公司會計(jì)電算化管理制度

1、中通建設(shè)公司會計(jì)電算化管理制度一、會計(jì)電算化崗位責(zé)任制（一）會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會 計(jì)崗位?；緯?jì)崗位可包括：會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算各崗、稽 核、會計(jì)檔案管理等工作崗位。 電算化會計(jì)崗位包括直接管理、 操作、 維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。（二）電算化會計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分如下：1. 電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求 具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識， 以及相關(guān)的會計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)， 可 由會計(jì)部經(jīng)理兼任。2. 軟件操作：負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記 賬憑證、會計(jì)賬簿、報(bào)表，和進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求具備 會計(jì)軟件操作

2、知識， 達(dá)到會計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平； 可由基本 會計(jì)崗位的會計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。3. 審核記賬： 負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù) （記賬憑證和原始憑證 等 ） 進(jìn)行審核，操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報(bào) 表進(jìn)行確認(rèn)； 此崗要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識， 達(dá)到會計(jì)電算化初級 知識培訓(xùn)的水平，可由主管會計(jì)兼任。4. 電算維護(hù)：負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi) 會計(jì)數(shù)據(jù)； 此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會計(jì)知識， 經(jīng)過會計(jì)電算化中級知 識培訓(xùn)，應(yīng)由專職人員擔(dān)任。5. 數(shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì) 算機(jī)和會計(jì)知識， 達(dá)到會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)的水平，

3、可由會計(jì)部 經(jīng)理兼任。二、會計(jì)電算化操作管理制度1. 明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對 操作密碼要嚴(yán)格管理， 指定專人定期更換密碼， 杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操 作會計(jì)軟件。2. 預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核 而登記機(jī)內(nèi)賬簿。3. 操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計(jì)軟件。4. 根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作日志，記錄 操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。三、計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度1. 保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計(jì)電算化的前提 條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意 外事故的發(fā)生。2

4、. 確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非 法修改和刪除，建立如“口令” 、只讀等措施；對磁性介質(zhì)存放的數(shù) 據(jù)要保存雙備份。3. 對正在使用的會計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對通用會計(jì)軟件進(jìn)行升 版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作， 要有一定的審批手續(xù)； 在軟件 修改、升版和硬件更換過程中，要保證實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全， 并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。4. 健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證 會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性，如安裝不間斷電源，保證停電時(shí)，能有時(shí)間保存 資料。5. 健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施：如安裝殺毒軟件，且每星 期更新殺毒軟件， 每星期掃描內(nèi)存； 嚴(yán)禁外來人員的軟盤在

5、本公司計(jì) 算機(jī)上使用等。6建立系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)體系，由電算主管及電算維護(hù)人員定期分 析。四、電算化會計(jì)檔案管理制度1. 電算化會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁 性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會 計(jì)數(shù)據(jù)；會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表 （包括報(bào)表格 式和計(jì)算公式 ）等數(shù)據(jù)。2. 電算化會計(jì)檔案管理是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計(jì)檔案進(jìn)行管理，由會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)。3. 對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作， 重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。4. 采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案， 要定期進(jìn)行檢查，

6、定期進(jìn)行復(fù)制， 防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。5. 通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會 計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序， 視同會計(jì)檔案保管， 保管 期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。五、本制度是公司會計(jì)制度的重要部分，由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)制 定，解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財(cái)務(wù)總監(jiān)。六、本規(guī)范自 2002 年 1 月 1 日起實(shí)施。附件：會計(jì)電算化基礎(chǔ)工作規(guī)范1. 目的 由于本公司的會計(jì)核算工作已分別完成電算化進(jìn)程相當(dāng)長的時(shí) 間，針對相當(dāng)一部分的（即除銀行、現(xiàn)金賬外）手工賬已經(jīng)取消，管 理上需要用新的方法、 新的規(guī)定來保障核算質(zhì)量， 以及確保系統(tǒng)穩(wěn)定 持續(xù)地運(yùn)行。

7、特制定本規(guī)定。2. 財(cái)務(wù)部電腦管理2.1 財(cái)務(wù)部電腦在公司電腦方的管理下在部門內(nèi)根據(jù)工作需要進(jìn) 行調(diào)配。2.2 部門內(nèi)電腦及財(cái)務(wù)軟件的密碼屬于財(cái)務(wù)機(jī)密，不得向部門以 外的人員泄露。2.3 使用外部軟秀須經(jīng)電腦房進(jìn)行防病毒檢測，證明無病毒后方 可使用。2.4 如遇電腦異常須及時(shí)報(bào)告并請電腦方人員進(jìn)行維護(hù)。3. 財(cái)務(wù)軟件的管理3.1 系統(tǒng)管理3.1.1 由系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)軟件的使用、用戶權(quán)限分配 等事宜。3.1.2 系統(tǒng)管理人員要嚴(yán)守超級用戶密碼不被泄露， 并定期更換。3.1.3 系統(tǒng)操作人員自行設(shè)置密碼并注意保密及定期更換。3.2 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理3.2.1 財(cái)務(wù)電腦數(shù)據(jù)信息系包含全部與財(cái)務(wù)

8、有關(guān)的賬簿資料、各 種報(bào)表、分析性資料及其它部門報(bào)送財(cái)務(wù)保存或經(jīng)財(cái)務(wù)加工處理后而 生成的信息。3.2.2 全部電腦數(shù)據(jù)的所有權(quán)屬于本公司所有，未經(jīng)授權(quán)不得將 數(shù)據(jù)攜帶到公司以外在地方或者復(fù)制提供給非財(cái)務(wù)的人員。3.2.3 任何人不論何種原因離開公司時(shí)，都不得帶走、修改或破壞電腦數(shù)據(jù)，違者將受到公司或法律的追究。3.2.4 為增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)因受電腦病毒感染等問題 使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)遭到到破壞、丟失，相關(guān)崗位和全體操作者，應(yīng)嚴(yán)格遵守 操作規(guī)定和安全規(guī)定。3.2.5 個(gè)人電腦單機(jī)數(shù)據(jù) 個(gè)人電腦單機(jī)數(shù)據(jù)系指個(gè)人因工作需要而制作的各處財(cái)務(wù)揶 表、說明及報(bào)告等輔助資料。 由于個(gè)人電腦單機(jī)數(shù)據(jù)所有權(quán)屬于

9、公司所有， 未經(jīng)授權(quán)不得將 數(shù)據(jù)設(shè)置密碼、 攜帶到公司以外在地方或者復(fù)制提供給非財(cái)務(wù)部的人 員。 個(gè)人電腦所制作的所有文件完成后均須打印后存檔， 并同時(shí)打 印出文件在電腦中所存在的目錄、文件名稱、表格名稱、制表人、打 印日期及時(shí)間要素，便于文件的查找。 個(gè)人電腦中所存在的文件無論文件大小、資料重要程度，在電 腦硬盤允許存放的情況下，不要輕易將文件刪除。 對于重要文件要做好軟盤備份工作， 并在備份盤標(biāo)簽上注明備 份內(nèi)容。3.2.6 服務(wù)器及內(nèi)部網(wǎng)上數(shù)據(jù) 財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)須每季度打印并存檔，確保數(shù)據(jù)安全。 由系統(tǒng)管理員進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)的備份工作。 系統(tǒng)管理員必須 每天下班前在外掛硬盤進(jìn)行備份， 采取單

10、雙日兩套備份制度， 單日備 份時(shí)覆蓋上次單日備份數(shù)據(jù)，雙日備份時(shí)覆蓋上次雙備份數(shù)據(jù)。 每月結(jié)賬后進(jìn)行一次年度備份，年度備份一共 12次，到下年 度的同月備份時(shí)覆蓋 。 每月至少一次與電腦工程師一起檢查日常備份的效果。4. 電腦核算4.1 記賬憑證的編制4.1.1 記賬憑證必須按要求輸入， 科目運(yùn)用需符合會計(jì)制度要求。 特別要注意借貸方的紅藍(lán)字運(yùn)用， 以不影響賬務(wù)正常的借貸方發(fā)生額為妥4.1.2 記賬憑證的摘要應(yīng)簡明、扼要，每行應(yīng)根據(jù)科（子目）內(nèi) 容分別輸入，并能說明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。4.1.3 發(fā)生調(diào)賬業(yè)務(wù)時(shí)，若情況復(fù)雜的，必須要附有詳細(xì)的書面 的說明。4.1.4 記賬憑證編制輸入后，須由制

11、證人打印、粘貼附件后簽字 或蓋章，再由憑證審核人結(jié)合電腦分錄審核簽字（章） 。4.1.5 記賬憑證的所有內(nèi)容不得涂改，若發(fā)生錯(cuò)誤應(yīng)在電腦中改 寫并重新打印。4.1.6 記賬憑證必須寫清附件張數(shù)、附件應(yīng)粘貼可靠防止遺失。 記賬憑證的附件未經(jīng)請示（部門經(jīng)理） ，嚴(yán)禁抽出。經(jīng)同意抽出的， 應(yīng)予復(fù)印并在復(fù)印件上書面說明，并加蓋審核章。4.1.7 現(xiàn)金、銀行收付憑證在收付款同時(shí)，出納員和收款人必須 簽字。4.1.8 所有收、付、轉(zhuǎn)憑證的附件，在收款或付款及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)完 成的同時(shí)，必須由相關(guān)人員加蓋收、付、轉(zhuǎn)訖章。4.2 記賬憑證的審核4.2.1 記賬憑證的審核除注意以上內(nèi)容外，還應(yīng)審核原始憑證的 合法性與

12、合理性及會計(jì)分隸的合法、 合理性（如原始憑證的核銷手續(xù) 是否健全， 是否符合國家與企業(yè)的相關(guān)制度規(guī)定， 原始憑證本身是否 合法有效；會計(jì)分錄運(yùn)用是否得當(dāng)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的表達(dá)是否正確，處理 本身是否會給企業(yè)造成額外經(jīng)濟(jì)損失等） 、審核單證金額是否一致等。5.1 初始化5.1.1 會計(jì)軟件的初始化工作，必須按照會計(jì)軟件的說明書和用 戶使用手冊， 以及國家財(cái)政部對會計(jì)核算的相關(guān)規(guī)定， 企業(yè)與部門對 核算的特殊要求進(jìn)行，力求科學(xué)、完整。5.1.2 根據(jù)核算要求相關(guān)子目至少設(shè)置三級。5.1.3 必須設(shè)置多欄式的費(fèi)用明細(xì)賬。5.1.4 按現(xiàn)行制度要求的格式設(shè)置各種會計(jì)報(bào)表5.1.5 所有期初數(shù)據(jù)的輸入，必須是根據(jù)會計(jì)業(yè)務(wù)的要求，對所 有必須分解的科目余額進(jìn)行分解。 因定資產(chǎn)科目必須按存放地點(diǎn)逐筆 錄入。5.2 電腦核算 由于會計(jì)軟件自動生成電腦賬余額，確保了計(jì)算過程的準(zhǔn)確性， 徹底解放了記賬與結(jié)賬的工作。因此，