外文圖書采編在Interlib3.0系統(tǒng)中的操作實踐

1、    外文圖書采編在interlib3.0系統(tǒng)中的操作實踐    摘 要：interlib圖書館集群自動化管理系統(tǒng)是新一代的文獻信息管理系統(tǒng)，福建省圖書館采編中心自2016年4月份開始全面使用interlib3.0系統(tǒng)，大大提高了采編的工作效率。本文結(jié)合福建省圖書館外文圖書采編實踐總結(jié)了在interlib 3.0系統(tǒng)的特色以及在外文圖書驗收分編操作中的重要細節(jié)，為更有效地操作interlib 3.0提出建議，避免后續(xù)的業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)問題。關(guān)鍵詞：interlib 3.0 圖書館集群管理系統(tǒng) 外文圖書驗收 外文圖書分編interlib圖書館集群管理的系統(tǒng)是

2、全新的第三代圖書館系統(tǒng)，它把原來各自獨立并且離散的圖書館，通過網(wǎng)絡(luò)連接成一個體系，因此可以隨時查閱整個區(qū)域間圖書館的所有圖書，也可以就近調(diào)閱，從而達到省時、省力、省心的目的，實現(xiàn)了資源共享的服務(wù)模式。interlib系統(tǒng)設(shè)計建立在以用戶為中心、以人為本的基礎(chǔ)上，采用工作流方式，與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，操作流程便捷實用，充分考慮到了工作人員的工作習(xí)慣及特點，解決了圖書館計算機專業(yè)人員少、系統(tǒng)操作使用復(fù)雜等問題。1福建省圖書館（以下簡稱我館）采編中心自2016年4月份開始全面過渡到使用interlib 3.0系統(tǒng)，在此之前，我館外文采編使用的是interlib 2.0系統(tǒng)，此次系統(tǒng)升級大大提高了外文采編的

3、工作效率。1、interlib3.0與interlib2.0的對比1.1自定義菜單設(shè)置相比interlib 2.0版本，interlib 3.0版本增加了自定義菜單的設(shè)置。操作人員可以根據(jù)自己的工作情況將常用的項目添加到“我的菜單”，設(shè)置個性化的便捷菜單，登錄系統(tǒng)之后即可直觀地看到左側(cè)“我的菜單”，減少了層級查找具體項目的步驟，方便快捷。1.2 驗收單的設(shè)置圖書驗收環(huán)節(jié)中，interlib 2.0里每新增一個驗收單，還需要將此新增驗收單為設(shè)置為當前工作批次。而在interlib 3.0里省略此步驟，每新增一個驗收單，保存新批次號后系統(tǒng)自動將此驗收單設(shè)置為當前驗收單，避免了操作人員把新書驗收到上

4、一個工作批次里，造成不必要的混亂。1.3 驗收參數(shù)設(shè)置interlib 3.0中驗收參數(shù)設(shè)置的默認參數(shù)增加了更多的選擇項，操作人員在驗收時可根據(jù)每個批次具體情況適當調(diào)節(jié)以減少驗收環(huán)節(jié)的工作量。例如勾選“驗收時分配條碼號”，并給定條碼號區(qū)，由系統(tǒng)自動分配條碼號，節(jié)省人工輸入條碼號的時間；如果該批次為系列套書，則勾選“是否整套驗收”；如果該批次圖書預(yù)訂書目數(shù)據(jù)中的020$c字段著錄為采購的實洋價格，則可勾選“預(yù)訂驗收時從marc中獲取價格”，省略驗收環(huán)節(jié)的價格輸入步驟。具體根據(jù)操作人員個人習(xí)慣以及批次的不同情況進行更改。1.4 書目雙屏瀏覽interlib 2.0系統(tǒng)中進行套錄編目時需要先在書目合

5、并窗口中將本地庫和中間庫的書目進行逐條合并，然后到編目窗口進行具體編目。而interlib 3.0系統(tǒng)增加了書目雙屏瀏覽，館內(nèi)和館外數(shù)據(jù)可同時瀏覽，在雙屏瀏覽館外數(shù)據(jù)頁面選擇需要的字段點擊右屏的覆蓋字段，即可完成書目合并。還可選擇合并保留字段，例如必備的001字段，節(jié)約了書目合并的時間，也方便審校人員對編目人員所做的修改一目了然。1.5 頁面設(shè)置interlib 3.0系統(tǒng)的界面可根據(jù)用戶需要調(diào)整頁面顯示記錄條數(shù)，字體大小，頁面顏色等細節(jié)，讓每個用戶的界面更個性化、人性化。2、interlib 3.0系統(tǒng)操作中幾個關(guān)鍵的細節(jié)問題interlib 3.0系統(tǒng)的改進切實提高了采編工作的效率。但由于

6、圖書館每年經(jīng)費不斷增加，采購量不斷加大，面對繁重的采編任務(wù)，操作人員容易被重復(fù)的工作流程消耗耐性，導(dǎo)致一味地追求速度而忽略細節(jié)。采編工作是圖書館文獻資源建設(shè)的重要組成部分，當中的每個環(huán)節(jié)都有值得總結(jié)分析的細節(jié)問題，interlib系統(tǒng)的特點就是環(huán)環(huán)相扣，因此每一個環(huán)節(jié)都要處理好細節(jié)，否則將影響到整個流程。因此，認真總結(jié)分析我館外文圖書采編在interlib 3.0系統(tǒng)操作實踐中的細節(jié)問題具有重要的意義和參考價值。2.1 驗收參數(shù)設(shè)置的細節(jié)2.1.1 是否驗收時分配條碼號設(shè)置“驗收時分配條碼號”可以節(jié)約驗收環(huán)節(jié)人工輸入條碼號的時間。在實際操作過程中，我館外文圖書驗收的慣例是驗收入藏與貼條碼號同時

7、進行，一冊圖書驗收入藏完畢貼上對應(yīng)的條碼號，此做法是為了確保每冊圖書完整無誤再入館藏。如果預(yù)先把驗收參數(shù)設(shè)置為“驗收時分配條碼號”，因掃描槍掃描一次就自動生成一個條碼號，按流水方式每掃一次增加一個號碼，如果不注意對同一本書掃描兩次，那么就會造成下一本書跳一個號，結(jié)果導(dǎo)致條碼號錯位。因此需特別注意核對系統(tǒng)輸入的條碼號和貼到書上的條碼號是否一致。2.1.2 是否整套驗收驗收人員拆包通常會發(fā)現(xiàn)同一批次有多卷冊套書和單行本混合，因此驗收參數(shù)設(shè)置中“是否整套驗收”的選擇需要依情況而定。必須嚴格按照套書勾選“是否整套驗收”、單行本不勾選“是否整套驗收”選項。如果套書沒有選擇“是否整套驗收”，那么在預(yù)訂驗收

8、館藏分配時無法給每個分冊分配條碼號，必須修改參數(shù)設(shè)置才能繼續(xù)，因此這個細節(jié)不易出錯。但在實際操作過程中容易忽視單行本圖書的參數(shù)設(shè)置，實踐中發(fā)現(xiàn)，驗收單行本圖書的批次勾選了“是否整套驗收”，總括財產(chǎn)賬統(tǒng)計的結(jié)果單價不等于驗收時輸入的實洋價格，而是預(yù)訂數(shù)據(jù)里的預(yù)訂價格。理論上單行本的復(fù)本和冊數(shù)都默認為1，套價應(yīng)該等于單價，那么無論是否勾選“整套驗收”，結(jié)果應(yīng)該是一致的，但實際操作卻出現(xiàn)了這個問題， 對此圖創(chuàng)工程師還在尋找原因。經(jīng)測試得出的結(jié)論是，驗收單行本切記不能勾選“是否整套驗收”，否則會導(dǎo)致總括財產(chǎn)賬里的單價有誤，影響到后期的統(tǒng)計報賬工作。 2.2 多卷冊套書的館藏分配細節(jié)多卷冊套書的入藏是保

9、證館藏完整性的重要組成部分。在拆箱驗收的時候要特別注意檢查套書是否齊全。驗收多卷冊圖書時可先將所有卷冊圖書按順序排好，仔細清點冊數(shù)， 依次入藏分配條碼號，同時相應(yīng)地標注卷冊信息，再依次貼上相應(yīng)的條碼號，按步驟有序進行，便于查缺補漏。2除了給每個分冊分配條碼號之外，還必須標注卷冊信息，例如我館外文驗收規(guī)定按照v.1、v.2、v.3（v.代表卷號或分冊號）的順序標注卷冊信息。對分卷冊信息的明確標注直接影響讀者是否能準確查找到分冊圖書的館藏，尤其是讀者預(yù)約圖書環(huán)節(jié)。為了增加圖書的流通量，我館技術(shù)部將讀者預(yù)約分配環(huán)節(jié)設(shè)置為按書目記錄號給讀者分配預(yù)約的圖書。但實踐中發(fā)現(xiàn)這種方式存在的弊端是：套書只做一條

10、書目記錄，即多冊圖書對應(yīng)同一條書目記錄，假設(shè)讀者只想預(yù)約一套圖書當中的某一分冊，那么僅僅靠一條套書的書目記錄無法找到準確的分冊，必須在套書的書目數(shù)據(jù)及館藏分配里體現(xiàn)更明確的分冊信息。例如：館藏isbn號9781680801552是一套書，套書題名為“your body”，共包含6個分冊，題名依次為“nose”-“mouth”-“l(fā)egs and feet”-“eyes”-“arms and hands”-“ears”（我館規(guī)定多卷冊圖書的分（卷）冊名均著錄于246字段作為檢索點，此字段可重復(fù)）。假設(shè)讀者通過opac檢索到此套書并預(yù)約其中的一個分冊，系統(tǒng)則根據(jù)這個套書的書目記錄號以及具體的卷冊信

11、息來判斷預(yù)約圖書的分配。所以完整標注卷冊信息能夠幫助系統(tǒng)準確分配預(yù)約圖書，避免給讀者造成不必要的麻煩。2.3 多卷冊套書分編環(huán)節(jié)中的索書號取號細節(jié)我館外文圖書索書號的構(gòu)成為：中圖分類號/著者號/卷（冊）號。著者號從克特著者號碼表中查取，最多取三位，著者號采用首字母加上表中相對應(yīng)的數(shù)字的形式，例如murray的著者號碼為：m982。對于集中分類的同一總書名的圖書，卷冊號的區(qū)分采用著者號后加“/”再加卷冊號的方法，如g624.31/m982/1，g624.31/m982/2。在interlib 2.0系統(tǒng)中，索書號只能在驗收信息欄中修改索書號，那么按套書驗收的索書號取號不能區(qū)分卷冊號，所以過去我館的做法是加工貼標階段人工補上分冊號。在interlib 3.0系統(tǒng)中改進了這個細節(jié)，針對多卷冊圖書的索書號，可以在館藏信息欄中的索書號對每個分冊逐條給號（圖1），解決了分冊號的取號問題，分編人員必須確保卷冊信息和索書號中的分卷冊號保持一致，以便為讀者預(yù)約分冊圖書提供更多的參考信息。結(jié)語interlib第三代系統(tǒng)相比第二代系統(tǒng)在各個功能模塊都有了很大的改進，上文提到的僅僅是我館系統(tǒng)升級這一年來的實踐經(jīng)驗，系統(tǒng)的操作更方便快捷，同時也更應(yīng)該注意各個環(huán)節(jié)的細節(jié)，使新系統(tǒng)的價值得到最大化的體現(xiàn)。采編人員仍需繼續(xù)熟練系統(tǒng)的各種快捷操作方式，認真研究各