檔案管理在企業(yè)中的作用

1、太原大學(xué)畢業(yè)論文中文題目：檔案管理在企業(yè)中的作用學(xué)號：20090101242姓名：左慧慧年級：2009級系另U：文法系專 業(yè)：文 秘完成日期：2012年3月10日指導(dǎo)教師：馬靖老師太原大學(xué)畢業(yè)論文（設(shè)計）誠信聲明本人鄭重申明：所呈交的畢業(yè)論文檔案管理在企業(yè)中的作用是本人在指導(dǎo)老 師的指導(dǎo)下，獨立研究和寫作的成果。論文中除加以明確標注的地方 外，已不包含他人已經(jīng)發(fā)表的學(xué)術(shù)成果或他人為獲得高等院校學(xué)位而 使用過的材料。本人完全意識到此申明的一切法律結(jié)果并愿獨白承擔。特此申明畢業(yè)論文（設(shè)計）作者簽名：日期：2012年 月 日i檔案管理在企業(yè)中的作用摘要經(jīng)濟的快速發(fā)展全球一體化的到來， 極大的刺激了國

2、內(nèi)企業(yè)的發(fā)展，尤其是 民營企業(yè)的發(fā)展。使企業(yè)之間的聯(lián)系不在局限于本國和本行業(yè)， 所以大量的信息 和證據(jù)表明企業(yè)的檔案管理變越來越收到企業(yè)管理者的注意。 檔案管理是企業(yè)管 理中的重要組成，與其他方面的管理有所不同，它不是只局限與某一領(lǐng)域的管理 活動，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情， 而是需要企業(yè)中所有人員共 同參與的情況下才能取得一定成效的事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就失去希望和活力，檔 案管理工作也是如此，這就需要企業(yè)中全體成員創(chuàng)新思路，全面開拓檔案管理中 的各項功能。本論文主要從四個方面分析檔案管理的重要作用。一是檔案管理在 市場活動中的地位，二是檔案工作對企業(yè)權(quán)益的維護不可忽視， 三是檔案管

3、理的 具體操作原則和對企業(yè)文化的影響，四是檔案管理對信息的有效控制。關(guān)鍵字：檔案管理經(jīng)濟保障資源規(guī)劃檔案信息化歸納提升價值11摘 要,，(3 )中文目錄(4)I II 555555555555555555555555 r /一、檔案管理在市場活動中的地位5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5( 5 )二、檔案工作對企業(yè)權(quán)益的維護不可忽視5 5 5 5 5 5 5 5 5 5( 6 )(一) 檔案工作對保護知識產(chǎn)權(quán)維護合法權(quán)益起著主導(dǎo)作用55(6)(二) 企業(yè)檔案的安全與完整企業(yè)檔案安全維護同樣不可忽視，(6)三、檔案管理具體操作原則和對企業(yè)文化的影響5 5 5 5 5 5( 68)

4、(一) 企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)有著十分重要的作用。55(6)(二) 檔案管理的具體操作原則和提升價值。5 5 5 5 5 5 5 5(6)1 .材料的收集和整理是保證檔案質(zhì)量至關(guān)重要的第一步 5 5 5 5( 7)2. 企業(yè)檔案管理遵循的原則5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5( 7 )3. 企業(yè)檔案作為一種“產(chǎn)品”的價值提升5 5 5 5 5 5 5 5 5 5(7 )四、檔案管理對信息的有效控制5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5( 89)(一) 企業(yè)的檔案管理要實現(xiàn)信息化5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5( 8 )(二) 企業(yè)的檔

5、案管理要加強對信息的反饋控制5 5 5 5 5 5 5( 9)參考文獻 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5( 1 0 )致謝(11>5555555555555555555555555一、檔案管理在市場活動中的地位正隨著我國計劃經(jīng)濟體制向社會主義市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變，社會主義市場經(jīng) 濟體制的逐步建立，意味著優(yōu)勝劣汰。要想在激烈的市場經(jīng)濟競爭中站穩(wěn)腳跟， 開拓市場，必須改變事業(yè)單位計劃經(jīng)濟模式，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，推行現(xiàn)代企業(yè)管理， 即“事改企”成為在國家宏觀調(diào)控下的自主經(jīng)營、自負盈虧、自我發(fā)展、自我約 束的法人實體和市場競爭主體.推行現(xiàn)代企業(yè)管

6、理，作為企業(yè)單位兩大財富的人 才和檔案，其中檔案是廣大職工辛勤勞動的結(jié)晶，在企業(yè)管理中應(yīng)該怎樣提高檔 案工作的地位和作用是值得探討的。大量事實證明，檔案在企業(yè)管理中有著不可忽視的作用。首先，檔案管理對企業(yè)的大量資料進行保存和加以利用，實現(xiàn)共享和增值。 一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信 用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實物等等。將這 些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場經(jīng)濟時代企業(yè)家決策要根據(jù) 各種資料、數(shù)據(jù)、信息，搞好企業(yè)需要匯集各方面信息，對決策而言，信息與人 才、資金同等重要，有時甚至更重要。沒有資料管理、數(shù)字管理、信

7、息管理，就 無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會。目前，企業(yè)檔案管理特別是中小民營企業(yè)檔 案管理普遍比較薄弱，主要原因是企業(yè)老板的檔案意識不強， 管理方式原始，其 至還存在不知檔案為何物，更談不上檔案利用了。有的即便是利用檔案也是很原 始的，忽視了檔案為企業(yè)文化、形象、企業(yè)精神等方面的二次深層次開發(fā)。要改 變這一狀況，企業(yè)管理者必須樹立知識管理思想， 企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的需要建立科 學(xué)的檔案管理制度，包括對各類文件、材料的歸檔整理、檔案保管、保密、借閱 和銷毀等內(nèi)容，并對企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識進行有效識別、全面搜集、科學(xué)的 加工和充分的運用，以此促進知識共享、鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識增值，它是利 用企業(yè)集

8、體智慧提高企業(yè)應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力的重要途徑。其次，檔案管理可以簡化工作程序，提高企業(yè)管理。企業(yè)管理千頭萬緒，但 不論業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財務(wù)資金，企業(yè)文化、社區(qū)往 來等等，都離不開企業(yè)檔案、文印收發(fā)、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務(wù)性的 工作。相關(guān)人員要有原始憑證、文件記錄保存的習慣；要有程序制度逐級辦理的 手續(xù)履行；要有回執(zhí)、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本；要有 當事人的墨跡、影像、聲音、照片、字條等等，都是法律證據(jù)的基本要素。最后，檔案管理對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展都有特殊作用。 企業(yè)檔案指的是企業(yè)在各項 經(jīng)營、生產(chǎn)活動中形成的對社會、國家及本企業(yè)具有保存價值的文字、

9、圖標以及 聲響等形式不同的歷史記錄。企業(yè)在日常的工作當中，注重對各種文件材料的形 成和積累，并且按照特定的要求科學(xué)的進行分類整理，統(tǒng)一對企業(yè)各部門和各種 載體檔案進行管理，來使得檔案能夠有效的被利用。企業(yè)檔案的重要性表現(xiàn)為四個方面。第一是，企業(yè)的檔案起著企業(yè)科技發(fā)展過程中催化劑的作用；第二是，企業(yè)檔案的科技檔案是企業(yè)知識形態(tài)的生產(chǎn)力：第三是，企業(yè)檔案是社會效益和企業(yè)經(jīng)濟效益的表現(xiàn)形式；第四是，企業(yè)的檔案的企業(yè)文化中的重要內(nèi)容，是企業(yè)能夠成功的金橋。二、檔案工作對企業(yè)權(quán)益的維護不可忽視（一）檔案工作對保護知識產(chǎn)權(quán)維護合法權(quán)益起著主導(dǎo)作用企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)包括專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)及商業(yè)秘密等，是企業(yè)知

10、識創(chuàng) 新的成果，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和核心知識資本。企業(yè)檔案真實記錄了企業(yè)進 行知識創(chuàng)新的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證，當發(fā)生 知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，檔案能起到至關(guān)重要的作用，是企業(yè)保護知識產(chǎn)權(quán)的有力武器。 企業(yè)在經(jīng)濟運作之中難免要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多。 企業(yè)要想減少經(jīng)濟運作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經(jīng)營管理中謹慎、 細致地保存好較為翔實完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，供起訴、應(yīng)訴之用，這樣才能在經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。（二）企業(yè)檔案的安全與完整企業(yè)檔案安全維護同樣不可忽視。企業(yè)檔案的安全是對企業(yè)檔案實施良好的管理和保護，做好檔案的保密工 作，嚴格防止企

11、業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴格遵守企業(yè)檔案中所 包含的涉密事項，來保護企業(yè)的知識產(chǎn)群，維護企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)檔案完整的維護，從數(shù)量上來講，就是要保證企業(yè)檔案內(nèi)容上的齊全配 套；從質(zhì)量上講，就是要保持企業(yè)檔案的內(nèi)在有機聯(lián)系和系統(tǒng)性；在范圍上，應(yīng) 涵蓋企業(yè)的全部工作活動所產(chǎn)生的各種形式、 各種門類的檔案文書，嚴防檔案進 行人為地凌亂堆砌和加以割裂。便于社會和企業(yè)對企業(yè)檔案的有效利用對企業(yè)檔案的利用不只是企業(yè)檔案 工作的基本出發(fā)點，也是企業(yè)進行檔案工作的最終目的所在。 企業(yè)檔案管理工作 能夠不斷延續(xù)中得到發(fā)展的原因就在于它對社會存在一定的利用價值。對企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的

12、始終和各個環(huán)節(jié)，而且，其也是對檔案管理工作進行檢驗的根本標準。三、檔案管理的具體操作原則和對企業(yè)文化的影響（一）企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)有著十分重要的作用。首先，表現(xiàn)在檔案能夠真實地記錄企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展過程中的點點滴滴 和對企業(yè)文化的歸納、梳理。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化的記錄不是一種簡單的 記錄，而是通過分類與分析使員工和領(lǐng)導(dǎo)能更好地認活公司的文化建設(shè)成就與不 足。其次，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕” ， 從而更好地服務(wù)于企業(yè)檔案還必須逐年分類設(shè)置， 歸納整理，經(jīng)過活化才能有價 值。要把檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合， 通過辦公自動化、管理信息系統(tǒng)、客 戶關(guān)系

13、管理、供應(yīng)鏈管理、企業(yè)資源計劃等應(yīng)用系統(tǒng)，加快信息化進程，充分發(fā) 揮檔案的功能和作用。公司的發(fā)展戰(zhàn)略。檔案機構(gòu)可看作是一個系統(tǒng)，目前這一系統(tǒng)運行不暢，功效的發(fā)揮難如人意，如部門設(shè)置隨意，更換頻繁，重復(fù)低效， 工作被動，責任與權(quán)利分離，狀態(tài)失控，工作內(nèi)容也因領(lǐng)導(dǎo)的更換而有大的變化 等等?？傊?，人為因素十擾太大，直接影響到企業(yè)檔案工作的客觀性、連續(xù)性和 科學(xué)性，其最終結(jié)果是服務(wù)效果差，而服務(wù)質(zhì)量是服務(wù)行業(yè)的生命，是評估這一 系統(tǒng)的關(guān)鍵因素。要解決企業(yè)檔案系統(tǒng)目前存在的矛盾， 提高服務(wù)質(zhì)量，必須也只有從管理上 找出路，建立起企業(yè)檔案系統(tǒng)的質(zhì)量保證體系， 重視環(huán)節(jié)乃至全過程的管理，加 強監(jiān)督，排除導(dǎo)致

14、系統(tǒng)脫離所需狀態(tài)的各種影響，才能使企業(yè)檔案系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì) 量帶來極大的改觀。最后，企業(yè)檔案系統(tǒng)管理必須強調(diào)全面管理意識。從企業(yè)檔案的特點來看， 企業(yè)檔案管理必須要強調(diào)“三全”管理要素。企業(yè)檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富、門 類繁多、形式多樣。企業(yè)的檔案不僅來源于企業(yè)的各種組織機構(gòu)， 而且還來源于 個人。既有以紙質(zhì)為載體的，也有以膠片、磁片、磁帶、磁盤、光盤和各類信息 軟盤等為載體的。根據(jù)檔案形成的規(guī)律，這些分散的材料，只有在經(jīng)過收集、整 理、立卷歸檔后才能轉(zhuǎn)化為檔案。（二）檔案管理的具體操作原則和提升價值。1. 材料的收集和整理是保證檔案質(zhì)量至關(guān)重要的第一步材料收集是檔案工作的第一道工序，它是保證檔案質(zhì)

15、量至關(guān)重要的第一步。企業(yè)檔案是由企業(yè)各管理機構(gòu)和廣大職工在生產(chǎn)、 科研、管理、服務(wù)及其它各項 活動中分散產(chǎn)生并通過檔案工作部門和相關(guān)人員收集整理而形成的。 企業(yè)檔案形 成的分散性和種類的多樣性決定了企業(yè)必須要建立起檔案收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)， 建立起 一支專兼職相結(jié)合的檔案員隊伍。對于一些重要部門和承擔重要科研項目的單位或課題任務(wù)的課題組，除了有專、兼職的檔案人員外，還需要明確這些部門的重要負責人必須要有專人負責督 抓檔案工作，這樣才能確保檔案材料收集的渠道暢通。在材料收集過程中，既要 強化依法建檔，乂要注意正確劃分歸檔范圍。既要防止“有文必檔”的片面做法， 乂要防止“應(yīng)交不交”的錯誤傾向。材料收集應(yīng)豐

16、富和足量，但是乂不能單純求數(shù)量。材料收集必須要做到，該 歸檔的材料決不遺漏，沒有保存價值的材料決不應(yīng)濫收。檔案整理是檔案質(zhì)量管理的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。檔案整理就是把零散的、不系統(tǒng)的 檔案材料進行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化的一項工作。企業(yè)檔 案整理工作的每一個環(huán)節(jié)都直接影響檔案的質(zhì)量，如有差錯都會降低檔案的查全 率和查準率，從而影響檔案的服務(wù)質(zhì)量和使用價值。2. 企業(yè)檔案管理遵循的原則1）分級管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)中的檔案機構(gòu)要對企業(yè)的檔案工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理，建立起企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度， 對企業(yè)實施全部檔案的綜 合管理。2）檔案管理必須強調(diào)標準化，用數(shù)據(jù)說話。標準是從事生產(chǎn)，建設(shè)

17、等各項 工作的一種共同的技術(shù)依據(jù)，質(zhì)量管理的過程就是對標準的采用與實施的過程， 標準具有統(tǒng)一性、權(quán)威性的約束力。企業(yè)檔案管理是一個復(fù)雜的管理系統(tǒng)， 單靠 行政手段、經(jīng)驗進行管理是不可能實現(xiàn)管理目標的， 如果沒有統(tǒng)一的標準，勢必 會造成整個管理系統(tǒng)的混亂。同時在檔案管理中必須十分強調(diào)有意可循、有法可 依，規(guī)范工作程序和工作行為，要建立起科學(xué)、嚴密的量化管理制度，實行差錯告誡和責任追究制度，使工作人員做到事事、時時心中有“數(shù)”這樣才能確保工 作質(zhì)量，提高工作效率。3）檔案管理必須以人為本的觀念。企業(yè)檔案工作是項政治性、科學(xué)性、社會性很強的工作，更應(yīng)確立以人為本的觀念。企業(yè)檔案工作者必須要有強烈的事

18、 業(yè)心和責任感，要有良好的職業(yè)道德、高度的組織性、紀律性和警惕性，防止失 密、泄密等違紀問題的發(fā)生，要堅持原則，勇于維護檔案材料的真實性，尊重歷 史，實事求是地解決和處理檔案管理中的具體業(yè)務(wù)問題。 各級領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作， 轉(zhuǎn)變?nèi)藗兇嬖诘臋n案工作只是簡單的“保管員”或“收發(fā)員”的錯誤觀念，倡導(dǎo) 和形成檔案工作是一項責任重大，光榮而神圣的事業(yè)，從而激發(fā)檔案人員的工作 熱情和潛能。在檔案管理手段現(xiàn)代化、檔案門類和載體多樣化的今天這些顯得更 為重要。工作中必須要著力解決檔案管理隊伍不穩(wěn)、結(jié)構(gòu)不合理、知識更新不快、 觀念轉(zhuǎn)變滯后等一系列問題。3. 企業(yè)檔案作為一種“產(chǎn)品”的價值提升企業(yè)的檔案工作作為一種

19、“產(chǎn)品”如果要提高它的質(zhì)量，顯現(xiàn)出它的價值功 能，那么這項有意義的工作，就決不是檔案工作者個人的簡單勞動所能實現(xiàn)的， 它既需要檔案工作者的努力，更需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，各職能部門的支持和全體 職工的積極參與，有時還需要社會各方面的協(xié)調(diào)和配合。 因此檔案管理中運用全 面質(zhì)量管理中的“三全”觀念，把過去僅靠檔案工作部門、少數(shù)檔案工作人員的 質(zhì)量管理轉(zhuǎn)變到全員參與,全員管理，把單純重視檔案產(chǎn)品色裝是否完善等形式 型質(zhì)量轉(zhuǎn)變到更加重視檔案產(chǎn)品的形式、內(nèi)容、過程等全方位的工作質(zhì)量上來， 對于提高檔案工作的深度廣度、綜合水平等都具有極其重要的意義。檔案管理必須強調(diào)下道工序就是要用戶的意識。 對于企業(yè)而言，過

20、去一般僅 將接收產(chǎn)品的客戶作為用戶，這種用戶的觀念使得產(chǎn)品的質(zhì)量只有在銷售之后才 能從外部系統(tǒng)反饋給企業(yè)，而且這種反饋絕大多數(shù)只能反饋給企業(yè)的極少數(shù)領(lǐng)導(dǎo) 者或者接觸用戶的少數(shù)人員，而不能直接反饋給全體員工，全面質(zhì)量管理所強調(diào) 的下道工序就是用戶的觀念，不僅是指產(chǎn)品出廠后的直接客戶為用戶， 而且在企 業(yè)內(nèi)部，每個環(huán)節(jié)的用戶，每道工序之間都應(yīng)有用戶意識， 下一個環(huán)節(jié)是上一個 環(huán)節(jié)的用戶，下一道工序是上一道工序的用戶，這就是會使全體員工都形成人人 是用戶，個個有責任的意識。檔案產(chǎn)品和企業(yè)產(chǎn)品一樣，它的形成也需要經(jīng)過若十個環(huán)環(huán)相扣的環(huán)節(jié)和工 序。每個環(huán)節(jié)，每道工序都應(yīng)有質(zhì)量意識。四、檔案管理對信息的有

21、效控制（一）企業(yè)的檔案管理要實現(xiàn)信息化現(xiàn)今，信息對于企業(yè)來說早已是至關(guān)重要的，它不僅僅是代表單純的信息， 而是廣義上的信息。它包含的內(nèi)容很多，商機和具體的時代信息和商業(yè)本行業(yè)的 信息都在其中。檔案管理的信息化可以對信息資源進行有效的控制， 使企業(yè)實現(xiàn) 對信息的高效管理。企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企 業(yè)檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。在計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅 猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的情況下，信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。 在對 傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎(chǔ)上，檔案部門要通過網(wǎng)絡(luò)及時、準確地向企業(yè)各業(yè) 務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利

22、用服務(wù)，在真正意義上實現(xiàn)檔 案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。（二）企業(yè)的檔案管理要加強對信息的反饋控制加強反饋控制，是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的手段。根據(jù)控制原理，企業(yè)檔案信息 化系統(tǒng)的信息反饋，是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息，經(jīng)過與外部環(huán)境作用后， 其輸出效果返回檔案信息化系統(tǒng)，并由此引起系統(tǒng)各項工作內(nèi)容、規(guī)章制度的調(diào) 整，以期更好地實現(xiàn)系統(tǒng)目標的過程。反饋控制的基本過程如下：首先，搜集反饋信息，全面準確的反饋信息是實現(xiàn)反饋控制的首要環(huán)節(jié)。 反饋信息獲取渠道如下：一是建立利用情況網(wǎng)上登記制度。 通過技術(shù)手段，可以及時記錄有關(guān)利用者 對檔案信息的訪問情況，而通過建立嚴格的利用效果登記制度， 檔案部門可以系 統(tǒng)、全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。二是深入基層隨機走訪用戶。檔案人員經(jīng)常不斷地深入基層,向廣大用戶直 接了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果、對各種提供利用方式的滿意程度及對檔案部門 各種規(guī)章制度的意見和建議等，可以搜集到更加準確的反饋信息。三是定期向用戶發(fā)放利用情況調(diào)查表。 定期通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)放利用情況調(diào)查 表給那些因為工作關(guān)系不能經(jīng)常留守在崗位上的員工， 可以搜集到利用情況登記 及隨機走訪過程中，難以搜集到的反饋信息。其次，對反饋工作定期總結(jié)，使其自身不