淺談辦公室工作的特殊性與重要性

1、精品文檔淺談辦公室工作的特殊性與重要性辦公室，一個(gè)普通的部門(mén)，同時(shí)也是一個(gè)特殊的部門(mén)，它擔(dān)負(fù)著承上啟下的任務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)與基層間溝 通的橋梁，是各個(gè)部門(mén)間協(xié)調(diào)的紐帶。實(shí)踐表明，領(lǐng) 導(dǎo)的意見(jiàn)是否能得到有力的貫徹實(shí)施，單位的后勤保 障是否足夠、職工的文化工作是否開(kāi)展得有聲有 色如此種種，都取決于辦公室工作的好壞，因此辦公室主任這個(gè)崗位的責(zé)任尤為重大。辦公室工作的特殊性和重要性主要體現(xiàn)在其崗位的地位、職責(zé)和要求上。一、地位的特殊與重要辦公室是連接領(lǐng)導(dǎo)和其它科室的橋梁，保持目標(biāo)任務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞、搞好協(xié)調(diào)的紐帶。對(duì)辦公室 主任來(lái)說(shuō)，其業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱，辦事程度的高低、指 揮安排如何，都將直接影響單位各科室間

2、的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。二、職責(zé)的特殊與重要身為辦公室主任，首先需要明確的就是自己的崗位職責(zé)。辦公室主任的崗位職責(zé)主要包括以下方面：1、熟悉黨的方針政策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手；2、收集各科室工作任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)及時(shí)提出 建議；3、協(xié)調(diào)單位公共關(guān)系；4、主持辦公室工作、為各崗位分工、并制定工 作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，并督促本室人員完成本室職責(zé)范圍內(nèi) 的工作任務(wù)；5、來(lái)文、來(lái)電、函件批處工作審核，以單位名 義起草文、電、函；6、起草單位半年、年度工作計(jì)劃、總結(jié)和講話;7、監(jiān)督單位印章使用；&組織單位職工大會(huì)、年度工作總結(jié)評(píng)比和表 彰會(huì)議；9、單位來(lái)賓接待、安排等工作；10、接受上級(jí)交辦的其它工作任務(wù)，提出分解 落實(shí)建議

3、；11、單位檔案管理工作；12、協(xié)調(diào)、密切各科室工作關(guān)系；13、辦公會(huì)議和籌備工作會(huì)議；14、編制單位發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和辦公用品 供應(yīng)計(jì)劃；以上的幾點(diǎn)，可以歸為參謀、承辦、管理、協(xié) 調(diào)四大職能，其中，第 1、2、3三點(diǎn)屬于參謀職能。 辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行的。 主要表現(xiàn)在：第一，在決策形成過(guò)程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo) 全面了解單位情況、確定工作方向和重點(diǎn)，范圍及程 度上發(fā)揮參謀作用。第二，在決策實(shí)施過(guò)程中，在幫 助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、審時(shí)度勢(shì)、強(qiáng)化控制 上發(fā)揮參謀作用。第三，在決策實(shí)施過(guò)程結(jié)束后，在 幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行新的決策活動(dòng)上發(fā)揮參 謀作用。第4、5、6、7、&

4、 9、10點(diǎn)屬于承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來(lái)自三個(gè)方面。一是來(lái)自上 級(jí)部門(mén)的。主要是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)交付的事項(xiàng)，如工 作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認(rèn)真對(duì)待，按 期完成。二是來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)的。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)班子的決策、辦 公室主任要帶領(lǐng)工作人員不折不扣地去落實(shí)。在工作 中負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、組織、指揮和管理的責(zé)任，是第一責(zé)任 人。三是來(lái)自單位各科室的，單位職工需辦理有關(guān)事 項(xiàng)或?qū)φ緝?nèi)的意見(jiàn)建議，按程度應(yīng)先和辦公室取得聯(lián) 系，這就需要辦公室主任根據(jù)實(shí)際情況去處理?？傊?， 辦公室主任對(duì)所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)要高度負(fù)責(zé)，認(rèn)真督辦。 一絲不茍，一辦到底，落到實(shí)處。第11點(diǎn)屬于管理職能。管理職能主要是針對(duì)辦 公室的內(nèi)部而言，

5、集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是文 書(shū)管理。盡管站內(nèi)文件并不太多，但圍繞著公文的處 理與保管而需要進(jìn)行的撰稿、校對(duì)、印制、收發(fā)登記、 立卷、歸檔等一切是必不可少的。辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì) 文書(shū)工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一組織安排，負(fù)責(zé)督促、檢查， 把好質(zhì)量關(guān)，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務(wù)管 理。辦公室作為事務(wù)性辦事機(jī)構(gòu)，辦公室主任作為這 個(gè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該說(shuō)是事無(wú)巨細(xì)，都要認(rèn)真操辦。 如會(huì)議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車(chē)、對(duì)外接待、辦公用具以及為 職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)。使辦公室真正成為站 工作的樞紐。第12、13、14點(diǎn)屬于協(xié)調(diào)職能。辦公室主任履 行協(xié)調(diào)職能，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部 協(xié)調(diào)、所謂縱向協(xié)調(diào)，即

6、指致力于上下級(jí)之間關(guān)系流 融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合，步調(diào)一 致的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào)，即指致力于任務(wù)分派、 任務(wù)督辦及融洽和諧各科室的協(xié)調(diào)工作。四個(gè)職能部門(mén)不光是停留在口頭上、理論中， 更要實(shí)踐到工作中去。具體如下：當(dāng)好參謀，既要能謀，又要善謀，努力做到參 得準(zhǔn)、謀得深、參到關(guān)鍵處，謀到點(diǎn)子上，力爭(zhēng)出大 主見(jiàn)，當(dāng)大參謀。同時(shí)，又要擺正地位，做到參謀到 位而不越位。辦公室擔(dān)負(fù)著承上啟下，協(xié)調(diào)各方面的 重要職責(zé)，作為辦公室主任既要協(xié)調(diào)高低，又要協(xié)調(diào) 左右，還要協(xié)調(diào)內(nèi)外，搞好協(xié)調(diào)，要講究協(xié)調(diào)藝術(shù)， 留意協(xié)調(diào)手法，既要有原則性，又要有靈敏性。協(xié)調(diào) 中，態(tài)度要謙虛，任務(wù)要細(xì)致，對(duì)上尊重、

7、對(duì)下支撐， 對(duì)左右合作，做到幫忙不添亂，解難不增憂，辦事不 誤事。堅(jiān)持做好崗位責(zé)任制，強(qiáng)化崗位目標(biāo)管理是管 理工作的基礎(chǔ)，統(tǒng)籌目標(biāo)考核和督促檢查是關(guān)鍵。規(guī) 范考核制度，按照目標(biāo)嚴(yán)格考核是根本。抓好指導(dǎo)決策后的任務(wù)落實(shí)，是辦公室的重要 職責(zé)，也是辦公室主任的重要義務(wù)。盤(pán)繞核心任務(wù)， 搞好督促則推進(jìn)落實(shí)的重要環(huán)節(jié)和有效手法。抓好落 實(shí)，就在做到“看不準(zhǔn)不動(dòng)手，看準(zhǔn)了不松手，干不 成不放手”。經(jīng)過(guò)抓落實(shí)，保護(hù)指導(dǎo)權(quán)威，確保政令 暢通。三、崗位要求的特殊性特別的崗位需求多重素質(zhì)和能力，想做好辦公 室工作，就要做到“三心”、“四勤”、“三心”是 熱心、誠(chéng)心、靜心、，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、 腿勤。腦

8、勤，就是要勤于動(dòng)腦，著于思考，如何使我 們的工作適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，時(shí)代特征，更有針對(duì)性和實(shí) 效性，怎樣在工作中貫徹“三個(gè)代表”重要思想，怎 樣為經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心服務(wù)。怎樣才能做到貼過(guò)實(shí)際、 貼近生活、貼近職工，所有這些問(wèn)題都是我們不得不 經(jīng)常考慮的。嘴勤，包括兩個(gè)方面，一方面是要多請(qǐng)示匯報(bào)， 及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的指示、支持和幫助；一方面要多做宣 傳工作。宣傳先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，宣傳廣大職工的動(dòng)人 事跡。手勤，就是要勤于動(dòng)手動(dòng)筆寫(xiě)文章，這是辦公 室主任的一項(xiàng)基本功。寫(xiě)出的文章，特別是調(diào)研文章 要有情況、有觀念、有內(nèi)容、有分析，建議實(shí)在可行 且操作性強(qiáng)。工作總結(jié)、情況匯報(bào)、調(diào)研文章、領(lǐng)導(dǎo) 講話、典型經(jīng)驗(yàn)等，都是

9、勤于動(dòng)手撰寫(xiě)，不能懶惰。隨勤，就要邁開(kāi)雙腿，不辭辛苦，上跑下跑， 上跑就是往上級(jí)那兒跑，即請(qǐng)示工作、匯報(bào)工作、征 求意見(jiàn)；下跑就是深入職工中搞好調(diào)查研究，了解情 況、發(fā)展典型、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握第一手材料；從而為 工作發(fā)展提供助力。熱心，就是要有一付熱心腸，滿腔熱情地服務(wù)， 自學(xué)自愿地服務(wù)，盡心盡力地服務(wù)。當(dāng)辦公室主任， 不是為了應(yīng)付差事，不能抱著敷衍了事和當(dāng)一天和尚 撞一天鐘的無(wú)所謂態(tài)度，而是要認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極努力， 以濃厚的興趣、高度的熱情、負(fù)責(zé)的精神，去干好每 一項(xiàng)工作。誠(chéng)心，就是要有一顆真誠(chéng)的心，真心實(shí)意地、 實(shí)實(shí)在在地干事情，不弄虛作假，不懈怠，不自滿。 一方面，我們反映情況、提供資料，要實(shí)事求是，真 實(shí)可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估計(jì)，想當(dāng)然， 含精其詞，似是而非，以免貽誤工作。耐心，就是不怕麻煩，不辭辛苦，謙虛謹(jǐn)慎， 不驕不躁。辦公室的工作不僅僅是一對(duì)某一個(gè)部門(mén)或 某一些人，而是要為全體職工服務(wù)，難免有眾口難調(diào) 的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此面對(duì)麻煩。處理事情都要耐著性子， 謹(jǐn)慎仔細(xì)的處理好每個(gè)細(xì)節(jié)。通過(guò)工作實(shí)踐，我對(duì)辦公室工作有特殊性和重 要性有了切實(shí)的理解。辦公室主任處于“兵頭將尾”， 是名副其實(shí)的“大