高效會議實施

1、綱要：綱要：一一.會議的問題會議的問題二二.有效會議的步驟有效會議的步驟三三.周周/月例會的原則月例會的原則四四.整合共同目標(biāo)的步驟整合共同目標(biāo)的步驟五五.結(jié)語結(jié)語一、會議的問題一、會議的問題 在工作在工作中中，始終始終伴隨著重要且緊急的事情，一般伴隨著重要且緊急的事情，一般情況下情況下，第一，第一反映是反映是，定于，定于某時某刻開個會某時某刻開個會，于，于是是，會議成為討論，會議成為討論解決問題的解決問題的重要方式重要方式。 會議會議為我們解決了很多問題為我們解決了很多問題，在，在處理重要且緊急處理重要且緊急情況情況時發(fā)揮了重要作用時發(fā)揮了重要作用，但，但有時有時，在，在一定規(guī)模的一定規(guī)模的

2、會議上不能達(dá)到會議上不能達(dá)到圓滿圓滿的會議目的的會議目的。企業(yè)會議的通病企業(yè)會議的通病 各類會議多，一個接一個各類會議多，一個接一個 經(jīng)理經(jīng)理人埋頭于文山會海里人埋頭于文山會海里 沒有統(tǒng)籌安排各類會議沒有統(tǒng)籌安排各類會議 會議成效差會議成效差 會議通知會議通知草率草率 參會參會人來不及準(zhǔn)備人來不及準(zhǔn)備 隨意選擇與會人隨意選擇與會人 會議不能準(zhǔn)時結(jié)束會議不能準(zhǔn)時結(jié)束 二、有效會議二、有效會議4部曲部曲1.以以“明確的目的明確的目的”決定決定會議形式會議形式， 讓與會者有備而來讓與會者有備而來2.控管控管出席者的質(zhì)與量出席者的質(zhì)與量， 讓會議快又有效讓會議快又有效3.選對選對“開會方法開會方法”，

3、對癥下藥，對癥下藥4.完美結(jié)束會議完美結(jié)束會議您知道為什么要開您知道為什么要開 “這場會議這場會議”嗎？嗎？1.明確會議的目的明確會議的目的 讓與會者有備而來讓與會者有備而來1、決策與執(zhí)行、決策與執(zhí)行2、解決問題、解決問題3、創(chuàng)意發(fā)想、創(chuàng)意發(fā)想4、凝聚向心力、凝聚向心力企業(yè)的會議目的：企業(yè)的會議目的：a、出席者權(quán)限、出席者權(quán)限b、出席人數(shù)、出席人數(shù)c、出席者的能力、出席者的能力2.控管出席者的質(zhì)量控管出席者的質(zhì)量 讓會議快又有效讓會議快又有效 決策權(quán)決策權(quán) 覆議作主的資格覆議作主的資格 對決議有無分派任務(wù)權(quán)限對決議有無分派任務(wù)權(quán)限a、出席者權(quán)限、出席者權(quán)限10種應(yīng)該排除在會議之外的人：種應(yīng)該排

4、除在會議之外的人：1、只會講問題或夸大問題的嚴(yán)重性、只會講問題或夸大問題的嚴(yán)重性2、會在背后或會后損人、會在背后或會后損人3、否認(rèn)問題存在、否認(rèn)問題存在4、習(xí)慣轉(zhuǎn)移焦點、習(xí)慣轉(zhuǎn)移焦點5、愛聊八卦、愛聊八卦6、專拍或只會拍上司馬屁、專拍或只會拍上司馬屁7、拒絕改變，固步自封、拒絕改變，固步自封8、喜歡批評攻訐、喜歡批評攻訐9、老是沉默不語、老是沉默不語10、經(jīng)常早退、缺席、經(jīng)常早退、缺席 是否過多？是否過多？ 與主題有關(guān)？與主題有關(guān)？ 是否有權(quán)發(fā)言？是否有權(quán)發(fā)言？b、出席人數(shù)、出席人數(shù) 知識力：知識力：對會議主題和目的有無對會議主題和目的有無 充分理解和知識？充分理解和知識？ 溝通力：溝通力：能

5、否簡要、有邏輯發(fā)言？能否簡要、有邏輯發(fā)言？ 理解力：理解力：可否冷靜且正確理解和可否冷靜且正確理解和 思索他人發(fā)言？思索他人發(fā)言？ 判斷力：判斷力：決策果決且不感情用事？決策果決且不感情用事？c、出席者的能力、出席者的能力“完美的會議人選完美的會議人選”不容易，不容易， 但可找來但可找來*善于鼓勵、積極發(fā)言的善于鼓勵、積極發(fā)言的“氣氛營造者氣氛營造者”*能將意見導(dǎo)往良性方向的能將意見導(dǎo)往良性方向的“意見引導(dǎo)意見引導(dǎo)者者”*能果決做出判斷的能果決做出判斷的“意見領(lǐng)袖意見領(lǐng)袖”a、決策執(zhí)行類會議：、決策執(zhí)行類會議：多為例行性會議，每次議程大同小異，不妨強(qiáng)力控管時間、確保會議順暢，以多為例行性會議，

6、每次議程大同小異，不妨強(qiáng)力控管時間、確保會議順暢，以求速戰(zhàn)速決。例求速戰(zhàn)速決。例“站著開會法站著開會法”、“時間限制法時間限制法”b、解決問題類會議：、解決問題類會議：除讓與會者了解會議本質(zhì)，更要確保每種聲音都能被聽到。例除讓與會者了解會議本質(zhì)，更要確保每種聲音都能被聽到。例“世界咖啡館世界咖啡館”c、創(chuàng)意發(fā)想類會議：、創(chuàng)意發(fā)想類會議：舒服、自由的氣氛。舒服、自由的氣氛?！皠幽X會議動腦會議”d、凝聚向心力會議：、凝聚向心力會議：離開熟悉的環(huán)境，避免日常壓力牽絆，依照人數(shù)多寡，召開離開熟悉的環(huán)境，避免日常壓力牽絆，依照人數(shù)多寡，召開“移地回憶移地回憶”或或“午餐會議午餐會議”3.選對開會方法，才

7、能對癥下藥選對開會方法，才能對癥下藥會議的類型：會議的類型：a、善用筆記、錄音、發(fā)言條、善用筆記、錄音、發(fā)言條， 確保記錄正確確保記錄正確（重要會議記錄，并經(jīng)與會人員簽名確認(rèn)）（重要會議記錄，并經(jīng)與會人員簽名確認(rèn)）b、確實記錄，確實追蹤檢討、確實記錄，確實追蹤檢討c、制定具體追蹤日期及追蹤計劃、制定具體追蹤日期及追蹤計劃4.完美結(jié)束會議完美結(jié)束會議三、周三、周/月例會的原則月例會的原則1.以以“明確的目的明確的目的”決定決定會議形式會議形式， 讓與會者有備而來讓與會者有備而來2.控管控管出席者的質(zhì)與量出席者的質(zhì)與量， 讓會議快又有效讓會議快又有效3.選對選對“開會方法開會方法”，對癥下藥，對癥下藥4.完美結(jié)束會議完美結(jié)束會議四、整合共同目標(biāo)的四、整合共同目標(biāo)的4個步驟個步驟1.將開會目的和目標(biāo)視覺化將開會目的和目標(biāo)視覺化 運(yùn)用簡單圖表呈現(xiàn)議程，或?qū)h主題寫在大海報運(yùn)用簡單圖表呈現(xiàn)議程，或?qū)h主題寫在大海報2.寫下眾人意見寫下眾人意見3.分析意見，找出聚焦點分析意見，找出聚焦點 針對當(dāng)下意見，分析與會議主題主軸相關(guān)的重點項目，以便規(guī)劃、解針對當(dāng)下意見，分析與會議主題主軸相關(guān)的重點項目，以便規(guī)劃、解決問題或設(shè)定決策標(biāo)準(zhǔn)決問題或設(shè)定決策標(biāo)準(zhǔn)4.確認(rèn)問題解決的方法與行動確認(rèn)問題解決的方法與行動