、保衛(wèi)等法律、法規(guī)和相關辦事程序； 優(yōu)秀的外聯(lián)與公關能力，具備解決突發(fā)事件的能力； 熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。能力要求做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)；工作細致認真，謹慎細心、責任

17、心強；具有很強的人際溝通協(xié)調(diào)能力，團隊意識強。用人理念滿足公司用人理念，符合公司的五用五不用用人標準。電腦工程師崗位說明書崗位名稱電腦工程師類另U崗位編號部門行政部直屬上級職位經(jīng)理直接下屬崗位/人數(shù)無。工作協(xié)作關系內(nèi)部協(xié)作關系公司各個職能部門、公司門店外部協(xié)作關系電腦經(jīng)銷商、軟件公司等；工作概要負責公司電腦、網(wǎng)絡設備與設施的安裝、維修，及其日常維護管理工作；公 司網(wǎng)絡系統(tǒng)更新與升級處理，各種數(shù)據(jù)庫完善與備份建檔，確保公司網(wǎng)絡系統(tǒng)的 正常運行。職責類別工作任務說明工作要求電腦 設施 網(wǎng)絡 維護建立與完善公司電腦、監(jiān)控設施、網(wǎng)絡等設施的使用、維 護管理制度，跟進執(zhí)行情況，并進行反饋；滿足管理要求負

18、責電腦、監(jiān)控設備、設施購置，協(xié)助安裝，以及日常修 理與維護；正常運行負責公司網(wǎng)絡使用權限的分級管理與維護；符合規(guī)定負責公司網(wǎng)絡布線設計、實施，以及日常使用維護；正常運行組織計算機、網(wǎng)絡使用的應用培訓工作；達到培訓目標負責購置計算機硬件、網(wǎng)絡設備；達到質(zhì)量目標網(wǎng)絡 建設 維護搭建與配備計算機網(wǎng)絡，根據(jù)需求設計網(wǎng)絡方案；滿足公司要求與網(wǎng)絡供應商配合維護和監(jiān)控公司局域網(wǎng)，保證其正常運行；正常運行預防網(wǎng)絡故障，并制定網(wǎng)絡受到攻擊后的緊急處理措施；快速處理設計制作公司網(wǎng)頁；達到設計目標系統(tǒng) 維護安裝和維護公司計算機、服務器系統(tǒng)軟件和應用軟件，同時為其他部門的軟硬件提供技術支持；及時、主動、積極負責公司軟

19、件系統(tǒng)的更新、升級；及時、準確對數(shù)據(jù)進行日常維護，保持數(shù)據(jù)在服務器中的容量；滿足運行要求負責機房運行記錄及對各網(wǎng)點出現(xiàn)問題進行備檔；齊備、無差錯建立公司計算機管理的軟硬件檔案文件；資料完備其他報送各種文件、資料；及時、準確完成公司安排的其它工作任務；積極、主動、認真主要工作權限對公司電腦、網(wǎng)絡設備設施的管理權；對違反電腦、網(wǎng)絡設備設施操作規(guī)定的行為有制止權；在公司授權下，有對各種數(shù)據(jù)的備份權；對網(wǎng)絡及網(wǎng)頁設計的建議權；在公司授權下，有對各個電腦的監(jiān)控權；有權對各電腦安裝防火墻；對各電腦軟件進行更新、升級的建議權；在授權范圍內(nèi)，有代表企業(yè)對外聯(lián)絡的權力；任職資格生理要求性別不限年齡28-40身高

20、不限健康狀況良好教育水平大學本科以上學歷專業(yè)要求通信、電子工程、計算機及其相關專業(yè)獲取證書中級技術職稱培訓經(jīng)歷受過管理學、管理技能開發(fā)、公共關系、財務知識等方面的培訓。經(jīng)驗要求4年以上工作經(jīng)驗，2年以上計算機網(wǎng)絡維護工作經(jīng)驗；知識有較強的計算機技術背景；熟悉計算機系統(tǒng)結構和軟硬件管理技術； 具有服務器操作系統(tǒng)工作經(jīng)驗； 有豐富的計算機及相關設備操作維護經(jīng)驗。能力要求踏實肯干，耐心細致，有責任心；學習能力強，善于分析思考問題；思路清晰，獨立性強，富有團隊合作精神。用人理念滿足公司用人理念，符合公司的五用五不用用人標準。網(wǎng)站主編崗位說明書崗位名稱網(wǎng)站主編類另U崗位編號部門行政部直屬上級職位經(jīng)理直接

21、下屬崗位/人數(shù)無。工作協(xié)作關系內(nèi)部協(xié)作關系公司各個職能部門、公司門店外部協(xié)作關系行業(yè)網(wǎng)站等；工作概要負責公司網(wǎng)站欄目設計， 網(wǎng)站文件資料編輯， 以及網(wǎng)站資料定期更新與維護， 提出網(wǎng)站推廣建議方案，責頭施行，并跟進推廣效果，確保公司網(wǎng)站點擊率不斷 提升，提高公司網(wǎng)站影響力。職責類別工作任務說明工作要求網(wǎng)頁 設計 維護策劃、編輯、執(zhí)行網(wǎng)站欄目，編寫策劃文案與宣傳文檔；符合要求制定并不斷完善頁面制作規(guī)范；達到規(guī)范目的更新和維護網(wǎng)站內(nèi)容；及時、保證質(zhì)量制作頁面、網(wǎng)站前臺的小型程序和特殊效果；達到效果策劃、組織、實施各種網(wǎng)上活動，策劃和投放各種宣傳素 材。及時、無遺漏、達到 宣傳效果新聞發(fā)布公司新聞、宣

22、傳資料的網(wǎng)站發(fā)布；及時、正確行業(yè)動態(tài)信息的收集、整理與發(fā)布；網(wǎng)頁 推廣選擇、分析與評估各種網(wǎng)頁推廣方式，并提出推廣建議；提交及時、有建設性監(jiān)控公司網(wǎng)頁運行，以及對外推廣的連接；及時跟進聯(lián)系各種與公司行業(yè)相關的網(wǎng)站，并米取適當方式與其建立連接；提升公司網(wǎng)站影響力其他報送各種文件、資料；及時、準確完成公司安排的其它工作任務；積極、主動、認真主要工作權限對公司網(wǎng)站推廣建議權；對公司網(wǎng)站設計的建議權；在授權下，有對公司網(wǎng)頁內(nèi)容的發(fā)布權；對不滿足規(guī)定的資料，有權拒絕發(fā)布；任職資格生理要求性別不限年齡25-35身高不限健康狀況良好教育水平大學本科以上學歷專業(yè)要求新聞、中文、計算機或相關專業(yè)；獲取證書中級技

23、術職稱培訓經(jīng)歷受過管理學、網(wǎng)絡營銷、公共關系等方面的培訓。經(jīng)驗要求3年以上網(wǎng)站工作經(jīng)驗； 2年以上網(wǎng)站主編工作經(jīng)驗；知識練掌握Ofice等辦公軟件，至少有一種較熟練的漢字輸入法；有媒體編輯知識；熟練掌握Photoshop等圖形圖像處理軟件，對Flash有一疋了解。能力要求路清晰，思維活躍，有創(chuàng)意；耐心細致，自信，有韌性，獨立工作能力強； 有一定的組織協(xié)調(diào)能力，善于與他人合作。用人理念滿足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人標準。前臺文員崗位說明書崗位名稱前臺文員類另U崗位編號部門行政部直屬上級職位經(jīng)理直接下屬崗位/人數(shù)無。工作協(xié)作關系內(nèi)部協(xié)作關系公司各個職能部門、公司門店外部協(xié)作關系來訪客人

24、；工作概要負責公司總機電話轉(zhuǎn)接、來訪人員接待、各種傳真、信件等收發(fā)工作；以及 員工飲食采購與分發(fā)，員工考勤等事宜，確保服務周到熱情。職責類別工作任務說明工作要求來訪接待轉(zhuǎn)接總機電話；及時、無差錯接待來訪人員，并通報相關部門；熱情、主動對各種來訪人員進仃登記；仔細、完整收發(fā)收發(fā)傳真、信件和報刊；提交及時、有建設性打印、復印文件各種表格、文件；及時跟進后勤管理易耗辦公用品的發(fā)放、帳目記錄等；及時、準確員工飲食方面的采購、分發(fā)；提供及時承辦員工考勤和外出登記；無違規(guī)行為更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式；全面、準確來客、會議期間的茶水服務工作；熱情、周到其他報送各種文件、資料；及時、準確完成公司安排的其它工作任務；積極、主動、認真主要工作權限有權拒絕閑雜人員進入公