浙江房地產(chǎn)企業(yè)合同管理制度.doc

1、浙江房地產(chǎn)企業(yè)合同管理制度目 錄總 則 合同管理制度總表第一篇 合同計(jì)劃管理第一章 合同簽訂計(jì)劃第二章 合同履行計(jì)劃第二篇 合同簽訂管理第一章 合同簽訂原則第二章 合同簽訂流程第三章 合同權(quán)限管理第四章 合同編號(hào)管理第五章 格式合同管理第六章 合同注意事項(xiàng)第三篇 合同履行管理第一章 合同跟蹤管理第二章 合同履行跟蹤第三章 對(duì)外文書管理第四篇 合同考評(píng)管理第一章 部門合同考評(píng)第二章 資產(chǎn)合同考評(píng)第三章 財(cái)務(wù)合同考評(píng)第四章 法務(wù)合同考評(píng)附 則 各類附表及附件總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營的整個(gè)過程起著非常關(guān)鍵的作用;而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、

2、保證合同目的實(shí)現(xiàn)(包括達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項(xiàng)無誤)的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計(jì)劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合同考評(píng)管理。 合同計(jì)劃管理的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見工作,確保按計(jì)劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作,避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況.合同簽訂管理的主要目的在于做好客戶信譽(yù)和綜合能力的評(píng)估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價(jià)款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂,確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯(cuò)而給合同履行或救濟(jì)造成困難。 合同履行管理的主要目的在

3、于做好合同簽訂完畢實(shí)際履行過程中的各項(xiàng)成果驗(yàn)收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，收付款項(xiàng)無差錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)合同目的. 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺(tái)了合同跟蹤內(nèi)容審批流程，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無遺漏，通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映合同的真實(shí)履行情況。另一方面，為了確保合同履行過程中各項(xiàng)書面依據(jù)的規(guī)范性和有效性，公司特別針對(duì)法務(wù)類對(duì)外文書的出臺(tái)了對(duì)外文書（法務(wù)類)管理辦法。 合同考評(píng)管理的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項(xiàng)已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡,確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 為了便于統(tǒng)觀整個(gè)合同簽訂、合同

4、履行及合同考評(píng)的流程及內(nèi)容，特制定了合同管理制度總表,以供相關(guān)人員簡(jiǎn)單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容. 法務(wù)部作為公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)與合同管理相關(guān)的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行,并對(duì)本制度匯編享有最終解釋權(quán).合同管理制度總表類 目關(guān)鍵環(huán)節(jié)適用流程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)辦法合同計(jì)劃25日?qǐng)?bào)月計(jì)劃12月報(bào)年計(jì)劃部門指定人員制表部門負(fù)責(zé)人審核各項(xiàng)目經(jīng)理審核計(jì)劃交資產(chǎn)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審查備案按時(shí)上報(bào)年度及月度合同簽訂計(jì)劃、履行計(jì)劃，并確保上報(bào)的計(jì)劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí)逾期上報(bào)計(jì)劃的,每逾期一天扣0.1分;上報(bào)計(jì)劃不完整或錯(cuò)誤的，每一項(xiàng)扣0。1分；計(jì)劃的簽訂時(shí)間不合理

5、的，每次扣0.1分；履行狀態(tài)不真實(shí)的，每次扣0。5分。合同簽訂招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程1目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中各類“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程"（具體流程按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求執(zhí)行）確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項(xiàng)扣0。1分（其他具體要求由質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部實(shí)施考評(píng))2招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)流程(OA系統(tǒng)中“自由流程",須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”)主辦部門或法務(wù)部起草招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核返回發(fā)文者按修改意見修

6、改（OA系統(tǒng)中“招標(biāo)文件批準(zhǔn)流程”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程") 部門負(fù)責(zé)人審核項(xiàng)目總經(jīng)理審核法務(wù)主管審核執(zhí)行董事審批確保招標(biāo)文件/報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求,文字表述無誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的,每次扣0.1分；因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每2萬元扣1分。審核人逾期完成審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度的，每影響一天扣0.1分（以下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)與此相同)。3客戶批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中的“客戶批準(zhǔn)流程” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行) 確保所報(bào)客戶具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí).簽訂合

7、同的單位無實(shí)際履約能力或信用程度不夠的，扣0.5分；因此造成公司損失的,每2萬元扣1分。（客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過程中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價(jià)格不合理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實(shí)施考評(píng))4評(píng)標(biāo)辦法審批流程具體流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考評(píng)辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行5中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程" （具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行）確保中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用程度。6合同批準(zhǔn)流程(OA系統(tǒng)中“自由流程”，須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”)主辦部門或法務(wù)部起草合同技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核返回發(fā)文者按修改意見修改(OA系統(tǒng)中“合同批準(zhǔn)

8、流程”,須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程”） 部門負(fù)責(zé)人審核項(xiàng)目總經(jīng)理審核法務(wù)主管審核董事會(huì)審批(具體審批權(quán)限請(qǐng)查閱合同審批權(quán)限一覽表)確保合同內(nèi)容符合評(píng)標(biāo)結(jié)果，滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤,合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失.合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)結(jié)果不符而被指正,每次扣0.1分；因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每2萬元扣1分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣0.1分。價(jià)格批準(zhǔn)流程1目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中的“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書”(具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行）確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間

9、以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確,滿足合同起草要求目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項(xiàng)扣0。1分2考核價(jià)格批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中的“考核價(jià)格批準(zhǔn)書” （按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行)按財(cái)務(wù)部要求由財(cái)務(wù)實(shí)施具體考評(píng)3執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中的“執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書”（按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行）按財(cái)務(wù)部要求4合同批準(zhǔn)流程（OA系統(tǒng)中的“合同批準(zhǔn)流程”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書”、“考核價(jià)格批準(zhǔn)書”和“執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書”)：主辦部門或法務(wù)部起草合同部門負(fù)責(zé)人審核項(xiàng)目總經(jīng)理審核法務(wù)主管審核董事會(huì)審核(具體審批權(quán)限請(qǐng)查閱合同審批權(quán)限一覽表)確保合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式符合目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，合同條款符合專業(yè)法律及

10、規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣0。1分;合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果不一致，每處扣0.1分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣0。1分；合同條款因表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每處扣0。1分；因表述的差錯(cuò)而造成公司損失的每2萬元扣1分特殊合同批準(zhǔn)流程（OA系統(tǒng)中的“特殊合同批準(zhǔn)流程"）部門/項(xiàng)目經(jīng)理提交特殊合同簽訂申請(qǐng)表及合同文本董事長批準(zhǔn)特殊合同簽訂申請(qǐng)表法務(wù)主管審核合同文本董事長批準(zhǔn)合同文本確保合同內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求,不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造

11、成損失.合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣0。1分;因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的,每2萬元扣1分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣0.1分.合同履行1 跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤(OA系統(tǒng)中的“合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程")部門行政助理在合同簽訂完畢后1個(gè)工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容 （包括合同成果驗(yàn)收、收付款和與成果驗(yàn)收、收付款相對(duì)應(yīng)的事務(wù)）的整理及報(bào)批部門負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核法務(wù)主管復(fù)核行政助理錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)法務(wù)主管和財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)部門日常跟蹤系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表準(zhǔn)確反映合同履行情況在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn),并通過管理

12、系統(tǒng)真實(shí)反映合同的具體履行情況。逾期完成整理、錄入的，每逾期1天扣0.1分；主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對(duì)應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣0。1分；所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條扣0.5分；未通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣0。1分.2合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時(shí)存檔,發(fā)往對(duì)方的函件按對(duì)外文書要求執(zhí)行.考評(píng)辦法參見對(duì)外文書部分內(nèi)容3合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補(bǔ)或救濟(jì)措施，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。未實(shí)現(xiàn)合同目的或因彌補(bǔ)救濟(jì)措施不及時(shí)而造成公司損失的,每2萬元扣1分.對(duì)外文書1廣告文書(OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內(nèi)容批準(zhǔn)流程"）：發(fā)文

13、策劃部經(jīng)理審核項(xiàng)目總經(jīng)理審核法務(wù)主管審核分管副總審核董事長審批須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī)若適用流程有誤或未達(dá)到前述要求的,每次扣0。1分；因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每2萬元扣1分。2催款通知單（OA系統(tǒng)中“催款通知批準(zhǔn)流程”）：主辦會(huì)計(jì)發(fā)文財(cái)務(wù)經(jīng)理審核項(xiàng)目總經(jīng)理審核資金部審核法務(wù)主管審核董事長審批確保文書表述無誤，且能達(dá)到發(fā)文目標(biāo)，文書送達(dá)對(duì)方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對(duì)方有權(quán)簽字人簽收(或以特快專遞形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容），以確保證據(jù)效力3其他文書(OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程"):發(fā)文部門

14、經(jīng)理審核財(cái)務(wù)審核（如不涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容，則可跳過) 總經(jīng)理審核（如同屬多個(gè)項(xiàng)目或不屬任一項(xiàng)目,則可跳過)法務(wù)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核其 他1在合同簽訂及履行過程中，按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人,并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。若未落實(shí)責(zé)任人的，每次扣0。1分；原責(zé)任人因離職、換崗等原因需調(diào)整新責(zé)任人而未及時(shí)調(diào)整的，每次扣0.1分。2遵循已批準(zhǔn)的合同管理制度中的其他規(guī)定。違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣0.1分及以上不等。第一篇 合同計(jì)劃管理第一章 合同簽訂計(jì)劃 一、合同簽訂計(jì)劃的目的為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時(shí)間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報(bào)合同簽訂計(jì)劃，要求完整、合

15、理、準(zhǔn)確。二、合同簽訂計(jì)劃上報(bào)流程1需求部門于每年的12月份上報(bào)下年度合同簽訂計(jì)劃；于每月的25日前上報(bào)下月合同簽訂計(jì)劃(年度合同簽訂計(jì)劃表和月度合同簽訂計(jì)劃表詳見附表1、2)；2需求部門負(fù)責(zé)人審核；3子公司負(fù)責(zé)人審核；4法務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。第二章 合同履行計(jì)劃一、合同履行計(jì)劃的目的為了確保合同簽訂后各項(xiàng)義務(wù)的正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特要求各公司、各部門按月上報(bào)合同履行計(jì)劃，要求完整、準(zhǔn)確，符合合同約定及項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度需求,以便按月有計(jì)劃地履行。二、合同履行計(jì)劃上報(bào)流程1需求部門于每月的25日前上報(bào)下月合同履行計(jì)劃（詳見附表3）；2需求部門負(fù)責(zé)人審核；3子公司負(fù)責(zé)人審核；4法務(wù)部

16、、財(cái)務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。第二篇 合同簽訂管理第一章 合同簽訂原則一、合同簽訂的前提公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過客戶論證和公開招標(biāo)（報(bào)價(jià))或價(jià)格批準(zhǔn)(本制度有特殊規(guī)定的除外)，確保合同簽訂的對(duì)象具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)，同時(shí)，在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，獲得最佳的合同價(jià)款和付款方式.二、合同簽訂過程中四大主要責(zé)任部門及其基本分工1需求部門(子公司）：負(fù)責(zé)客戶資料的收集和客戶綜合實(shí)力的論證;負(fù)責(zé)標(biāo)的物相關(guān)質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的論證及技術(shù)標(biāo)的評(píng)定;負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息）及合同文本的起草(如需求部門/子公司認(rèn)為有需要，則在目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容完整明確和招投標(biāo)資料、評(píng)標(biāo)結(jié)果完整明確的前提下，可

17、委托法務(wù)部起草招標(biāo)文件/報(bào)價(jià)書或合同文本）；需求部門對(duì)合同簽訂的整個(gè)過程及其引起的后果承擔(dān)主要責(zé)任。2資產(chǎn)管理中心:負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo)(報(bào)價(jià))信息，公開、公平、公正地組織招標(biāo)（報(bào)價(jià))的全程活動(dòng)；負(fù)責(zé)客戶及其資料的補(bǔ)充及再論證；負(fù)責(zé)如實(shí)反映開標(biāo)、詢標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程中的真實(shí)情況。3法務(wù)部：負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息)及合同的法律審核；在接受需求部門（子公司）委托后,負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息)及合同文本的起草、報(bào)批（在需求部門/子公司所提交的目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書、評(píng)標(biāo)結(jié)果、招投標(biāo)資料完整明確的前提下，不得拒絕需求部門/子公司的委托）。4財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評(píng)定。三、合同簽訂過程中的各類責(zé)任人1主責(zé)任人：由

18、部門(子公司）負(fù)責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。2技術(shù)責(zé)任人：由合同所涉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。其中，設(shè)計(jì)合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人，房產(chǎn)材料、設(shè)備采購合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項(xiàng)技術(shù)人員或工程部專項(xiàng)技術(shù)人員；工程承包合同的技術(shù)責(zé)任人為房產(chǎn)工程部所派負(fù)責(zé)人;營銷策劃類合同的技術(shù)責(zé)任人為營銷策劃部指定的本部門專業(yè)人員。若某些合同不涉及專業(yè)技術(shù)條款的，則該類合同無需設(shè)技術(shù)責(zé)任人.3財(cái)務(wù)責(zé)任人：由各部門（子公司)的主辦會(huì)計(jì)擔(dān)任。4資產(chǎn)責(zé)任人：由資產(chǎn)管理中心采購工程師擔(dān)任。四、確定中標(biāo)單位的基本原則在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，最低標(biāo)中標(biāo)。五、特別說明在所有招標(biāo)或報(bào)價(jià)之前，資產(chǎn)管理中心需

19、知會(huì)各股東，股東有權(quán)在既定的投標(biāo)/報(bào)價(jià)截止日前，推薦符合條件的單位參加投標(biāo)/報(bào)價(jià)，需求部門（子公司）不得拒絕；同時(shí),股東有權(quán)在招標(biāo)或報(bào)價(jià)過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。但是，流程一旦啟動(dòng)，任何人（包括股東）均不得干預(yù)流程的正常執(zhí)行，如在流程執(zhí)行過程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的，則必須有明確的書面指示，并對(duì)該項(xiàng)變更或終止決定所引起的后果承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、各審核責(zé)任人必須按照批準(zhǔn)的流程、權(quán)限行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù),且驗(yàn)收、審核環(huán)節(jié)缺一不可。如若違反，則違反人員按照已簽訂的“重要崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任書”及公司的考評(píng)制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二章 合同簽訂流程一、支出類合同的招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程1目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格）批

20、準(zhǔn)（具體按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求的流程執(zhí)行)2招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)（1) 需求部門行政助理或需求部門委托法務(wù)專員起草招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息）；（2) 起草人將招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息）分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行審核: 技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)信息)所涉質(zhì)量技術(shù)要求（包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容)是否完整、準(zhǔn)確； 財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合理; 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求，評(píng)標(biāo)辦法是否公平、公正、合理；(3) 起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的招標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)信息）文本；(4) 部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有

21、合理意見是否均已得到落實(shí)，招標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)信息）能否滿足項(xiàng)目需求；（5) 子公司負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)信息)能否滿足項(xiàng)目需求;(6) 法務(wù)主管審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息）整體表述是否準(zhǔn)確、合法;(7） 執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。3客戶批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行）。注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進(jìn)行。4評(píng)標(biāo)辦法批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行).5中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行）。6合同批準(zhǔn)流程(1) 需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果起草合同文本;(2） 起草人將合同文本分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人

22、進(jìn)行審核: 技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容）是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致； 財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同價(jià)款、付款方式是否合理且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相差表述是否準(zhǔn)確無差錯(cuò)，合同所涉稅務(wù)條款是否符合國家、省、市現(xiàn)行法務(wù)法規(guī); 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本是否符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果.（3） 起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見,并形成新的合同文本;(4) 部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見是否均已得到落實(shí),確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目的；(5） 子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目的；（6) 法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法;（7) 董事會(huì)審核批準(zhǔn)

23、合同文本。 合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見本篇第三章內(nèi)容。7簽訂合同。合同文本批準(zhǔn)后，法務(wù)部、資產(chǎn)管理中心應(yīng)與需求部門(子公司）做好相關(guān)交接工作，并由需求部門（子公司）安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本中所有應(yīng)填寫的內(nèi)容均已準(zhǔn)確填寫完畢，包括合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字（我方由需求部門<子公司>負(fù)責(zé)人代表簽署合同)、聯(lián)系方式及其他簽署頁中所有要求填寫的內(nèi)容(若合同對(duì)方為個(gè)人，則必須寫明其身份證號(hào)碼)。8合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。由需求部門(子公司)行政助理負(fù)責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。二、支出類合同的非招標(biāo)/報(bào)價(jià)類流程(即價(jià)格批準(zhǔn)流程）1目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格）

24、批準(zhǔn)(具體按行政中心質(zhì)量部要求的流程執(zhí)行)2執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)（具體按財(cái)務(wù)部要求的流程執(zhí)行)3合同批準(zhǔn)(1) 需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果起草合同文本；（2） 需求部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容）是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致；（3) 子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)所有合理意見是否均已得到落實(shí),確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目的；(4) 法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法；(5） 董事會(huì)審核批準(zhǔn)合同文本。合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見本篇第三章內(nèi)容.三、特殊合同批準(zhǔn)流程所謂特殊合同是指需與政府職能部門推薦客戶或公司董事會(huì)指定客戶簽訂的合同，凡各部

25、門、子公司需簽訂該類合同的,均可適用本流程。流程簡(jiǎn)述：部門/項(xiàng)目經(jīng)理提交特殊合同簽訂申請(qǐng)表（詳見附表4）及合同文本董事長批準(zhǔn)特殊合同簽訂申請(qǐng)表法務(wù)主管審核合同文本董事長批準(zhǔn)合同文本證章管理員核對(duì)無誤后用章檔案室存檔系統(tǒng)通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理、資金部閱知并落實(shí)合同跟蹤內(nèi)容注：特殊合同的報(bào)批權(quán)限歸屬部門及子公司負(fù)責(zé)人，即“特殊合同批準(zhǔn)流程”為需授權(quán)的流程,僅部門及子公司負(fù)責(zé)人才能啟動(dòng)該流程。四、銷售類合同的簽訂流程根據(jù)公司目前的業(yè)務(wù)類別，所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同(房產(chǎn)公司)、砂石銷售合同(航運(yùn)公司）和苗木銷售合同（三景園藝公司）。(一) 房屋銷售合同相關(guān)流程任何項(xiàng)目在房屋銷售開始前，必須形成規(guī)

26、范的格式合同文本（意向書）。格式合同（意向書）由項(xiàng)目公司起草，或由項(xiàng)目公司提出合同內(nèi)容的基本要求，委托法務(wù)部負(fù)責(zé)起草（要求提出及文本起草工作必須比開始銷售至少提前一至兩個(gè)月），以便各審核人有充足的審核時(shí)間。格式文本批準(zhǔn)后必須報(bào)證章管理員處備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無誤后方可加蓋公章.1合同(意向書)格式文本的審批流程（1） 銷售部指定人員或法務(wù)專員起草合同（意向書）格式文本；（2） 銷售經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(3） 財(cái)務(wù)責(zé)任人審核價(jià)格及付款方式;（4） 項(xiàng)目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(5) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及

27、合法性；（6） 董事長審批;(7） 證章管理員處備案。2合同（意向書)的簽訂流程(1） 銷售人員根據(jù)已批準(zhǔn)的范本填寫合同文本（填寫規(guī)范詳見合同填寫規(guī)范)；（2） 銷售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準(zhǔn)的范本及其他各項(xiàng)批準(zhǔn)要求；（3） 財(cái)務(wù)審核價(jià)格及付款方式是否符合已批準(zhǔn)的價(jià)格及付款方式要求,數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；如合同價(jià)格低于公司已批準(zhǔn)的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，則須提交銷售價(jià)格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人審核;(4） 證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；（5) 存檔。 （二） 砂石銷售合同簽訂流程砂石銷售合同必須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，

28、目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件24，砂石銷售合同的格式文本由航運(yùn)公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無誤后方可加蓋公章。1砂石銷售合同格式文本的審批流程如下：（1) 航運(yùn)公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本；(2) 航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核；(3) 航運(yùn)公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；（4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；（5) 執(zhí)行董事審批;（6） 證章管理員處備案。2砂石銷售合同的具體簽訂流程如下：(1） 銷售主責(zé)任人按格式文本制作合同文本，對(duì)于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；（2) 航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核,銷售基價(jià)、結(jié)

29、算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)；(3） 總經(jīng)理審核，合同文本、銷售基價(jià)、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的范本及標(biāo)準(zhǔn)；（4) 證章管理員核對(duì)文本（與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章;如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；（5） 存檔。（三） 苗木銷售合同簽訂流程苗木銷售合同原則上須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件25,苗木銷售合同的格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì),確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無誤后方可加蓋公章。1苗木銷售合同格式文本的審批流程如下:（1） 三景園藝公司行政助理

30、或法務(wù)專員起草合同格式文本;(2） 三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述的準(zhǔn)確性及合理性；(3） 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；（4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；（5） 執(zhí)行董事審批；(6） 證章管理員處備案。2苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下：(1） 銷售主責(zé)任人按格式文本填寫合同文本，對(duì)于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；（2） 三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核合同價(jià)格及付款方式能否保障公司利益,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確;（3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益;(4) 執(zhí)行董事審批。（5) 證章管理員核對(duì)文本（與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)）無誤且以上責(zé)任人審核

31、批準(zhǔn)后加蓋公章;如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核;（6) 存檔。五、土地出讓合同簽訂流程1經(jīng)辦人提交合同文本；2前期技術(shù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容；3財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地出讓金金額及付款方式是否準(zhǔn)確，且與招標(biāo)文件相符；4項(xiàng)目總經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容;(如尚未確定項(xiàng)目經(jīng)理，則該步驟略）5法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容是否與招標(biāo)文件相符，文字表述是否有誤；6董事長審批。六、大型房屋租賃合同的簽訂流程 1主辦部門/項(xiàng)目指定人員提交合

32、同文本； 2技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核，確保合同中所涉技術(shù)條款與項(xiàng)目實(shí)際相符； 3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4項(xiàng)目總經(jīng)理審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求； 5法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確; 6董事長審批； 7蓋章,確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 8存檔。 七、基地房屋租賃合同的簽訂流程 1主辦部門指定人員起草合同文本; 2天地建設(shè)負(fù)責(zé)人審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求； 3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確; 5執(zhí)行董事審批; 6蓋章,確保蓋章的文本與批準(zhǔn)

33、的文本一致； 7存檔。第三章 合同權(quán)限管理合同審批權(quán)限一覽表合同類別合同最終批準(zhǔn)權(quán)限歸屬控股法務(wù)主管控股執(zhí)行董事控股董事長設(shè)計(jì)類合同總價(jià)在50萬以內(nèi)（含）總價(jià)在50萬200萬（含）總價(jià)在200萬以上前期類合同總價(jià)在50萬以內(nèi)(含)總價(jià)在50萬200萬（含)總價(jià)在200萬以上策劃類合同總價(jià)在50萬以內(nèi)(含）總價(jià)在50萬200萬（含)總價(jià)在200萬以上工程類合同均屬執(zhí)行董事采購類合同均屬執(zhí)行董事基地房屋租賃合同均屬執(zhí)行董事大型房屋租賃合同均屬董事長土地出讓合同均屬董事長顧問類合同均屬董事長借款合同均屬董事長擔(dān)保合同均屬董事長按揭合作合同均屬董事長大型項(xiàng)目合作合同均屬董事長其他合同總價(jià)在50萬以內(nèi)(

34、含)總價(jià)在50萬200萬(含)總價(jià)在200萬以上銷售類合同銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務(wù)類別可分為商品房銷售合同、砂石銷售合同、苗木銷售合同三類，一般都采用已經(jīng)公司批準(zhǔn)的格式合同，格式合同的最終批準(zhǔn)權(quán)屬控股公司董事長;實(shí)際簽訂銷售合同時(shí)，如采用已批準(zhǔn)的格式合同且銷售價(jià)格在公司已批準(zhǔn)的范圍內(nèi)的，則商品房銷售合同由銷售主管和主辦會(huì)計(jì)審批；砂石銷售合同和苗木銷售合同由子公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理（及執(zhí)行董事)審批;如實(shí)際簽訂銷售合同時(shí)，對(duì)已批準(zhǔn)的格式合同有變更的，則除以上審批環(huán)節(jié)外,須由控股公司法務(wù)主管批準(zhǔn)；如實(shí)際簽訂銷售合同時(shí)，銷售價(jià)格低于公司已批準(zhǔn)的銷售價(jià)格的，則除以上審批環(huán)節(jié)外,合同須由銷售價(jià)格的最

35、終批準(zhǔn)權(quán)限人批準(zhǔn)。注：以上審批權(quán)限僅僅說明了合同的最終批準(zhǔn)人，在實(shí)際報(bào)批合同時(shí),合同管理制度中規(guī)定的各專業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可，各部門、子公司須按OA系統(tǒng)中最新的固定流程執(zhí)行.如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程"的，則最終審批權(quán)均歸屬控股公司董事長。第四章 合同編號(hào)管理一、合同編號(hào)原則合同編號(hào)共12位，編號(hào)中包含公司拼音縮寫（4位)、提交審批的年月數(shù)字（6位）、序號(hào)數(shù)字(2位)。二、合同編號(hào)方法1合同編號(hào)的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫，具體如下：天地控股為：“GYKG” 天地房產(chǎn)為:“GYFC" 天地建設(shè)為：“GYJS” *科技為:“GGKJ” *實(shí)業(yè)為:“JJSY&q

36、uot; * 為：“SSGD” 天地航運(yùn)為:“GYGY" *材料為：“JCCL” 置業(yè)為：“HXZY"*房產(chǎn)為:“ZYFC” *園藝為：“SJYY”2合同編號(hào)的第五位至第十位編號(hào)為合同提交審批的年月。3合同編號(hào)的末兩位是當(dāng)月以該公司(項(xiàng)目部)名義簽訂的合同的序號(hào).例如：2002年11月，有限公司共簽訂了10份合同，則第三份合同的編號(hào)為：YHSY20021103。4若有新增公司，則編號(hào)方法同上。5合同簽訂前幾個(gè)環(huán)節(jié)文件(如目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書、招標(biāo)文件、客戶批準(zhǔn)書、中標(biāo)單位批準(zhǔn)書、考核價(jià)格批準(zhǔn)書、執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書等)的編號(hào)方法與合同編號(hào)方法相同，即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號(hào)均

37、為同一編號(hào).三、合同編號(hào)管理合同編號(hào)由法務(wù)部統(tǒng)一管理(其中天地建設(shè)及夢(mèng)想置業(yè)的編號(hào)分別由該兩個(gè)公司的行政助理統(tǒng)一管理)，各部門須使用編號(hào)的，均須至法務(wù)專員(或相應(yīng)的行政助理）處索取，法務(wù)專員(相應(yīng)的行政助理）需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放，避免錯(cuò)誤編號(hào)及重復(fù)編號(hào).第五章 格式合同管理一、格式合同定義本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定(即合同簽訂過程中所需另行填寫的不固定內(nèi)容較少)的一種規(guī)范合同。二、格式合同審批流程格式合同由最常使用部門(子公司)起草，或由最常使用部門(子公司)上報(bào)需求，提出主要內(nèi)容及要求，由法務(wù)專員負(fù)責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人(若不涉及技術(shù)專業(yè)性條款或具

38、體商務(wù)條款的，則無需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財(cái)務(wù)責(zé)任人審核)、部門（子公司）負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過后生效,并在生效之日，將空白格式合同一份交證章管理員備案。三、現(xiàn)有格式合同 公司現(xiàn)有已批準(zhǔn)使用的格式文本有: 采購類合同：材料采購合同（附件10）、設(shè)備采購合同（附件11）、設(shè)備采購及安裝合同（附件12)、鋼筋供貨合同(附件13)、水泥供貨合同（附件14)、預(yù)拌混凝土供貨合同(附件15)、鋼管軋頭租賃合同(附件16) 工程類合同：工程施工承包合同(適用于天地房產(chǎn)與天地建設(shè)內(nèi)部總包合同，附件17）、包工包料工程承包合同(附件18）、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書（適用于天地建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂的合同，附件19)、清工

39、班組工程承包責(zé)任書(適用于項(xiàng)目部與清工班組承包人簽訂的承包責(zé)任書，附件20） 設(shè)計(jì)類合同：景觀設(shè)計(jì)合同(附件21）、內(nèi)裝修設(shè)計(jì)合同（附件22)、弱電設(shè)計(jì)及施工合同（附件23） 策劃類合同：廣告全案策劃服務(wù)合同(附件24）、展位設(shè)計(jì)制作合同(附件25）、禮品(宣傳冊(cè)等)設(shè)計(jì)制作合同(附件26）、廣告發(fā)布承攬合同（附件27） 銷售類合同:銷售代理合同(附件28)、購房意向書(附件29)、砂石銷售合同(附件30)苗木銷售合同（附件31） 租賃類合同:大型房屋租賃合同(附件32）、基地房屋租賃合同（附件33）第六章 合同注意事項(xiàng) 一、合同用章要求合同主辦部門在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必須

40、保證合同文本中所有須填寫的內(nèi)容已填寫完整，尤其是合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章）,對(duì)于經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修改處加蓋雙方修正章或公章.證章管理員在加蓋公章之前必須核對(duì)須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫的內(nèi)容是否已填寫完整,尤其是合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，所有附件是否均已提供，核對(duì)無誤后方可加蓋公章;對(duì)于合同文本頁數(shù)在兩頁以上的合同,除需在簽署頁上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對(duì)于合同文本中有涂改之處的，經(jīng)相關(guān)流程批準(zhǔn)確認(rèn)是經(jīng)合同雙方認(rèn)可所做的修改，則必須加蓋雙方

41、修正章（若無修正章，則可以公章代替)，同時(shí)提醒主責(zé)任人要求合同對(duì)方單位加蓋修正章(若無修正章,則可以公章代替)。 二、系統(tǒng)命名規(guī)則為了規(guī)范OA系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下： 1命名必須完整簡(jiǎn)要，且能體現(xiàn)整個(gè)流程的關(guān)鍵性內(nèi)容，杜絕出現(xiàn)“詞不達(dá)意”或“題不對(duì)文"等現(xiàn)象。合同簽訂過程中相關(guān)環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確如下幾個(gè)要素：（1） 項(xiàng)目名稱 (2） 標(biāo)的名稱(3) 發(fā)文目的2以11號(hào)項(xiàng)目電梯合同為例,各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下： (1) 招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)書）批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題:11號(hào)項(xiàng)目電梯招標(biāo)文件審批; (2) 合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為：11號(hào)項(xiàng)目電梯供

42、貨合同審批.第三篇 合同跟蹤管理第一章 合同跟蹤管理一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制訂了合同跟蹤內(nèi)容審批流程.本流程分兩個(gè)階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項(xiàng)目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。 1合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段（1） 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容合同簽訂后1個(gè)工作日內(nèi)，部門行政助理在部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)合同跟蹤內(nèi)容表(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門和對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。

43、（2) 部門負(fù)責(zé)人審核收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收 部門負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容完整無遺漏。 (3） 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核款項(xiàng)金額和對(duì)應(yīng)的收付款方式 財(cái)務(wù)部經(jīng)理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式和收支部門準(zhǔn)確無誤. （4) 法務(wù)部主管復(fù)核 法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核，確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式及對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容與合同約定相符. 2合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段 (1） 部門行政助理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，將每項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容作為一項(xiàng)事務(wù)錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并

44、將每筆收付款與對(duì)應(yīng)的各項(xiàng)成果驗(yàn)收事務(wù)相關(guān)聯(lián),然后分別通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容. (2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款是否已與各項(xiàng)成果驗(yàn)收對(duì)應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對(duì)無誤后分別點(diǎn)擊“審核”鍵. 注:房屋銷售合同（意向書)的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實(shí)施。 二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng)1合同概況中的“合同號(hào)”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內(nèi)部查詢所用的合同編號(hào)，若最終合同文本上采用對(duì)方單位所提供的編號(hào)的，仍須按本制度要求進(jìn)行內(nèi)部的合同編號(hào)并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)

45、的合同號(hào)必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準(zhǔn)流程"指合同的批準(zhǔn)流程,明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”指合同所屬的項(xiàng)目及部門，若某份合同同屬于某一項(xiàng)項(xiàng)目和某一個(gè)部門，則必須同時(shí)關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目及該部門，以便通過項(xiàng)目及部門均可查詢?cè)摵贤?合同收付款項(xiàng)是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時(shí)必須遵循以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項(xiàng)外，其余每筆收付款均需對(duì)應(yīng)一項(xiàng)或多項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容(至少一項(xiàng)），可通過“添加成果”鍵添加對(duì)應(yīng)的成果內(nèi)容;成果添加完畢后，還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容對(duì)應(yīng)的目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián),以便通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)

46、反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項(xiàng)的“預(yù)計(jì)日期”即預(yù)計(jì)收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護(hù),務(wù)必使日期合理、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項(xiàng)收付款項(xiàng)資金計(jì)劃的報(bào)批.3如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項(xiàng)與合同收付款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容，但其對(duì)合同的履行起到關(guān)鍵作用的，則該類義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項(xiàng)義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)；“我方聯(lián)系人"即該項(xiàng)義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門(子公司）負(fù)責(zé)人指定；開始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確,以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“說明"欄中須填寫合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。第二章 合同履行跟蹤合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后,各項(xiàng)收付款及成

47、果驗(yàn)收的責(zé)任人及參與人員可通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)查詢自己負(fù)責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容,作為提示做好本項(xiàng)工作及查詢各項(xiàng)工作進(jìn)展的輔助手段。一、質(zhì)量控制1合同履行過程中,部門（子公司)負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對(duì)方所提供的各項(xiàng)階段性成果或合同履行過程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，并按各類成果驗(yàn)收單的驗(yàn)收內(nèi)容、流程及權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)收，確保對(duì)方所提交的最終成果滿足我方要求。同時(shí)，所有在合同履行過程中發(fā)生的關(guān)鍵性事務(wù)(相關(guān)事項(xiàng)的請(qǐng)示、內(nèi)外文書的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗(yàn)收及存檔等）均應(yīng)通過管理系統(tǒng)在成果驗(yàn)收或合同義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)項(xiàng)下進(jìn)行反應(yīng)，以確保通過管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。2合同履行過程中

48、，若合同對(duì)方到期未履行其應(yīng)履行的義務(wù)(成果)的，則部門（子公司）負(fù)責(zé)人必須在該項(xiàng)義務(wù)（成果)屆期之日啟動(dòng)催告程序，即向?qū)Ψ剿瓦_(dá)要求限期履行該項(xiàng)義務(wù)并（或）承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任的函告。3合同履行過程中,我方向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒?、資料或函件必須經(jīng)對(duì)方書面確認(rèn)或簽收（具體要求見本篇第三章內(nèi)容）,以確保證據(jù)效力。二、收款控制1部門(子公司）負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆收款是否到達(dá)應(yīng)收時(shí)間，是否具備收款條件；2對(duì)于已經(jīng)達(dá)到應(yīng)收時(shí)間、但由于我方義務(wù)未履行造成無法收款的，部門(子公司）負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)的責(zé)任人及時(shí)履行相應(yīng)義務(wù),并與對(duì)方單位做好溝通工作，情況嚴(yán)重的應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門共同商議處理方

49、案；3對(duì)于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的,應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ絾挝皇湛?。?duì)于相應(yīng)的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書面依據(jù)加以證明的，則部門（子公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)具體履行責(zé)任人在付款期限到達(dá)之前取得該項(xiàng)書面依據(jù)，并提交財(cái)務(wù)責(zé)任人處;財(cái)務(wù)責(zé)任人必須于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款通知單，并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求對(duì)方在付款期限內(nèi)付款.具體要求詳見收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法.4某項(xiàng)收款已完成或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取的，則由該項(xiàng)合同主辦部門的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映收款狀態(tài)。三、付款控制1合同主責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過管理系統(tǒng)及時(shí)查詢

50、每筆付款是否到達(dá)應(yīng)付時(shí)間，付款條件是否具備;2對(duì)于已經(jīng)達(dá)到付款時(shí)間，但對(duì)方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的，參照本章第一條第2款執(zhí)行。3對(duì)于不設(shè)條件的付款(即到期即須付款的，如定金、預(yù)付款等)，按公司內(nèi)部付款流程審批同意后可付款；對(duì)于設(shè)條件的付款，則必須經(jīng)成果驗(yàn)收程序，確保與該項(xiàng)付款相應(yīng)的條件已成就后方可付款，保證做到無成果驗(yàn)收合格證明及付款批準(zhǔn)書不予付款。具體要求詳見項(xiàng)目預(yù)算、資金計(jì)劃與資金使用管理辦法。4某項(xiàng)付款已完成或經(jīng)確認(rèn)無須再支付的,則由該項(xiàng)合同主辦部門的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵,以確保準(zhǔn)確反映付款狀態(tài)。 四、合同履行結(jié)果評(píng)估 每份合同履行完畢,公司均由兩個(gè)

51、職能部門(質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部）對(duì)該份合同的履行結(jié)果聯(lián)合作出評(píng)估,其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評(píng)估合同約定的每項(xiàng)成果是否均已驗(yàn)收合格且達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)要求,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評(píng)估合同的履行結(jié)果有無給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個(gè)部門征詢?cè)u(píng)估結(jié)果，并根據(jù)該評(píng)估表內(nèi)容對(duì)主責(zé)任部門的月度及年度法務(wù)目標(biāo)作出考評(píng).評(píng)估表格式見附表6。第三章 對(duì)外文書管理本辦法所稱對(duì)外文書主要指法務(wù)類對(duì)外文書，即由公司相應(yīng)職能部門擬寫或制作的發(fā)往業(yè)務(wù)單位(個(gè)人）或政府部門的對(duì)某項(xiàng)合同的履行或?qū)具\(yùn)行產(chǎn)生某種法律后果或影響的文書。為了規(guī)范該類文書的對(duì)外發(fā)放行為，防范公司法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。一、法務(wù)類對(duì)外文書類型類 型文書及格式適用格式及流

52、程備 注催告型文書1要求履行某項(xiàng)義務(wù)的函告,一般采用工作聯(lián)系函格式（附件6）；付款通知采用付款通知單格式(附件7）付款通知適用OA系統(tǒng)中“付款通知批準(zhǔn)流程”;其他適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”該類文書主要指在在合同約定的條件成就或某項(xiàng)義務(wù)即將屆期或已經(jīng)屆期（逾期)的情況下，為了達(dá)到以下目的而發(fā)送的文書：明確某項(xiàng)義務(wù)的具體履行要求;提醒對(duì)方按約定履行某項(xiàng)義務(wù)；告知對(duì)方已違約并要求限期整改；告知對(duì)方已違約并按約終止合同；等等。送達(dá)時(shí)須有經(jīng)對(duì)方簽收的用以證明送達(dá)的回執(zhí)。2要求限期整改的函告，采用工作聯(lián)系函格式適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”3終止合同的函告，采用工作聯(lián)系函格式適用OA系統(tǒng)中“對(duì)

53、外文書審批流程"確認(rèn)型文書1成果交付確認(rèn)書適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”該類文書指在我方向?qū)Ψ浇桓赌稠?xiàng)成果（資產(chǎn)、資料等)或要求對(duì)方確認(rèn)某項(xiàng)事項(xiàng)的情況下，要求對(duì)方書面確認(rèn)以示完成、送達(dá)或認(rèn)可的文書.該類文書必須經(jīng)雙方或多方蓋章確認(rèn)。2其他內(nèi)容的確認(rèn)書適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程"承諾型文書1承諾書適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程"該類文書指我方在要求業(yè)務(wù)單位行使某項(xiàng)職責(zé)的情況下,應(yīng)業(yè)務(wù)單位要求，就對(duì)應(yīng)的某些事項(xiàng)作出承諾的文書。該類文書不以送達(dá)回執(zhí)為必要條件。廣告型文書1廣告圖文適用OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程"該類文書在一般情況下為要約邀請(qǐng)，

54、但是若其中就商品房開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說明和允諾，并對(duì)商品房買賣合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有重大影響的，則視為要約。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同，亦應(yīng)當(dāng)視為合同內(nèi)容，若有違反，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)違約責(zé)任。二、非法務(wù)類對(duì)外文書類型非法務(wù)類對(duì)外文書類型主要包括行政類文書(因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等、技術(shù)類文書等)、技術(shù)類文書（工程、設(shè)計(jì)等方面的純技術(shù)內(nèi)容的文書)及其他普通文書等.三、對(duì)外文書審批流程的原則（一） 因非法務(wù)類對(duì)外文書與法務(wù)類對(duì)外文書因在實(shí)際區(qū)分過程中存在一定困難，所以在實(shí)際用章審批過程中大部分非法務(wù)類文書也歸屬法務(wù)部管轄（即須經(jīng)過法務(wù)部審核)，為了便于區(qū)分,現(xiàn)就對(duì)外文書按發(fā)文對(duì)象進(jìn)行區(qū)分，可分為發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書兩類,現(xiàn)就該兩類文書的審批流程原則確定如下： 1發(fā)往政府職能部門的文書 發(fā)往政府職能部門的法務(wù)類文書（指因合同關(guān)系而發(fā)生的對(duì)合同的履行結(jié)果會(huì)產(chǎn)生影響的文書)和行政類文書(因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等)須按OA流程中的“對(duì)外文書審批流程”執(zhí)行，即必須通過法務(wù)部審核.發(fā)往政府職能部門技術(shù)文書、證照年檢申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事報(bào)表(評(píng)定）或其他按政府部門固定格式填寫的表單等非法務(wù)、行政類文書無須通過法務(wù)部審核，適用資產(chǎn)類的“用章審批流程”. 2發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書任