秘書助理工作安排之日程安排

1、秘書助理工作安排之日程安排 控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術的集中體現(xiàn)。秘書的職責是當好“管家”按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。日程是領導的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領導的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進

2、行有序的工作。作為秘書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用。一、總體日程安排領導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩

3、類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。（一）總體原則 了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況，優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍；了解公司業(yè)務發(fā)展情況，特別是所服務總經(jīng)理的業(yè)務進展情況，留意近期的工作興奮點； 對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突； 明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理； 定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展； 注意日程安排的時間松緊，適當安排；（2） 經(jīng)驗與技巧 周一日程

4、、出差前后一個工作日不要安排過多的事務； 在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務； 根據(jù)總經(jīng)理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息； 對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致； 不要代替領導做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理； 控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程； 掌握近期要回避的人物； 月/周計劃安排模版 可使用NOTES日歷功能，填入相關安排，打印即可； 也可按照總經(jīng)理習慣，自行制

5、作日程表；二、出差日程安排 做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差J 出差前： 確定出差目的和日期；確認總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。）確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例

6、）。根據(jù)總經(jīng)理的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關部門及相關人員發(fā)出郵件和復印件（財務部等）。（見范例）J 出差中 在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關心的業(yè)務進展情況；配合總經(jīng)理授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。根據(jù)情況及時與相關人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排；J 出差后 及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展；出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉發(fā)相關人員或存檔；向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進業(yè)務后續(xù)事宜；（二）

7、 國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點： 根據(jù)公司最新業(yè)務情況準備PRESETATION （中/英文），與對方確認演示設備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。 機票購買時注意避免經(jīng)停中轉，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好的機型； 注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶； 根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物； 準備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料； 確認對方還是我方提供翻譯服務； 回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項： 登機前，為總經(jīng)

8、理辦理機場建設費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人； 到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理； 每日及時核對本日及第二天的日程安排； 提前設置清晨叫醒，并安排早餐； 根據(jù)當天的日程安排落實車輛； 及時提醒并事先落實各項安排； 攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫⒉稍L提綱）； 注意建立各種客戶關系（包括政府領導、合作伙伴、媒體記者） 著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止； 出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證

9、、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應急藥及常用藥品附件二：授權書模版文件編號OUR REF.：LCS-DTB60023-99發(fā)文日期DATE：2000.6.14文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:-審核VERIFIED:/批準APPROVED:-收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務器事業(yè)部、外設事業(yè)部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書處、財務-附件ATT

10、ACHMENT:/ 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS/頁 數(shù)NO.OF PAGES1授 權 通 知 電腦公司副總裁-在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關簽字權授予副總經(jīng)理-，臺式電腦事業(yè)部其他相關財務及文件審批授權予常務副總經(jīng)理-，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關財務簽字及文件審批委托副總裁-處理。 特此通知 - 2000.6.14 附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時間日程地點備注4月25日17：25北京深圳CA1

11、305機場接機人：- 1360 入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：-、-議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發(fā)前往EMC office、-陪同前往 14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-、 -、-EMC參加人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會面安排：14:00 15:00雙方公司介紹交流15:0016:00參觀工廠16:0017:00 產(chǎn)品

12、研討（顯示器/電腦相關產(chǎn)品）及未來業(yè)務合作磋商 17：20返回新世紀，梁青陪同18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員聯(lián)想：-、-4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關噴漆關鍵技術、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：

13、40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17：40 CA1303 深圳北京-安排接機隨行及重要聯(lián)系電話：- - - - 附件四：國外出差日程安排表 執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注7月14日17：5020：4021：0021：30北京漢城到達酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：0192335098KIMPO AirportHoliday inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機場左邊出口舉牌接 (Tel: 01933678

14、96)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂) Tel: 82027179441 Fax:82027159441 7月15日8：009：009：0012：3012：3013：2013：2014：40 14：4016：40 16：4018：00與LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共進早餐及會談前往LG 位于龜尾的LCD廠 與LG LCD負責人午餐參觀及會談（陪同及參加者:LG LCD 廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）前往

15、LG電子位于平澤的CD ROM 廠參觀及會談（陪同及參加者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）Holiday inn SeoulorLG Twin Towers龜尾 路程：3小時中餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：3小時 主持人: Mr.M.H.Park訪問時間主要活動地點備注 7月15日18：0019：3019：3021：00與LG電子人員共進晚餐回酒店平澤7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領導見面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）-作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對相關問題進行會談參觀與會者共進午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡人： Mr.J.Y.ParkTel:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00會談（參加者：LG商事D.H.Kang/V.President LG電子 M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進晚餐（D