用友費用管理解決方案

1、用友費用管理解決方案用友費用管理解決方案（u8和u6兩個版本）目 錄1費用管理概述32預(yù)算管理42.1預(yù)算編制42.2預(yù)算控制43費用撥付54借款管理55費用管理65.1費用申請65.2費用合同65.3費用報銷75.4費用調(diào)整86會計處理87費用分析98目標(biāo)用戶109競爭優(yōu)勢111費用管理概述費用，是企業(yè)控本降耗，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要控制指標(biāo)。在醫(yī)藥行業(yè)，費用控制比成本控制具有更重要的意義。比如制藥企業(yè)，費用大約占到銷售收入的比重50%左右，而成本只占銷售收入一般不足10%。根據(jù)會計學(xué)重要性原則，顯然在制藥行業(yè)費用控制遠(yuǎn)比成本控制重要得多。只講對費用的控制其實是過于狹隘的，費用管理的重點不在

2、控制，更在于費用的有效投放。提高費用的投入產(chǎn)出效果是費用管理的重中之重。費用管理管理的費用范圍包括銷售費用和管理費用。費用管理為用戶提供費用預(yù)算的編制，費用報銷的支付，費用報銷的預(yù)算控制，費用的投入產(chǎn)出效果分析等功能。相當(dāng)于把用友u8中的預(yù)算管理+報賬中心+網(wǎng)上報銷三個模塊中，與費用相關(guān)的內(nèi)容抽取出來，整合成一個模塊。流程說明： 由業(yè)務(wù)員提出費用申請，費用申請受費用預(yù)算控制，即只能在預(yù)算內(nèi)提出費用申請。一般而言，市場費用才需要走申請流程，象日常費用報銷多簡化處理，直接填費用報銷單。 有的費用申請需要進一步簽訂費用合同，比如在藥店或超市要舉辦某個市場活動，經(jīng)常需要與藥店或超市簽訂一個費用支持合同

3、，即藥店或超市配合舉辦某個市場活動，廠家給予一定的費用支持。對于需要簽訂費用合同的，依據(jù)費用申請單生成費用合同單。費用合同，也可以手工填制。費用合同同樣受費用預(yù)算的控制。 經(jīng)審批后的費用申請單(不需要簽訂費用合同的)、費用合同單，可以參照生成費用報銷單。費用報銷單也可以手工填制。費用報銷單可以支付現(xiàn)金，也可以沖抵先前的借款。費用報銷單經(jīng)權(quán)責(zé)人審批后傳給會計部門編制會計憑證，傳入用友總賬模塊。 從費用費用申請到費用報銷各環(huán)節(jié)，都可以設(shè)置審批流多級審批?？梢园磮箐N金額大小設(shè)定審批人，可以按超預(yù)算金額大小設(shè)定審批人，可以按費用管理類、客戶類、部門等多角度設(shè)置審批人。2預(yù)算管理2.1預(yù)算編制可以靈活定

4、義預(yù)算項目，可以為不同的預(yù)算項目指定不同的編制口徑(按部門+業(yè)務(wù)員+客戶任意組合)。可以靈活定義各費用管理類與預(yù)算項目的對應(yīng)關(guān)系，并在費用單據(jù)錄入時自動匹配找到預(yù)算項目。用戶可以在excel表中先行編制預(yù)算再導(dǎo)入到費用預(yù)算單中。支持預(yù)算調(diào)整，可以調(diào)增，也可以調(diào)減。2.2預(yù)算控制可以定義費用管理類與預(yù)算項目的對應(yīng)關(guān)系?？梢允嵌鄠€費用管理類對應(yīng)同一個預(yù)算項目。比如可以把預(yù)算項目定義為辦事處日常費用，費用管理類的辦公費、差旅費、水電費等都對應(yīng)于辦事處日常費用這個預(yù)算項目。費用報銷時，只要錄入費用管理類，系統(tǒng)就可以自動匹配帶入默認(rèn)的預(yù)算項目。默認(rèn)的預(yù)算項目可以修改，用于調(diào)劑余缺。根據(jù)選項，當(dāng)月的預(yù)算結(jié)

5、余或預(yù)算透支可以轉(zhuǎn)入下月。預(yù)算控制力度分為超預(yù)算時提醒，超預(yù)算時強制終止，不控制等選項。預(yù)算超支可以走審批流進行審批。等待審批的信息可以通過短信、郵件、u8平臺消息通知審批人，提請審批。審批時可以輸入審批意見。審批意見可以通過短信、郵件、u8平臺消息反饋給提交人，提請按審批意見修改。下圖為審批的反饋信息：3費用撥付（u8有此功能，u6無此功能）處理公司財務(wù)向營銷財務(wù)，營銷財務(wù)向大區(qū)或辦事處劃撥款項的專用單據(jù)。在醫(yī)藥企業(yè)，一般在公司賬套之外再設(shè)立一個營銷財務(wù)的賬套，營銷財務(wù)管轄的各個大區(qū)、辦事處還會在所在地銀行開設(shè)備用金賬戶。營銷財務(wù)需要系統(tǒng)反映與公司賬套間的資金往來，與大區(qū)、辦事處的資金往來。

6、可以根據(jù)活動申請單、活動報銷申請單和醫(yī)院開發(fā)申請單、醫(yī)院開發(fā)報銷申請單批準(zhǔn)的劃撥額向辦事處撥款。4借款管理（u8有此功能，u6無此功能）借款單是處理備用金借款、市場開發(fā)借款、市場活動借款等員工各種借款的專用單據(jù)。可以多角度記錄借款用途，包括借款用于的費用管理類、費用會計類、客戶、存貨、項目(如某項市場活動，進院開發(fā))、客戶聯(lián)系人(如某醫(yī)生、醫(yī)院庫房主管)等。可以直接選擇借款單還款，支持多次還款，支持一個員工替另一個員工還款?？梢愿鶕?jù)活動申請單、醫(yī)院開發(fā)申請單向業(yè)務(wù)員借款。借款明細(xì)表，詳細(xì)反映員工借款和還款情況。5費用管理5.1費用申請（u8有此功能，u6無此功能）費用申請單是業(yè)務(wù)代表提交費用的

7、使用申請，以及費用申請的多級審批的專用單據(jù)。應(yīng)用場景：業(yè)務(wù)代表要在某個藥店(或超市)舉辦市場宣傳活動，先提出費用使用申請，申請金額2000元，按照申請金額的大小由相應(yīng)的權(quán)責(zé)人(辦事處經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理、銷售付總、總經(jīng)理)審批后，申請可以付諸實行。費用申請?zhí)岢鰰r占用預(yù)算額度，超預(yù)算時可以走審批流申請審批。5.2費用合同（u8有此功能，u6無此功能）費用合同單是用于記錄廠家與客戶(主要是藥店、超市)簽訂的費用支持合同的專用單據(jù)。應(yīng)用場景：業(yè)務(wù)代表提出的在某藥店舉辦的市場宣傳活動，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)代表與藥店洽談實際達成支持費用為1800元，即某藥店配合廠家做市場宣傳活動給予的費用支持是18000元，雙

8、方簽訂費用支持合同。費用合同單可以手工填制，也可以參照費用申請單生成。費用合同單保存后占用預(yù)算預(yù)算額度，超預(yù)算時可以走審批流申請審批。5.3費用報銷費用報銷單是用于記錄營銷活動或企業(yè)管理活動發(fā)生的各項費用的專用單據(jù)。費用報銷的結(jié)算對象可以是業(yè)務(wù)員也可以是客戶。比如報銷的差旅費、招待費等結(jié)算對象是業(yè)務(wù)員，報銷的市場支持費用結(jié)算對象是客戶(比如藥店、超市)。費用報銷單是費用管理模塊的核心單據(jù)，可以手工填制，也可以從excel中導(dǎo)入生成。還與多個模塊的多張單據(jù)有接口關(guān)系，接口關(guān)系圖如下(即：可以參照這些單據(jù)生成費用報銷單)：費用管理模塊為費用提供兩種分類方法：一是費用管理類，只用于內(nèi)部管理，不對外，

9、二是費用會計類，用于編制會計憑證。用戶可將費用管理類分作如：學(xué)術(shù)推廣費、臨床試驗費、商業(yè)咨詢費、市場開發(fā)費等；將費用會計類分作如差旅費、會務(wù)費、業(yè)務(wù)招待費等。費用管理類與會計類經(jīng)緯結(jié)合，既真實記錄灰色支出，又有效抹平灰色支出痕跡，將灰色支出有效隔絕于外部審計視線之外。比如：臨床費是一種敏感的費用，但在藥品銷售中卻又必不可少。臨床費付給醫(yī)生是無法取得任何合法的商事票據(jù)的，但這些費用還得想法報銷入賬，實踐中多變通為會務(wù)費、學(xué)術(shù)研討費、招待費等報賬。雖然會計上已按票據(jù)記載的內(nèi)容把臨床費分解成會務(wù)費、學(xué)術(shù)研討費、招待費入賬，但管理上卻還要能統(tǒng)計出臨床費實際支付了多少。用戶可以根據(jù)管理的實際需要，按部門

10、+業(yè)務(wù)員+客戶+費用管理類設(shè)定不同報銷金額的審批流程，按部門+業(yè)務(wù)員+客戶+預(yù)算項目設(shè)定超預(yù)算的審批流程。實現(xiàn)對費用發(fā)生全過程的有效管理。費用報銷款項的支付對象可以是業(yè)務(wù)員，也可以是客戶，可以支付現(xiàn)金(銀行存款)也可以用于抵還之前的借款。5.4費用調(diào)整費用調(diào)整單主要用于錄入直接在會計部門入賬，而營銷賬套中未能及時反映的費用。比如固定資產(chǎn)折舊，一般在會計部門計提并入賬，但此費用又納入營銷業(yè)績考核，就應(yīng)該錄入費用調(diào)整單。 6會計處理可根據(jù)已審核的費用報銷單、費用撥付單、借款單和還款單編制會計憑證，傳入總賬系統(tǒng)。費用報銷單生成憑證時，根據(jù)科目設(shè)置中的費用科目設(shè)置取借方科目，根據(jù)結(jié)算科目設(shè)置取貸方科目

11、。費用報銷單編制憑證借什么科目貸什么科目，可自動匹配實現(xiàn)。費用撥付單、借款單、收款單、費用申請單和費用合同單，借貸方科目直接取自單據(jù)上的相關(guān)字段。若需要將費用與總賬分屬兩個賬套，費用賬套中編制的會計憑證可通過總賬工具導(dǎo)入到總賬的賬套中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，減少憑證錄入工作量。7費用分析費用明細(xì)表：反映費用發(fā)生的明細(xì)情況，是一張最基本的費用報銷?？梢悦骷?xì)反映各個業(yè)務(wù)員報銷了多少費用，各個辦事處報銷了多少費用，也可以反映費用是因為哪個客戶或哪個存貨而發(fā)生。預(yù)算執(zhí)行情況分析表：按月反映預(yù)算使用及結(jié)余或透支情況的分析報表。在預(yù)算范圍內(nèi)使用和報銷費用，是費用管理的基本需求。抵票報銷對照表：反映一個業(yè)務(wù)員用什么

12、發(fā)票報銷了什么費用。在實際工作中，由于有很多費用在發(fā)生時無法取得合法的報銷憑據(jù)(比如給醫(yī)生的臨床費)，一般由業(yè)務(wù)員自己找替代的發(fā)票來報銷。這樣在賬上記錄的全是按替代發(fā)票的口徑記錄的賬務(wù)，無法知道費用的真實用途。企業(yè)需要把賬務(wù)上的記錄再還原成真實的用途，因此也有稱作費用還原的。投入產(chǎn)出分析，投入是指投入了多少費用，產(chǎn)出是指產(chǎn)出了多少純銷或回款，反映各分析對象(業(yè)務(wù)員、辦事處、客戶、存貨)的花錢效果?？刹樵冃麻_發(fā)客戶的投入產(chǎn)出情況，可對投入的費用(如市場開發(fā)費)做產(chǎn)出純銷的跟蹤。投入產(chǎn)出分析在管理上有重要的作用，比如各種存貨的投入產(chǎn)出效益是不一樣的，有的存貨每投入一元錢，可能純銷額就會有較大的竄升

13、，而有的存貨對投入費用缺乏敏感，投的費用再多，可能純銷額也不會有大的改觀。比如對部門的投入產(chǎn)出分析，我們就可以知道哪些區(qū)域的花錢效果最好，哪些在平均線以上，哪些在平均線以下，實現(xiàn)對部門作出客觀而公正的獎懲。 費用管理模塊還提供如費用趨勢分析、付款明細(xì)、預(yù)算控制、借款賬齡分析等多張分析報表。8目標(biāo)用戶l 適用于所有行業(yè)。企業(yè)、事業(yè)、機關(guān)、學(xué)校等有費用發(fā)生的，都是我們的目標(biāo)用戶。l 對銷售費用和管理費用編制預(yù)算，控制按預(yù)算使用費用，超預(yù)算需要審批的，是我們的目標(biāo)用戶。l 需要詳細(xì)核算費用報銷，費用報銷需要多級審批的，是我們的目標(biāo)用戶。l 抵票報銷，需要費用還原的，是我們的目標(biāo)用戶。l 關(guān)心費用的使

14、用效果，需要做投入產(chǎn)出分析的，是我們的目標(biāo)用戶。9競爭優(yōu)勢l 集成度高。u8標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品由預(yù)算管理和報賬中心、網(wǎng)上報銷多個模塊分別處理預(yù)算和費用報銷。u8費用管理插件包括了預(yù)算和費用兩方面內(nèi)容，在一個模塊中全部搞定，集成性和易用性都更好。l 領(lǐng)域針對性強。u8標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的預(yù)算管理模塊確切的說是全面預(yù)算管理，可以對收入、費用、成本、利潤等各項經(jīng)濟指標(biāo)編制預(yù)算，甚至可以編制資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表這樣的預(yù)算。但缺點也是顯面易見的，大而空，不實用，有好多功能對用戶沒意義，預(yù)算對實際業(yè)務(wù)的控制不緊密。u8費用管理插件專門針對有預(yù)算控制和費用報銷管理需求的用戶量身定制的。象超預(yù)算審批，抵票報銷，投入產(chǎn)出分析等都是費用管理領(lǐng)域中很個性的問題。l 價格便宜。u8標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品預(yù)算管理的基礎(chǔ)模塊價59800元，每增一個許可要18000元，報賬中心的基礎(chǔ)模塊價50000元，每增一許可30000元。u8費用管理插件