公司辦公室管理設(shè)計(jì)方案

1、會(huì)計(jì)學(xué)1公司辦公室管理設(shè)計(jì)方案公司辦公室管理設(shè)計(jì)方案第1頁(yè)/共18頁(yè) 董 事 會(huì) 董 事 長(zhǎng) 監(jiān) 事 會(huì) 總 經(jīng) 理戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì) 技術(shù)中心 營(yíng)銷(xiāo)中心 管理中心技術(shù)品管部辦公室主任財(cái)務(wù)部人力資源部投資管理部東南亞銷(xiāo)售部歐洲銷(xiāo)售部中東銷(xiāo)售部美洲銷(xiāo)售部成套部財(cái)務(wù)規(guī)劃委員會(huì)供應(yīng)管理部市場(chǎng)運(yùn)作部行政秘書(shū)法律事務(wù)電腦維修網(wǎng)絡(luò)管理文書(shū)傳真司機(jī)保潔員第1頁(yè)/共18頁(yè)第2頁(yè)/共18頁(yè)部門(mén)名稱(chēng)部門(mén)名稱(chēng) 辦公室職能：職能： 負(fù)責(zé)為公司管理層提供決策支持，保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行；進(jìn)行公司形象推廣、公關(guān)和公司企業(yè)文化建設(shè)，負(fù)責(zé)公司法律事務(wù)、行政支持工作 考核指標(biāo)及權(quán)重：考核指標(biāo)及權(quán)重：制度建設(shè)完善性 公

2、司網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的穩(wěn)定性 員工滿意度 固定資產(chǎn)狀況 后勤支持投訴率 重要任務(wù)完成情況 上級(jí)：上級(jí)：管理總監(jiān)擬設(shè)崗位：擬設(shè)崗位：辦公室主任法律顧問(wèn)電腦維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)行政秘書(shū)前臺(tái)、文書(shū)、司機(jī)、清潔工 涉及流程名稱(chēng)：涉及流程名稱(chēng)：重大活動(dòng)組織流程印章管理流程計(jì)算機(jī)維修流程文件借閱流程第2頁(yè)/共18頁(yè)第3頁(yè)/共18頁(yè)部門(mén)職責(zé)：部門(mén)職責(zé)：1.負(fù)責(zé)組織制定和完善公司各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督各項(xiàng)制度執(zhí)行情況2.負(fù)責(zé)組織制定公司長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，制定公司年度工作計(jì)劃3.負(fù)責(zé)來(lái)訪人員的接待，組織公司各種會(huì)議和其它重大活動(dòng)4.負(fù)責(zé)對(duì)公司總經(jīng)理指示和總經(jīng)理辦公會(huì)決議進(jìn)行督辦與落實(shí)5.負(fù)責(zé)文書(shū)、印章管理、合同審查及一般法律事務(wù)處理

3、6.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部出差管理與支持、文件的打印、復(fù)印及辦公設(shè)備的維修、養(yǎng)護(hù)、車(chē)輛管理、辦公場(chǎng)所的使用管理、辦公用品（低值易耗品）的采購(gòu)與管理、固定資產(chǎn)采購(gòu)與管理、檔案圖書(shū)管理、保密、安全、消防和清潔衛(wèi)生等工作7.負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)、網(wǎng)站及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、管理和日常維護(hù)8.負(fù)責(zé)公司對(duì)外的形象宣傳與公關(guān)，對(duì)內(nèi)企業(yè)文化建設(shè)。9.完成總經(jīng)理交辦的其它工作第3頁(yè)/共18頁(yè)第4頁(yè)/共18頁(yè)第4頁(yè)/共18頁(yè)第5頁(yè)/共18頁(yè)確立會(huì)議目的確立會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間參加人員會(huì)議要求會(huì)議全過(guò)程確定會(huì)議具體時(shí)間確定會(huì)議地點(diǎn)通知參加人員會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議文件、材料準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)錄擬定成文監(jiān)督執(zhí)行執(zhí)行反饋會(huì)議發(fā)起人辦公室參加人員會(huì)議紀(jì)錄者指定人

4、會(huì)議各環(huán)節(jié)會(huì)議各環(huán)節(jié)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人第5頁(yè)/共18頁(yè)第6頁(yè)/共18頁(yè)相關(guān)人員工作辦公室協(xié)助董事會(huì)會(huì)議秘書(shū)準(zhǔn)備會(huì)議召開(kāi)各項(xiàng)事宜轉(zhuǎn)發(fā)通知，并發(fā)送至參會(huì)人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置董事會(huì)會(huì)議確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)審核會(huì)議通知后轉(zhuǎn)發(fā)至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)及以下級(jí)會(huì)議參加會(huì)議人員準(zhǔn)備相應(yīng)的資料、文件 確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議紀(jì)錄會(huì)議紀(jì)錄擬定成文，并通報(bào)執(zhí)行監(jiān)督相關(guān)部門(mén)會(huì)議決議的執(zhí)行向總經(jīng)理反饋相關(guān)部門(mén)執(zhí)行情況總經(jīng)理級(jí)會(huì)議會(huì)議分類(lèi)辦公室工作參加會(huì)議人員準(zhǔn)備相應(yīng)的文件、資料被指定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄并擬定成文相關(guān)人員監(jiān)督實(shí)

5、施董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織會(huì)議事宜參會(huì)人員準(zhǔn)備相應(yīng)的資料、文件被制定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄并擬定成文提出申請(qǐng)由會(huì)議召開(kāi)人向辦公室提出召開(kāi)會(huì)議請(qǐng)求填寫(xiě)“會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)單”，注明召開(kāi)時(shí)間、參加人員、議題、目的、所需硬件設(shè)備等第6頁(yè)/共18頁(yè)第7頁(yè)/共18頁(yè)總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室辦公室提出會(huì)議需要會(huì)議記錄擬定會(huì)議通知審核合格下發(fā)否是文件下發(fā)監(jiān)督執(zhí)行擬定成文各部門(mén)各部門(mén)審批準(zhǔn)備相關(guān)材料辦公室主辦公室主任任第7頁(yè)/共18頁(yè)第8頁(yè)/共18頁(yè)相關(guān)人員工作負(fù)責(zé)活動(dòng)的全過(guò)程。確定活動(dòng)時(shí)間、場(chǎng)所、員工所需自備的物品等擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行場(chǎng)所布置安排食宿、公車(chē)及其他車(chē)輛負(fù)責(zé)解決活動(dòng)中的意外事件公司內(nèi)部員工

6、活動(dòng)各類(lèi)慶?；顒?dòng)、旅游、聚餐等制定詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃確定活動(dòng)時(shí)間、場(chǎng)所擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行活動(dòng)場(chǎng)所布置根據(jù)需要安排食宿、公車(chē)及其他所需車(chē)輛負(fù)責(zé)接待、禮品、娛樂(lè)等事項(xiàng)公司形象宣傳資料制作負(fù)責(zé)解決活動(dòng)中的意外事件活動(dòng)后總結(jié)工作以公司為主的活動(dòng)接待相關(guān)單位、上級(jí)單位來(lái)訪與新聞媒體的接觸其他活動(dòng)活動(dòng)負(fù)責(zé)人安排活動(dòng)進(jìn)行的具體事項(xiàng)，開(kāi)展活動(dòng) 確定活動(dòng)場(chǎng)所根據(jù)需要，審核通知后發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行活動(dòng)場(chǎng)所布置食宿安排、公車(chē)安排、禮品、娛樂(lè)等事項(xiàng)安排協(xié)助解決活動(dòng)中的意外事件根據(jù)部門(mén)需要提供相應(yīng)的其他配合以部門(mén)為主的活動(dòng)銷(xiāo)售部門(mén)、供應(yīng)管理部客戶(hù)來(lái)訪等財(cái)務(wù)部接待相關(guān)的機(jī)構(gòu)檢查

7、等人力資源部開(kāi)展的在公司進(jìn)行的培訓(xùn)等其他部門(mén)活動(dòng)重大活動(dòng)分類(lèi)辦公室工作參加活動(dòng)人員準(zhǔn)備相應(yīng)的文件、資料根據(jù)辦公室需要進(jìn)行相應(yīng)配合參加人員做相應(yīng)的準(zhǔn)備提出申請(qǐng)由活動(dòng)負(fù)責(zé)人提出重大活動(dòng)申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)“舉辦重大活動(dòng)申請(qǐng)單”，注明舉辦時(shí)間、場(chǎng)所、參加人員、事由、食宿安排、公車(chē)安排、其他設(shè)備安排等撰寫(xiě)活動(dòng)計(jì)劃，報(bào)交辦公室第8頁(yè)/共18頁(yè)第9頁(yè)/共18頁(yè)各部門(mén)各部門(mén)總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室主辦公室主任任部門(mén)需求活動(dòng)計(jì)劃審核同意審批同意執(zhí)行否是否是辦公室辦公室第9頁(yè)/共18頁(yè)第10頁(yè)/共18頁(yè)各固定資產(chǎn)及低值易耗品需求部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)交辦公室辦公室審核后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批本著成本最低原則進(jìn)行采購(gòu)。專(zhuān)業(yè)性固定資產(chǎn)及低

8、值易耗品采購(gòu)應(yīng)由相關(guān)人員協(xié)助采購(gòu)采購(gòu)后應(yīng)由總經(jīng)理進(jìn)行審批、確認(rèn)專(zhuān)業(yè)性固定資產(chǎn)及低值易耗品采購(gòu)回來(lái)后應(yīng)經(jīng)其確認(rèn)固定資產(chǎn)、低值易耗品采購(gòu)回來(lái)后，報(bào)交相關(guān)單據(jù)給財(cái)務(wù)部入賬辦公室登記固定資產(chǎn)卡片按固定資產(chǎn)、低值易耗品類(lèi)別、使用部門(mén)分別進(jìn)行登記，以便進(jìn)行固定資產(chǎn)核算、低值易耗品和部門(mén)費(fèi)用核算安排固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)事宜對(duì)投入使用的固定資產(chǎn)及低值易耗品進(jìn)行日常的保養(yǎng)和維修，最大限度的延長(zhǎng)固定資產(chǎn)及低值易耗品有效使用壽命對(duì)所修理的固定資產(chǎn)進(jìn)行修理情及低值易耗品況登記在年末由辦公室及財(cái)務(wù)部聯(lián)合在某一固定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行固定資產(chǎn)及低值易耗品盤(pán)點(diǎn)，保證及低值易耗品帳實(shí)相符查明帳實(shí)不符原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理對(duì)于需處置固定資

9、產(chǎn)，低值易耗品，填寫(xiě)“固定資產(chǎn)處置單”或“低值易耗品處置單”，經(jīng)社皮后進(jìn)行相應(yīng)處理對(duì)需處置的，填寫(xiě)及時(shí)報(bào)交財(cái)務(wù)部相關(guān)單據(jù)入賬各部門(mén)固定資產(chǎn)低值易耗品需求預(yù)算注：2000元以上為固定資產(chǎn)，200元-2000元為低值易耗品預(yù)算采購(gòu)登記領(lǐng)/借用報(bào)廢、處理對(duì)固定資產(chǎn)及低值易耗品領(lǐng)用進(jìn)行登記，核算部門(mén)固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用對(duì)固定資產(chǎn)及低值易耗品借用進(jìn)行登記，確保安全使用、按時(shí)歸還每年預(yù)算期各部門(mén)在規(guī)定期限內(nèi)向辦公室提交部門(mén)固定資產(chǎn)及低值易耗品需求預(yù)算辦公室審核后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入辦公室年度固定資產(chǎn)低值易耗品采購(gòu)總預(yù)算，報(bào)交財(cái)務(wù)部維修盤(pán)點(diǎn)第10頁(yè)/共18頁(yè)第11頁(yè)/共18頁(yè)各部門(mén)各部門(mén)辦公室辦公室總經(jīng)理總經(jīng)

10、理管理總監(jiān)管理總監(jiān)采購(gòu)申請(qǐng)審批簽字詢(xún)價(jià)采購(gòu)付款記賬固定資產(chǎn)卡片注：2000元以上財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部審批簽字簽字審批確認(rèn)后領(lǐng)用審核第11頁(yè)/共18頁(yè)第12頁(yè)/共18頁(yè)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)部門(mén)辦公室主辦公室主任任硬件維護(hù)硬件維護(hù)員員維修申請(qǐng)檢查處理方案審批權(quán)限同意是是否維修反饋表維修維修登記第12頁(yè)/共18頁(yè)第13頁(yè)/共18頁(yè)提出統(tǒng)計(jì)分析的內(nèi)容提出數(shù)據(jù)分析目的選擇分析工具統(tǒng)計(jì)分統(tǒng)計(jì)分析析提出信息需求內(nèi)容、框架協(xié)助進(jìn)行信息條定義數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)建立建立輸入原始數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)收數(shù)據(jù)收集集信息相關(guān)部門(mén)信息相關(guān)部門(mén)辦公室辦公室確定信息系統(tǒng)框架、定義信息條根據(jù)部門(mén)需求提出軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案提交自行設(shè)計(jì)或外購(gòu)軟件系統(tǒng)建議經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行設(shè)

11、計(jì)或購(gòu)買(mǎi)系統(tǒng)軟件安裝、調(diào)試、建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份監(jiān)督檢查數(shù)據(jù)輸入情況確保信息系統(tǒng)保密性、安全性提供數(shù)據(jù)接口保證分析工具自動(dòng)化進(jìn)行日常維護(hù)，保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)第13頁(yè)/共18頁(yè)第14頁(yè)/共18頁(yè)公司理念的企業(yè)文化的核心辦公室負(fù)責(zé)公司的核心價(jià)值觀、企業(yè)哲學(xué)等的提煉在實(shí)際工作中倡導(dǎo)這種理念，將這種理念逐漸灌輸給員工在公司不斷成長(zhǎng)的過(guò)程中，要注重隨著內(nèi)外條件變化不斷對(duì)企業(yè)文化進(jìn)行調(diào)整、更新、豐富、發(fā)展公司管理制度是企業(yè)文化的體現(xiàn)公司人力資源部統(tǒng)籌規(guī)劃公司的各項(xiàng)制度建立由各部門(mén)進(jìn)行相關(guān)制度的制定，匯總到人力資源部辦公室負(fù)責(zé)從公司理念的貫徹、企業(yè)文化建設(shè)的角度對(duì)制度進(jìn)行審核培訓(xùn)、刊物、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)信息

12、、組織員工活動(dòng)等載體是企業(yè)文化建設(shè)的主要途徑新員工培訓(xùn)及公司員工企業(yè)文化培訓(xùn)中，辦公室要協(xié)助人力資源部豐富培訓(xùn)內(nèi)容，由人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施培訓(xùn)辦公室負(fù)責(zé)公司內(nèi)部刊物發(fā)行、網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布、更新，倡導(dǎo)并向員工灌輸公司核心價(jià)值觀、經(jīng)營(yíng)哲學(xué)等辦公室負(fù)責(zé)定期組織開(kāi)展員工活動(dòng)，通過(guò)活動(dòng)的形式宣傳、推廣、深化企業(yè)文化，增強(qiáng)員工對(duì)公司文化的認(rèn)同感樹(shù)立榜樣人物是企業(yè)文化建設(shè)的主要方法樹(shù)立典型人物，號(hào)召全體員工向榜樣看齊。定期評(píng)選優(yōu)秀員工，并給予優(yōu)秀員工精神與物質(zhì)的雙重獎(jiǎng)勵(lì)。宣傳優(yōu)秀事跡，將企業(yè)精神深入人心。載體建設(shè)制度建設(shè)理念建設(shè)樹(shù)立典型人物企 業(yè) 文 化 建 設(shè)員工行為規(guī)范是企業(yè)文化的體現(xiàn)人力資源部負(fù)責(zé)制定員工行

13、為規(guī)范辦公室負(fù)責(zé)從公司理念的貫徹、企業(yè)文化建設(shè)的角度對(duì)制度進(jìn)行審核第14頁(yè)/共18頁(yè)第15頁(yè)/共18頁(yè)相關(guān)人員工作辦公室協(xié)助董事會(huì)會(huì)議秘書(shū)準(zhǔn)備會(huì)議召開(kāi)各項(xiàng)事宜轉(zhuǎn)發(fā)通知，并發(fā)送至參會(huì)人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置董事會(huì)會(huì)議確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)審核會(huì)議通知后轉(zhuǎn)發(fā)至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)及以下級(jí)會(huì)議參加會(huì)議人員準(zhǔn)備相應(yīng)的資料、文件 確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議紀(jì)錄會(huì)議紀(jì)錄擬定成文，并通報(bào)執(zhí)行監(jiān)督相關(guān)部門(mén)會(huì)議決議的執(zhí)行向總經(jīng)理反饋相關(guān)部門(mén)執(zhí)行情況總經(jīng)理級(jí)會(huì)議會(huì)議分類(lèi)辦公室工作參加會(huì)議人員準(zhǔn)備相應(yīng)的文件、資料被指定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄并擬定成文相關(guān)人員監(jiān)督實(shí)施董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織會(huì)議事宜參會(huì)人員準(zhǔn)備相應(yīng)的資料、文件被制定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄并擬定成文提出申請(qǐng)由會(huì)議召開(kāi)人向辦公室提出召開(kāi)會(huì)議請(qǐng)求填寫(xiě)“會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)單”，注明召開(kāi)時(shí)間、參加人員、議題、目的、所需硬件設(shè)備等第15頁(yè)/共18頁(yè)第16頁(yè)/共18頁(yè)各部門(mén)各部門(mén)總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室主辦公室主任任部門(mén)需求活動(dòng)計(jì)劃審核同意審批同意執(zhí)行否是否是辦公室辦公室第16頁(yè)/共18頁(yè)第17頁(yè)/共18頁(yè)提出統(tǒng)計(jì)分析的內(nèi)容提出數(shù)據(jù)分析目的選擇分析工具統(tǒng)計(jì)分統(tǒng)計(jì)