信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析

1、    信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析    盛向群摘 要：信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理實現(xiàn)信息化不僅有利于降低管理成本、提高管理品質，也有助于促進文書檔案的資源開發(fā)成效。要實現(xiàn)信息化管理，事業(yè)單位的文書檔案管理就需要首先構建規(guī)?；⑾到y(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺，并完善管理機制、提高安全水平，以及加強教育培訓，提升人員素質。關鍵詞：信息化；事業(yè)單位；文書；檔案管理信息時代大背景下，信息化操作早已超越了制造業(yè)提高勞動生產(chǎn)率的狹窄范疇，全面普及到包括企事業(yè)單位實現(xiàn)管理現(xiàn)代化與科學化的更廣范圍。尤其是眾多事業(yè)單位提升管理工作整體水平進程中，信息化正

2、在成為至關重要的決定性因素。1 信息化對事業(yè)單位文書檔案管理的積極意義1.1 降低管理成本、提高管理品質信息化管理最顯著的意義當屬降低管理成本、提高管理品質。就事業(yè)單位的文書檔案管理來說，傳統(tǒng)人工操作模式下，有限的管理人員面對來自不同部、科、室源源不絕的文書檔案難免疲于應付。人少而事多的客觀現(xiàn)實極易造成原始文件在傳遞、整理、分類、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)程度不同的損傷、錯漏甚至遺失問題。加之日漸增多的檔案需要具備適當條件的存放區(qū)域，因而包括檔案室、檔案柜、檔案箱（盒）及控溫控濕、防蟲防霉等軟硬件設施設備必須一應俱全。這對條件優(yōu)越的事業(yè)單位而言或許只是少量支出，但條件相對較差者卻可能是難以承受的負擔。但在

3、信息化管理模式下，原始檔案可一并交由地方檔案中心保管，各單位只需管理和使用數(shù)據(jù)檔案。這不僅可以最大程度降低原始檔案出現(xiàn)破損、錯漏或遺失的風險，更能通過機器自動檢索、查找或分類等功能大幅縮短處理時間。而檔案管理人員則可將更多的時間和精力用于分類整理和歸納分析。顯然，隨著機械重復性勞動強度的弱化，檔案管理人員會逐漸擺脫低端熟練工的不利局面，轉而回歸真正的管理崗位，落實檔案管理工作應有的理念與策略。1.2 促進文書檔案的資源開發(fā)成效有了信息技術的輔助，文書檔案將不再只是陳舊歷史資料的簡單堆砌，而是可以更為簡便快捷地顯示內在聯(lián)系、演化規(guī)律，或籍此進行預測和推算。這些經(jīng)過分析評判的結果既可以用于事業(yè)單位

4、自己總結經(jīng)驗、修正失誤和不斷提升，也可以有選擇地對外公開，成為服務于社會、大眾的有益信息、珍貴資源。尤其是在網(wǎng)絡技術全面普及和深入應用的當下，只要做好安全防護，文書檔案電子版本就可以在網(wǎng)絡平臺上暢通無阻地進行傳播。這會在最大程度上提升事業(yè)單位文書檔案資源的開發(fā)成效。2 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化策略2.1 構建規(guī)?；?、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺雖然信息化建設已推進多年，但許多事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設依然存在分散化甚至碎片化的問題。比如信息化管理平臺只局限在檔案室或少數(shù)幾個部室間，未能實現(xiàn)整體布局、全面滲透。又如檔案管理平臺無法與其他管理子系統(tǒng)間無縫對接，或是由于接入標準不統(tǒng)

5、一，或是存在信息壁壘等。因此，信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化首先需要構建規(guī)?；⑾到y(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺。比如要打通檔案管理平臺和其他子系統(tǒng)的接口，建立統(tǒng)一接入標準；消除信息壁壘實現(xiàn)充分的信息共享；將檔案管理平臺納入單位信息化管理整體構建等?？傊?，要全力避免文書檔案管理平臺成為信息孤島，更不能滿足于局部化、碎片化的平臺建設現(xiàn)狀。2.2 完善管理機制要構建更加優(yōu)良、完備的管理平臺，文書檔案需在形成之初就具備統(tǒng)一標準，才能使原始檔案轉換為數(shù)據(jù)檔案后可類比、可對照。這就需要在頂層設計環(huán)節(jié)完善管理機制。事業(yè)單位應當就文書檔案信息化管理出臺信息化細則、操作標準或管理規(guī)章等正式文件，要求每個部

6、、科、室等子系統(tǒng)嚴格遵照執(zhí)行。而為了確保管理機制盡快成型、成熟，文書檔案管理就應當與全員績效考核與評價形成關聯(lián)關系。比如將文書檔案原始材料呈遞列入考核名錄，就形制、內容、時間等制定考核要求；各子系統(tǒng)的集體考核評價中也要納入檔案管理項目，采取直接得分或加權平均等方式以量化手段進行考核。2.3 提高安全水平與書面文字不同，數(shù)字化檔案因傳播介質及網(wǎng)絡技術等眾多原因而在安全性方面相對特殊。尤其是各類創(chuàng)新信息技術不斷推陳出新的狀態(tài)下，安全漏洞始終是制約信息化發(fā)展的最主要因素之一。因此，提高信息管理的安全水平至關重要。從源頭加強防治是提高文書檔案信息化管理安全水平的要務。比如分級或分組管理、差異化權限設置

7、、多重安防手段綜合應用等。一般情況下針對文書檔案管理可以采取三級分類法。即保密級、重要級和普通級。保密級檔案通常為不公開檔案，權限也僅限于高層管理者、系統(tǒng)管理員和特定檔案管理員。重要級的檔案視情況部分公開，權限發(fā)放人數(shù)適當增加、條件適當放寬，但會定期更新密鑰或設置至少兩重安檢關口。只有普通級檔案完全對外開放，一般不需要特殊登陸口令即可瀏覽查詢。隨著技術的升級換代，信息安全早已超越了傳統(tǒng)的防火墻與網(wǎng)絡補丁等模式，生物安全技術正在全面普及。比如指紋安全鎖、面部識別、聲紋安檢甚至虹膜檢測等。各單位可以結合文書檔案管理的實際安全需要選擇最為適宜的類型形成組合型安防機制。2.4 加強教育培訓，提升人員素

8、質信息化是基于網(wǎng)絡技術的現(xiàn)代科技，需要具備一定理論知識與實踐技能。作為專業(yè)的檔案管理人員，熟練的掌握計算機操作技術只能是入門基礎，信息化背景下，事業(yè)單位還需要加強教育培訓，提升人員素質。在不少大型企業(yè)單位中，首席安全官已經(jīng)成為常設職位，其不僅對內部信息化建設與網(wǎng)絡安全負總責，也承擔著教育和培訓各子、分機構人員網(wǎng)絡與信息技術的任務。事業(yè)單位可以借鑒企業(yè)的做法，在內部設置類似于安全員的管理崗位。此崗位由兼具網(wǎng)絡信息專業(yè)知識和技術及一定管理水平的專業(yè)人士擔任。一方面，安全員在構建內部信息化管理平臺過程中起著總指導和總策劃的作用；另一方面，安全員也可充當培訓師，就文書檔案信息化管理在內的平臺管理理論與

9、技術進行定期的教育和培訓。如果條件具備或確有需要，事業(yè)單位也可以采取面向社會直接招聘信息化安全管理員的方式，或者對外委托專業(yè)教育機構針對內部人員展開培訓。無論是走出去還是引進來，事業(yè)單位都需要加快信息專業(yè)人才隊伍的建設。這既是實現(xiàn)文書檔案信息化管理的現(xiàn)實要求，也是實現(xiàn)事業(yè)單位管理整體現(xiàn)代化、信息化的重要舉措。3 結束語信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理實現(xiàn)優(yōu)化創(chuàng)新不應只滿足于具體管理形式和手段的信息化，而是應當著眼于提升文書檔案管理的網(wǎng)絡化、智能化。即，應當不斷實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案作為珍稀信息資源的二度開發(fā)。要實現(xiàn)這種戰(zhàn)略目標，前提是構建規(guī)?；?、系統(tǒng)化的信息化平臺。這既需要使原始檔案的數(shù)據(jù)化轉換具備統(tǒng)一標準，也要求打通過去分散存在的子系統(tǒng)間的信息壁壘。在此基礎上，管理方還需充分應用包括大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能在內的前沿技術，借助機器智能深入挖掘文書檔案潛藏的信息資源。這既可以用于事業(yè)單位自身優(yōu)化管理格局，也可更多地服務于社會實現(xiàn)價值再創(chuàng)造。惟有如此，信息化背景下事業(yè)單位的文書檔案管理才能實現(xiàn)利己又利他，并通