OA辦公系統(tǒng)應用解決方案

1、OA 辦公系統(tǒng)推廣應用辦法OA 辦公系統(tǒng)自 2018 年 6 月份開始提上正式議程以來，經過 5個月的學習及運 行調試，各個部室相關人員在此過程中也提出了一些問題，軟件公 司也安排專人多次進行培訓，指導和修改，到目前為止，該辦公系 統(tǒng)還在探討的路上，未進入試運行的階段。一、 OA辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀2008 年 11 月份，公司王總親自安排我來參與到該軟件（OA）的培訓、學習、 調整及推廣。具體過程如下：培訓會前要求如下：1、根據王總安排，本次由我參與OA 辦公系統(tǒng)軟件的學習 工作。各部門經過之前 一段時間的學習、了解、調整及試運行時存在的問題，要求軟件公 司盡快予以調整解決。2、本次要求以各個部門

2、為基本單元，相關部門參與的方式，根據本部門工作業(yè) 務要求，需要通過辦公系統(tǒng)錄入的信息或流程進行專門的講解和錄 入，過程中對不符合、達不到、或可簡化的過程進行修改和記錄（ 完善）。各業(yè)務部門人員在初步學習和掌握之后進行實際演練，同時 相關部門或人員進行流程梳理，不足之處由軟件工程師修改完善（ 記錄），及時與公司技術團隊溝通解決。3、要求各個部室安排的參與本次學習的人員，負責本部室其余人員（包括項目 部）的學習和指導工作，并進行試運行。11 月 1 號，市場部學習并演練，人力、財務、辦公室等參與；11 月 2 號，項目管理部學習并演練，材料、財務、辦公室等參與；11 月 12-14 號，其余六個部

3、門學習并演練，相關部門等參與；4、統(tǒng)一培訓學習并進行演練后，位了各個部門系統(tǒng)熟悉辦公軟件的業(yè)務信息錄 入及流程，安排軟件工程師再次給各個部室布置上線錄入任務，以 便熟悉和繼續(xù)完善。二、OA辦公系統(tǒng)下部運行計劃1、設置專職的系統(tǒng)管理員管理員的學習培 訓平臺的管理員學 習培訓非常重要，管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度，對軟件所 使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產生較大影響建議：（1）由本單位懂得計 算機專業(yè)的員工擔任系統(tǒng)管理員一職，并由 OA 辦公系統(tǒng)供應商直接對 系統(tǒng)管理員進行培訓。（2）系統(tǒng)管理員兼顧 公司網頁維護（企業(yè)文化宣傳）工作。2、各個部門主管的培訓各個部門主管的 培訓也非常重要，他們

4、是各個部門的直接領導人，對 OA 辦公系統(tǒng)的后期推廣、應用起著帶頭、指導和監(jiān) 督作用，只有他們會用并 且愿意使用，加強執(zhí)行力，才能將 OA辦公系統(tǒng)成功應用落到實處 。3、一般用戶的培訓一般用戶是使用 OA 辦公系統(tǒng)最頻繁的人群，對他們的培訓應該更細化、更具 有針對性。一方面是部門負責人對其進行不定期的培訓指導、另一 方面由系統(tǒng)管理員定期組織學習培訓，解決日常發(fā)現(xiàn)的問題、對軟 件運行缺陷、對相關審批權限進行更改或設置。4、思想觀念轉變OA 辦公系統(tǒng)在我們公司作 為一樣新事物、新技術軟件出現(xiàn)并期望運用，和以往新 事物的出現(xiàn)同樣具有一定的挑戰(zhàn)性。長期以來大家工作及生活已經 習慣與以往的慣性思維，習慣

5、性工作模式，在當前工作比較緊張的 情況下，再額外增加對該系統(tǒng)的認識、學習、信息錄入、審批、修 改完善等。工作量的增加、對系統(tǒng)的學習時間不足、了解不夠深入、 系統(tǒng)本身在適應我們公司的現(xiàn)狀存在不一致之處等等、難免使人在 心里上、思想上產生抵觸、排斥的對立情緒，隨之而來就是在實施 中的這樣那樣的問題，運行實施效果不好。如何改變，建議如下：（ 1） 行政領導召開專 題會議，希望各個部門負責人從內心深處提高認識、轉變觀 念、從我做起、正確引導、不斷深入，提高執(zhí)行力。（ 2）明確各個部門的 責任人和執(zhí)行人，要求在規(guī)定期間內完成 OA辦公系統(tǒng)學習、 推廣、應用等工作。（3）OA 辦公系統(tǒng)運行設定過渡期及“關門”日期；過渡期：2018 年 6 月 1 日至 2019 年 5 月 31 日，各個部門學習、熟悉、應用該系 統(tǒng)。關門日期：2019 年 6 月 1 日，各個部門絕大部分業(yè)務實現(xiàn)系統(tǒng)辦公。系統(tǒng)審批流 程和關鍵數(shù)據均有體現(xiàn)。5、軟件本身進一步完善、不斷修改、調整和提高，下一步我們的專職系統(tǒng)維護人員 、軟件工程師、