公司管理系統(tǒng)接待實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)及流程

1、公司接待標(biāo)準(zhǔn)及流程一、目的為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮 貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則。二、適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門因業(yè)務(wù)發(fā)生的各種接待工作。三、管理行政部為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門接 待工作的安排和管理，擬定重要來(lái)賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí) 接待任務(wù)，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來(lái)訪預(yù)約后，首先填寫接待申請(qǐng)表報(bào) 總裁審批，行政部備案并協(xié)助擬定接待計(jì)劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政 部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前1天告知行政部。四、計(jì)劃與準(zhǔn)備1、在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來(lái)訪預(yù)約時(shí)，對(duì)來(lái)賓接待，應(yīng) 了解來(lái)賓基本情

2、況：來(lái)賓職務(wù)、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、 目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安 排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、行政部根據(jù)來(lái)賓情況按計(jì)劃通知公司相關(guān)部門，通知參加會(huì)晤 的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。2、行政部根據(jù)來(lái)賓的重要性，安排拍照留影環(huán)節(jié)，事前要安排好 場(chǎng)地，由企劃部負(fù)責(zé)，具體如下：1、現(xiàn)場(chǎng)拍攝:主要人物會(huì)前拍攝：活動(dòng)前一定要和主辦方和承辦方的負(fù)責(zé)人溝通，確定拍攝人物重點(diǎn)（包括主辦方領(lǐng)導(dǎo)以及受邀主要來(lái)賓等），并 且記錄主要領(lǐng)導(dǎo)或重要來(lái)賓交談的場(chǎng)面， 包括寒暄和互贈(zèng)名片，盡量 能夠結(jié)合背景的陳設(shè)，交代會(huì)議場(chǎng)所和環(huán)境。2、活動(dòng)過(guò)程拍攝：A、領(lǐng)導(dǎo)講話拍攝：如果條件允許，盡

3、量抵近拍攝。這樣可以將主席臺(tái)的橫幅、投影等反映會(huì)議內(nèi)容的信息拍攝在畫面當(dāng)中。 拍攝時(shí) 機(jī)需要攝影者掌握，一般在講話者抬頭與參會(huì)者眼神交流活有手勢(shì)時(shí) 按下快門，這樣可使講話者顯得更加生動(dòng)。也有的領(lǐng)導(dǎo)自始至終不抬 頭交流，這樣的講話者拍攝一般可在講話開始時(shí)活結(jié)束時(shí)會(huì)出現(xiàn)講話 這抬頭的機(jī)會(huì)。但是為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，低頭的時(shí)候一定要拍上幾張以免 內(nèi)容缺失。拍攝角度一般要與講話者同高，盡量不使用仰角或俯角拍 攝，并和講話者保持45度左右的角度；B、會(huì)場(chǎng)拍攝：主席臺(tái)拍攝一定要有全景和單人的特寫。由主席臺(tái)背景一般色調(diào)較暗，拍攝盡量使用人臉曝光值測(cè)光數(shù)據(jù)， 注意不要 讓麥克風(fēng)、水杯等擋住面部，如果有必要可以有一定的

4、角度。另外會(huì) 場(chǎng)內(nèi)前排就坐的一般為比較重要的參會(huì)者， 所以需要從左右兩個(gè)方向 對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行拍攝。最后還要對(duì)會(huì)場(chǎng)全景拍攝，拍攝位置一般為后場(chǎng)后 左、中、右三個(gè)位置各拍一張，曝光值同樣應(yīng)該以主席臺(tái)測(cè)光數(shù)值為 準(zhǔn)。c、活動(dòng)拍攝：一定要注意主要領(lǐng)導(dǎo)和重要與會(huì)者的活動(dòng)并兼顧 其他與會(huì)者。拍攝盡量做到人物和能夠表現(xiàn)活動(dòng)的主題的背景相結(jié)合。 當(dāng)參與活動(dòng)的人員走動(dòng)時(shí)，應(yīng)盡量走到前面拍攝，而不是從后面跟隨C 還要提醒一下，照片的曝光時(shí)寧欠勿過(guò)3、拍攝集體合影事前場(chǎng)地的選擇，集體合影的構(gòu)圖布局要求上寬下窄留出天地, 左右略留有余地而盡量充滿畫面。3、行政部根據(jù)來(lái)賓情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請(qǐng)來(lái)賓的酒店， 酌情安排酒

5、水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來(lái)賓下榻酒 店，酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)資料水果、香煙等（參照接待標(biāo)準(zhǔn)，吃住 行也可以有接待部門直接處理）。4、如有需要行政部根據(jù)情況配合安排來(lái)賓游覽、購(gòu)物、娛樂(lè)等其 他項(xiàng)目。5、因特殊會(huì)議需要，行政部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會(huì)場(chǎng)花卉、水果、煙茶、 音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、電子屏、制作歡迎牌、指示 牌、安排禮儀人員等。6、根據(jù)接待要求，行政部安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安 全性能良好，司機(jī)車輛聽(tīng)從行政部和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào) 度。7、行政部根據(jù)情況提前購(gòu)買車票及機(jī)票。五、客戶接待標(biāo)準(zhǔn)客戶接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來(lái)訪者人員級(jí)別及訪問(wèn)目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要

6、劃分為 A B、C三個(gè)級(jí)別ABC職位政府工作人員、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理副總經(jīng)理、部門經(jīng)理職員類關(guān)系客戶政府檢杳來(lái)司受訓(xùn)公司規(guī)模集團(tuán)公司一般公司小作坊合作合作過(guò)并有進(jìn)步合作意向有合作意向普通注：職位、關(guān)系、公司規(guī)模、合作中有三項(xiàng)達(dá)到 A類，可以使用A類接待標(biāo) 準(zhǔn)。如達(dá)不到A類，有三項(xiàng)達(dá)到B類或B類以上，可以使用B類接待標(biāo)準(zhǔn)。其余為C類接待標(biāo)準(zhǔn)1、C類接待項(xiàng)目說(shuō)明住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求提供協(xié)助預(yù)定，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)無(wú)宴請(qǐng)，午餐標(biāo)準(zhǔn)為30元/人水果標(biāo)準(zhǔn)無(wú)宴請(qǐng)用酒無(wú)接待陪同人員區(qū)域經(jīng)理接待車輛無(wú)其他接待無(wú)2、B類接待項(xiàng)目說(shuō)明住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求提供協(xié)助預(yù)定，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；除總裁特別要求除

7、外餐飲標(biāo)準(zhǔn)無(wú)宴請(qǐng)，午餐標(biāo)準(zhǔn)為30元/人水果標(biāo)準(zhǔn)20元/人宴請(qǐng)用酒無(wú)接待陪同人員銷售總監(jiān)接待車輛無(wú)其他接待無(wú)物資標(biāo)準(zhǔn)無(wú)3、A類接待項(xiàng)目說(shuō)明住宿標(biāo)準(zhǔn)參照業(yè)務(wù)接待管理辦法餐飲標(biāo)準(zhǔn)參照業(yè)務(wù)接待管理辦法水果標(biāo)準(zhǔn)30元/人宴請(qǐng)用酒白酒、紅酒接待陪同人員客戶經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、主管副總、總裁接待車輛公司轎車或商務(wù)車其他接待1、公司顯著位置布置迎賓條幅、迎賓人員等；2、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、水果；3、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影并制作相框；安 排會(huì)談?dòng)涗?、錄音、攝影、攝像；4、安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂(lè)；5、必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控 制在 1000元/人以下。物資標(biāo)準(zhǔn)臺(tái)花1個(gè)（桌上2個(gè)，依來(lái)客

8、人數(shù)而定）， 立式講臺(tái)、公司資料，水果、果盤、水果叉、 茶杯茶葉、領(lǐng)導(dǎo)席卡、歡迎牌、指示牌、黑色 中性筆、話筒電池、翻頁(yè)筆、燒水壺4、客戶接待申請(qǐng)與審批流程 公司人員在接到客戶來(lái)訪需求后，應(yīng)填寫接待申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交到行政部； 申請(qǐng)人員在接待申請(qǐng)表內(nèi)應(yīng)明確來(lái)賓人數(shù)、級(jí)別、接待時(shí)間、 接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議， 若需要超出公司 接待標(biāo)準(zhǔn)接待的報(bào)總裁批準(zhǔn)； 行政部接到接待申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)公司客戶接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行客戶 接待行程設(shè)計(jì)并核定接待預(yù)算。5、接待流程1、行政部根據(jù)接待要求，安排公司的陪同人員，做好接待前、中、后的人員安排工作，確保接待工作的順利完成；2、果盤擺放

9、：每次3-4種水果，建議水果種類以應(yīng)季為宜，顏色錯(cuò)開，搭配有致， 如草莓、獼猴桃、火龍果、青提、紅提、西瓜、小金桔等；客戶到訪 前備好用保鮮膜包好，客戶快到時(shí)揭開保鮮膜，果盤旁需擺好水果 叉；3、客戶到訪前，打開投影，連接電腦，調(diào)試音頻設(shè)備，更換話筒電 池；檢查公司走廊、洗手間及辦公環(huán)境的衛(wèi)生情況，確保干凈整潔；4、重要客戶到司前，公司樓下及電梯口各安排一人引領(lǐng)迎接，如人數(shù)多則需多安排接待人員在電梯口分批次引領(lǐng)；同時(shí)將大培訓(xùn)室內(nèi)茶水倒上，水果保鮮膜揭掉；（如果遇到客戶方領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)比較多，則提 前15分鐘給每個(gè)杯子都加入半杯的水，以防止客戶來(lái)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)水 不夠）5、電梯引領(lǐng)禮儀：1）先按電梯，讓來(lái)

10、賓先進(jìn)，可先進(jìn)電梯，一手按“開”，一手按住電 梯側(cè)門，對(duì)客人禮貌的說(shuō)：“請(qǐng)進(jìn)！ ” 2）到達(dá)目的樓層后，一手按“開”，一手做清楚的動(dòng)作說(shuō)：“到了，您先請(qǐng)！ ”客人走出電梯后，自己立即步出電梯，在前方引領(lǐng)方向。6、參觀：由總裁（根據(jù)級(jí)別決定公司領(lǐng)導(dǎo)）陪同來(lái)賓介紹公司基本 情況并進(jìn)行參觀，總裁在前引領(lǐng)并講解，接待人員跟隨來(lái)賓，以應(yīng)對(duì) 突發(fā)狀況。7、座談：公司人員確保座談環(huán)境整潔、室溫適宜。接待人員在會(huì)議室門口引領(lǐng)來(lái)賓入內(nèi)就坐，隔 30min加一次水六、接待禮儀1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。5、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口 袋中。6、過(guò)走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)”。7、進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。8座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)， 后同事。9、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開七、注意事項(xiàng) ：接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待 中既要熟練 介紹公司情況，