行政辦公室管理制度

1、行政辦公室管理制度一、總則（一）、為規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，加強公司行政辦公的規(guī)范化、程序化、制度化，進一步加強管理和協(xié)調(diào)，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，特制訂本制度。（二）、行政辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報，逐步建立并完善各項規(guī)章制度，促進公司各項工作的規(guī)范化管理。（三）、本制度對公司內(nèi)部行政管理工作進行統(tǒng)一規(guī)范，以加強行政管理工作的有效性。二、各項細則（一）、辦公室檔案管理1 、檔案管理范圍：1.1 公司文件檔案：包括公司資質(zhì)、公司制度、公司各部門制度標準、方針政策、公司決定、年度計劃等與

2、公司整體發(fā)展相關(guān)的有長期保存價值的文件及資料；1.3 行政檔案：會議記錄、文件簽發(fā)等。.2、管理部門。公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，行政辦公室負責(zé)備檔管理。3、管理職責(zé)。保證公司及各部門的資料齊全完整、安全保密和使用方便。（二）、辦公環(huán)境管理1、每個員工都有責(zé)任維護辦公環(huán)境，辦公室內(nèi)禁止吸煙。2、員工應(yīng)愛護公共設(shè)施，節(jié)約使用辦公用品，注意公共衛(wèi)生。3、每周進行衛(wèi)生聯(lián)檢。（三）、辦公室安全和秩序1、每天下班最后離開公司的人員應(yīng)在離開辦公室時將門窗鎖好并切斷電源。2、不要將私人訪客帶入辦公室。3、離開辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好。4、不得在辦公室內(nèi)打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。5、

3、工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，出去辦事要及時和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請假，并填好單據(jù)上交 行政部。6、各個部門應(yīng)相互協(xié)調(diào)、配合、團結(jié)、互助，嚴禁互相推諉。（四）、辦公電話管理.1、公司的電話主要作為方便與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用，員工不得使用公司電話撥打私人電話。2、員工接聽電話應(yīng)使用普通話及禮貌用語。（五）、員工禮儀管理1、員工頭發(fā)要保持整潔、自然，不得披頭散發(fā)；指甲不能太長，不得涂抹帶顏色的指甲油。2、員工統(tǒng)一著工作裝，員工工裝、工牌要穿戴整齊，不得穿奇裝異服。3、員工應(yīng)注意自己的儀容儀表、行為舉止和公共禮儀，做到文明、禮貌待客，主動、友善地打招呼、問候；耐心應(yīng)答，不厭其煩。4、在任何場合應(yīng)使用普通話，語

4、氣溫和，音量適中。（六）、例會管理制度1、目的：1.1 實現(xiàn)有效管理，促進公司上下的溝通與合作；1.2 提高公司各部門執(zhí)行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度；1.3 集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案；1.4 協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進度、人員及設(shè)備的調(diào)配。2、公司例會定于每周三舉行，由副總經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理列席。.3、部門例會可由部門自行決定，由各部門經(jīng)理主持，部門員工列席。4、會議主要內(nèi)容：4.1 下達公司會議的精神；4.2 聽取各部門經(jīng)理對所屬部門工作的匯報，做好各部門工作的周總結(jié)和計劃，以及需提請總經(jīng)理或其它部門協(xié)調(diào)解決的問題；4.3 對工作中出現(xiàn)的問題及時跟蹤改進，對工作中的

5、失誤找出原因并及時改正、總結(jié)；4.4 探討公司經(jīng)營活動的最佳方案，并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時總結(jié)，以達到整體經(jīng)營目標的實現(xiàn)；4.5 對上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù)；4.6 每周會議議題的討論；5、例會參加者在會議上要暢所欲言各持已見，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一但形成決議，無論個人同意與否，都應(yīng)認真貫徹執(zhí)行；6、嚴守會議紀律，保持會議秘密，在會議決策未正式公布之前，不得私自泄漏會議內(nèi)容，影響決議實施；7、參加公司例會人員原則必須參加例會，特殊情況向部門領(lǐng)導(dǎo)請假，無故不參加者按公司考核辦法進行考核。.（七）、行政審批流程1、所有部門需提項目審批單，填寫好部門、時間、需審批內(nèi)容、部門經(jīng)理簽

6、字等。2、此項目審批單經(jīng)由總經(jīng)理簽字批準后方可生效。3、總經(jīng)理簽字確認后將此項目審批單下發(fā)至相關(guān)部門執(zhí)行。（八）、會議室、 VIP 室使用管理制度1、部門使用 VIP 室須提前告知行政人事部，領(lǐng)取會議室鑰匙，行政人事部做好相關(guān)記錄；2、每周例會可以使用會議室；3、部門使用會議室、 VIP 室須提前一天和 行政人事部 申請：3.1 使用會議室、 VIP 室的部門，須愛護會議室、VIP 室的設(shè)施，保持會議室、 VIP 室的清潔，用后應(yīng)及時清理煙灰缸，打掃衛(wèi)生、檢查衛(wèi)生，鎖好門，關(guān)好窗，將鑰匙歸還給行政人事部 ；3.2 任何部門和個人未經(jīng) 行政人事部 同意不得將會議室、 VIP 室的各種設(shè)備拿出會議

7、室、 VIP 室或轉(zhuǎn)作他用；3.3 會議室、 VIP 室的衛(wèi)生每周至少清理一次，遇有會議時，要一次一清潔；3.4 每次會議之前，管理人員應(yīng)進行檢查電源、配備飲用水；3.5 會議室的管理人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞賠償。.（九）、更衣室管理規(guī)定1、更衣室的管理1.1 公司更衣室的使用分為男、女更衣室，不得混用。1.2 員工不得在更衣室中休息、抽煙、娛樂，應(yīng)愛護更衣室的設(shè)施，不允許在室內(nèi)亂寫亂畫，張貼等。1.3 員工應(yīng)自覺愛護更衣室衛(wèi)生，更衣時不得隨意吐痰，亂丟紙屑雜物及其他物品。1.4 更衣室內(nèi)除清掃用具及更衣用凳外。一律不準擺放其他物品、物件、工具等。1.5 更衣室內(nèi)要注意安全防火，后勤

8、部將其納入防火責(zé)任區(qū)，制定人員負責(zé)，配備消防器材。2、更衣柜的管理2.1 工裝及私人物品必須放在更衣柜內(nèi)，不得掛在更衣柜門上、更衣柜頂上或地面上，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對相關(guān)人員處以一次5 元罰款并記錄在員工檔案內(nèi)，作為員工評優(yōu)和晉升的參考依據(jù)。2.2 更衣柜每人一格，一鎖，注上姓名，由使用人負責(zé)使用保管，損壞酌情賠償，并負責(zé)柜子內(nèi)外的衛(wèi)生。2.3 衣柜破損需及時上報行政部門，以便修理，修理費用如自然損壞由公司負責(zé)；如是使用人自己損壞則自行承擔(dān)。.2.4 更衣柜必須上鎖，柜內(nèi)請勿存放貴重物品，一旦遺失責(zé)任自負。（十）、員工公告欄管理制度1、員工公告欄由行政人事部負責(zé)管理。2、員工公告欄的內(nèi)容：2.1

9、各種文件的公示；2.2 公司活動的宣傳；2.3 激勵性的名言警句；3、不允許私自涂抹亂畫。（十一）、保密制度1、為保守公司秘密，維護公司權(quán)益，特制定本制度。2、公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。3、公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：3.1 公司重大決策中的秘密事項；3.2 公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；3.3 公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄；.3.4 公司職員人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入及資料；3.5 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當保密的事項。一般性決定、決議、通告、通知、行

10、政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。4、公司秘密的密級分為“絕密” 、“機密”、“秘密”三級。4.1 絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害；4.2 機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴重的損害；4.3 秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損5、公司秘級的確定：5.1 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；5.2 公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；5.3 公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。6、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品

11、的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由行政辦公室派專人執(zhí)行；采用電.腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由行政辦公室負責(zé)保密。7、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。8、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛埽粶释ㄟ^其他方式傳遞公司秘密。（十二）、考核管理崗位工作標準1、負責(zé)修訂公司人才開發(fā)管理規(guī)定1.1 信息收集工作標準1.2 新建制度工作標準1.3 修訂制度工作標準1.4 貫徹制度工作標準2、負責(zé)編寫公司（公司）人力資源發(fā)展規(guī)劃2.1 工作方案的編寫和實施工作標準2.2 初審公司 ( 公司部門 ) 規(guī)劃工作標準2.3 編寫公司

12、 ( 公司 ) 規(guī)劃工作標準3、負責(zé)編寫、實施公司年度人才招聘計劃3.1 完善用人標準工作標準3.2 編寫招聘計劃工作標準3.3 應(yīng)屆畢業(yè)生招聘工作標準.3.4 社會人員招聘工作標準4、負責(zé)公司人才開發(fā)管理工作4.1 脫產(chǎn)培訓(xùn)人員選拔工作標準4.2 參與公司年度培訓(xùn)計劃的編制工作標準4.3 指導(dǎo)公司人才開發(fā)工作標準4.4 公司部門考核工作標準4.5 公司一般管理人員職位評定工作標準5、負責(zé)指導(dǎo)公司高管（后備）人員考核工作5.1 公司高管 ( 后備 ) 人員考核工作方案編寫工作標準5.2 公司高管人員答辯考核工作方案起草及參與考核工作標準5.3 參與公司高管 ( 后備 ) 人員考核工作標準5.4

13、 后備人員選拔工作標準5.5 公司高管 ( 公司中層 ) 內(nèi)部調(diào)動工作標準6、負責(zé)編寫部門工作計劃6.1 部門年度工作計劃編寫工作標準6.2 部門月工作計劃編寫工作標準6.3 部門工作計劃實施工作標準（十三）、印章管理制度1、目的：印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工.具，印章管理關(guān)系到公司正常經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，特制定本制度。2、說明 : 公司印章主要指公章、法人私章、財務(wù)章、發(fā)票章。3、 基本印章（公章、法人私章、財務(wù)章、發(fā)票章），出納管理法人章、發(fā)票章，會計管理公章、財務(wù)章。4、 印章的使用與保管：對公司所有印

14、章的使用均須做好申請和使用登記，公司印章只適用于與公司相關(guān)的業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益的行為。如遇需帶公章、財務(wù)章、法人章外出辦事的使用情況時，辦事人需在財務(wù)部做好登記，標明時間、部門、用途、簽字確認等。5、印章保管人有權(quán)拒絕對損害公司利益的文件上蓋章。（十四）、公文管理制度1、目的為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際，特制定本管理規(guī)定。1.1 發(fā)文的處理1.1.1 擬稿：按照各部門經(jīng)理，擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦，按規(guī)定要求擬稿。.1.1.2 核稿：由部門經(jīng)理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送行政人事部

15、審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。1.1.3 簽發(fā)：以公司名義對外的發(fā)文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。1.1.4 編號：由辦公室統(tǒng)一登記、編號、計算份數(shù)等。1.1.5 打印：擬辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。1.1.6 分發(fā)：由辦公室助理統(tǒng)一分發(fā)，原稿與正文1 份（原件）存檔。1.2 收文的處理1.1.1 拆封：當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的，由辦公室拆封；署名有關(guān)部門的，由部門拆封；由政府部門所發(fā)的文件，由辦公司拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。1.1.2 登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統(tǒng)一由辦公司登記、編號。各部門收到的由部門登記、編號。1.1.3 擬辦：辦公室根據(jù)公文內(nèi)容、

16、性質(zhì)提出擬辦意見。1.1.4 呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，由辦公室助理呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門辦理。1.1.5 交辦：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文書人員應(yīng)提出辦理時限，加強督促催辦。1.1.6 辦結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然后存檔。.2、行文標準2.1 公司文件類根據(jù)用途，公司文件分外行文與內(nèi)行文。外行文指公司對外的各種正式公文與函件，主要包括合同、函、意向書、協(xié)議、承諾書、問卷、公告、通知等，也包括公司向集團呈報的上行文，如總結(jié)、計劃、報告、請示、報總部審批備案等的制度等公文。內(nèi)行文指僅用于公司內(nèi)部交流、會商、通報、規(guī)定、紀要、存檔、標準所用的各種正式與非正

17、式文件。主要包括交流材料、項目材料、報告、案例分析、總結(jié)、計劃、會議紀要、部門申請、公司規(guī)章制度、檔案目錄等。2.2 、行文標準2.2.1題目一般情況：黑體， 3 號， 3 倍行距，居中。題目較長須分行顯示，標準為：黑體，3 號， 1.5 倍行距，另空一行。有副標題的，標準為：主標題為黑體，3 號，副標題為仿宋，小 3 號， 1.5 倍行距，另空一行。2.2.2正文.（ 1）、字體、字號與行距全部采用仿宋字體，首行縮進兩字符。外行文字號采用4 號字，行距固定值28 磅。內(nèi)行文非正式文件一般采用小4 號字， 1.5 倍行距。正式文件采用外行文標準。行文一般要求：言簡意賅，語言通順流暢，用詞恰當。

18、（ 2）、標號根據(jù)需要，預(yù)設(shè) 5 級標號：1 級標號：為“一、”，頂格，一般要求加粗。如特別需要突出標題或美觀排版，可設(shè)為 2 倍行距，或段前段后間距設(shè)為 0.5 行（以下同）。2 級標號：為“（一）”，左空 2 字，或首行縮進 2 字符。3 級標號：為“ 1、”，左空 2 字，或首行縮進 2 字符。4 級標號：為“（1）”，左空 2 字，或首行縮進 2 字符。5 級標號：為“”，左空 2 字，或首行縮進 2 字符。一般情況，均需按級別循序使用標號。若文章結(jié)構(gòu)層次不太復(fù)雜，可將 3 級標號“ 1、”直接用作 2 級標號。一般不允許反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一條”格式，條下的標號要求

19、仍須遵從 5 級標號要求。.（ 3）、段落段落正文一般左空2 字或首行縮進 2 字符。使用硬回車結(jié)束另起一段。段前段后間距一般設(shè)為0，有特殊需要的可設(shè)為0.5 行。（ 4）、標點符號標點符號應(yīng)根據(jù)行文語言正確使用。必須在全角狀態(tài)下輸入。（ 5）、特殊格式2.2.3 表格一般情況圖標要求簡潔直觀。數(shù)據(jù)表一般采用Word、excel 原表數(shù)據(jù)，以便改動。特殊情況采用圖片格式粘貼。格式要求：外行文，小四號，內(nèi)行文，五號，仿宋字體，背景無填充顏色，全表格線，默認粗細。特別情況可根據(jù)需要調(diào)整。標題居上，根據(jù)章節(jié)及表格循序情況設(shè)置，格式為：“表 2-5:XXXXXXXXX表”。2.2.4頁碼居中插入頁碼，

20、采用普通格式。1.3 附件正文中有附件的，一般在附件位置標明“見附件”。有多個附件的，一般在其后附加該附件的順序數(shù)，采用“見附件1”的格式。.特殊情況，確有必要且附件較多時，可在正文結(jié)束后單獨附加附件列表，字體行距同正文，每行均加粗顯示。附件內(nèi)容一般在正文結(jié)束后的下一頁附加。多個附件的，在一個附件內(nèi)容結(jié)束后的下一頁附加。格式為：新頁首行頂格寫“附件1：”，另起一行寫附件題目及正文。一般情況附件行文標準依照本暫行辦法標準。若附件僅為參考性或重要性較低時，可參照內(nèi)行文相關(guān)標準。1.4 封面需添加封面時，題目放在封頁第五行處，即首行后空4 行后寫。采用黑體、 2 號字、加粗、居中。題目多行時采用2

21、倍行距。封面落款一般為公司名稱與成文時間，放在距封頁尾行4 行處，采用仿宋體、 4 號字、加粗、居中、 2 倍行距。1.5 簽章一般簽章應(yīng)將公司名稱、部門名稱、成文時間等信息全部蓋壓，如不能全部蓋壓時，應(yīng)首先蓋壓時間，或在時間上加蓋印章。騎縫章盡量使每頁均有，必須確保首頁與尾頁上的外弧線清晰。簽章要清晰端正居中。1.6 裝訂標準外行文一般比較正式，普通裝訂一般為左側(cè)裝訂，在距離頁面.上下緣約 7 厘米處分別裝訂，裝訂距離左側(cè)頁面1 厘米。如加裝簡易塑封面的，也須先裝訂后再加裝塑封面，以免文件脫落缺頁。頁面設(shè)置一般為：左側(cè)4 厘米，右側(cè) 2.5 厘米。上下頁邊距根據(jù)情況適當調(diào)整，以美觀為準。內(nèi)行

22、文，正式公文遵從外行文裝訂標準。非正式公文，一般采用簡單裝訂，只在左上角處裝訂即可。頁邊距左右對稱設(shè)置，根據(jù)需要調(diào)整以上文字僅為“當當城”書面材料參考標準，如有改動，另行通知。3、文件管理制度3.1 目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。3.2 工作流程：文件分類：3.2.1 通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。3.2.2 內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如會簽單、報告、工作聯(lián)系函、會議文件等。.3.2.3 外來文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等3.2.4 外送文件：即公司制作的對外發(fā)