辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略

1、 辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略 摘要：辦公室在電力企業(yè)都起著至關重要的作用,文秘作為領導的貼身下屬，處理各種有關于電力企業(yè)運轉(zhuǎn)工作的文件，主要負責辦公室的資料搜集，下載打印，復印，電話接待，匯總月，年的工作，其工作量非常大，工作程序相當繁瑣,而文秘的辦事效率將會直接影響到整合工作運行的方方面面。如何提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平成為我們值得深思的問題。關鍵詞：電力企業(yè)；辦公室文秘；工作質(zhì)量；有效策略1提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的重要性針對電力企業(yè)，其辦公室文秘的職責以領導服務為宗旨，通過規(guī)劃和編排領導工作事項，結合事件鋪墊與信息收集的方式，做好自身工作，如領導外出時，辦公室文秘應事先安

2、排領導行程、交通工具等。辦公室文秘前期準備工作質(zhì)量直接關乎領導辦公決策，需要準確把控領導思想意圖，通過科學規(guī)劃辦公時間、工作內(nèi)容，即當領導決策意向表明后，辦公室文秘利用文件草擬的形式，將其決議以書面文字的形式傳達至下級部門。會議內(nèi)容的記錄，不僅是對會議內(nèi)容的歸檔，也是對會議精神的總結，從而為后續(xù)辦公活動的開展奠定有利基礎?？傊k公室文秘工作的開展，具有系統(tǒng)性、繁瑣性的特點，通過促進領導工作效率，起到各級部門、領導間信息傳達和承上啟下的作用。因此，提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平，既是對領導意向的總結與傳達，又能為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造條件。2電力企業(yè)辦公室文秘的工作現(xiàn)狀2.1實際問題處理經(jīng)驗較為缺乏

3、電力企業(yè)辦公室文秘工作實際開展過程中，文秘人員較為重視處理文件事務方面的工作，而在一些具體問題的處理經(jīng)驗方面較為缺乏。文秘工作如果一味按照傳統(tǒng)模式進行，將會影響到實際工作開展效果， 缺乏良好的靈活性。同時在人員的溝通和協(xié)調(diào)方面，電力企業(yè)相關業(yè)務技術知識經(jīng)驗的儲備方面，文秘人員還存在著一定的不足，影響到了實際工作的開展效果。2.2綜合素養(yǎng)方面無法適應工作需求辦公室文秘工作進行中，很多文秘人員是從其他部門轉(zhuǎn)過來的，沒有專業(yè)系統(tǒng)的文秘知識，對于現(xiàn)階段的實際工作需求，無法得到良好的滿足，這樣會導致實際工作進行中，無法充分有效地完成相關工作任務。同時現(xiàn)代電力企業(yè)相關技術更新?lián)Q代情況明顯，在辦公形式和新科

4、技方面轉(zhuǎn)換較多，文秘人員的知識更新速度較慢，并且參與到學習和培訓方面工作的機會較少，無法根據(jù)工作需求提升自身的綜合素養(yǎng)。3辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略3.1提高辦公室文秘人員的服務意識電力企業(yè)辦公室文秘人員處于企業(yè)管理結構和組織結構的中心位置，只有將服務意識內(nèi)化于辦公室文秘工作的實際，才能更好地發(fā)揮出專業(yè)的發(fā)展作用和促進功能。在實際工作中，相關人員要站在服務企業(yè)長期發(fā)展、促進企業(yè)內(nèi)部良性溝通的角度開展文秘工作，系統(tǒng)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部不同部門、不同單位、不同個體之間的關系，以高效率服務和全面協(xié)調(diào)構建起電力企業(yè)更系統(tǒng)、更科學地組織、管理、溝通新機制和新樣式。辦公室文秘人員在工作中會經(jīng)常接觸社會、公眾

5、，是電力企業(yè)形象的代表。所以，辦公室文秘人員要在對外聯(lián)系和溝通中將服務社會、服務大眾的意識表現(xiàn)在具體的工作中，樹立起電力企業(yè)良好的市場形象，在公眾心目中建立起良性認知，擴大電力企業(yè)在社會上的影響力和感染力。3.2改進辦公室文秘的工作方法辦公室工作涉及電力企業(yè)的大政方針制定和戰(zhàn)略戰(zhàn)術實施，特別是辦公室的每一項文秘工作都會在后續(xù)的實施中，對電力企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展全局產(chǎn)生重要的影響。因此，辦公室文秘人員必須根據(jù)電力企業(yè)的實際情況和發(fā)展趨勢，不斷進行工作方法的改進、創(chuàng)新和優(yōu)化，在提升辦公室文秘工作水平的基礎上建立起適于電力企業(yè)、辦公室、文秘人員共贏的工作體系和方法。一方面，辦公室文秘人員要在具體實際工作

6、中不斷摸索和總結，掌握電力企業(yè)辦公室文秘工作的特點和規(guī)律，在千頭萬緒的辦公室文秘工作中分清工作的輕重緩急和主次關系，在短時間和大強度的辦公室文秘工作中做到忙而不亂、穩(wěn)步推進，確保辦公室文秘工作水平適應電力企業(yè)經(jīng)營、管理和決策的要求和需要。另一方面，工作中文秘人員要做到對自身的不斷充實和調(diào)整，利用各種機遇和條件進行自我學習和持續(xù)總結，有計劃、有步驟地提升自身的能力和水平。同時，辦公室文秘人員也要不斷協(xié)調(diào)身體、情緒、心理等內(nèi)在影響因素，使其能夠在繁雜、艱巨的辦公室文秘工作中處于良好而穩(wěn)定的狀態(tài)，進而確保電力企業(yè)辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平。3.3關注辦公室文秘工作的細節(jié)處理電力企業(yè)辦公室文秘工作具有

7、點多面廣、紛繁復雜的特點?！凹毠?jié)決定成敗”是辦公室文秘工作的金玉良言。因此，辦公室文秘人員必須在日常工作過程中，在面臨復雜問題的情況下做好細節(jié)處理，這是提升辦公室文秘工作水平的關鍵所在。作為電力企業(yè)的辦公室文秘人員，首先要端正工作態(tài)度，在謙虛謹慎的作風下扎實而認真地開展相關工作，在正確對待多樣化辦公室文秘工作的前提下，堅持對辦公室文秘工作細節(jié)的全面關注，做到對辦公室文秘工作質(zhì)量的先決性保障。其次，辦公室文秘人員要采取“身體力行”的方式認真對待工作的過程、細節(jié)和關鍵，帶動辦公室文秘的同事和相關人員形成關注工作細節(jié)的“小氣候”和工作習慣，在辦公室文秘工作范圍內(nèi)建立起嚴謹、求實的工作作風，進而為辦公

8、室文秘工作的開展、電力企業(yè)經(jīng)營和管理工作的順利進行提供基礎性、細節(jié)性的支持。最后，辦公室文秘人員要正確對待電力企業(yè)領導交付于自己的工作：一方面，要在細節(jié)上找出任務和工作的切入點和著眼點；另一方面，要在細節(jié)上下功夫，強化細節(jié)控制、過程控制，力求工作的完善和完美，以便更好地完成辦公室文秘工作目標。3.4抓住電力企業(yè)辦公室文秘工作的核心和重點辦公室文秘人員要建立主動服務電力企業(yè)發(fā)展的核心思想，突出辦公室文秘工作的核心和要素，真正做到系統(tǒng)加工、準確傳遞、及時整理，以嚴謹、科學、準確的辦公室文秘工作為電力企業(yè)的管理、經(jīng)營和決策提供基礎性的支持和保障。辦公室文秘人員首先要確定信息準確的核心要點，要確保收集

9、、加工、整理和分析信息的完整性、系統(tǒng)性和代表性，為電力企業(yè)領導的科學決策提供堅實的數(shù)據(jù)、信息和資料支撐。其次，辦公室文秘人員要關注企業(yè)領導容易忽視的問題和內(nèi)容，要站在電力企業(yè)戰(zhàn)略經(jīng)營、長期發(fā)展和全面成長的角度系統(tǒng)分析各類信息、數(shù)據(jù)和資料，了解到其隱含的內(nèi)在邏輯和隱藏的潛在問題，為電力企業(yè)領導了解實際、規(guī)避風險和防范問題提供有益的參考。最后，辦公室文秘人員要形成工作的重點和自身的特色，要掌握辦公室文秘的特點和規(guī)律，養(yǎng)成抓住辦公室文秘工作要點的素養(yǎng)和習慣，真正起到在辦公室文秘工作上為企業(yè)領導工作提供全面性、系統(tǒng)性、科學性的支撐和保障。4總結文秘作為企業(yè)領導開展工作的協(xié)助者與企業(yè)各部門的連接者，在企業(yè)的發(fā)展過程中就像魚離不開水一樣重要，工作中要幫助同事，協(xié)助領導做好工作部署，認真對待每一分工作，無愧于內(nèi)心。充分扎實自己的專業(yè)知識和專業(yè)技能，加強同領導和同事們的溝通，增進感情，形成和諧的工作氛圍。在這種和諧的氛圍中不斷拓展自己的視野。通過多方面知識的積累，不斷提高自身的思想道德素質(zhì)修養(yǎng)。參考文獻1吳昊,