(完整版)公司會議管理辦法(試行)

1、公司會議管理辦法（試行） 第一章 總則 第一條 為進一步加強我公司會務(wù)工作管理，規(guī)范會議組織服務(wù)程序，嚴肅會議紀律，提高會議質(zhì)量，增強會議效果，降低會議成本，不斷提高會務(wù)管理服務(wù)水平，結(jié)合公司實際，特制訂本管理辦法。 第二條 會議召開應(yīng)遵循如下原則： （一） 高效原則。會議召開應(yīng)確有必要，注重實效，主題鮮明，準備充分，嚴禁召開沒有明確目的、缺乏實際內(nèi)容的研討會、座談會、經(jīng)驗交流會等。 （二） 精簡原則。大力精簡會議，盡量縮短會期和控制會議規(guī)模，減少與會人員。盡量控制大型會議召開；能合并召開的會議統(tǒng)籌合并召開；對可開可不開的會議堅決不開；對能會下協(xié)調(diào)解決或用其他方式解決問題的盡量不開會議。 （三

2、） 節(jié)約原則。會議要厲行勤儉節(jié)約，嚴禁鋪張浪費。 第三條 本辦法適用于公司各類會議組織管理。 第二章 會議的組織管理及分類 第四條 辦公室為各類會議工作的歸口管理部門，負責(zé)指導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類會議工作，制定和修訂會議管理有關(guān)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。 會議提擬人或主辦部門負責(zé)會議的組織工作，并有 第五條權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。 第六條 各項會議依據(jù)公司召開會議的性質(zhì)由主辦部門和協(xié)辦部門共同完成。主辦部門會議工作的主要負責(zé)部門，統(tǒng)籌完成會議各項工作；協(xié)辦部門需在主辦部門的指導(dǎo)下協(xié)助完成會議有關(guān)工作。 第七條 公司召開的會議主要分為以下幾類： （一） 省公司、集團公司到公司內(nèi)視察、調(diào)研、檢查、指

3、導(dǎo)、接洽等召開的會議，由辦公室負責(zé)召開； （二） 省公司本部各部門、外省公司、兄弟地（市）公司在我公司召開的與公司經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)的會議，由相關(guān)部門主要負責(zé)，辦公室給予配合； （三） 省公司、集團公司在我公司舉辦或由我公司承辦的大型會議及交流研討會，由相關(guān)部門主要負責(zé)，辦公室給予配合； （四） 公司組織召開的各類工作會、表彰會，由辦公室負責(zé)召開； （五） 專業(yè)研討會、部門日常工作等內(nèi)部各類會議，由各相關(guān)部門主要負責(zé)； （六） 其它需要公司承辦的各類會議，辦公室具體負責(zé)，相關(guān)部門給予配合。 第三章 會議提擬與審批 第八條 為充分有效利用公司會議資源 ，公司各類會議的召開必須由主辦部門提前提擬，履行審

4、批程序，經(jīng)批準后方可組織實施。（會議的提擬和審批詳見會議室、酒店管理辦法） 第四章 會議的計劃與統(tǒng)籌 第九條 會議計劃一經(jīng)公司審批同意，如無特殊情況應(yīng)如期召開。 第十條 凡已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前一天報請辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。 第十一條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。 第五章 會議準備及總結(jié)工作 第十二條 會議通知遵照以下規(guī)定： （一） 已列入月度會議計劃表

5、的會議，月中無需調(diào)整的，不再另行通知，由部門按月度會議計劃表直接通知與會人； （二） 屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知： 1.未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議； 2.雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明； 其它提擬人認為應(yīng)另行通知的情況。3. （三） 會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門； （四） 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。 第

6、十三條 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定： （一） 會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準備的組織工作； （二） 會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。 第六章 會議組織 第十四條 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。 第十五條 主持人須遵守以下規(guī)定： （一） 主持人應(yīng)不遲于會前10分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備； （二） 主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說

7、明； 主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，會議進行中， （三）對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率； （四） 屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見； （五） 主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。 第十六條 與會人須遵守以下規(guī)定： （一） 應(yīng)準時到會，并在會議簽到表上簽到； （二） 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題； （三） 遵循會議主持人對議程控制的要

8、求； （四） 屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言； （五） 遵守會議紀律； （六） 做好本人的會議紀錄。 第十七條 主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責(zé)。 第十八條 會議記錄 （一） 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。 （二） 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責(zé)記錄。會議記 錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1.各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報公司辦公室備案），負責(zé)本部門會議及本部門負責(zé)組織的會議的記錄工作。 2.會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。 3.公

9、司總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)理秘書負責(zé)會議記錄工作；公司總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。 （三） 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1.以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。 2.會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 3.對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。 4.會議原始記錄應(yīng)于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。 5.做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。 第十九條 會議紀要 （一） 下列情況下，應(yīng)整理會議紀要： 公司各類臨時行政會議；1.

10、2.須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議； 3.其它主持人要求整理會議紀要的會議。 （二） 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。 第二十條 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： （一） 本部門負責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機要檔案及時轉(zhuǎn)辦公室統(tǒng)一歸檔備查。 （二） 本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 （三） 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第七章 會議跟進 第二十一條 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會

11、議主持人另有指定的，從主持人指定。 第二十二條 公司總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由辦公室負責(zé)落實，總經(jīng)理另有指定的，從集總經(jīng)理指定。 第二十三條 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。 第八章 會議紀律及獎懲 參會人員要嚴格按照會議通知要求，準時參加 第二十四條會議，不得遲到、早退，不能參加會議要及時向主管部門履行請假手續(xù)。參會時需按規(guī)定著裝并按指定位置就座。 第二十五條 參會人員應(yīng)提前進入會場，原則上提前十分鐘，不準遲到、早退和中途退場（如有緊急事務(wù)處理，須經(jīng)主持人批準后方可離場）。對遲到早退者處以50元/人次的罰款。無故缺席者處100元/人次的罰款 第二十六條 參會人員需帶好筆記本，做好會議記錄，積極發(fā)言，踴躍提出各種合理化的意見和建議，同時注意保持會場衛(wèi)生，維持會場秩序，不得在會場內(nèi)交頭接耳，閑談。 第二十七條 會議期間，一律關(guān)閉通訊工具或調(diào)為靜音，不得頻繁出入會場，不得大聲喧嘩、交頭接耳。發(fā)言要有順序，主動服從主持人安排，如有不同意見或建議，應(yīng)以禮待人、協(xié)商解決或會