大型房地產(chǎn)公司文件管理制度

1、大型房地產(chǎn)公司文件管理制度1. 0總則為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各 項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。2. 0文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、 來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司 各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。3. 0收文的管理3. 1公文的簽收3. 1. 1凡來(lái)公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收發(fā)員 登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外） 后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū) 均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因， 對(duì)密 件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽

2、收。3. 1. 2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、 機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí) 機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。3. 2公文的編號(hào)保管3. 2. 1辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳 閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親 啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。3. 2. 2本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交 辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。3. 3公文的閱批與分轉(zhuǎn)3. 3. 1凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文 件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱

3、辦，重要文件應(yīng)呈 送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親白閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文 件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。3. 3. 2 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn) 處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3.3. 3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送 到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序 依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天（特殊情況例外）。3. 4文件的傳閱與催辦3. 4. 1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密 級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外

4、泄露內(nèi)容。3. 4. 2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交 機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò) 2夭,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng) 導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提 要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3. 4. 3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件 及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。3. 4. 4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。3. 4. 5辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦 部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如 需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘 抄，

5、原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。3. 4. 6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組 織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文收文管理程序及要求公啟文件收文 1 上級(jí)文件 信封檢查 文件 編號(hào)編號(hào) 文件處理傳閱單I主管領(lǐng)導(dǎo)審閱閱批 承辦部門(mén)閱辦1F 批 示傳閱擬辦意見(jiàn)n簽 名歸檔 收回保管4. 0發(fā)文的管理4. 1發(fā)文的規(guī)定4. 1. 1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán) 體和部門(mén)一律不得白行向上、向下發(fā)送正式文件。4. 1. 2各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安 排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)， 并將文件底稿交廠 辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按

6、機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以 公司X字發(fā)文。4. 1. 3對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的 文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。4. 2發(fā)文的范圍4. 2. 1凡是以公司名義發(fā)出的文件、 通知、決定、決議、請(qǐng)示、 報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。4. 2. 2公司下發(fā)文件主要用于： 公布公司規(guī)章制度； 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)； 公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活 福利等工作的決定； 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)； 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。4. 2. 3公司上行文、外發(fā)文主

7、要用于： 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定； 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供 應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4. 2. 4在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文 件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有 關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通 知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。4. 2. 5凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā) 文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。4. 2. 6各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě) 的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各白編號(hào)備查），不用公司名義發(fā)文。5. 0文件

8、的立卷與歸檔5. 1文件的歸檔范圍5. 1. 1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù); 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通 知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年 度報(bào)表等； 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各 種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄； 公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、 發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等； 有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果； 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上 匯報(bào)發(fā)言材料等； 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄， 以及公司向上級(jí)進(jìn)行

9、匯報(bào)的提綱和材料； 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等 的音像攝制品； 公司日志和大事記； 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。5. 1. 2業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由 各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。5. 2立卷要求5. 2. 1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別 類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。5. 2. 2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件 收集齊全，保持文件、材料的完整性。5. 2. 3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工 作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。5. 2. 4上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理 完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留 存一份備查）。6. 0文件的銷(xiāo)毀6. 1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)