某集團會議管理制度

1、某集團會議管理制度1、目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成木，加強信息溝通, 促進公司各部門更好地發(fā)揮職能，特制定本制度。2、適用范圍木制度適用于xx集團會議管理。3、管理權(quán)責(zé)：3.1總經(jīng)辦負責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督3.2會議組織人或主辦部門負責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反木制 度的行為提出處罰。3.3會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議組織與審批”。4、會議分類:序號會議名稱主題/特點類別主持人參加人固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出的問題公司例會主辦部門負責(zé)人部門/公司全體2動員會發(fā)言固定、沒有討論程序公司臨時行政會議主辦部門負責(zé)人會議組織人提擬3研討會對某一課題

2、或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果公司臨時行政會議部門負責(zé)人會議組織人提擬4鑒定/評審會對某事物的價值、性能，質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論公司臨時行政會議集團總經(jīng)理或指定人會議組織人提擬專題會為某一專題而開，必須有結(jié)論公司臨時行政會議會議組織人指定會議組織人提擬6評比會一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開公司例會人力資源總監(jiān)會議組織人提擬7總結(jié)會總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會部門負責(zé)人會議組織人提擬8匯報會下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況公司臨時行政會議 的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由各部門自行提 擬方案呈報集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.2會議計劃與統(tǒng)籌。5.2.1每月28日前，

3、總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨 時行政會議，統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制月度 會議計劃，于月底前發(fā)放至各部門負責(zé)人。5.2.2凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排 新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批 手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨 意打亂正常會議計劃。5.2.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議 服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、 部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5.3會議準(zhǔn)備。5.3.1會議通知遵照以下規(guī)定：5.3.1.1已列入月度

4、會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通 知，由各部門按計劃表直接通知與會人。5.3.1.2屬下列情況之一者，按“誰組織，誰通知”的原則進行會議通 知：1）未列入月度會議計劃而臨時組織的會議。2）雖然己列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、 會務(wù)安排等作特別說明。3）其它組織人認為應(yīng)另行通知的情況。5.3.1.3會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù) 服務(wù)提供部門；如有外來客戶參加的會議應(yīng)至少提前三個工作日送達 邀請函。5.3.1.4會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的 會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，會議通知單以郵件形式發(fā) 放；涉及多個部門

5、和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳 細的會議計劃通知相關(guān)部門。5.3.2會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：5.3.2.1會議組織部門應(yīng)至少提前一天通知與會人會議主題、時間、 地點、需準(zhǔn)備的文件資料等。議組織部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、 計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交的發(fā)言稿及文件資料等）準(zhǔn) 備的組織工作。5.3.23有客人參加的大型、正式會議時，會議組織部門應(yīng)提前確定 會務(wù)引導(dǎo)人員，負責(zé)引導(dǎo)客人入場、介紹領(lǐng)導(dǎo)等工作，由會議主持人 指定人員擔(dān)任。5.3.2.4會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，設(shè)置會標(biāo)橫幅、布置飾 品鮮花、按會

6、議類型備好座位、設(shè)置坐次牌、準(zhǔn)備會議器材、擺放禮 品、紙、筆、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。53.2.5公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責(zé)。53.2.6部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部 門書而提出，由會議室管理部門統(tǒng)籌安排。5.3.2.7有外部客戶及分公司同事參加的會議，會議組織部門應(yīng)提前 做好食宿及車輛接送安排。5.4會議組織。5.4.1會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。5.4.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：5.4.2.1主持人應(yīng)不遲于會前10分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況, 做好會前準(zhǔn)備。5.4.2.2主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議

7、程、須解決 問題及達成目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。5.4.23會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程 進行適時、必要的控制，引導(dǎo)與會人依次發(fā)言并有權(quán)限定發(fā)言時間和 中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。5.4.24屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議做出結(jié)論。 對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見； 對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5.4.2.5主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、 達成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進安排向與會人明確。5.4.3與會人須遵守以下規(guī)定：5.4.3.1應(yīng)準(zhǔn)時到

8、會，并在會議簽到表（詳見附件1）上簽到。5.4.3.2會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。5.4.33遵循會議主持人對議程控制的要求。5.4.3.4屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。5.4.3.5如無特殊要求，會議發(fā)言應(yīng)按職位排列或按座次順序依次進 行。5.4.3.6遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)按要求關(guān)閉（或調(diào)至振動）手機 等通訊工具，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；會議 過程中不私下討論與會議無關(guān)的事。5.4.3.7做好本人的會議紀(jì)錄。5.4.4多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團 總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團總經(jīng)理授權(quán)。5.4.5公司月度例會、臨時行政會議

9、一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)，根據(jù) 會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。5.4.6主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負責(zé)。5.5會議記錄。5.5.1公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。5.5.2公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責(zé)記錄。會議記錄員的確定 應(yīng)遵守以下規(guī)定：5.5.2.1各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（名單報總經(jīng)辦備案），負責(zé) 本部門會議及本部門負責(zé)組織的會議的記錄工作。5.5.2.2會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人 可根據(jù)木原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄 員。5.5.23集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集

10、團總 經(jīng)理秘書負責(zé)會議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理 指定。5.5.3會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：5.5.3.1以專用會議記錄本作好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根 據(jù)需要整理會議紀(jì)要。5.5.3.2會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。5.5.33對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。5.5.3.4會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報 會議主持人審核簽名。5535做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人 核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。5.5.4下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：5.5.4.1公司各類臨時行政會議。5.5.4.2

11、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議。5.5.43其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。5.5.5會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政 會議的會議紀(jì)要須報行政部一份存檔備查。5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：5.5.6.1本部門負責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門 常設(shè)會議記錄員負責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機要 檔案及時轉(zhuǎn)交行政部統(tǒng)一歸檔備查。5.5.6.2木部門會議記錄由木部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.5.7會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱 應(yīng)嚴(yán)格按公司檔案管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6會議跟進。5.6.1會

12、議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟 進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。5.6.2集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責(zé) 落實，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。5.6.3會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。5.7獎懲。5.7.1獎勵。按獎懲制度執(zhí)行。5.7.2遲到、早退、缺席。5.7.2.1遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi) 未到的，計為遲到。5.7.2.2早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束 前5分鐘提前離開會場的，計為早退。5.7.2.3缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假 未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。5.7.3處罰。5.7.3.1無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。5.7.3.2無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。5.7.33凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰 由傳達人承擔(dān)。5.7.3.4與會人未在會議前向組織部門提交發(fā)言稿及相關(guān)會議資料 者處以20元的罰款。5.7.3.