辦公室5S管理手冊-

1、辦公室 5S 管理手冊一、目的為配合公司質量管理體系的有效實施，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛，提升員工真、善、美的品質，不斷規(guī)范日常工作，促使5S 活動向 " 形式化 - 行事化 - 習慣化 " 演變，塑造公司良好的形象，特編寫了辦公室5S 管理手冊。二、范圍5S 管理手冊詳實地介紹了5S 的定義、目的、效用，推行要求。三、定義與目的5S 就是整理 （ SEIRI ）、整頓（ SEITON）、清掃（ SEISO）、清潔（ SETKETSU）、素養(yǎng)（ SHITSUKE）五個項目，因日語的羅馬拼音均以"S"開頭，簡稱為5S。1S- 整理定義：區(qū)分要

2、與不要的東西，工作現(xiàn)場除了要用的東西以外，其他一切都不放置。目的：將 " 空間 " 騰出來活用2S- 整頓定義：要的東西依規(guī)定定位、定方法擺放整齊，明確數(shù)量，明確標示。目的：不浪費 " 時間 " 找東西，提高工作效率。3S- 清掃定義：清除工作現(xiàn)場內的臟污，并防止污染的發(fā)生。目的：消除 " 臟污 " ，保持職場干干凈凈、明明亮亮4S- 清潔定義：將上面3S 實施的做法制度化，規(guī)范化，維持其成果。目的：通過制度化來維持成果5S- 素養(yǎng)定義：培養(yǎng)文明禮貌習慣，按規(guī)定行事，養(yǎng)成良好的工作習慣。 目的：提升 " 人的品質 "

3、; ，成為對任何工作都講究認真的人四、 5S 實施要求辦公室要求辦公桌圖 1 入座后左邊辦公桌電話電腦屏幕臺式文件柜鍵盤紙簍鼠標便箋座椅筆筒日歷活動辦公柜過道文件架圖 2 入座后右邊辦公桌臺式文件柜鼠標電話電腦屏幕鍵盤紙簍便箋筆筒日歷座椅文件架活動辦公柜過道桌面文件柜物品擺放標準各部門可按本部門特點制定規(guī)范，內部統(tǒng)一。建議按照如下標準存放文件：第一層待辦文件第二層待辦文件第三層已辦文件第四層已辦文件第五層已辦文件文件夾使用標準（ 1）均統(tǒng)一選用藍色系文件夾（ 2）目錄標準1、尺寸： 5.5X30cm2、字體標準：華文中宋小初3、對齊方式：上對齊4、顏色：白底黑字序號內容時 間負責人1無污點，無

4、灰塵每日使用者2桌面不得放置私人物品每日使用者3每日使用的物品整齊有序固定位置擺放（包括電話、文件柜、每日使用者電腦、個人使用的打印機、文件夾、日歷、筆筒、便箋），不得擺放閑置不用的物品（每日均不使用）（圖一、二）4文件柜應整齊，將待辦文件和已辦文件由上到下有序排列，每日使用者可參見桌面文件柜物品擺放標準。5文件夾整齊豎立，不影響正常工作，（每月不使用的資料不每日使用者得放置在桌面的文件夾）5文件分類區(qū)分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的按需要使用者個人資料應區(qū)分，設置獨立的文件夾，標識后進行區(qū)域存放，并將使用頻繁的資料文件夾放置在其他材料的外部。一月使用一次的物品、每天都使用的物品和每

5、小時都要使用的物品應保存在辦公桌或隨身攜帶。6文件夾應粘貼標識，標識應醒目區(qū)分所存材料，區(qū)分是否進使用前使用者行處理（嚴禁將保密材料放置在桌面上）參見文件夾使用標準使用文件盒，參見文件盒使用標準7電腦以及打印機等電器連接線不應過長，固定連接線應有序每日使用者打結和捆綁8辦公抽屜應擺放整齊，并按照使用頻次依次由里至外、下至每日使用者上的循序擺放，零散物品應裝盒或袋，個人物品應放在抽屜的最下層。參見辦公柜物品擺放標準。立式文件柜物品符合擺放標準9衣服柜應整齊掛在個人衣柜中每日使用者10電腦顯示器置寫字臺左前角或中間，豎式主機置桌面下。每日使用者11卡座屏風：除規(guī)定張貼的使用者信息外，內外側不允許有

6、任每日使用者何張貼。12垃圾簍置寫字臺下，罩塑料袋，桌洞下不得堆積雜物。每日使用者13每日整理桌面，關閉電源，整理物品，保持固定的位置離開前使用者文件盒使用標準（1） 均統(tǒng)一選用藍色系文件夾與牛皮紙文件盒（2）側面目錄標準1、尺寸： 4X18.3cm2、字體標準：宋體初號加黑3、對齊方式：上對齊4、顏色：白底黑字（3）首頁目錄標準1、目錄格式標準分為序號、編號、文件名稱、備注（見附表）2、編號標準要求QHDMCC（秦皇島移動） -ZHB（部門開頭字母） -X001（X文件編號）3、目錄紙張標準： B54、字體標準（范例）（4） 封面目錄標準（橫幅）1、尺寸：2、字體標準：宋體加黑二號3、對齊方

7、式：居中3、顏色：底色為白色（5）、文件索引要求1、同類型文件需加裝封面，封面可采用粘貼、鐵夾或裝訂形式，按順序自下而上錯開索引標志2、索引標志只需要手寫編號即可3、首個文件索引從文件底部開始辦公柜物品擺放標準（1）活動辦公柜物品分層標準如下圖所示：第一層辦公用品第二層筆記本、學習記錄、培訓筆記第三層個人用品（包、茶葉）（2）第一層抽屜擺放規(guī)范訂書器計算器散物架立式文件柜物品擺放標準（ 1）頂部無雜物 ( 少量綠色植物除外 )（ 2）柜體整齊、凈 , 玻璃清潔無手印（ 3）上柜第一層放置各種業(yè)務書籍、學習書籍, 第二層放置各種檔案文件夾（ 4）下柜放置各種物品或需保存資料, 并貼明標簽區(qū)隔物品

8、種類型號（ 5）標簽按照公司統(tǒng)一標準制作 , 粘貼辦公室要求辦公椅序號內容時 間負責人1無污點，無灰塵每日使用者2辦公椅上不得放置或者搭掛衣服或背包等物品每日使用者3辦公椅應整齊放置在固定位置上，方向應對應辦公桌，不得歪斜每日使用者4人離開時椅子調正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞內每日使用者辦公室要求公用設施序號內容時 間負責人1無污點，無灰塵每日使用者2公用設施應放置在指定專用位置上，便于共同使用每日使用者3辦公室設施應進行標識， 并明確責任者和監(jiān)督者以及設備狀每日使用者態(tài)（紅色代表故障，綠色代表正常）4報刊、圖書等擺放架應整齊， 看后及時放在報架上，每半月每日使用者及時更新報紙。 每年

9、不使用的圖書或資料及時撤柜，并要時存檔。圖書資料擺放應統(tǒng)一方向，便于識別。 使用后應原位放好。5暫時存放文件的存儲柜應整齊，文件應分類分區(qū)標識后擺每日使用者放，便于查閱。機密文件應專人上鎖保管。6下班前及時關閉電源每日責任人辦公室要求地面和墻壁序號內容時 間負責人1無污點，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，污穢應即擦拭除去每日使用者2垃圾分類，并送往指定地點每日使用者3地面無紙屑、煙頭（辦公室內禁止吸咽）每日使用者4地面不得長期（5 天以上）堆放物品（包括資料），臨時堆每日使用者放物品應放在制定的區(qū)域 （不得影響正常進出） ，整齊擺放5墻壁上懸掛的壁畫、宣傳材料等不得歪斜每日責任人6窗臺上除放置的花草外， 不

10、得放置其他物品， 每個墻臺放置每日責任人的花草數(shù)量應小于 3，并均勻放置，花草大小應適宜，不得影響正常工作?？菸幕ú輵皶r撤離7門窗玻璃上除粘貼責任人標簽和部門標識外，不允許粘貼其每日責任人它物品會議室要求序號內容時 間負責人1無污點，無灰塵，垃圾及時清理每日責任者2公用設施應放置在指定專用位置上，便于共同使用， 并保持每日責任者整潔， 配套設施應齊全和完整（如飲水機桶裝水、紙杯、茶葉等），核查食物品不超過保質期3公用設施應進行標識， 并明確責任者和監(jiān)督者以及設備狀態(tài)每日責任者（紅色代表故障，綠色代表正常）4桌椅應完好，離開會議室前，應將椅子推放到桌子下。每日使用者5會議室門外應對會議室的使

11、用狀態(tài)進行標識，如會議室正在每日使用者使用，空閑6會議室墻臺上禁止防止任何物品，保持清潔每日責任人7長期使用會議室（超過一天）應按照辦公室要求實施每日使用者8臨時使用的電源線應安全整齊每日使用者9桌面堆放的材料應有序，不得平鋪在整個會議室中每日使用者10離開前應關閉所有電源設施每日使用者吸煙間要求序號內容時 間負責人1地面無污點，無灰塵每日責任者2公用設施應放置在指定專用位置上，便于共同使用， 并保持每日責任者整潔3煙灰缸應整潔放在桌面上每日責任者4煙灰缸中的煙蒂不應超過煙灰缸的1/2每日責任者5吸煙時應關門，即使排氣每日使用者6離開后關閉電源每日使用者走廊要求序號內容時 間負責人1地面無污點

12、，無灰塵每日責任者2公用設施應放置在指定專用位置上，便于共同使用， 并保持每日責任者整潔3消防設施應整齊放置在消防柜中每日責任者4消防水帶應整齊盤整放入消防柜中每日責任者5消防設備應標示，紅色表示故障，綠色標志正常可用每日責任者6消防柜正常打開，不得鎖閉每日責任者7消防指示燈正常，懸掛整齊，不得出現(xiàn)歪斜每日責任者8走廊內不得放置雜物每日責任者9廊燈完好，無故障每日責任者10墻壁上除統(tǒng)一懸掛壁畫或者文件宣傳等內容外，不得懸掛其每日責任者他物品11壁畫或者文件宣傳材料應統(tǒng)一樣式，在相同高度上懸掛， 不每日責任者得歪斜12下班后關閉電源每日使用者五、 5S 現(xiàn)場管理檢查與獎懲辦法（一）檢查組成員組成

13、及職責省公司組成以內審檢查室為首的 5S 項目檢查小組，分公司成立以黨群工作部為首的檢查小組，組成小組成員，履行如下職責：1 、制定并下發(fā)階段性檢查標準；2、記錄檢查內容，向被檢查者解釋5S 內部審核中出現(xiàn)的不合格項和需改進的方面；3、對糾正和預防措施的反饋進行跟蹤管理。（二）檢查的形式、周期及內容5S 檢查分為個人自查、部門檢查、分公司檢查和省公司檢查。1、個人自查（ 1）個人整理流程為先整理文件辦公用品清理桌面。（ 2）清理各自責任設備，流程為先清理外部雜物外表衛(wèi)生內部衛(wèi)生關閉電源。（ 3）清掃完畢，進行自我檢查合格后。部門：序號檢查區(qū)域1 辦公區(qū)域辦公桌面2辦公桌下5S 自查標準檢查結果

14、：優(yōu)秀：合格：不合格5S 自我診斷表5S 小組評價檢查內容檢查標準YN非必需品是具體標準見表格下方否棄除顯示屏放在標準位置 ;面、縫隙無灰塵鍵盤放在標準位置 ;面、縫隙無灰塵鼠標放在標準位置 ;纜線、面、底無灰塵筆筒放在標準位置 ;不超過 2 支筆 /無雜物文件無隔日文件文件架（夾）分類、分頁水杯放在標準位置 ;1、紙張大小一致； 2、紙面無涂改；3、貼士板無翹角私人物品無1、無灰塵；2、無雜物；電腦主機3、擺放位置統(tǒng)一電纜1、集束捆綁；2、目視隱藏；立式文件柜頂部立式文件柜上部3立式文件柜下部1、周表無灰塵；2 、上部無雜物；移動辦公柜3、抽屜有標示；4 、內部無雜物、私物； 5、物品分類存

15、放雜物無地面無紙屑、灰塵紙簍1、放在標準位置 ;、廢棄物不超過 1/2 ；雜物無衛(wèi)生狀況無灰塵玻璃面衛(wèi)生1、無手?。? 、無灰塵；狀況1、無傾斜；2、有打印版標示； 、文件夾無過期文件；零散文件無隔日文件雜物無私人物品無特殊物品標標簽齊全簽散落文件無散落、全部入夾私人物品無監(jiān)督員：2、部門檢查（1）各部門辦公室人員依次作為5S監(jiān)督員，行使監(jiān)督職能， 每人一周。（ 2）5S 監(jiān)督員每日早晨上班時按照標準（見表： 5S 自查標準）對各區(qū)域人員的清理狀況進行檢查，檢查不合格地方則放上“紅色”目視牌，并認真做記錄，以備 5S 項目小組檢查。（ 3）每周部門主任抽查一次：各部門領導對整個辦公區(qū)域進行綜合

16、檢查，檢查內容包含（見下表：部門主任檢查表） ；對檢查出的問題應當即責令責任人立即整改并跟進整改狀況；檢查表格請留存，以備5S項目組旬查與月查，并記入績效考核。部門主任檢查表辦公現(xiàn)場檢查表總評優(yōu)良一般差天氣狀況陰晴雨日期 20年月日檢查時間段辦公室照明系統(tǒng)辦公室地面衛(wèi)生情況-天花板上燈泡是否有損壞Y/N-地面是否有紙屑Y/N -天花板四角是否有蛛網(wǎng)Y/N-地面是否有灰塵、污漬Y /N -空調風口是否有灰塵 Y /N 辦公室物品擺放規(guī)范檢查所有設備-所有臺面物品是否統(tǒng)一定位擺放Y/N （參見擺放規(guī)范）-復印機外部是否整潔Y/N-綠色植物是否干凈、底托無灰塵Y/N-復印機內部部是否整潔Y/N-抽查

17、姓名辦公桌面衛(wèi)生，是否合格Y /N -打印機外部是否整潔Y/N-抽查姓名桌面文件柜，物品擺放是否合格Y /N -打印機內部是否整潔Y/N-抽查姓名活動辦公柜，物品擺放是否合格Y /N -傳真機內、外部是否整潔Y /N 辦公室文件存放溫度-抽查姓名文本文件是否目錄、索引俱全Y/N -溫度度，是否適中Y /N-抽查姓名電腦桌面是否符合要求 Y /N （冬季： 20 度夏季： 26 度）-抽查姓名硬盤文件是否分類、分時間存放Y /N 辦公室宣傳信息-抽查姓名是否存在游戲程序 Y /N -報刊雜志是否擺放整齊Y/N主要問題-報刊雜志是否有過期Y /N （報紙 3 天之內、雜志當月（季）整改反饋檢查人

18、：3、分公司檢查（ 1）每旬檢查一次。（ 2）5S 項目組、各部門副主任以上人員參與組成檢查組。（ 3）周一公布檢查結果，并執(zhí)行獎懲。（ 4）近期檢查表附后供參考：（部門 中心）辦公現(xiàn)場檢查表日期 20年月日檢查時間段辦公區(qū)域辦公室地面衛(wèi)生情況-辦公用品擺放是否一致Y /N -地面是否有紙屑Y /N -辦公區(qū)域有無非必需品Y /N -地面是否有灰塵、污漬Y /N -文件柜內物品擺放是否合格Y /N 綠色植物是否干凈、底托無灰塵Y /N 問題項說明：問題項說明：檢查所有設備-責任人是否明確 Y /N 抽查項-復印機外部是否整潔Y/N-抽查辦公桌面，是否合格 Y/N -復印機內部部是否整潔Y/N-

19、抽查桌面文件柜，物品擺放是否合格Y /N -打印機外部是否整潔Y/N-抽查活動文件柜，物品擺放是否合格Y /N -打印機內部是否整潔Y/N-抽查衣柜，物品擺放是否合格Y /N -傳真機內、外部是否整潔Y /N 問題項說明：問題項說明：辦公室文件存放辦公室宣傳信息-文本文件是否目錄、索引俱全Y /N -報刊雜志是否擺放整齊Y /N-電腦桌面是否符合要求Y /N -報刊雜志是否有過期Y /N -硬盤文件是否分類、分時間存放Y /N （報紙 10 天之內、雜志當季）-是否存在QQ 或游戲程序Y/N 問題項說明：問題項說明：自檢記錄是否完備Y /N 問題項說明：檢查人 ：3、省公司檢查（ 1）每年檢查一次。（ 2）5S 項目組以及相關人員組成檢查組。（ 3）周一公布檢查結果，并執(zhí)行獎懲。（ 4）近期檢查表附后供參考：分公司（部門 中心）辦公現(xiàn)場檢查表日期 20年月日檢查時間段辦公區(qū)域辦公室地面衛(wèi)生情況-辦公用品擺放是否一致Y /N -地面是否有紙屑Y /N -辦公區(qū)域有無非必需品Y /N -地面是否有灰塵、污漬Y /N -文件柜內物品擺放是否合格