辦公室主任的接待、會務工作及工作方法藝術簡介

具體來說，主要有以下幾個方面：(1)了解綜合情況；(2)組織參與調查研究，反饋信息；(3)主持日常行政事務；(4)密切各方面的工作關系；(5)協(xié)調部門之間的分歧和矛盾，提出解決辦法和備選方案；(6)做好機要保密工作；(7)處理來信來訪；(8)完成領導交辦的工作任務。一、辦公室的接待工作(一)接待工作概述。1、接待工作的含義。一個單位作為社會這個大網絡中的網結，與外單位有著密切的交往與聯(lián)系；單位內部各部門之間、領導與員工之間更是緊密地聯(lián)系在一起，其中有許多內外聯(lián)絡，都要通過辦公室這個樞紐部門，這就構成了辦公室主任的接待工作。接待工作是指單位在對內、對外的聯(lián)絡和交往中所進行的迎送招待、接待聯(lián)系等服務性活動。例如，外單位來人聯(lián)系公務、參觀、訪問，群眾詢問事務、反映問題，上級單位來人視察、檢查工作，下屬部門向領導請示、匯報、聯(lián)系工作等等，都需要招待、接待。2、接待類型：(1)視訪接待。如各級行政首長到下級了解、視察、檢查工作的接待。(2)上訪接待。黨政機關的上訪接待工作屬于履行公事。(3)工作接待。指前來商洽工作、處理公務的上級、兄弟、下級單位同志所做的接待工作。(4)來賓接待。（又可分為國內來賓接待和外賓接待，此專指國內來賓接待）指對前來參觀、學習、訪問的兄弟單位來人的接待。3、接待工作的原則和要求。(1)熱情歡迎，禮貌接待；(2)禮儀對等，簡樸大方；(3)盡量滿足來賓要求；(4)保守機密；(5)外賓接待要維護國家主權和民族尊嚴，平等相待，不卑不亢。(6)對于事先有約的來賓，要有接待方案和接待指南。(二)接待工作的規(guī)格。1、高格接待：指陪客比來客職務高而采取的一種接待形式。三種形式：上級領導派一般工作人員向下級領導口授意見或要求，下級領導要高格接待，出面作陪。兄弟單位或協(xié)作領導派人到本單位商量重要事宜，本單位領導要出面，高格接待。下級同志上訪，有重要事情向上級領導匯報，要高格接待。2、低格接待：指陪客比來賓職務低而采用的一種接待形式。三種形式：上級主要領導或主管部門領導來本地視察、了解情況或作一些調查研究，這種接待用低格接待。外地參觀學習團和旅游團的接待工作只需采取低格接待。老干部故地重游或上級領導路過本地只需采取低格接待。3、對等接待：是指陪客與客人職務、級別大體相同而采取的一種接待形式。兩種形式：對一些重要的來客，作為一個單位或地方的領導應該自始至終地陪同。對來賓初到和臨別時對等接待，中間可以請適當人員陪同?？傊?，接待工作的規(guī)格問題，對負責接待工作的辦公室主任來說，是一個很值得研究的問題。對來訪的客人，以哪種規(guī)格接待，應認真地加以考慮，切不可草率行事，否則將會造成嚴重的后果。(三)接待工作的具體事務。1、接待前的具體事務。接待工作不是來賓到達后才開始的，事實上，從接到賓客的來函或通知后就開始了。因此，事前必須做好一些準備工作，以免事后忙中出錯，否則就難以使整個接待工作順利進行。所以在賓客到達前應該對整個接待工作做好詳細而周密的安排。了解和掌握來賓的基本情況，做到心中有數(shù)。在接待來賓的來函來電或通知后，應詳細地詢問來賓的單位、姓名、身份（職務、級別）、人數(shù)（包括男、女各多少人）、民族、來意、大體停留時間等等。還要弄清來客抵達日期、具體時間、來客是乘坐專車還是乘飛機、輪船、大車、公共汽車業(yè)，并搞清班次，以便安排接站。制定和落實接待計劃（接待方案）。根據(jù)了解的情況，負責接待工作的辦公室主任應及時向主管領導和有關同志匯報，聽取主管領導對接待工作的安排意見。這里有兩種情況，一般的來客可直接作出接待的安排，另一種是重要的來賓，則要制定接待工作方案，召開接待工作會議，在安全保衛(wèi)、交通用車、陪同領導、經費開支、活動方式、日程安排、接待規(guī)格、匯報內容、參觀地點等方面提出具體而詳細的意見，然后再向主管領導匯報，征得同意。然后根據(jù)擬定的初步計劃，通知有關部門作好必要的準備工作。應從以下四個方面作好準備：第一，通知有關部門和單位準備好匯報材料和落實參觀地點；第二，通知招待所或賓館安排好房間和用餐的標準；第三，安排接待同志，保證來賓安排抵達，切忌車輛中途出故障；第四，重要接待通知公安警衛(wèi)部門，落實安全保衛(wèi)措施，確保來賓絕對安全。以上接待安排，并非一成不變的條文，應根據(jù)實際情況，作出妥善安排?？傊?，確保接待前的準備工作做到充分、合理就行。2、接待中的具體事務。賓客到達后，進入接待中的服務工作應按照事先制定的計劃抓好落實。做到既不隨意更改計劃，又靈活機動，不生搬硬套。(1)引見介紹。具體介紹時，要有禮貌地用手示意，但不要用手指指點點，應簡要說明被介紹人所在單位、職務及姓氏。一般先把身份比較低、年紀比較輕的介紹給身份較高、年紀較大的同志，把男同志先介紹給女同志。(2)握手問候。a、同性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或輕輕碰一下，就會使對方產生冷淡、疏遠的感覺。b、異性之間的握手，應當是女士先伸出手，男士后伸手，握手時無需用力，只需要輕輕地握一下就行了。c、向領導同志或身份較高的人握手，要根據(jù)當時的情況而論，如果他有意同你握手，就應當主動把手伸過去，否則不要勉強。(3)席位與席次安排。a、席位的安排。根據(jù)我國的習慣，席位高低由相距主人席位遠近而定，依“右首為上”的原則，主賓的席位應安排在主人的右側，第二號外賓在主人的左側，第三號外賓在第二主人的右側，第四號外賓在第二主人的左側，分別以兩位主人為中心，按來賓的禮賓次序，以此類推安排。有時也要根據(jù)主客雙方的人數(shù)靈活安排，但盡量做到間隔而坐。6、席次的安排。如果出席宴會的人數(shù)較多，或需分席入座，就要劃分席次。席次的禮遇高低以離主桌近遠而定，“近高遠低，右高左低”。在安排席次的時候，首先要確定主桌與宴會主人的位置和方向。主桌和主位應置于宴會廳內的顯著位置，并應面向宴會廳入口，同時能縱觀其余客席，其余各席第一主人的位置可面對主桌主位，也可以與主桌主位同分。代表團人數(shù)特別多的時候，可只安排重要賓客的席次和席位，其余各席則只安排席次或者在安排了其余各席的主人的席位后讓外賓自由入座。當席次超過兩席的時候，必須放置席次牌。(4)交通規(guī)范。在此是指接待方在接待活動中，在為來賓安排、準備、挑選專借對方使用的車輛、船只、飛機時，所需要遵守的禮儀規(guī)范。遵守交通禮儀，是做好接待工作的應有之義，也是接待方為來訪者提供良好服務的主要內容之一。就一般情況而言，接待人員應當遵行的交通禮儀，主要涉及到遵定規(guī)范、精心準備、安全至上、排好座次和幫助照顧等五個具體的方面。在這里主要介紹一下轎車、公共汽車、火車、客輪以及飛機上的座次常規(guī)。a、轎車的座次。車輛座次的常規(guī)一般是右座高于左座，后座高于前座。以一輛目前在國內公務接待中最為常用的雙排五座車輛為例，車上座次的尊卑自高而低依次應為：后排右座、后排左座、后排中座，前排副駕駛座。在公務活動中，車輛上的前排副駕駛座通常被稱為“隨員座”。按慣例此座應由秘書、譯員、警衛(wèi)或助手就座，而不宜請客人在此就座。惟獨在主人親自駕駛車輛時，客人坐在副駕駛座上與主人“平起而坐”，才是合乎禮儀的。雙排五人座車輛上的后排中座左右換夾，坐著會不舒坦，故不宜請客人就座于此。b、公共汽車的座次。座次尊卑的一般規(guī)則是：前座高于后座，右座高于左座；距離前門越近，其座次便往往越高，有的座位被安排在通道兩側，一般應以面對車門的一側為上座，另一側為下座。c、火車的座次。在火車上，座次的常規(guī)通常為：距離火車頭愈近的車廂，座次便愈高。距離車廂中部越近的包廂、鋪位或座位，其位次便愈高。具體而言，在火車臥鋪車廂上，不論是軟臥還是硬臥，都以面對火車行進方向的一側為上位，而以背對火車行進方向的另一側為下位。至于每一側的臥鋪有上、中、下之別時，則以下鋪高于中鋪，中鋪高于上鋪。在坐席車上，不分軟座或硬座，都以面對火車行進方向的一側為上座，背對火車行進方向的一側為下座。同一排座位之中，以臨窗者為上座，以臨通道者為下座。在同一行座位之中，則以右座高于左座。d、客輪的座次。在客輪上，座次的常規(guī)大都體現(xiàn)為以垂直于水面而言，越往上去的艙位越舒適。因此，其位次便愈高。同一平面的艙位之中，單人間優(yōu)于多人間，多人間又優(yōu)于通鋪。在同一檔次的艙房之中，距通道出口處越近，位次便越高。而在同一間多人住宿的客艙之內，則以距艙門近者為下位，距艙門遠者為上位。e、飛機的座次。由于飛機的類型和乘客的需求不同有所變化。噴氣式飛機上，前艙優(yōu)于后艙，螺旋槳式飛機上，后艙又優(yōu)于前艙。就具體座位而言，臨窗者便于觀賞機外的景致，靠近通道者則行動起來比較方便，而夾在中間座位上的人，自由度就相對少一些。此外，靠緊急出口處的座位往往在空間上顯得寬敞一些，適合肥胖好動者選擇。(5)中餐的用餐規(guī)范。a、中餐的上菜順序。在正式的中餐宴會上，上菜的先后順序是：先上冷菜，后上熱菜，最后再上甜食和水果，即使桌數(shù)再多，各桌也要同時上菜。上菜的具體方法有三種：一是以小碟盛放，一人一份；二是以大盤盛放，由服務員依次為每個人的食盤里分讓；三是以大盤盛放，直接上桌，然后由各人隨意自取。在用餐時，切勿在其他桌面或同桌其他人的菜尚未上畢時，就迫不急待地動手取菜。由服務員上菜，往往會先客人后主人，先主角后配角，或是沿著順時針方向進行。此時要靜候其便，不要“越位”爭搶，讓別人笑話。有些時候，在宴會正式開始前，主人與主賓要先后致詞。在他們致詞時，只能專心聽講。切不可埋頭吃喝，應當明確的是，只有在主人示意“開始”后，才能動手取食。b、中餐的餐具使用。在這里，特別要介紹一下濕毛巾。餐巾、餐巾紙、筷子、湯匙、食盤、牙簽、水孟的正確用法。宴會開始，服務員循例要為每位用餐者上一條濕毛巾。它只能用來擦手，絕不可拿去擦臉、擦嘴。在宴會即將結束時，服務員會再次送來一條小一些的濕毛巾，它才是專供擦嘴之用的，不過卻不可用來擦臉抹汗。為了替用餐才者服裝保潔，許多正式宴會上都替用餐者每人備有一條餐巾。它應當被鋪在并攏之后的大腿上，以其折縫向內或大三角的頂端向外，不要把它圍在脖子上，或掖在衣領、腰帶上。餐巾絕對不可以用來擦餐具。鋪放餐巾有時服務員會代勞，此時恭敬不如從命，但別忘了謝謝對方。在有些宴會上，會供給各位用餐者一些餐巾紙。它主要是用來擦嘴或擦手的，不能用來擦臉或身體的其他部位。若餐巾紙用完了，可向服務員索取，然而千萬不要以自己的其他用紙，甚至是皺巴巴的衛(wèi)生紙，來代替它到處亂擦?？曜樱侵胁偷闹饕途?。在一般情況下，取食菜者應以筷子為主，并輔湯匙，下手直接去取是錯誤的。當然，在宴請外賓時，則應當“主隨客便”，既歡迎對方試用筷子，又不必強求對方非要用它不可。在宴會上使用筷子，應當注意五忌：即一忌舔筷子；二忌敲筷子；三忌舞筷子；四忌插筷子；五忌扔筷子。在取菜時，要看準了，夾住之后立刻取走，不要在菜盤里挑肥揀瘦。湯匙，主要是用來飲湯的，因此，盡量不要用它去舀菜，不同它時，應平置于食盤上。用它飲湯時，不要全部含入口中，反復吸吮。一口飲不完的湯，切不可再倒回去。湯若太熱，不宜用它攪來攪去，也不可咧開大嘴向其猛吹。食盤，是用來放菜的，一次取的菜不宜過多，而且不宜同時把幾種菜混放在一塊兒，免得它們彼此“串味”。不宜入口的廢棄之物，可推至食盤上端，由服務員代為取走，不要直接吐在餐桌或地上，尤其是不要使勁亂吐，不要搞得杯盤狼藉。牙簽，用牙簽剔牙時，應用餐巾或手掌在前面遮擋一下，不要讓他人旁觀自己的“血盆大口”。有可能的話，就盡量不要在餐桌上剔牙，尤其不宜毫無遮掩地大剔特剔，或是直接下手去摳，甚至把摳出之物還要仔細瞧一瞧。水孟，是在用餐期間涮洗手指用的。以其洗手時，動作不要過大，不要亂甩。要說明的是，千萬別把水孟里的洗手水當作飲料來喝。二、辦公室主任的會務工作(一)會務工作概述1、會議。會議一詞，在漢語中有兩種不同的會議。它既可以作為一種經常商討并處理重要事務的常設機構或組織的名稱，如中國人民政治協(xié)商會議、全國人民代表大會等，同時也可以被用來表示有組織、有領導的民主協(xié)商和決定某些事項的臨時性集會，也就是人們通常所說的“開會”，在后一種含義上，會議和會是同義詞，都是指人們的一種活動方式。現(xiàn)代意義上的理解，“會議”是指有組織、有領導地商議事情的集會。這里有三個要素：兩個以上的人構成的正式或非正式的社會聚會；有需要大家進行共同商議的事情；有會議組織者。2、會務工作。含義：會務工作包括會前、會間和會后所有與會議活動有關的事務性工作。內容：會議組織工作：包括確定會議議題；安排會議議程和日程；確定出席范圍；落實會議承辦人；發(fā)出會議通知，組織與會人員報到；進行會議人員編組；布置會場；安排座次；印發(fā)會議證件；負責會議簽到；負責全場服務管理；會中組織和協(xié)調等。做好會議組織工作，要具有整體觀念，合理組織和安排各項具體工作，使之目標一致，分工明確又協(xié)調配合；要對可能發(fā)生的變化提前有所準備，制定應變方案或補救措施。會議文書工作。會議文書是反映和記錄會議情況的重要材料。文書工作包括對會議各種書面材料的撰寫、修改、印刷、發(fā)送和立卷歸檔。會議后勤服務工作。它是一項繁雜而又艱巨的任務，是開好會議的基礎保障。一般包括：a、會議的經費和財務管理。b、會場布置及照明、音響、錄音、錄像、剪彩、投票箱的準備。c、會議所需的物資供應。d、會議的伙食調劑和飲食衛(wèi)生。e、會議代表或與會人員的住宿安排。f、會議的環(huán)境衛(wèi)生管理。g、會議人員的疾病治療。h、其他屬于后勤方面的工作。會議的接待服務工作。a、與會人員的接送。b、會議交通工具的安排。c、與會人員返程車船及機票的預訂和購買。d、與會人員宿舍服務人員的配備和教育。e、會議文娛活動的組織和安排。f、其他工作。會議的保密和安全保衛(wèi)工作。會議的選舉工作。(二)會場的布置。會議的主要活動場所是會場。布置會場要根據(jù)會議的不同性質與規(guī)